Our website is also available in English - would you like to switch to this version?Switch to the English version
MADE & HOSTED
IN GERMANY
LEITFADEN Vor diesen Herausforderungen stehen Unternehmen 2022
Jetzt PDF herunterladen
customer_kw_neun

KW NEUN verwaltet Projekte mit Stackfield effizienter und günstiger

5 Min. Lesedauer

Highlights

  • DSGVO-Anforderungen von Stackfield als ausschlaggebendes Kriterium im Auswahlprozess
  • Transparenz sorgt für bessere Kommunikation und mehr Sicherheit im Projektverlauf
  • Alle wichtigen Funktionen sind im Arbeitsalltag griffbereit in einem Tool
  • Projekte werden mithilfe von Stackfield mit weniger Zeitaufwand und damit kostengünstiger umgesetzt

Über KW NEUN Grafik und Werbeagentur

KW NEUN ist eine preisgekrönte Designagentur mit Sitz im bayerischen Augsburg. Die Agentur hilft Unternehmen dabei, ihr Design und ihre Kommunikationsmedien attraktiver, selbstbewusster und wirkungsvoller zu gestalten. Dabei liegt der Fokus des interdisziplinären Teams auf der strategischen und visuellen Designentwicklung und Werbung.

Die Ausgangslage

Das Team von KW NEUN fand sich in der Zusammenarbeit mit Kunden zum Teil in verzwickten Projektmanagement-Situationen wieder: Das Kundenfeedback landete in einem E-Mail-Ordner bei einem Kollegen, der Projektleiter konnte nicht direkt darauf zugreifen und im Laufe des Projekts kam es zu Unklarheiten zwischen den einzelnen Beteiligten. Auch der Prozess, wenn Informationen übergeben werden mussten, war zeitintensiv und teilweise lückenhaft – schließlich geht in der Narration eines Projekts immer etwas verloren, wenn Informationen nur mündlich weitergegeben werden. Der Agentur war klar, dass sie die Zusammenarbeit mit Kunden und Externen anders lösen wollte. Jetzt war die Zeit für ein digitales Projektmanagement-Tool.

Warum Stackfield?

Gabriella Sandor, Strategic Planning & Projektmanagement bei KW NEUN, erklärt den Weg zu Stackfield: „Ich habe alles, was es auf dem Markt gibt, gescannt. Ich war lange beschäftigt und dank zusätzlicher Unterstützung blieben aufgrund der DSGVO nur noch zehn Tools übrig. Davon waren sechs in Großbritannien, die wegen der vielen Kommunalkunden, die wir betreuen, nicht in Frage kamen. Am Ende standen nur noch einige wenige zur Auswahl und Stackfield hat ganz klar gezeigt, dass es besser war als der Rest.“ Der Datenschutz war eine Art großer Filter, der bei der Suche nach dem geeigneten Tool angesetzt wurde und schnell einen Großteil aussortierte. Die Entscheidung für Stackfield fiel für KW NEUN allerdings nicht nur wegen des Datenschutzes, sondern letztlich wegen des Umfangs und der Performance des Tools:

„Stackfield vereint alles, was wir brauchen: Kollaboration, Projektmanagement, Projektplanung, Einbindung unseres Teams, von Kunden und von Externen. Die Funktionalität und die Qualität von Stackfield waren das ausschlaggebende Argument!“
- Gabriella Sandor - Strategic Planning & Projektmanagement bei KW NEUN

Keine Sorgen beim Datenschutz – auch aus Sicht der Kunden

Da im Auswahlverfahren ein starker Fokus auf datenschutzrechtliche Aspekte gelegt wurde, konnte laut Sandor gleichzeitig auch eine andere große Herausforderung gelöst werden: Jede Software, die mit einem Kunden genutzt wird, muss in der Regel erst durch die jeweilige IT freigegeben werden – das ist vor allem mit Kunden, die auf kommunaler Ebene tätig sind, der Fall. Diese Freigabe ist nun kein Problem mehr, da Stackfield die höchsten DSGVO-Anforderungen erfüllt. „Der absolute Jackpot für uns.“

