Projektmanagement-Tool für die öffentliche Verwaltung: Die Checkliste

Stackfield für die öffentliche Verwaltung

• BSI C5-testiert
• Deutsche Server
• Echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

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Das Thema kurz und kompakt

• Compliance als K.-o.-Kriterium: DSGVO, BDSG-neu sind Pflicht. US-Tools erfüllen diese Anforderungen teilweise, stehen jedoch aufgrund möglicher Drittstaatentransfers und US-Zugriffsrechte datenschutzrechtlich in der Kritik.
• All-in-One reduziert Komplexität: Eine Plattform statt fünf Einzeltools vereinfacht nicht nur den Arbeitsalltag, sondern auch die Compliance-Prüfung – ein AVV statt mehrerer. All-in-One-Tools sind hier die Zukunft.
• Vergaberecht frühzeitig klären: Je nach Auftragswert reicht ein Direktauftrag oder es greift die UVgO bis hin zur EU-weiten Ausschreibung. Die Vergabestelle sollte von Anfang an eingebunden sein.
• Change Management entscheidet über Erfolg: Pilotprojekt in einer Abteilung starten, Personalrat einbinden, auf niedrige Einstiegshürden bei der Bedienung achten und Mitarbeitenden in den ersten zwei Wochen einen persönlichen Raum zum spielerischen Ausprobieren geben. Change-Management-Tools können dabei unterstützen.
• Stackfield als sichere Lösung: Vereint Projektmanagement, Teamkommunikation, Videokonferenzen und Dateimanagement mit echter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, BSI-C5-Testierung und ISO 27001.

Stell Dir vor: Eine Projektleitung in einer Stadtverwaltung soll ein OZG-Digitalisierungsprojekt koordinieren. Dutzende Beteiligte, enge Fristen, Abstimmung über Abteilungen hinweg. Die Realität? Excel-Tabellen als Projektpläne, endlose E-Mail-Ketten und null Überblick über den aktuellen Stand der Aufgaben. Wie findet eine Behörde ein Projektmanagement-Tool, das nicht nur funktional überzeugt, sondern auch DSGVO, BSI C5 und digitale Souveränität erfüllt? Dieser Leitfaden liefert die Checkliste für die Auswahl – mit Stackfield als Orientierungspunkt, der zeigt, welches Anforderungsniveau heute realistisch erfüllbar ist.

Was Projektmanagement-Software für die öffentliche Verwaltung leisten muss

Die öffentliche Verwaltung bewegt sich in einem Rahmen, den kein Startup und kein Konzern so kennt, denn:

• Gesetzliche Vorgaben wie DSGVO, BDSG-neu und das E-Government-Gesetz setzen enge Grenzen für jede Software-Entscheidung.
• Hierarchische Organisationsstrukturen mit festen Dienstwegen und Weisungsbefugnissen bestimmen den Arbeitsalltag.
• Personalrat, Datenschutzbeauftragte und Gleichstellungsbeauftragte müssen bei der Entscheidung für eine Projektmanagement Software eingebunden sein.

Behörden können nicht einfach das nächstbeste Tool aus dem App Store nutzen, jede Auswahl ist ein formaler Prozess mit klaren Anforderungen.

Die Praxisrealität in Kommunen und Landesbehörden sieht dabei oft ernüchternd aus:

E-Mail-Ketten ersetzen strukturierte Abstimmung, Excel-Tabellen dienen als Projektpläne, und echte Transparenz über den Stand einzelner Aufgaben fehlt komplett. In Aschaffenburg beschrieb der Sachgebietsleiter des Tiefbauamts das E-Mail-Chaos treffend als "Ping-Pong-Spiel, das einfach unsäglich ist". In Nürnberg war der Arbeitsbereich einzelner Kollegen für andere "fast wie eine Blackbox", gerade bei Krankheitsausfällen musste man erst Aktenschränke durchsuchen.

Gleichzeitig steigt der Digitalisierungsdruck massiv. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) umfasst 575 Verwaltungsleistungen, von denen bislang nur 196 flächendeckend digital umgesetzt sind. Zusammen mit wachsenden Remote-Work-Anforderungen erzwingt das eine Lösung, die Projektarbeit endlich strukturiert und nachvollziehbar macht.

Was die Komplexität zusätzlich erhöht: In der öffentlichen Verwaltung reicht der Kreis der Beteiligten weit über das eigene Team hinaus. Regierungsvertreter, politische Opposition, zivilgesellschaftliche Gruppen und Bürgerinnen und Bürger haben berechtigte Interessen an Projektergebnissen. Jede Entscheidung muss revisionssicher dokumentiert sein: Wer hat wann was beschlossen und warum? Diese Anforderungen an Transparenz und Nachvollziehbarkeit gehen deutlich über das hinaus, was in der Privatwirtschaft üblich ist. Genau deshalb braucht es eine strukturierte Checkliste, um die richtige Projektmanagement Software für diesen öffentlichen Sektor auszuwählen.

