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LEITFADEN Vor diesen Herausforderungen stehen Unternehmen 2021
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Projekte bewerten mit der SWOT-Analyse

Lena WimmerLena Wimmer 5 Min. Lesedauer

Wer sich schon einmal mit dem Thema Entrepreneurship beschäftigt hat, ist mit großer Wahrscheinlichkeit auch schon einmal auf den Begriff SWOT-Analyse gestoßen. Die Methode ist äußerst wirkungsvoll, wenn es darum geht, ein Unternehmen zu bewerten, denn es handelt sich um ein strategisches Planungsinstrument, das dabei helfen soll, einen klaren Überblick über den Status Quo zu erhalten und strategischen Handlungsbedarf aufzudecken.

Mit diesem Zweck bedient die SWOT-Analyse allerdings nicht nur den Unternehmergeist sehr gut. Sie ist außerdem ein ausgezeichnetes Werkzeug zur Projektbewertung und kommt damit sehr wohl als Basis für den Start eines jeden Projekts infrage. Richtig umgesetzt, wird die Analyse herausstellen, wo das Projekt hinsichtlich seiner Marktpositionierung, seiner Konkurrenz wie auch seiner Wettbewerbsvorteile steht.

Wie also wird die SWOT-Analyse umgesetzt?

Was ist eine SWOT-Analyse?

Jedes Unternehmen hat seine Stärken und Schwächen und es ist absolut notwendig, diese zu kennen. Darüber, wie diese Stärken und Schwächen zutage treten, entscheidet allerdings der Markt, aus dem sich eine Reihe von Chancen und Risiken ergeben. Wer seine Stärken kennt, weiß es, Chancen zu nutzen, sobald sie sich auftun. Wer seine Schwächen kennt, kann Risiken besser umgehen. Über den Erfolg des Unternehmens entscheidet also zu einem sehr großen Teil das Zusammenspiel interner und externer Faktoren… und ganz ähnlich verhält es sich mit einem geplanten Projekt.

Im Zuge einer SWOT-Analyse beschäftigt man sich ganz zentral damit, diese internen und externen Einflussfaktoren – die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken (engl. Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) – eines Unternehmens bzw. Projekts offenzulegen. So ermöglicht es die Analyse, die Umstände kritisch zu untersuchen, um herauszufinden, welche Hindernisse überwunden oder minimiert und welche Schritte für den kurz- oder langfristigen Erfolg unternommen werden müssen. In Zusammenhang mit den gewonnenen Einblicken lässt sich also auch im Projektmanagement eine geeignete Strategie definieren, mit denen sich die internen Ziele erreichen lassen.

Um es noch einmal kurz zusammenzufassen:

Mithilfe der SWOT-Analyse kannst Du Maßnahmen ableiten, die darauf abzielen…

  • Deine Stärken weiter auszubauen
  • Deine Schwächen weitestgehend zu minimieren und zu umgehen
  • Deine Chancen bestmöglich zu nutzen
  • Bedrohungen so gut es geht zu umgehen

Der Aufbau der SWOT-Matrix: Kenne die Einflussfaktoren

Die SWOT-Analyse wird mithilfe einer 4-Felder-Matrix, die das Zusammenspiel der Einflussfaktoren darstellt, visuell unterstützt.

SWOT Matrix

Interne Faktoren: Stärken und Schwächen

Stärken und Schwächen (Strenghts & Weaknesses) werden von internen Faktoren beeinflusst, d. h. von den Ressourcen und der Expertise, die dem Projekt zur Verfügung stehen. Dazu können gehören:

  • finanzielle Mittel
  • Sach-/Betriebsmittel
  • Zugang zu natürlichen Ressourcen, Marken, Patenten und Urheberrechten
  • personelle Ressourcen (HR)
  • vorhandene interne Prozesse

Stärken

Positive Einflussfaktoren, die sich intern, also direkt aus dem Projekt bzw. aus dem Unternehmen heraus ergeben, fallen unter den Bereich Stärken. Während der Ausarbeitung dieser Punkte kann es hilfreich sein, sich die folgenden Fragen zu stellen: Worin sind wir gut oder sogar unschlagbar? Was hebt uns vor der Konkurrenz hervor? Was können wir leicht umsetzen und bereitet uns keinerlei Probleme? Worauf sind wir besonders stolz? Vielleicht sind es die Kontakte zu wichtigen Entscheidungsträgern oder Medienhäusern, ein besonders gutes Image oder der Zugang zu Fachwissen.

