Stackfield vs. Notion: Projektmanagement-Vergleich 2026

Dein Team schwankt zwischen zwei Welten: Auf der einen Seite Notion, der Workspace aus Seiten und Datenbanken, den jede Person genau so bauen kann, wie sie es braucht. Auf der anderen Seite Stackfield, ein natives Projektmanagement-Tool mit echter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Beide werden als Lösung für alles vermarktet, ticken aber strukturell komplett unterschiedlich. Vier Kriterien bringen Klarheit in die Entscheidung: Sicherheit und Datenschutz, Vollständigkeit als Projektmanagement-Werkzeug, integrierte Teamkommunikation sowie Flexibilität und Wissensmanagement. Genau an diesen vier Punkten misst sich dieser Vergleich.

Das Thema kurz und kompakt

• Unterschiedliche Grundidee: Stackfield ist ein natives Projektmanagement- und Kollaborationstool; Notion ist primär ein flexibler Dokumenten- und Datenbank-Workspace mit einem Aufgaben-Overlay.
• Sicherheit als Wasserscheide: Nur Stackfield bietet echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und durchgehende EU-Datenhaltung; Notions Standard-Hosting läuft in den USA, EU-Datenresidenz gibt es erst im Enterprise-Tarif.
• Kommunikation nativ oder gar nicht: Stackfield integriert Chat, Audio- und Videokonferenzen direkt; Notion hat dafür keine native Lösung.
• Stackfield-Lösungshinweis: Wer Projektmanagement, Kommunikation und Compliance ohne Kompromisse in einem Tool will, testet Stackfield 14 Tage kostenlos.

Unternehmen im Überblick: Stackfield vs. Notion

Notion und Stackfield sind ähnlich alt, kommen aber aus grundlegend verschiedenen Welten. Stackfield ist ein deutsches Unternehmen, das aus eigenen Mitteln gewachsen ist und seine Infrastruktur vollständig in Deutschland betreibt. Notion ist ein US-amerikanisches Unternehmen, das über mehrere Risikokapitalrunden groß geworden ist. Diese Herkunft schlägt sich direkt in der Sicherheitsarchitektur nieder: Beide halten ein BSI-C5-Testat und eine ISO-27001-Zertifizierung, unterscheiden sich aber erheblich darin, wer die Daten einsehen kann und wo sie gespeichert werden.

Merkmal	Stackfield	Notion
Gegründet	2012	2013
Hauptsitz	München, Deutschland	San Francisco, USA
Finanzierung	Eigenfinanziert gewachsen	Risikokapitalfinanziert
Infrastruktur	Server und Unterauftragnehmer ausschließlich in Deutschland / EU	Standard-Hosting in den USA, EU-Datenresidenz erst ab Enterprise
Echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung	Ja, Inhalte sind für Stackfield selbst nicht einsehbar	Nein, Anbieter kann Inhalte einsehen
Sicherheitszertifizierungen	ISO 27001, BSI C5, ISO 27017, ISO 27018	ISO 27001, BSI C5, SOC 2 Type II
Einstiegspreis	ab 9 € / Nutzer / Monat (Chat, Aufgaben, Gantt; Videokonferenzen ab Premium 18 €); mind. 5 Nutzer	Free-Plan mit Funktionseinschränkungen, Plus ab 9,50 € / Nutzer / Monat (jährlich)

Stackfield vs. Notion: Funktionsvergleich nach Bereichen

Dieser Vergleich geht durch neun Funktionsbereiche und zeigt jeweils, was Stackfield nativ liefert, was Notion nativ kann und wo Notion auf Drittanbieter-Integrationen oder selbst gebaute Workarounds angewiesen ist. Denn zwischen "kann das" und "kann das nativ" liegt im Alltag oft der entscheidende Unterschied.

