Die Woche startet mit dem bisher größten Update von Stackfield. Wir haben lange daran gearbeitet und freuen uns wirklich sehr, dass wir die neuen Funktionen endlich vorstellen können. Der Fokus des Updates liegt dieses Mal auf der Optimierung der Teamstrukturen und der Einführung von unverschlüsselten Räumen. Zudem wurden unsere Nutzer bereits vor einigen Tagen über eine grundsätzliche Änderung informiert: Wir werden in Zukunft keine kostenlosen Accounts mehr anbieten.
Von Freemium zu Trial – Warum wir unser Geschäftsmodell ändern.
In den letzten 2 Jahren, seit dem Verlassen der Beta-Phase, durften wir unglaublich viel erleben und lernen. Angefangen bei der Konzeption eines verschlüsselten SaaS-Produktes bis hin zu den ersten Nutzern war es bereits ein langer und ereignisreicher Weg. Unser Fokus lag von Anfang an darauf, dass wir ein leicht verständliches, technisch hochwertiges Tool bauen, das dem Nutzer einen großen Mehrwert bietet. Dies hat sich im Laufe der Zeit nicht geändert.
Die Zahl der Unternehmen, die uns für Ihre tägliche Arbeit nutzen und Lizenzen für ihre Mitarbeiter erwerben, steigt stetig an. Hierdurch wächst auch unsere Verantwortung gegenüber diesen Nutzern – daher fokussieren wir uns in Zukunft ausschließlich auf diese Zielgruppe. Bisher mussten wir einen großen Teil unserer Ressourcen für kostenlose Nutzer verwenden, wie es das Geschäftsmodell „Freemium“ nun einmal mit sich bringt. Diese Ressourcen können wir nun durch den Wegfall der kostenlosen Accounts für die bezahlten Accounts genutzt werden und auf Entwicklungen konzentrieren, die geschäftskritische Prozesse unterstützen und den Mehrwert für die relevante Zielgruppe noch weiter ausbauen. Die Entscheidung, in Zukunft keine kostenlosen Accounts mehr anzubieten, ist uns definitiv nicht leicht gefallen. Da die Vorteile der Umstellung allerdings bei Weitem überwiegen, freuen wir uns sehr darauf, stärker auf die Bedürfnisse unserer Zielgruppe eingehen zu können.
Wie geht es für bestehende Nutzer weiter?
Alle bisher angelegten Accounts können für weitere 30 Tage kostenlos genutzt werden. Nach Ablauf dieser Phase müssen die bestehenden Stacks / Räume in eine neue Organisation verschoben werden. Innerhalb der Organisation müssen Lizenzen für jedes vollwertige Mitglied erworben werden.
Wir bedauern es sehr, falls das neue Modell für einige unserer Nutzer nicht infrage kommen sollte und hierdurch ein Wechsel der Plattform unausweichlich ist. Wir freuen uns allerdings umso mehr um jeden Nutzer, der sich entschließt, die Nutzung von Stackfield fortzuführen.
Folgende Funktionen wurden mit dem Update eingeführt oder geändert:
Organisationen
Bisher wurden Räume ohne jegliche Struktur auf Stackfield angelegt. Die neu eingeführten Organisationen lösen dieses Problem und vereinfachen die Rechtevergabe der einzelnen Nutzer. Jede Organisation stellt einen klar abgetrennten Bereich dar, zu welchem nur Mitglieder einer Organisation Zugriff haben. Innerhalb einer Organisation können wie gewohnt beliebig Räume angelegt und Nutzer hinzugefügt werden. Ein Nutzer kann entweder als Administrator, mit allen Rechten zum Bearbeiten der Einstellungen einer Organisation, oder als Mitglied hinzugefügt werden. Ein Mitglied kann, im Gegensatz zum Administrator, alle Funktionen einer Organisation nutzen, aber diese nicht bearbeiten. Zusätzlich sehen Administratoren und Mitglieder einer Organisation die Nutzer, die in dieser enthalten sind, und können direkte Nachrichten initiieren. Für jedes vollwertige Mitglied eines Raums muss eine Lizenz erworben werden. Andernfalls wird der Nutzer lediglich als Gast zum Team hinzugefügt, wodurch er keinen Zugriff auf Funktionen wie z.B. das Dashboard und die globalen Übersichten hat. Ein Gast kann lediglich auf Räume zugreifen, zu denen er zuvor hinzugefügt wurde. Ebenso stehen einem Gast die Nutzerliste und die Ordnerstruktur der Organisation nicht zur Verfügung. Sofern eine direkte Nachricht durch einen Administrator oder ein Mitglied erstellt wurde, kann ein Gast an dieser teilnehmen. Für jedes Mitglied können drei Gäste zu einer Organisation hinzugefügt werden. Folgende Funktionen bietet eine Organisation:
1. Modus für Anmeldung
Nutzer können auf zwei verschiedene Weisen einer Organisation beitreten. Zum einen können Nutzer direkt über eine Einladung zu einer Organisation hinzugefügt werden, zum anderen über den automatischen Modus. Im automatischen Modus werden alle Nutzer zu der Organisation hinzugefügt, in deren E-Mail-Adresse eine der angegebenen Domains enthalten ist.