Schwächen

Parallel dazu finden alle negativen internen Einflussfaktoren im Bereich Schwächen Platz. Worin sind wir schlecht oder einfach nur schlechter als andere? In welchen Bereichen haben wir oft zu kämpfen? Womöglich fehlt es an Erfahrung in gewissen Bereichen, an funktionierenden Prozessen, an finanziellen Rücklagen oder an relevanten Kontakten.

Externe Faktoren: Chancen und Risiken

Externe Faktoren, die sich auf ein Projekt oder auf ein Unternehmen auswirken, sind mit Chancen und Bedrohungen (Opportunities & Threats) verbunden. Sie beziehen sich im Allgemeinen auf Situationen, die außerhalb Deines Einflussbereichs liegen, wie beispielsweise:

  • Marktentwicklungen bzw. -trends
  • wirtschaftliche und politische Entwicklungen
  • demografische Entwicklungen
  • Beziehungen zu Lieferanten oder Partnern
  • politische, ökologische oder wirtschaftliche Vorschriften

Chancen

In der Regel handelt es sich bei den Chancen um rein externe Faktoren, auf die selbst kein Einfluss genommen werden kann – etwa gesellschaftliche Aspekte, durch die das Potenzial entsteht, das eigene Vorhaben zu unterstützen oder die öffentliche Aufmerksamkeit zu erregen.

Beispiel gefällig?

  • öffentliche Debatten, welche durch ein spezielles Ereignis ausgelöst wurden und die Aufmerksamkeit der Medien auf sich ziehen
  • politische Entscheidungen und Gesetzesentschlüsse, welche die eigenen Ziele unterstützen
  • geplante nationale oder internationale Projekte, auf denen man aufbauen oder von denen man profitieren kann

Risiken/Bedrohungen

Simultan zu den Chancen können externe Einflussfaktoren natürlich auch Risiken für das eigene Vorhaben hervorrufen, denn, während politische Entscheidungen und öffentliche Debatten die Ziele des einen unterstützen, so können sie ebenso die Ziele des anderen behindern. Selbst aus der Corona-Krise gingen – rein wirtschaftlich – sowohl Verlierer (Gastronomie) als auch „Gewinner“ (Software-Entwickler von Homeoffice- oder Entertainment-Diensten) hervor.

Maßnahmen ableiten: Kenne die Wechselwirkung

Wenn Du eine SWOT-Analyse durchführst, solltest Du die einzelnen Einflussfaktoren nicht bloß auflisten, sondern auch als Gesamtbild betrachten. Berücksichtige also auch die Wechselbeziehung einzelner Punkte.

  • Welche Stärken kann ich nutzen, um auch meine Chancen nutzen zu können?
  • Welche Stärken unterstützen mich dabei, Risiken zu minimieren?
  • Welche Chancen kann ich nutzen, um meine Schwächen zu minimieren?
  • Welche Schwächen muss ich minimieren, um Risiken zu umgehen?
SWOT Auswertung

Worauf ist bei der SWOT-Analyse zu achten?

Die SWOT-Matrix wirkt auf den ersten Blick sehr simpel, doch das Ausfüllen ist meist weniger einfach, als es scheint. So holst Du das meiste aus der Analyse heraus:

  • Sei realistisch, was den aktuellen Zustand des Projekts bzw. der Organisation angeht. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, kurz Rücksprache mit dem Team zu halten und gemeinsam zu eruieren, welche Aspekte einem Feld zuzuordnen sind und welche nicht.
  • Halte den Fokus auf dem Hier und Jetzt, denn die Matrix sollte lediglich den aktuellen Zustand beschreiben. Alles, was die Vergangenheit und Zukunft betrifft, muss außenvorgelassen werden. Gerade beim Ausfüllen des Chancen-Quadranten kann man leicht auf Abwege geraten.
  • Werde nicht zu spezifisch. SWOT-Diagramme sollten geradlinig sein, damit die Kernaussage der einzelnen Punkte innerhalb der Quadranten offensichtlich bleibt.