Checkliste: Auswahlkriterien für ein Projektmanagement Tool im öffentlichen Dienst

Die Auswahl einer Projektmanagement Software für Behörden lässt sich in drei Kategorien gliedern: Datenschutz und Compliance, Funktionsumfang mit Verwaltungsbezug sowie organisatorische Rahmenbedingungen. Die Kriterien sollten je nach Einsatzszenario und Schutzbedarf bewertet werden, da sie über die Eignung einer Projektmanagement Software für den öffentlichen Dienst entscheiden.

DSGVO, BSI C5 und digitale Souveränität als K.-o.-Kriterien

Jede Projektmanagement-Software im öffentlichen Dienst muss grundlegende Compliance-Anforderungen erfüllen und eine besondere Sicherheit liefern. Dazu gehören:

• vollständige DSGVO-Konformität
• die Einhaltung des BDSG-neu
• ein nachweislich deutscher Serverstandort
• ein abschlussbereiter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Zusätzlich sollte das Tool eine BSI C5-Testierung vorweisen können. Dieser Kriterienkatalog des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik spezifiziert Mindestanforderungen an sicheres Cloud Computing und gibt Behörden eine verlässliche Orientierung bei der Anbieterauswahl. Ebenso wichtig: echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Sie stellt sicher, dass selbst der Anbieter keinen Zugriff auf die gespeicherten Daten hat.

Genau an diesen Kriterien scheitern bekannte US-amerikanische Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder Monday.com. Sie bieten keinen deutschen Serverstandort, verfügen über keine BSI-C5-Testierung und übertragen Daten in Drittstaaten. Konkret zeigt das der Fall Waiblingen: Die Stadt nutzte zunächst Trello, musste Informationen aber vor dem Ablegen stets prüfen und reduzieren, weil die DSGVO-Konformität fehlte. Das beeinträchtigte den Arbeitsfluss erheblich.

Für Behörden, die digitale Souveränität als strategisches Ziel verfolgen, sind solche Abhängigkeiten nicht tragbar. Die Bundesregierung hat digitale Souveränität als Leitprinzip verankert – wer Software beschafft, muss dieses Prinzip in der Praxis umsetzen.

Projektmanagement-Funktionen mit Verwaltungsbezug

Behörden brauchen keine abstrakten Feature-Listen, sondern Projektmanagement-Funktionen, die sich direkt auf den Verwaltungsalltag übertragen lassen. Entscheidend ist, ob ein Tool die typischen Anforderungen an Planung, Steuerung und Dokumentation in Abteilungen und Fachreferaten abdeckt:

• Gantt-Charts für OZG-Projektpläne mit Meilensteinen, Abhängigkeiten und klaren Verantwortlichkeiten.
• Kanban-Boards für die Aufgabensteuerung in Fachabteilungen, von der Anforderungsanalyse bis zur Umsetzung.
• Budgetplanung für die transparente Steuerung von Haushaltsmitteln innerhalb einzelner Vorhaben.
• Projektportfolios für die parallele Übersicht mehrerer Digitalisierungsprojekte auf einen Blick.
• Threadbasierte Diskussionen für revisionssichere Entscheidungsdokumentation, nachvollziehbar und an einem Ort.
• Integrierte Audio- / Videokonferenzen ohne Drittanbieter, direkt in der Plattform.

Eine All-in-One-Plattform wie Stackfield vereint genau diese Funktionen mit integrierter Teamkommunikation, Videokonferenzen und Dateimanagement. Das ersetzt den typischen Flickenteppich aus Einzeltools in der Verwaltung und reduziert den Compliance-Aufwand erheblich: ein AVV statt fünf separater Verträge für fünf verschiedene Software-Lösungen.

Vergaberecht bei der Beschaffung von PM-Software

Ein Thema, das kaum ein Anbieter adressiert, für Behörden aber entscheidend ist: das Vergaberecht. Je nach Auftragswert gelten unterschiedliche Beschaffungswege. Die folgenden Orientierungswerte geben eine erste Einordnung (ohne rechtsverbindliche Beratung):

1. Direktauftrag unterhalb der länderspezifischen Wertgrenzen (variiert je Bundesland), der schnellste Weg zur Beschaffung.
2. Verhandlungsvergabe / UVgO im Unterschwellenbereich, formalisierter Prozess, aber ohne EU-weite Veröffentlichung.
3. EU-weite Ausschreibung oberhalb der aktuell gültigen EU-Schwellenwerte, vollständiges Vergabeverfahren erforderlich.