Kanban, Gantt und Listenansicht

Notion bietet Kanban-Boards und Listenansichten nativ an. Was Notion als Gantt-Ansicht bezeichnet, ist eine Timeline-Datenbankansicht: Balken lassen sich per Drag-and-Drop verschieben und verlängern, Aufgaben-Abhängigkeiten (Vorgänger/Nachfolger mit automatischer Verschiebungskaskade) und die Berechnung des kritischen Pfads sind jedoch nicht enthalten. Für einfache chronologische Übersichten ist das ausreichend, für klassische Projektplanung mit Abhängigkeiten nicht.

Stackfield bietet Kanban-Board, Gantt-Diagramm mit echten Aufgaben-Abhängigkeiten und kritischem Pfad, Netzplan und Listenansicht nativ in jedem Tarif. Alle Ansichten greifen auf dieselben Aufgaben zu, es braucht keinen Export oder Workaround, um zwischen Kanban und Gantt zu wechseln.

Fähigkeit	Stackfield	Notion	Umsetzung bei Notion
Kanban-Board	✔	✔	nativ
Gantt-Diagramm	✔	⚠	Timeline-Datenbankansicht mit Drag-and-Drop, aber ohne Aufgaben-Abhängigkeiten und kritischen Pfad
Listenansicht	✔	✔	nativ

Legende:
✔ = vorhanden
✖ = nicht vorhanden
⚠ = eingeschränkt oder nur via Drittanbieter.

Portfoliomanagement

Notion hat kein dediziertes Portfoliomanagement-Feature. Wer mehrere Projekte gleichzeitig steuern und vergleichen will, baut sich dafür verlinkte Datenbanken und Dashboards selbst zusammen. Das ist flexibel, erfordert aber Aufbau- und Pflegeaufwand sowie eine konsistente Datenstruktur, die das Team durchhalten muss.

Stackfield bringt ein natives Portfolio-Modul mit, das alle laufenden Projekte in einer Übersicht zusammenführt: Status, Fristen, Auslastung und Abhängigkeiten auf einen Blick. Für Organisationen mit Multiprojektmanagement-Anforderungen entfällt der Eigenbau komplett, das Modul ist ab Premium direkt nutzbar.

Fähigkeit	Stackfield	Notion	Umsetzung bei Notion
Projektportfolios	✔	⚠	selbst gebaute verlinkte Datenbanken / Dashboards

Zeiterfassung

Notion hat keine native Zeiterfassung. Wer Zeiten erfassen will, ist auf externe Tools oder Drittanbieter-Widgets angewiesen, die über Integrationen eingebunden werden müssen.

Stackfield integriert die Zeiterfassung direkt in jede Aufgabe und jedes Projekt: Zeiten lassen sich manuell eintragen oder per Timer starten, und in der Tages- und Wochenübersicht ist sofort sichtbar, wo wieviel Zeit geflossen ist. Stundenberichte lassen sich exportieren und direkt für Projektabrechnung oder interne Auswertung nutzen.

Fähigkeit	Stackfield	Notion	Umsetzung bei Notion
Zeiterfassung	✔	✖	nur über Drittanbieter-Widgets / Integrationen

Workflows und Automatisierungen

Notion bietet native Datenbankautomatisierungen: Ereignisbasierte Trigger wie "Seite hinzugefügt" oder "Eigenschaft geändert" lösen Aktionen wie das Erstellen oder Bearbeiten von Seiten aus. Zeitgesteuerte oder wiederkehrende Automatisierungen sind damit nicht abgedeckt, dafür braucht es Zapier, Make oder die Notion API.

Stackfield deckt beide Typen nativ ab: ereignisbasierte Trigger und wiederkehrende Workflows, die zu festgelegten Zeiten automatisch anlaufen. Beides ist ohne externe Tools einzurichten und läuft innerhalb der Ende-zu-Ende-verschlüsselten Umgebung.