Zur SWOT-Analyse in 5 Schritten

Schritt 1: Setze genaue Ziele

Wie in so vielen Fällen steht auch bei der SWOT-Analyse eine genaue Zielsetzung ganz vorne auf dem Plan. Die erste Frage, die Du Dir also stellst, ist die folgende: „Wo möchten wir hin?“ Im Zuge der Analyse wird dann ermittelt, an welchem Punkt sich das Projekt gerade befindet und wie wir uns auch tatsächlich zu unserem Ziel hinbewegen können.

Schritt 2: Stelle ein Team zusammen

Im besten Fall führst Du eine SWOT-Analyse nicht alleine durch, da Deine Kollegen mit absoluter Sicherheit dabei helfen können, die Einflussfaktoren möglichst umfangreich und aus unterschiedlichen Perspektiven verschiedener Fachbereiche herauszuarbeiten. Erkläre genau, worauf die Analyse abzielt und wie ihr dabei vorgehen werdet.

Schritt 3: Untersuche die internen Einflussfaktoren

Um die internen Faktoren bestmöglich abzudecken, erstellst Du am besten einen Kriterienkatalog, der alle wichtigen Bereiche abdeckt und als Basis für einen späteren Soll-Ist-Vergleich dient. Diese Bereiche werden daraufhin weiter aufgeschlüsselt, wodurch sie sich später besser bewerten lassen. Hier einige Beispiele:

  • Produkt: Alleinstellungsmerkmale, Verbesserungspotential, etc.
  • Personal: Knowhow, Fluktuation, Auslastung, etc.
  • Finanzen: Liquiditätsquote, Eigen- und Fremdkapitalquote, etc.
  • usw.

Schritt 4: Untersuche die externen Faktoren mithilfe von PESTLE und Porter

Um das Projekt hinsichtlich seiner externen Einflussfaktoren zu analysieren, musst Du zwei wichtige Bereiche untersuchen: die Makroumgebung und die Mikroumgebung.

Nutze die PESTLE Analyse, um die Makroumgebung zu untersuchen.

Die PESTLE Analyse wurde speziell dazu entwickelt, zu untersuchen, inwiefern diverse makroökologische Faktoren ein Unternehmen und dessen Wettbewerbsfähigkeit beeinflussen können. Berücksichtigung finden politische (political), ökonomische (economical), sozio-kulturelle (socio-cultural), technologische (technological), ökologische (ecological) und rechtliche (legal) Faktoren.

Nutze Porter‘s Five Forces, um die Mikroumgebung zu untersuchen.

Im Gegensatz dazu steht die Branchenstrukturanalyse aka Porter’s Five Forces, mit welcher das Kräfteverhältnis in einer Branche in Bezug auf den Wettbewerb, die Kunden, die Lieferanten, die Substitutionsgefahr und die Bedrohung durch Neuzugänge ermittelt werden soll.

Schritt 5: Leite Maßnahmen und Strategien ab

Der letzte Schritt ist eigentlich auch der wichtigste, denn an diesem Punkt entstehen konkrete Strategien, mit denen sich der Ist-Zustand auch tatsächlich verbessern lässt. Untersuche also, wie oben bereits erwähnt, welche Wechselbeziehungen zwischen den Einflussfaktoren herrschen und leite daraus strategische Maßnahmen ab.

Die SWOT-Analyse ist gerade deshalb so beliebt, weil sie über eine geringe Komplexität und eine hohe Flexibilität hinsichtlich ihres Anwendungsbereiches verfügt. Im Marketing und Projektmanagement wird sie ebenso gerne eingesetzt, wie im strategischen Management und bei der Unternehmensgründung. Richtig durchgeführt liefert sie Dir eine aufschlussreiche Momentaufnahme Deines Projekts inklusive aller Faktoren, die über den Erfolg oder Misserfolg entscheiden können.

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Lena Wimmer
Über den Autor:
Lena Wimmer ist Product Marketing Manager bei Stackfield. Sie begeistert sich für die amerikanische Literaturgeschichte, aussagekräftigen Content und Kinematographie.
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