Mit Stackfield startklar in wenigen Minuten

Seitdem Stackfield im Einsatz ist, gibt es einen klaren Prozess: Wird ein neuer Kunde gewonnen, lädt KW NEUN diesen direkt in das Tool ein. Die Projektplanung beginnt, alle relevanten Informationen werden für das gesamte Team intern wie extern aufbereitet. Bereits nach wenigen Minuten kann die Zusammenarbeit starten – und das so einfach wie nie zuvor.

„Auch der 60-Jährige, nicht Digital Native, versteht sofort, wie die Software funktioniert und lädt innerhalb der ersten Stunde Dateien hoch, richtet sich ein und bekommt alle Details sofort mit.“

Anfängliche Bedenken werden innerhalb kürzester Zeit genommen

Gabriella Sandor war bewusst, dass Ängste und anfängliche Hemmungen bei der Nutzung einer neuen Software-Lösung abgebaut werden müssen. Insbesondere im kreativen Bereich befürchteten manche Teammitglieder, durch zentral einsehbare Deadlines und strenge Vorgaben einem größeren Druck ausgesetzt zu werden. Diese und ähnliche Befürchtungen konnten jedoch schnell aus dem Weg geräumt werden: „Tatsächlich ist das Gegenteil ist der Fall. Viele extra Absprachen oder Feedbackschleifen fallen weg, denn es ist klarer, was man machen muss. Und somit erhöht sich die Freiheit, und es kann sich darauf konzentriert werden, was ansteht.“ Noch dazu hilft vor allem auch der persönliche Austausch – zeigen, erklären, testen! Bei allen weiteren Fragen und Unklarheiten unterstützt dann das Support-Team von Stackfield. „Alles ist super verständlich aufbereitet und der Live-Chat vom Support ist fantastisch!“ Mut zu etwas Neun

Die Welt gehört den Mutigen – diese Überzeugung gehört zum Erfolgsrezept der Agentur

Mehr Transparenz in der Projektkommunikation

Die projektbezogene Nutzung von Stackfield bedeutet für das Team vor allem eines: mehr Transparenz. „Mitglieder wissen zu jeder Zeit, wo das Projekt gerade steht. Dazu zählt zum Beispiel: der geplante Ablauf, wie sind die Timings, wer muss was liefern, wohin und wann wird es geliefert und wer arbeitet gerade daran.“ Zuvor wurden innerhalb der Feedbackschleifen noch per Mail die Dateien ausgetauscht und es war nicht immer direkt klar, wer welche Mail wann sieht. „Das ist nun unabhängig von den Personen, denn alle Beteiligten sehen direkt die Sachen, die hochgeladen werden. Mittlerweile sind Übergaben ans Team und Feedbackschleifen mit dem Kunden nahtlos möglich. Der Fokus liegt auf der Arbeit, die zu erledigen ist. Man kann sich auf das Wesentliche konzentrieren“.

Das Team von KW NEUN kommuniziert insgesamt gezielter und effizienter. Präsentationen werden nicht per E-Mail verschickt und erklärt. Jetzt wird eine neue Präsentation in Stackfield hochgeladen, kann dort direkt kommentiert werden und alle bleiben immer auf dem neuesten Stand. Lange, unübersichtliche E-Mail-Ketten und interne Weiterleitungen an das Team fallen weg. „Jeder ist direkt in der Kommunikation, es geht nichts verloren und die Informationen fließen.“ Sandor betont, dass das Team sich weitaus besser auf die Arbeit konzentrieren könne, da sich viele Kommunikationsprobleme in Luft aufgelöst hätten.