Fähigkeit	Stackfield	Notion	Umsetzung bei Notion
Ereignisbasierte Automatisierungen	✔	✔	nativ
Zeitgesteuerte / wiederkehrende Workflows	✔	✖	nur über Zapier / Make

Gruppen-Chat und Direktnachrichten

Notion hat keinen nativen Chat. Teamkommunikation läuft dort über Kommentare an Seiten und Datenbankeinträgen – das ist für kurze Rückmeldungen zum jeweiligen Dokument gedacht, ersetzt aber keinen echten Gruppen-Chat oder direkte Nachrichten zwischen Personen. Für Echtzeit-Kommunikation braucht es externe Tools wie Slack.

Stackfield behandelt Teamkommunikation als eigenen Funktionsbereich: Gruppen-Chat für Räume und Teams, Direktnachrichten zwischen Personen und themenbezogene Diskussionen, die aus Chats heraus als eigener Thread ausgekoppelt werden können. Alles läuft in derselben Ende-zu-Ende-verschlüsselten Umgebung wie Aufgaben und Dateien.

Fähigkeit	Stackfield	Notion	Umsetzung bei Notion
Gruppen-Chat und Direktnachrichten	✔	✖	nicht vorhanden, nur Kommentare

Audio- und Videokonferenzen inkl. Screensharing

Notion hat in keinem Tarif eine native Konferenzfunktion. Für Calls, Bildschirmfreigabe und Besprechungen braucht es externe Tools wie Zoom, Google Meet oder Teams: ein weiteres Abo, eine weitere App, eine weitere Schnittstelle.

Stackfield integriert 1:1-Calls direkt in die Plattform, Gruppenkonferenzen mit Audio, Video und Screensharing stehen ab dem Premium-Tarif zur Verfügung. Besprechungen finden dort statt, wo auch die Aufgaben und Dateien liegen, ohne Kontextwechsel und ohne, dass Gesprächsinhalte die Ende-zu-Ende-verschlüsselte Umgebung verlassen.

Fähigkeit	Stackfield	Notion	Umsetzung bei Notion
Audio- und Videokonferenzen	✔ (ab Premium für Gruppen)	✖	nicht vorhanden
Screensharing	✔	✖	nicht vorhanden

Wiki und Wissensmanagement

Notion ist in diesem Bereich besonders stark: Verschachtelte (Unter-)Seiten, Datenbanken, verifizierte Seiten und eine Knowledge-Base-Funktion machen es zu einem sehr leistungsfähigen Wissens-Tool. Inhalte lassen sich frei strukturieren, miteinander verknüpfen und für unterschiedliche Teamspaces getrennt verwalten. Wer ein flexibles Unternehmens-Wiki aufbauen will, findet in Notion viele Möglichkeiten.

Stackfield bietet Wissensmanagement über Wiki-Seiten, die direkt neben Aufgaben und Dateien im selben Raum liegen. Der Ansatz ist integrierter: Dokumentation entsteht dort, wo die Arbeit passiert, ohne dass Teams zwischen einem separaten Wiki-Tool und ihrer Projektumgebung wechseln müssen. Für Teams, die Wissensmanagement als Teil ihres Projektworkflows verstehen, ist das ein Vorteil. Wer ein eigenständiges, hochflexibles Wiki-System sucht, ist bei Notion besser aufgehoben.

Fähigkeit	Stackfield	Notion	Umsetzung bei Notion
Wiki-Seiten	✔	✔	nativ, Kernstärke
Verschachtelte Seitenstruktur	✔	✔	nativ, sehr frei konfigurierbar

Dateimanagement und Office-Zusammenarbeit

Dateien existieren in Notion als Anhänge innerhalb von Seiten. Eine eigene Ordnerstruktur oder eine dedizierte Dateiverwaltung gibt es nicht. Office-Dokumente (.doc, .xls, .ppt) lassen sich nicht direkt bearbeiten – sie können als Embeds von Google Drive oder anderen Diensten eingebettet werden, bleiben aber außerhalb von Notion.

