Die Entwicklung von Stackfield 3 begann mit dem klar definierten Ziel, die Probleme der Zusammenarbeit von Teams zu beheben. Schon damals nannten wir eine genaue Zahl: Es handelt sich um 7 Punkte, die wir mit den zukünftigen Versionen von Stackfield verbessern möchten.
Am vergangenen Wochenende war es dann nun endlich so weit und wir haben das Update zu Stackfield 3 durchgeführt. Im Zusammenhang mit den neuen Funktionen freut es uns nun vorstellen zu können, welche Punkte wir mit diesem adressieren:
Keine klare Übersicht und zu viele Anlaufstellen für das, was heute zu erledigen ist. Lösung: Das neue Dashboard
Die meisten Tools, so wie Stackfield auch vor dem Update, bietet eine Vielzahl an Funktionen und somit auch mehrere Stellen, an denen Informationen präsentiert werden. Hierdurch fehlte bisher aber immer der Überblick, da man zwar offenen Aufgaben im Dashboard sehen konnte, aber zeitgleich musste auch noch der Kalender und die Benachrichtigungen im Blick gehalten werden. All diese Anlaufstellen abzugleichen und sich ein Bild vom Arbeitsaufwand für den heutigen Tag zu machen, war recht mühsam.
Mit dem Update haben wir diese Situation durch eine komplette Überarbeitung des Dashboards verbessert. Vor allem das Feedback unserer Kunden, die auf einen Blick sehen wollten, was an einem Tag zu erledigen ist, hat uns zu der folgenden Lösung gebracht: Alle Benachrichtigungen, Termine und Aufgaben werden nun in einer Liste für jeden Tag im Dashboard dargestellt - somit können Schritt für Schritt die Ereignisse des Tages wahrgenommen und bearbeitet werden.
Wird einer Person beispielsweise eine Aufgabe zur Abnahme zugewiesen, taucht diese direkt im Dashboard auf und kann von dort aus abgenommen werden. Ebenso verhält es sich, wenn für den Tag ein Termin ansteht: Dieser wird ebenfalls im Dashboard angezeigt, zusammen mit den weiteren anstehenden Aufgaben. Hierdurch genügt es ab sofort einen Blick auf das Dashboard zu werfen, um zu sehen, was an einem Tag ansteht. Somit entfällt jegliches Suchen nach den wichtigen anstehenden Tätigkeiten und die Arbeit wird deutlich einfacher strukturiert.
https://www.stackfield.com/de/help/verwendung-des-dashboards-2019
Zu viele Brüche in der Zusammenarbeit. Lösung: Anmerkungen auf Bildern, Dokumente statt Beiträge
Die Zusammenarbeit wurde immer durch einen Bruch zwischen den Funktionen erschwert und durch eine fehlende Aufzeichnung des Verlaufes kann meist niemand die Änderungen nachvollziehen. Aus diesem Grund haben wir die einzelnen Funktionen noch weiter zusammengeführt. Auf Bilder können nun direkt Anmerkungen an einer beliebigen Stelle gesetzt werden, wodurch Kommentare nicht lose im Kommentarfeld hängen, sondern tatsächlich einen Bezug zum Bild haben.
Erledigte Anmerkungen können direkt abgehakt werden, sobald diese erledigt sind. Ebenso haben wir die Beiträge überarbeitet, da bei diesen nie wirklich klar war, worum es sich bei diesen handelt. Genauer gesagt sind aus den Beiträgen zwei Module entstanden: Zum einen gibt es nun Diskussionen und zum anderen Dokumente. Letztere bieten deutliche mehr Funktionen als die Beiträge - mit einem Status versehen und mehr Platz für Text ist die Zusammenarbeit, der Austausch von wichtigen Informationen und das Anlegen von Dokumenten einfacher denn je.
https://www.stackfield.com/de/help/arbeiten-mit-dokumenten-2021
https://www.stackfield.com/de/help/arbeiten-mit-dateien-2015
Kommunikation im Team. Lösung: Diskussionen
Der Chat eignet sich nach wie vor zum schnell Austausch von kurzlebigen Informationen, aber sobald es um wichtige Informationen und Entscheidungen geht, ist dieser vollkommen ungeeignet. Sobald eine größere Anzahl an Nachrichten vorliegt, muss man entweder Suchen oder durch die Nachrichten scrollen. Für die Suche benötigt man ein Stichwort und selbst dann ist das Finden von Informationen schwierig, und das Scrollen wird schnell zu einer frustrierenden Angelegenheit.
