Our website is also available in English - would you like to switch to this version?Switch to English
MADE & HOSTED
IN GERMANY
LEITFADEN Vor diesen Herausforderungen stehen Unternehmen 2021
Jetzt PDF herunterladen
interne-kommunikation-probleme

Vermeide Probleme bei der internen Kommunikation

9 Min. Lesedauer

No man is an island – die bekannten Worte von John Donne lassen sich sehr gut auf das Geschäftsleben übertragen. Du kannst die modernsten Technologien nutzen und die besten Leute im Team haben, doch selbst damit wirst Du langfristig keinen Erfolg haben, wenn Dein Team nicht dazu in der Lage ist, ordentlich und transparent zu kommunizieren. Während Manager und Teamleiter sich häufig mit der Leistung der Mitarbeiter oder mit der technologischen Ausstattung beschäftigen, um den Ball am Laufen zu halten, ist es die interne Kommunikation, die oftmals in den Hintergrund rückt. Doch genau diese ist in vielen Fällen der ausschlaggebende Faktor, wenn Prozesse ins Stocken geraten, Aufgaben unzureichend erledigt werden und zu spät auf Risiken und Chancen reagiert wird.

Mit großer Wahrscheinlichkeit weißt Du selbst, wie es ist, wenn Missverständnisse auftreten. Du weißt, wie nervenaufreibend es ist, wenn Probleme entstehen, die sich mit einem klaren Austausch ganz einfach hätten vermeiden lassen. Du weißt, dass viele Fehler wie auch verpasste Termine und falsch umgesetzte Aufgaben ihren Ursprung in mangelhafter Kommunikation haben. Nun, da wir das also alle wissen und selbst erlebt haben, lass uns darüber sprechen, wie wir diese Situationen vermeiden.

Das sind die größten Probleme bei der internen Kommunikation:

Es gibt (nahezu) keine interne Kommunikation

Die schlechteste Art der internen Kommunikation ist – offensichtlicherweise – gar keine Kommunikation. Das ist vielleicht etwas sehr drastisch ausgedrückt. Dass in Unternehmen zu wenig Austausch herrscht, ist allerdings ein sehr häufiges Problem. Ich denke, es muss nicht wirklich erwähnt werden, dass ein massiver Kommunikationsmangel innerhalb eines Teams oder innerhalb eines ganzen Konzerns gravierende Auswirkungen haben kann.

Was aber durchaus erwähnenswert ist: Es kann viele verschiedene Gründe dafür geben, dass im eigenen Unternehmen oftmals Stille herrscht und es ist leider nicht immer so einfach, diese herauszufinden.

Was aber können die Gründe hierfür sein?

Mitarbeiter tendieren dazu, kaum zu kommunizieren, wenn sie sich nicht wertgeschätzt und wahrgenommen fühlen und sich daher auch gar nicht trauen, ihre Meinung zu äußern. Wird ja sowieso nicht ernst genommen. Ganz ähnlich verhält es sich in einer Arbeitsumgebung, in der die Messlatte zu hoch hängt. Ideen und Meinungen werden nur ausgesprochen, wenn sich Mitarbeiter sicher fühlen und es ihnen erlaubt wird, Fehler zu machen. Auch wenn ein zu starker Wettbewerbsgedanke die Arbeit im Team beherrscht, ist das nicht unbedingt förderlich, denn das führt dazu, dass einzelne Mitarbeiter ihre Gedanken im Zweifelsfall erst einmal besser für sich behalten. Mitarbeiter werden kein Zusammengehörigkeitsgefühl entwickeln, was unweigerlich auch die Zusammenarbeit behindert. Ein gut funktionierendes Team zieht gemeinsam an einem Strang und versucht, erfolgreich mit allen Kollegen zusammenzuarbeiten, was natürlich auch bedeutet, dass Kollegen sich gegenseitig dabei unterstützen, Erfolge zu erzielen.