Stackfield bietet eine vollständige Dateiverwaltung mit Ordnerstruktur direkt in der Plattform. Office-Dokumente können über das Office-Add-on (+2,40 € / Nutzer / Monat, ab Premium) live in Stackfield erstellt und gemeinsam in Echtzeit bearbeitet werden, ohne dass Dateien die Ende-zu-Ende-verschlüsselte Umgebung verlassen. Für Teams, die Dateiarbeit und Projektmanagement an einem Ort halten wollen, entfällt damit der Umweg über externe Dienste.

Fähigkeit	Stackfield	Notion	Umsetzung bei Notion
Dateiverwaltung mit Ordnern	✔	⚠	nur Anhänge innerhalb von Seiten
Office-Dokumente simultan bearbeiten	✔ (Office Add-on, ab Premium, +2,40 €/Nutzer/Monat)	✖	nur Embeds / Link-Previews Dritter

Sicherheit, Datenhaltung und Zertifizierungen

Notion verschlüsselt Daten mit AES-256 im Ruhezustand und TLS 1.2 oder höher beim Transport, als Anbieter kann Notion Inhalte aber selbst einsehen. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gibt es nicht. Das Standard-Hosting läuft über US-Server, EU-Datenresidenz ist erst im Enterprise-Tarif wählbar. Notion hält ISO 27001, BSI C5 und SOC 2 Type II.

Stackfield verschlüsselt alle Inhalte direkt auf dem Endgerät mit einer Kombination aus AES- und RSA-Algorithmen, bevor sie die Plattform verlassen, nicht einmal Stackfield selbst kann auf Nachrichten, Dateien oder Aufgaben zugreifen. Datenhaltung und Unterauftragnehmer liegen in jedem Tarif ausschließlich in Deutschland und der EU. Stackfield hält ISO 27001, BSI C5, ISO 27017 und ISO 27018. Für Teams in regulierten Branchen oder mit DSGVO- und KRITIS-Anforderungen ist das der entscheidende Unterschied.

Fähigkeit	Stackfield	Notion	Umsetzung bei Notion
Echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung	✔	✖	nur AES-256 im Ruhezustand, Anbieter kann einsehen
Datenhaltung nur DE / EU	✔	⚠	Standard USA, EU-Residenz nur im Enterprise-Tarif
Unterauftragnehmer nur DE / EU	✔	✖	internationale Sub-Prozessoren
ISO 27001 und BSI C5	✔	✔	nativ zertifiziert

Preisvergleich: Stackfield vs. Notion

Tarif	Stackfield	Notion
Einstieg	Starter: 9 € / Nutzer / Monat (Chat, Aufgaben, Gantt; Videokonferenzen ab Premium); mind. 5 Nutzer, max. 3 Räume, max. 10 Nutzer	Free-Plan: kostenlos, aber in Inhalten und Uploads (max. 5 MB), Seitenverlauf (7 Tage) und Funktionen limitiert
Mittelstufe	Business: 14 € / Nutzer / Monat (unbegrenzte Räume und Nutzer)	Plus: 9,50 € / Nutzer / Monat (jährlich)
Vollumfang	Premium: 18 € / Nutzer / Monat (inkl. Videokonferenzen, Portfolios, Whiteboards)	Business: 19,50 € / Nutzer / Monat (jährlich), volle KI-Funktionen erst hier
Enterprise	28 € / Nutzer / Monat	Individuelle Preise

Der entscheidende Unterschied liegt nicht im Listenpreis, sondern im Tarifinhalt: Stackfields Starter enthält Chat, Aufgaben, Kanban, Gantt und Zeiterfassung ab dem ersten Tag. Notions volle KI-Funktionen wie Agents und Ask Notion stehen erst im Business-Tarif zur Verfügung; Videokonferenzen gibt es in keinem Tarif.

