Teamarbeit bedeutet immer häufiger hybrides Zusammenarbeiten: Die Teammitglieder arbeiten im Büro, (tageweise) im Homeoffice oder komplett remote. Möglich ist so viel Flexibilität dank Kollaborationstools. Sie bringen Teams digital (fast) so eng in Kontakt und Austausch wie vor Ort. So kann Zusammenarbeit unabhängig von räumlicher Distanz und Zeit effektiv gestaltet werden. In diesem Beitrag liest Du, welche Funktionen Kollaborationstools dafür anbieten und welche Vor- und Nachteile kollaborative Software haben kann. Auch stellen wir Dir drei beliebte Tools im Vergleich vor.
Kollaborationstools: Definition
Kollaborationstools unterstützen und organisieren die digitale Zusammenarbeit im Team. Davon profitieren sowohl Teams in Präsenz als auch Teams, die an unterschiedlichen Standorten zusammen an Projekten arbeiten. Damit Du jederzeit und an jedem Arbeitsplatz Zugang zu diesem gemeinsamen Arbeitsraum hast, sind die meisten Tools als Web-Version oder App auf allen Endgeräten nutzbar.
Kollaborationstools sorgen für eine
unkomplizierte Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und helfen bei der Planung, Koordination und Abwicklung von Projekten und den zugehörigen Aufgaben. Außerdem ermöglichen sie die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und dienen daher als vollständige Datenbank für das jeweilige Projekt.
Welche Funktionen haben Kollaborationstools?
Damit Kollaborationstools die unterschiedlichen Anforderungen der Teams erfüllen können, verfügen sie über diverse Funktionen. Bevor also eine kollaborative Software eingeführt wird, solltest Du bedenken, welche Features Dein Team benötigt.
Zu den häufigsten Funktionen von Kollaborationstools gehören:
- Kommunikationskanäle (Chats, Text- und Sprachnachrichten, Videokonferenzen, Kommentare)
- Online-Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Rollen
- Möglichkeit für das Hochladen, Speichern, Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten
- Benachrichtigungen über Aktivitäten und Ereignisse
- Visualisierung von Projektabläufen
Je mehr Funktionen, desto besser?!
Eine gute Ausstattung ist wichtig. Enthält ein Tool aber zu viele Funktionen, die Dein Team überhaupt nicht benötigt, kann eine unübersichtliche Nutzeroberfläche aber auch zu Lasten der Effektivität gehen. Bei Stackfield packst Du daher nur die Funktionen in den Arbeitsbereich, die Dein Team auch wirklich nutzt.
Übersicht der verschiedenen Arten
Viele Kollaborationstools setzen bei den Funktionen einen klaren Schwerpunkt. Es lassen sich also mehrere Arten unterscheiden:
- Projektmanagement-Tools zur Aufgabenplanung (z. B. Monday.com, Trello)
- Kommunikationstools (z. B. Slack, Zoom)
- Dokumentenverwaltung (z. B. Dropbox, Google Drive)
- Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten (z. B. OneNote, Google Drive)
- Ideensammlung / Whiteboards (z. B. Miro)
Oder lieber ein All-in-One Tool?
Benötigt Dein Team mehrere Arten von Kollaborationstools, kannst Du natürlich Einzellösungen kombinieren oder Integrationen nutzen. Meistens bleiben die Schnittstellen aber etwas holprig, so dass der Arbeitsfluss leidet und die an sich leistungsstarken Einzeltools leider nicht das gewünschte Plus an Effektivität bringen.
Hat Dein Team also Bedarf an mehreren Funktionen, ist eine
All-in-One-Lösung mit einer durchgängigen Benutzeroberfläche für alle Features die bessere Lösung!
Vor- und Nachteile von Kollaborationstools
Gute Kollaborationstools machen Teamarbeit in vielen Bereichen deutlich einfacher und erhöhen signifikant die Produktivität – unter anderem dank dieser Vorteile:
- Mehr Transparenz rund um Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten
- Zentrale Ablage aller wichtigen Dokumente statt Chaos in den Mail-Postfächern
- Schnellere Fortschritte dank Zusammenarbeit in Echtzeit
- Projektbezogene Kommunikation für mehr Klarheit
- Einbeziehung externer Partner
- Unkomplizierte Verfügbarkeit aller Informationen überall und jederzeit
- Möglichkeit für Remote-Arbeit bietet Zugang zum weltweiten Talent-Pool
Diesen Benefits von Kollaborationstools stehen unter Umständen einige Nachteile entgegen:
- Mangelhafter Datenschutz: Viele Kollaborationstools werden in den USA gehostet. Datensensible Branchen benötigen Tools wie Stackfield, die höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz erfüllen.
- Eingeschränkter Support: Viele Anbieter sind bei technischen Problemen oder für Fragen nur eingeschränkt oder nur in Englisch erreichbar.
- Zu großer Informationsfluss: Natürlich müssen die Kommunikationskanäle mit Augenmaß genutzt werden. Sonst kann zu viel Austausch von (unwichtigen) Informationen viel Zeit kosten, den Blick aufs Wesentliche nehmen und die Produktivität herabsetzen.