Ebenso wichtig, wie einen Blick in die Teams zu werfen, ist es, das Kommunikationsverhalten der Führungsebene zu beleuchten. Wenn diese nicht kommuniziert – und zwar ganz explizit „nach unten“ – dann hat dies massive Auswirkungen auf die gesamte Organisation. Sie setzen das Vertrauen ihrer Mitarbeiter aufs Spiel und scheitern darin, ihre Vorbildfunktion wahrzunehmen. Warum aber kommuniziert die Unternehmens- oder Teamleitung nicht oder nur sporadisch? Vielleicht halten sie negative Informationen gezielt unter Verschluss. Vielleicht halten sie es nicht für wichtig, die Meinung der Mitarbeiter einzuholen. So oder so, dieser Ansatz ist schlecht für die Mitarbeitermotivation, das Zugehörigkeitsgefühl und das Betriebsklima im Allgemeinen. Natürlich kann nicht immer jeder in Entscheidungsprozesse miteinbezogen werden, ABER: Mitarbeiter, die sich täglich dafür einsetzen sollen, die Ziele des Unternehmens zu erreichen, haben ein Recht darauf, über wichtige Entwicklungen, die das Unternehmen betreffen, informiert zu werden und sie sollten zumindest das Gefühl bekommen, dass auch ihre Meinung wichtig ist.

Die Lösung: ein sicheres Umfeld, Wertschätzung und Teamgeist

Bau eine sichere Kommunikationskultur auf

Ermutige Mitarbeiter dazu, ihre Ideen und Ansichten offen und ehrlich mitzuteilen. Das Unternehmen profitiert von dem Input eines jeden Einzelnen, doch das ist nur dann möglich, wenn sich diese in einer sicheren Umgebung äußern können und alle Beiträge ernst genommen werden – selbst dann, wenn es sich um scheinbar „schlechte Ideen“ handelt. Wer sich davor fürchtet, die eigene Meinung zu äußern, weil Ideen oft ignoriert oder schlechtgeredet werden, wird auch keine guten Vorschläge beitragen. Und ganz unter uns: Jeder kann kreativ sein und wir alle haben manchmal gute und manchmal weniger gute Ideen.

Unterstütze den Teamspirit

Anstatt Deine Mitarbeiter auf Wettbewerb zu trimmen, solltest Du lieber auf Teamgeist setzen. Das könntest Du ganz einfach unterstützen, indem individuelle Zielvorgaben mit Teamzielen ersetzt werden. Mitarbeiter werden so ermutigt, besser zusammenzuarbeiten und somit auch mehr zu kommunizieren. Darüber hinaus fühlt sich der Einzelne in der Gruppe stärker und hat weniger Angst davor, Fehler zu machen.

Beziehe Mitarbeiter in Prozesse mit ein

Achte darauf, Mitarbeiter und Kollegen in gemeinsamen Vorhaben nicht zu übergehen und halte Rücksprache, wenn wichtige Entscheidungen getroffen werden sollen. So vermittelst Du Deinen Teamkameraden ein Gefühl von Wertschätzung und profitierst darüber hinaus von unterschiedlichen Blickwinkeln.

Informationen gehen unter oder werden übersehen

Ein anderes häufiges Problem bei der internen Kommunikation ist folgendes: Dir ist bewusst, dass Kommunikation wichtig ist und auch, in welchen Bereichen Du besonders darauf achten musst, allerdings gehen wichtige Informationen oft unter oder komplett verloren. Das Schlechte daran: Infos, die in Vergessenheit geraten oder nicht im Blick behalten werden, sind genauso viel wert wie ein Austausch, der überhaupt nicht vorhanden ist – nämlich gar nichts. Das Gute ist: Wo ein Wille ist, ist auch ein Weg. Dieses Problem lässt sich mit ein wenig Organisation sehr leicht beheben.