Stärken im Vergleich

Was Notion besser macht

• Radikale Flexibilität: Freiform-Seiten, verschachtelte Datenbanken und Vorlagen lassen sich für praktisch jeden Anwendungsfall anpassen, von Notizen bis zu selbst gebauten CRM-ähnlichen Systemen.
• Zugänglicher Einstieg: Ein zeitlich unbegrenzter kostenloser Plan ohne Nutzerminimum richtet sich an Einzelpersonen und Kleinstteams, während Stackfield eine Mindestabnahme von fünf Lizenzen voraussetzt.
• Große Community: Tausende Community-Vorlagen und Drittanbieter-Erweiterungen, etwa für Whiteboards oder Gantt-Ansichten, erweitern den Funktionsumfang flexibel nach Bedarf.

Was Stackfield besser macht

• Echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Stackfield ist das einzige Tool im Vergleich, das Inhalte durchgehend von Gerät zu Gerät verschlüsselt; nicht mal Stackfield selbst kann diese Inhalte einsehen.
• Vollständiges Projektmanagement nativ: Kanban, Gantt, Netzplan, Portfolios und Zeiterfassung funktionieren ohne Selbstbau-Workarounds.
• Kommunikation komplett integriert: Chat, Direktnachrichten und Audio- sowie Videokonferenzen mit Screensharing ersetzen zusätzliche Messenger- oder Konferenz-Lizenzen.
• Datenhaltung in Deutschland und der EU: Server und Unterauftragnehmer liegen in jedem Tarif ausschließlich in DE / EU, nicht erst ab Enterprise wie bei Notion.
• Persönlicher Support auf Deutsch: Stackfield bietet Telefon-, E-Mail- und Live-Chat-Support ohne Chatbots; Notion bietet Support über einen Button in der App, individuellen Premium-Support gibt es erst im Enterprise-Tarif, einen Telefon-Support weist Notion nicht aus.

Wie Aufgabenmanagement, Teamkommunikation und die echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung im Stackfield Funktionsumfang zusammenspielen, lässt sich direkt im vollständigen Funktionsüberblick nachvollziehen.

Für wen eignet sich welches Tool?

Für wen eignet sich Notion?

Kleine Teams oder Einzelpersonen, die vor allem ein flexibles Wissens-Wiki mit lose angehängtem Aufgaben-Tracking suchen und keine strengen EU-Datenschutzvorgaben erfüllen müssen, profitieren von Notions Anpassbarkeit. Freelancer, die Projekte, Notizen und Kundeninfos in einem frei formbaren Workspace verwalten wollen, oder Start-ups im frühen Produktaufbau, die Strukturen erst nach und nach ausprobieren, bekommen dafür ein Werkzeug, das sich jedem Arbeitsstil anpasst.

Für wen eignet sich Stackfield?

Teams im öffentlichen Sektor, im Gesundheitswesen oder im Finanzbereich, die DSGVO-, KRITIS- oder BSI-C5-Anforderungen erfüllen müssen, finden in Stackfield die einzige Lösung im Vergleich mit echter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und durchgehender europäischer Datenhaltung. Organisationen, die Tool-Wildwuchs beenden wollen und Projektmanagement, Chat, Videokonferenzen und Dateiarbeit in einer Plattform statt in vier separaten Lizenzen vereinen möchten, konsolidieren ihre Zusammenarbeit und ihre Compliance-Prüfung in einem Schritt.

Stackfield vs. Notion: Wo Sicherheit Grundlage ist und wo sie nachgerüstet wird

Notion und Stackfield lösen unterschiedliche Probleme: Notion ist ein leistungsstarkes Wissens- und Dokumentationstool, das sich mit Konfigurationsaufwand für viele Anwendungsfälle anpassen lässt. Stackfield ist von Anfang an als vollständige Arbeitsplattform gebaut, Projektmanagement, Teamkommunikation und Datensicherheit greifen nativ ineinander, ohne dass Teams selbst Hand anlegen müssen.

Wer Sicherheit, Datenschutz und Tool-Konsolidierung gleichzeitig lösen will, findet in Stackfield die direktere Antwort: echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, EU-Datenhaltung und integrierter Chat mit Videokonferenzen ab dem ersten Tarif.

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