Deshalb wurde nun die Antwortmöglichkeit auf Nachrichten des Chats in Diskussionen umgewandelt. Sobald man auf eine Nachricht antwortet, wird eine neue Diskussion erstellt, inklusive Status (Offen, Zurückgestellt und Geschlossen) und geordnetem Kommentarbereich. Zusätzlich können direkt an Diskussionen Dateien angehängt und Labels genutzt werden, um die Diskussionen zu kategorisieren.
https://www.stackfield.com/de/help/arbeiten-mit-diskussionen-2023
Schwindende Kontrolle durch viele Nutzer und Arbeitsbereiche. Lösung: Teams, Workflows und verbesserte Berechtigungen
Mit einer steigenden Anzahl an Nutzern wird alles unübersichtlicher: Wer wurde zu welchem Raum hinzugefügt? Welche Arbeitsschritte darf ein Nutzer durchführen? Wer darf eine Datei bearbeiten? Für diese Probleme haben wir eine neue Organisationsstruktur geschaffen, genannt Teams. Teams können in den Einstellungen der Organisation erstellt und die Nutzer in diese eingeteilt werden. Anschließend können diese Teams zu Räumen hinzugefügt werden - und die Nutzer der Teams erhalten automatisch Zugriff auf diese Räume.
Innerhalb des Raumes können anschließend die neuen Rechtegruppen genutzt werden, welche eine feingranulare Bestimmung der Zugriffsrechte für jedes Modul ermöglichen und direkt für ganze Teams genutzt werden können. Ebenfalls mit den Rechtegruppen hängen die neuen Workflows zusammen. Mittels dieser kann genau definiert werden, welche Rechtegruppe Änderungen durchführen darf und in welchen Status und an welche Person eine Aufgabe nach der Bearbeitung übergehen muss.
https://www.stackfield.com/de/help/arbeiten-mit-teams-2017
https://www.stackfield.com/de/help/benutzerrechte-innerhalb-von-raeumen-2018
Haben meine Kollegen tatsächlich die benötigten Schritte getätigt? Lösung: Abnahmen
Oftmals ist es so, dass man Kollegen mehrmals an das Feedback zu einer Aufgabe erinnern muss. Oder andersherum, man wartet vergebens auf eine Weiterleitung der Aufgabe an einen selbst zur Abnahme, dabei wurde sie schon längt als „Erledigt“ markiert. Wird nun eine Aufgabe in den Status „Zur Abnahme“ versetzt, muss zeitgleich ein Nutzer gewählt werden, der diese Aufgabe abnehmen muss.
Ist dies geschehen, erhält dieser eine Benachrichtigung im Dashboard und kann die Abnahme durchführen. Gleichzeitig kann durch die Workflows bestimmt werden, dass gewisse Rechtegruppen eine Aufgabe nicht als erledigt markieren können, sondern zu einer Abnahme verpflichtet werden.
Mangelnde Akzeptanz im Unternehmen durch abgeschottetes Tool. Lösung: Externe Nutzer, E-Mail-Modul (Folgt in Kürze)
Der Erfolg eines Tools hängt vor allem von der Akzeptanz durch die Mitarbeiter ab. Diese wiederum wird durch die Integration des Tools in die alltägliche Arbeit beeinflusst. D.h. sobald ein Tool die täglichen Prozesse vereinfacht und keine Hürde darstellt, wird die Akzeptanz erhöht.
Mit der Möglichkeit, externe Personen in Stackfield einzubinden und diesen Termine zukommen zu lassen, ohne Stackfield verlassen zu müssen, erhöhen wir den alltäglichen Nutzen und gleichzeitig wird kein Partner oder Kunde gezwungen sich einen Account auf Stackfield erstellen zu müssen. Gleichermaßen wird die bald verfügbare E-Mail-Integration nervige Copy & Paste Arbeiten verbannen.
https://www.stackfield.com/de/help/arbeiten-mit-terminen-2022
Schwieriger Zugriff auf die Daten. Lösung: Mobile und Desktop Apps (Folgt in Kürze)
Ein Tool, welches die wesentlichen Informationen des Arbeitsalltags beinhaltet, muss jederzeit zugänglich sein. Mit der Browser-Variante von Stackfield haben wir die Grundlage hierfür gestellt, da keine gesonderten Programme installiert werden müssen und somit auch kein zusätzlicher Aufwand zum Betrieb notwendig ist. Die Mobile- und Desktop-Apps werden allerdings den Zugriff weiter vereinfachen:
Beispielsweise kann eine Desktop-App direkt beim Hochfahren des Rechners gestartet werden, wodurch wiederum der Aufwand eine Website zu öffnen entfällt (und man kann nicht mehr vergessen online zu gehen). Die Apps stellen den nächsten großen Punkt auf unserer Roadmap dar und all unsere Anstrengungen werden nun in diese Richtung gehen.
Neben diesen 7 Problem haben wir auch viele bestehende Funktionen adressiert und verbessert. Folgende Funktionen sind neu hinzugekommen oder wurden überarbeitet:
Zeiterfassung
Direkt in die Aufgaben integriert, kann nun der benötigte Arbeitsaufwand mit wenigen Klick hinterlegt und ausgewertet werden.
https://www.stackfield.com/de/help/zeiterfassung-benutzen-2014
Neue Unteraufgaben
Dank der überarbeiteten Unteraufgaben (ehemals Checklisten) können mehrere Listen erstellt, Unteraufgaben Personen zugewiesen und auch Dateien an Unteraufgaben angehängt werden. Zusätzlich kann auch ein Fälligkeitsdatum für jede Unteraufgabe definiert werden.