Doch zunächst: Woran liegt es, wenn Informationen plötzlich untergehen?

In vielen Fällen ist es ganz einfach der falsche Einsatz digitaler Tools bei der internen Kommunikation. Diese sind eigentlich dafür da, die Kommunikation zu verbessern, also: The more the merrier, oder? Klares Nein. Diese Tools sind klasse, keine Frage, sie können Deinem Team jedoch ordentlich Kopfzerbrechen bereiten, wenn sie nicht richtig eingesetzt werden. Nicht richtig heißt in diesem Fall: zu viel und zu unspezifisch.

Multi-Channel-Kommunikation ist gerade im Projektmanagement ein absoluter Gefahrenherd, gerade wenn viele Personen an einer umfangreicheren Aufgabe zusammenarbeiten. Der Arbeitsfortschritt wird in der Projektmanagement-Software festgehalten, manche Dinge werden über das Telefon besprochen, Neuigkeiten werden oftmals einfach per E-Mail weitergeleitet und dann gibt es auf dem Laufwerk auch noch zahlreiche Excel-Tabellen und ein separates Chat-Tool, über das man sich zwischendurch abstimmt. Finde den Fehler!

Die Informationen werden querbeet verstreut. Wer jetzt eine bestimmte Information sucht, weiß nicht, wo sie festgehalten wurde und ob sie überhaupt festgehalten wurde. Im Endeffekt weißt Du noch nicht einmal, ob Deine Kollegen über die Neuigkeiten informiert wurden, die Du per E-Mail erhalten hast. Und auch wenn wir es uns nicht eingestehen wollen, kann sich unser Gehirn einfach nicht alles merken und immer zur richtigen Zeit abrufen. Dafür haben wir schließlich digitale Lösungen, die Wichtiges für uns abspeichern.

Die Lösung: Ein zentraler Ort und klare Regeln

Lege einen zentralen Ort für alle Informationen fest

Wie gesagt ist die Lösung für dieses Problem ganz einfach. Wähle das richtige Tool für die Zusammenarbeit, in dem sich alle Informationen zentral und gebündelt hinterlegen lassen. Wir haben aus Stackfield genau aus diesem Grund ein All-in-One-Collaboration-Tool gemacht, in dem Du alle wichtigen Dateien, Bilder und Kommentare gezielt an die zugehörigen Aufgaben anhängen kannst. Die Kommunikation findet so direkt dort statt, wo sie auch stattfinden soll – am Thema. Nur wenn diese Voraussetzung gegeben ist, wissen Mitarbeiter immer, wo alle Informationen zu finden sind. Sie müssen nicht mehrere Kanäle im Auge behalten, sondern nur einen und sie können sicher gehen, dass Updates immer direkt alle beteiligten Teammitglieder erreichen.

Lege Regeln für die interne Kommunikation fest

Natürlich kommt es ab und zu trotzdem zum Austausch über andere Kanäle – etwa beim E-Mail-Austausch mit Kunden und anderen externen Stakeholdern oder bei direkten Ansprachen in Meetings und Telefongesprächen. Wichtig ist nur, dass alles, was hier besprochen wird, auch im zentralen Informationspool landet. Einfache Regeln zielen darauf ab. Halte Mitarbeiter dazu an, sämtliche Details, die anderorts besprochen werden, direkt im verwendeten Collaboration-Tool zu hinterlegen. Wie die Aufgaben strukturiert werden, bleibt dem Team überlassen. Benutzerdefinierte Felder und Kommentare wie auch Unteraufgaben können je nach Workflow und Prozess geeignete Orte sein. Am besten nimmst Du interne Prozesse zunächst genau unter die Lupe und überlegst, wie sie sich in den Räumen und Aufgaben am besten abbilden lassen.