2. Standard Räume
Die Festlegung eines Raums als Standard-Raum führt dazu, dass alle Administratoren und Mitglieder einer Organisation automatisch zu diesem Raum hinzugefügt werden. Gäste einer Organisation werden nicht hinzugefügt. Bei dieser Funktion können nur bestehende Räume ausgewählt werden.
3. Individuelles Logo
Wie bereits zuvor für Pro-Nutzer verfügbar, kann weiterhin ein individuelles Logo für jede Organisation festgelegt werden. Bei der gleichzeitigen Nutzung mehrerer Organisationen kann dies zur schnellen Identifikation des aktiven Raumes genutzt werden.
4. Berechtigungen
Vor allem bei großen Teams ist es oftmals schwierig, den Überblick über alle Nutzer und deren Rechte zu bewahren. Daher kann nun festgelegt werden, welche Funktionen von Mitgliedern genutzt werden können. Hierzu zählt unter anderem die Erlaubnis, einen Raum erstellen oder Einträge nachträglich bearbeiten zu dürfen. Ebenso können die, dem Team zur Verfügung stehenden, Module und Integration ausgewählt werden. Eine wesentliche Änderung ist zudem die Funktion, dass die Ordnerstruktur für alle Administratoren und Teammitglieder gleich ist. Dies bedeutet, dass die Ordnerstruktur für jedes Mitglied gleich ist. Hierdurch sind auch die farbigen Markierungen für alle Mitglieder gleich. Zusätzlich kann global festgelegt werden, ob Räume immer verschlüsselt sein sollen und wer berechtigt ist unverschlüsselte Räume anzulegen.
5. Statistik
Die Statistik einer Organisation gibt Auskunft darüber, wie viel Speicher bereits belegt ist und wie viele verschlüsselte / unverschlüsselte Räume existieren.
Auswahl der Organisation
Die Auswahl der gewünschten Organisation erfolgt direkt nach dem Einloggen. Wenn die Organisation anschließend gewechselt werden soll, dann genügt ein Klick auf den Namen der Organisation in der oberen linken Ecke. Hierdurch gelangt man erneut zur Übersicht der Organisationen.
Bestehende Räume in eine Organisation verschieben
Bereits existierende Räume können natürlich auch weiterhin genutzt und in eine Organisation verschoben werden. Nachdem eine neue Organisation angelegt wurde, kann ein Raum über einen Rechtsklick in der Raum-Liste oder über das Einstellungen-Icon innerhalb eines Raums in diese übertragen werden.
Aus Stacks werden Räume
Der Begriff „Stack“ ist für viele Nutzer nicht eindeutig und bedarf an Erklärung, wenn man die Funktionen von Stackfield erläutern möchte. Daher werden Stacks ab sofort Räume genannt, wodurch ein leichteres Verständnis möglich ist.
Unverschlüsselte Räume
Wir stehen nach wie vor dazu, dass Sicherheit und Datenschutz ein sehr wichtiges Thema ist und dass möglichst viele Funktionen zur Sicherheit beitragen sollten. Zum anderen gibt es viele Einschränkungen, die durch die echte End-to-End Verschlüsselung der Daten hervorgerufen werden. Diese Einschränkungen überschneiden sich allerdings mit essenziellen Funktionen, die von den meisten Nutzern gewünscht oder gefordert werden. Hierzu zählt beispielsweise die Suche über alle Inhalte aller Räume hinweg, E-Mails mit der ungelesenen Nachricht als Inhalt oder die Integration externer Dienste. Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, unverschlüsselte Räume einzuführen. Bei dem Erstellen eines Raums kann nun entschieden werden, ob dieser verschlüsselt oder unverschlüsselt sein soll. Ein unverschlüsselter Raum kann nicht nachträglich verschlüsselt werden. Durch den Wegfall der Verschlüsselung entfällt auch der oft notwendige Schritt einen neuen Nutzer für einen Raum zu aktivieren, da keine Schlüsselübergabe mehr notwendig ist. Über die Organisations-Einstellungen kann bestimmt werden, welcher Nutzer das Recht hat unverschlüsselte Räume anzulegen beziehungsweise, ob alle Räume verschlüsselt sein müssen oder nicht.