Büro KW NEUN
Ein Blick in das Büro von KW NEUN

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort gesammelt werden. Bei Kundentelefonaten wird die Gesprächsnotiz direkt in Stackfield eingestellt und Teammitglieder sparen Zeit, weil wiederholte Absprache reduziert werden. „Die Historie eines Projektes wird immer mitgetragen und kann jederzeit von den Berechtigten eingesehen werden.“ Gerade bei längeren Projekten ist das ein entscheidender Vorteil.

„Auch für den Kunden gibt diese Transparenz eine Sicherheit im Projektablauf. Die Arbeit verschwindet nicht in einer Black Box, sondern der Kunde sieht, wer aktuell an welchem Schritt arbeitet.“

Alle wichtigen Funktionen für den Arbeitsalltag an einem Ort

Eine Funktion von Stackfield erleichtert den Alltag maßgeblich: Gantt Diagramme. Die Projektplanung wird übersichtlicher, Abhängigkeiten der einzelnen Schritte werden klarer und sind problemlos einsehbar. Das Team von KW NEUN kann Verschiebungen sofort anpassen und Konflikte erkennen. „Wir können Verschiebungen besser kommunizieren und die Konsequenzen auf den zeitlichen Ablauf des Projekts sind direkt ersichtlich.“ „Die Kommunikation der Konsequenz dieser Verschiebungen ist damit auch direkt ersichtlich“! Nicht mehr wegzudenken sind auch die Funktionen rund um die Kommunikation: Telefonate, Videokonferenzen und Screen Sharing. „Stackfield ist ein Gewinn für unser gesamtes Team, weil es alles verbindet, was wir brauchen“. Aus Sicht von Sandor schafft Stackfield es, aus fünf Software-Lösungen eine zu machen. „Es ist eine Lösung, die alles an einem Ort hat und nah am Nutzer entwickelt wurde. Und es funktioniert für jede Branche!“

Die Kosten und Zeitersparnisse sind enorm

Durch die Möglichkeit, Stackfield im gesamten Team und in der Zusammenarbeit mit Kunden zu verwenden, ergibt sich eine klare Differenz in dem, was ein Projekt früher an Kosten hatte und dem, was es heute kostet.

„Die Nutzung von Stackfield refinanziert sich ganz klar, da Projekte mit einem effizienteren Zeitaufwand durchgeführt werden können.“

Das agile Arbeiten mit dem Tool wirkt sich positiv für alle Beteiligten aus. Selbst die Abrechnung läuft transparenter ab, auch wenn Teile davon vom ursprünglichen Angebot abweichen, denn jede Feedbackschleife ist klar dokumentiert. „Man sieht, welche Arbeit geleistet wurde. Es gibt einfach einen Ort, an dem alles, was dieses Projekt betrifft, liegt. Somit laufen Projekte stabiler und ruhiger – für uns und unsere Kunden. Wir müssen niemanden mehr von den Vorteilen von Stackfield überzeugen, das ist branchenübergreifend klar.“

Diesen Artikel bewerten?
2 Bewertungen / 4.5 Sterne
LEITFADENVor diesen Herausforderungen stehen Unternehmen 2022
Jetzt PDF herunterladen
Fast fertig...Bitte klicke auf den Link in der E-Mail, um Deine E-Mail Adresse und die Anmeldung zum Newsletter zu bestätigen.
Verpasse keinen Beitrag mehr.
Anmelden
Cristian Mudure
Über den Autor:
Cristian Mudure ist der Gründer und CEO von Stackfield. Er liebt digitale Geschäftsmodelle und verbringt seine Freizeit gerne auf dem Tennisplatz.
Kommentarbereich anzeigen (powered by Disqus)
Cookies & Datenschutzeinstellungen
Wir nutzen ausschließlich eigene Cookies und Technologien, um Dir das bestmögliche Erlebnis auf unserer Website zu bieten. Über die Datenschutz-Einstellungen kannst Du weitere Informationen finden und Deine Zustimmung jederzeit anpassen, widerrufen oder Verarbeitungen widersprechen.
Einstellungen anpassen
Alle akzeptieren
Ablehnen