Es kommt zu Missverständnissen in der internen Kommunikation

Wer kennt’s nicht: Wir unterhalten uns mit einem Kollegen und gehen die nächsten Schritte für den anstehenden Auftrag durch. Ich kümmere mich um diese eine Aufgabe mit dem Termin und Du regelst das Thema, das heute in der Konferenz angesprochen wurde, in Ordnung? Voller Tatendrang geht es ans Werk und eine Woche später noch einmal zum Kollegen für eine kurze Rücksprache und wir stellen fest: Der Kollege hat etwas ganz anderes getan, als ursprünglich abgemacht war. Oder hat er das nicht? Missverständnisse im Arbeitsalltag treten leider immer wieder auf und das kann im schlimmsten Fall natürlich dazu führen, dass Termine nicht eingehalten und Ziele nicht erreicht werden. Manchmal lassen sie sich nicht immer ganz vermeiden, doch man sollte zumindest versuchen, sie auf ein Minimum zu reduzieren.

Wie kommt es aber zu Missverständnissen?

Ein ganz wichtiger Faktor ist die Art und Weise, wie Personen sich artikulieren und wie detailliert Informationen weitergegeben werden. Nicht immer ist also der Kollege, der die Anweisung „falsch verstanden“ hat, der Schuldige. Vielleicht liegt das Problem auch auf beiden Seiten, doch gerade deshalb ist es wichtig, darauf zu achten, sich klar und deutlich auszurücken.

Die Lösung: Eine präzise und klare Ausdrucksweise

Drücke Dich präzise aus

Dieses eine Thema, das im Meeting besprochen wurde - das ist eine Aussage, die nahezu prädestiniert für Missverständnisse ist. Wenn Du Informationen oder gar Arbeitsanweisungen weitergibst, achte immer darauf, Dich präzise auszurücken.

Unterscheide Wichtiges von Unwichtigem

Ganz wichtig ist außerdem, Informationen vollständig weiterzugeben. Natürlich solltest Du dem Kollegen keine ellenlange Gutenachtgeschichte erzählen, wenn es um kurze Instruktionen geht, denn schließlich können zu viele Informationen auch verwirrend sein. Es passiert allerdings auch, dass wichtige Änderungen oder Details, die sich im Laufe des Prozesses ergeben haben, nicht an den nächsten Verantwortlichen weitergegeben werden – Details, die eigentlich dringend zur Bearbeitung benötigt werden. Wenn sich das Fälligkeitsdatum der Aufgabe von Montag in einer Woche auf morgen ändert, ist das definitiv etwas, das explizit – und am besten mündlich – angesprochen werden sollte.

Je einfacher, desto besser

Business Devise Nummer 1: Warum einfach, wenn es auch kompliziert geht? Jeder Satz wird mit spezifischen Fachbegriffen und Kürzeln gespickt, um möglichst professionell und formgewandt aufzutreten. Dass die neue Auszubildende oder der Kollege aus einer anderen Fachabteilung aber vielleicht nicht mit diesen Begriffen vertraut ist? Sollen sie doch nachfragen! Der fachfremde Kollege wird vielleicht auch keine Probleme damit haben, diverse Male nachzufragen, was nun eigentlich mit SLA und Konnektivität gemeint ist oder was zum Kuckuck er mit einem „Appointment Slot“ und einem „Wrap-up“ anfangen soll. Vielleicht hat aber die neue Auszubildende Probleme damit und fühlt sich eingeschüchtert, oder der Mitarbeiter, der nicht allzu gut Englisch spricht? Die übermäßige Verwendung komplexer Begriffe führt nicht automatisch dazu, dass man intelligenter wirkt, aber sie machen die Dinge mit ziemlicher Sicherheit um einiges komplizierter. Hat Einstein nicht einmal gesagt: „Wenn Du es nicht einfach erklären kannst, hast Du es nicht gut genug verstanden“? Nun ja, er hat es verstanden...