Suche über alle Räume
Bisher war die Suche nur innerhalb eines Raums möglich. Durch die Integration der unverschlüsselten Räume ist nun eine weitere wichtige Funktion verfügbar: Die Suchleiste über der Raum-Liste ermöglicht seit dem Update eine Suche nach einem gewünschten Begriff über alle Räume hinweg. Nach dem Eintippen des gewünschten Begriffes erscheint eine Auswahl über die möglichen Suchen, die durchgeführt werden können. Nach folgenden Elementen kann gesucht werden: Raum-Name, Mitgliedern, Nachrichten, Dateien, Notizen, Aufgaben oder Kommentaren.
WICHTIG: Die Inhalte von verschlüsselten Räumen können nicht durchsucht werden!
Zentrales Dashboard
Die Aufgabenverwaltung von Stackfield ist ein zentraler Punkt der Plattform. Das neue Dashboard erleichtert die Arbeit dahingehend, dass alle relevanten Aufgaben auf einen Blick dargestellt und die wichtigsten Fragen direkt beantwortet werden können: Welche Aufgaben habe ich heute zu erledigen? An welchen Aufgaben arbeite ich derzeit? Was habe ich bereits abgeschlossen? Zusätzlich können weitere Team-Mitglieder in das Dashboard integriert werden, wodurch die Lage der gesamten Organisation auf einen Blick erfasst werden kann.
Team
In der linken Spalte ist nun das komplette Team auf einen Blick sichtbar. Durch einen kleinen grünen Kreis wird angezeigt, ob ein Nutzer derzeit online ist. Ein Klick auf ein Mitglied stellt weitere Funktionen zu Verfügung. Über die Icons lassen sich ohne Umwege die offenen Aufgaben, die letzten Aktivitäten oder die direkte Nachricht mit der Person aufrufen.
Bessere Labels in der Raum-Liste
Jeder Raum, der in einen Ordner einsortiert wurde, verfügte bisher über ein kleines Label in der Farbe des Ordners und dem ersten Buchstaben des Namens des Ordners. Diese Kennzeichnung haben wir dahingehend geändert, dass jetzt der komplette Name des Ordners dargestellt wird.
Ordner für Organisationen
Ordner für Räume helfen bei der Sortierung der Räume und Projekte. Um diese Struktur für das gesamte Team einheitlich zu gestalten, werden nun die Ordner für Räume über das gesamte Team hinweg angelegt. Dies bedeutet, dass die Ordnerstruktur bei jedem Mitglied eines Teams gleich dargestellt wird, sobald ein Ordner durch eine berechtigte Person angelegt oder gelöscht wird. Gäste haben wiederum keinen Zugriff auf diese interne Struktur der Organisation. In den Einstellungen der Organisation kann festgelegt werden, wer einen Ordner erstellen darf.
Direkte Nachrichten ohne Umwege
Um die direkte Kommunikation noch mehr zu vereinfachen, haben wir den Vorgang zum Erstellen angepasst. Durch die Änderungen sind nun alle Mitglieder und Gäste einer Organisation direkt in der Liste der direkten Nachrichten enthalten. Bestehende Nachrichten werden über den Kontakten dargestellt, damit nicht lange nach den aktiven Konversationen gesucht werden muss. Um eine neue direkte Nachricht anzulegen, muss einfach der gewünschte Kontakt ausgewählt und eine erste Nachricht gesendet werden.
Was folgt als Nächstes?
Dieses Update stellt die Grundlage für die nächsten großen Entwicklungen dar. Diese werden Erweiterungen des Aufgabenbereichs (Wiederkehrende Aufgaben, Time Tracking, Meilensteine u.m.) und des Kalenders (Events, Integration von Google Calendar etc.) darstellen.
Im Kommentarbereich oder Support-Channel kannst Du uns gerne Deine Wünsche für zukünftige Funktionen hinterlassen!