Like-Button für Nachrichten und Kommentare
Es wurde ein guter Kommentar hinterlassen oder man möchte nur seine Zustimmung ausdrücken? Hierfür steht neuerdings ein Like-Button zur Verfügung. Mit einem Klick auf das „Herz“-Symbol wird unter der Nachricht / dem Kommentar angezeigt, dass einem diese/r gefällt. Neben der Anzahl der Likes werden auch die Nutzer angezeigt, denen der Eintrag gefällt.
Standort in Terminen
Ob in einem Café um die Ecke oder im Konferenzraum: Jeder Termin findet an einem gewissen Ort statt, welchen man nicht lange in der Beschreibung suchen möchte. Hierfür wurde die Funktion „Standort“ hinzugefügt, wodurch dieser über das „Standort“-Symbol in der rechten oberen Ecke bei einem Termin eingefügt werden kann.
Nachdem drei Buchstaben eingetippt wurden, erscheinen Standort-Vorschläge, welche direkt ausgewählt werden können. Sobald ein Standort gewählt und der Termin gespeichert wurde, kann beim nächsten Öffnen des Termins mit einem Klick auf „Karte erweitern“ die Lage des Standorts auf einer Karte angezeigt werden.
Überarbeitete Filter
Der Filter wurde vereinfacht und klarer strukturiert. Alle Optionen sind jetzt untereinander aufgelistet, wodurch auch schneller ersichtlich ist, welche Parameter aktiv sind.
Taggen von Personen
Auch das Taggen von Personen in Nachrichten und Kommentaren wurde optimiert. Während es zuvor nur möglich war Personen mit dem Vornamen zu taggen (wenn ebenso ein Nachname angegeben wurde), kann jetzt der komplette Name, aber auch nur der Vorname, getaggt werden. Sobald eine Person mit dem ganzen Namen per @-Zeichen getaggt wurde, kann einfach auf die Rücktaste gedrückt werden, wodurch der Nachname gelöscht wird. Ist dies nicht gewünscht, kann die Nachricht einfach mit dem ganzen Namen gesendet werden.
Druck und Export
Mit der Überarbeitung der Export-Funktion stehen fortan auch neue Druck-Möglichkeiten zur Verfügung: In allen Modulen können nun die aktiven Ansichten direkt gedruckt werden. Alternativ können diese als CSV, Excel oder PDF exportiert werden. Der Export beinhaltet neben den Ergebnissen auch eine Auflistung der aktiven Filter.
Hochauflösende und größere Emojis
Emojis haben durch das Update eine prominentere Rolle erhalten. Wird nur ein Emoji als Antwort gesendet, wird dieses deutlich größer gesendet. Sobald zwei Emojis oder Text in der Nachricht enthalten ist, werden die Emojis in der normalen Größe dargestellt - aber dennoch größer als zuvor.
Neue Suche
Die neue Suche wird mittig dargestellt und beinhaltet eine Zugriffsoption für die Raumvorlagen. Nach wie vor kann die Suche mittel der Tastenkombination „strg“+“k“ (Windows) / „ctrl“ + „k“ (macOS) aufgerufen werden und ein schneller Wechsel des Raumes durch das Eingeben von Raumnamen vollzogen werden.
Verbesserter Verlauf / Änderungshistorie
Der Verlauf speichert nun alle Zustände aller Felder, wodurch z.B. nachverfolgt werden kann, welche Informationen an einer Beschreibung von einer Aufgabe geändert wurden.
Optimierung der Dateiverwaltung
Es ist nun möglich mehrere Dateien auf einmal oder alle Dateien eines Elements herunterzuladen. Zusätzlich wird nun die Navigation innerhalb von Ordnern durch „Breadcrumbs“ erleichtert, welche den aktuellen Pfad anzeigen. Über diese können auch Dateien aus Ordnern per Drag and Drop entfernt werden. Alle Dateien können auch an Beschreibungen, Unteraufgaben, bestehende Elemente (zuvor nur neue Elemente) u.ä. angehängt werden.
Wie geht es nun weiter?
Wir werden uns auf die Perfektionierung der genannten 7 Punkte konzentrieren - was allerdings nicht bedeutet, dass nichts Neues dazukommen wird. Wir planen bereits jetzt mit Verbesserungen wie Videotelefonie und Bildschirmübertragung, sind aber gleichzeitig für alle Wünsche offen und freuen uns auf Euer Feedback:
Welche Funktionen würdet Ihr gerne sehen? Unter support@stackfield.com nehmen wir alle Vorschläge gerne entgegen!