Wichtige Neuigkeiten erreichen nicht jeden Mitarbeiter

„Hey Leute, warum hat mir niemand gesagt, dass das System heute nicht erreichbar ist? Ich habe drei Kundentermine darüber vereinbart!“

„Das wurde doch vorgestern im Meeting angekündigt.“

„Ich war im Urlaub.“

Ups.

Wenn wichtige Neuigkeiten und Änderungen im Prozessablauf nicht alle Beteiligten erreichen, können schnell Probleme auftreten. Schwierig wird es insbesondere dann, wenn veraltete Informationen an Kunden kommuniziert werden, wenn Versprechungen auf Basis veralteter Abläufe, Richtlinien oder Produktdaten gemacht werden oder wenn, wie in diesem Fall, Termine vereinbart wurden, die aufgrund von kurzzeitigen Abweichungen nicht wahrgenommen werden können.

Wie kann es zu solchen Situationen kommen?

Ab einer gewissen Anzahl an Mitarbeitern oder Teammitgliedern ist es schlicht und ergreifend nicht mehr so einfach, den Überblick zu behalten. Ein Mitarbeiter kann bei einem Info-Meeting gerade nicht anwesend sein oder es wird grundsätzlich vergessen, eine Person über die Neuigkeiten zu informieren. Vielleicht wird auch einfach nicht in Betracht gezogen, dass eine gewisse Information für eine bestimmte Person relevant sein könnte. So oder so: Wichtige Neuigkeiten müssen zuverlässig an alle relevanten Stellen kommuniziert werden. Ein Meeting ist ein guter Ansatz, doch wie wir sehen, gibt es auch hier die ein oder andere Schwachstelle.

Die Lösung: Ein globaler Channel und Vergewisserung

Erstelle einen globalen Channel, der alle auf dem Laufenden hält

Alle Neuigkeiten, die das gesamte Team oder gar die gesamte Organisation betreffen, sollten über einen globalen Channel verbreitet werden, auf den auch wirklich jeder Zugriff hat. Das Intranet wäre ein solcher Kanal, aber auch die eingesetzte Kollaborationsplattform. Erstelle am besten einen Raum oder einen Chat, in dem besonders wichtige News veröffentlicht werden und erkläre den Mitarbeitern, dass dieser von jedem im Blick behalten werden sollte. Sofern Du Stackfield nutzt, kannst Du Räume einfach als Favoriten in der Seitenleiste hinterlegen und somit gesondert im oberen Bereich fixieren. So sind neue Aktivitäten immer direkt sichtbar.

Doppelt hält besser

Es ist in einigen Fällen natürlich auch sinnvoll und ratsam, sich nicht allein darauf zu verlassen, dass Mitarbeiter alle Nachrichten im Blick behalten. Doppelt hält einfach besser, weshalb Du mit einer zusätzlichen Ankündigung in einem Meeting und einer kurzen Erinnerung definitiv nicht schlecht fährst.

LEITFADENVor diesen Herausforderungen stehen Unternehmen 2021
Jetzt PDF herunterladen
Fast fertig...Bitte klicke auf den Link in der E-Mail, um Deine E-Mail Adresse und die Anmeldung zum Newsletter zu bestätigen.
Verpasse keinen Beitrag mehr.
Anmelden
Lena Wimmer
Über den Autor:
Lena Wimmer ist Product Marketing Manager bei Stackfield. Sie begeistert sich für die amerikanische Literaturgeschichte, aussagekräftigen Content und Kinematographie.
Kommentarbereich anzeigen (powered by Disqus)
Cookies & Datenschutzeinstellungen
Wir nutzen ausschließlich eigene Cookies und Technologien, um Dir das bestmögliche Erlebnis auf unserer Website zu bieten. Über die Datenschutz-Einstellungen kannst Du weitere Informationen finden und Deine Zustimmung jederzeit anpassen, widerrufen oder Verarbeitungen widersprechen.
Einstellungen anpassen
Alle akzeptieren
Ablehnen