3 beliebte Kollaborationstools im Überblick
Mittlerweile sind so viele Kollaborationstools auf dem Markt, dass man schon einmal den Überblick verlieren kann. Welche Software hat welche Funktionen und unterstützt Dein Team in welchem Bereich?! Für etwas mehr Klarheit stellen wir Dir hier drei beliebte Produkte mit ihren individuellen Features kurz vor.
Die All-in-One-Lösung Stackfield
Stackfield vereint alle wichtigen Funktionen von Kollaborationstools in einer Software. Für eine effektive Zusammenarbeit befinden sich Teamchats und Videokonferenzen, Aufgaben- und Projektverwaltung, Kalender, Whiteboards und das Dokumentenmanagement auf einer Plattform. So müssen Unternehmen mit Stackfield nur EIN Kollaborationstool für alle Anwendungen anschaffen. Dadurch ergeben sich Vorteile wie eine einfache Rechteverwaltung und Abrechnung.
Zudem ist der deutsche Anbieter Stackfield DSGVO-konform und garantiert dabei, dass der Datentransfer nur innerhalb der EU stattfindet, wobei die Server selbst in Deutschland stehen. Die Daten sind damit vor dem Zugriff Dritter geschützt. Dank Ende-zu-Ende-Verschlüsselung kann nicht einmal Stackfield die Daten einsehen. Höchste Sicherheitsstandards wie sie für Behörden, Kanzleien, Pharmaunternehmen oder Kirchen Voraussetzung sind, werden so eingehalten – die ISO-Zertifizierungen 27001, 27017 und 27018 bestätigen das.
Das Projektmanagement-Tool Monday.com
Dieses cloudbasierte Kollaborationstool unterstützt Dein Team bei der Planung, Organisation und Verwaltung von Projekten und To-dos. Dafür kann man auf der Benutzeroberfläche Boards erstellen, Deadlines setzen und Personen oder Gruppen Aufgaben zuweisen. Die Kommunikation erfolgt via Chat. Dokumente lassen sich teilen und in Monday.com speichern. Werden weitere Tools für die effektive Teamarbeit benötigt, ist die Integration anderer Software-Lösungen nötig.
Projekt- und Taskmanagement mit ClickUp
Der Funktionsumfang des Projektmanagement-Tools ClickUp ähnelt dem von Monday.com. Es gibt ebenfalls einen Bereich, um Aufgaben zu erstellen und zu verwalten. Dort kannst Du den Projektfortschritt verfolgen und während der Bearbeitung den Status ändern. Für den Austausch zu den verschiedenen Projekten steht den Teammitgliedern eine Chat-Funktion zur Verfügung. Zudem umfasst das Tool ein Dokumentenmanagement und Zeiterfassung. Andere Kollaborationstool müssen bei Bedarf ebenfalls integriert werden.
Wie das richtige Kollaborationstool für Dein Unternehmen finden?
Du hast genug von Zettelwirtschaft, abgelaufenen Deadlines und bunt gemischten Mail-Accounts? Stattdessen möchtest Du die Zusammenarbeit in Deinem Team übersichtlicher, effektiver und produktiver gestalten? Neben den drei vorgestellten Lösungen gibt es noch viel mehr Kollaborationstools mit unterschiedlichem Fokus und Funktionsumfang. Damit Du am Ende die beste Software für Dein Team auswählst, solltest Du Dir vorab Gedanken über diese Fragen machen:
- Was soll das Kollaborationstool in erster Linie leisten? Soll es die Kommunikation erleichtern? Oder benötigt Dein Team Hilfe bei der Projekt- und Aufgabenverwaltung?
- Gibt es in Deinem Unternehmen vor allem kleine Teams oder arbeiten viele Kollegen interdisziplinär zusammen? Sollen auch Externe einbezogen werden?
- Wie viel Speicherplatz für die Dokumentenablage wird benötigt?
- Sollen in Deinem Team mehrere Mitglieder gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können?
- Genügt die Chat-Funktion oder sollen für einen umfassenden Austausch auch Audio-Nachrichten und Videokonferenzen möglich sein?
Stellst Du mit dieser Checkliste fest, dass Dein Team eine kollaborative Software mit nur einer oder wenigen der möglichen Funktionen benötigt, kann eine Einzellösung sinnvoll sein. Ist der Bedarf vielseitiger, kann die parallele Nutzung mehrerer Tools allerdings rasch uneffektiv und unübersichtlich werden. Dann erleichtert eine All-in-One-Lösung in der Regel nicht nur die Einarbeitung der Teammitglieder, sondern sorgt auch für einen harmonischen Arbeitsfluss.
Unabhängig vom Umfang des Bedarfs steht natürlich auch immer die Frage nach dem Datenschutz im Raum. Da lohnt sich genaues Hinsehen. Über alle Arten von Kollaborationstools hinweg ist die Auswahl an wirklich datenschutzsicheren Produkten recht übersichtlich.
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