Für SaaS-Beschaffungen in Behörden ist die EVB-IT Cloud das spezifische Vertragsmuster, das den rechtlichen Rahmen für Cloud-Dienste standardisiert. Die EVB-IT werden laufend modernisiert, um aktuelle Anforderungen abzubilden.

Benutzerfreundlichkeit und Change Management

In der Verwaltung ist Benutzerfreundlichkeit kein Komfortmerkmal, sie entscheidet über Akzeptanz und damit über den Projekterfolg. Die IT-Kompetenz der Mitarbeiter ist heterogen, die Gerätestände unterschiedlich, und Projektbeteiligte wechseln häufig. Wenn ein Tool eine hohe Einstiegshürde hat, nutzen es die Menschen schlicht nicht, egal wie gut die Funktionen auf dem Papier sind.

Damit die Einführung von Stackfield gelingt, haben sich in der Praxis folgende Maßnahmen bewährt:

• Die Tool-Einführung mit einem Pilotprojekt in einer einzelnen Abteilung starten.
• Personalrat und Datenschutzbeauftragte von Anfang an einbinden.
• Schlüsselnutzer und Digital Leaders als Multiplikatoren im Team aufbauen.
• Persönlichen Support des Anbieters als Auswahlkriterium gewichten.
• Kostenlose Testphase nutzen, um die Akzeptanz im Team zu prüfen, bevor Budgets gebunden werden.

In Coburg hat sich bewährt, Mitarbeitenden in den ersten zwei Wochen ausschließlich einen persönlichen Raum zu geben – zum spielerischen Ausprobieren, ohne Druck und ohne dass Kollegen mitlesen. So baut sich Vertrauen in das Tool auf, bevor die eigentliche Teamarbeit beginnt.

Stackfield bietet neben dem 14-tägigen Testzeitraum auch regelmäßige Webinare für Schulung und Onboarding an. So lässt sich die Plattform Schritt für Schritt einführen, ohne das gesamte Team auf einmal umzustellen.

Weniger Tools, mehr Überblick: Stackfield für die öffentliche Verwaltung

In vielen Behörden sieht der digitale Arbeitsalltag so aus: Ein Tool für Aufgaben, ein zweites für den Chat, ein drittes für Videokonferenzen, ein viertes für die Dateiablage und über allem thront die E-Mail als inoffizielles Leitmedium. Jedes dieser Tools braucht einen eigenen Auftragsverarbeitungsvertrag, eine separate Datenschutzprüfung und individuelle Schulungen für die Mitarbeiter. Das Ergebnis? Hoher Verwaltungsaufwand, steigende Kosten und Informationssilos, in denen Wissen verloren geht, statt zu fließen.

Stackfield löst genau dieses Problem. Als All-in-One-Plattform vereint die Software Projektmanagement, Teamkommunikation, Audio- und Videokonferenzen, Whiteboards und eine kollaborative Office-Suite an einem zentralen Ort. Gleichzeitig erfüllt Stackfield die höchsten Sicherheitsanforderungen: echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, BSI C5-Testierung, ISO 27001 und deutsche Server. Statt fünf separate Lösungen zu verwalten, reduzieren Behörden ihre Tool-Landschaft auf eine einzige Plattform – mit einem AVV, einer Datenschutzprüfung und einem Ansprechpartner bei Stackfield.

Projektmanagement in der Praxis: So setzen Behörden Stackfield ein

Wie sieht der Einsatz konkret aus? Die folgenden Szenarien stammen direkt aus dem Verwaltungsalltag und zeigen, wie Stackfield typische Herausforderungen in Kommunen, Landesbehörden und öffentlichen Einrichtungen adressiert:

1. OZG-Umsetzung: Gantt-Charts bilden Digitalisierungsprojekte mit Meilensteinen, Abhängigkeiten und klaren Verantwortlichkeiten ab. Alle Beteiligten sehen den aktuellen Stand in Echtzeit, ohne Rückfragen per E-Mail.
2. IT-Rollouts: Kanban-Boards steuern die Aufgaben bei der Einführung neuer Fachverfahren. Jede Phase ist sichtbar, von der Anforderungsanalyse über den Test bis zum Go-live.
3. Abteilungsübergreifende Projektsteuerung: Projektportfolios ermöglichen es, mehrere parallele Vorhaben zentral zu steuern, ob Gebäudesanierung, Personalentwicklung oder Digitalisierung.
4. Revisionssichere Dokumentation: Threadbasierte Diskussionen ersetzen unübersichtliche E-Mail-Ketten. Entscheidungen sind nachvollziehbar und an einem Ort gespeichert, jederzeit auffindbar für Prüfungen oder Übergaben.
5. Anbindung an bestehende Strukturen: Stackfield ersetzt nicht das DMS, sondern ergänzt es. In Aschaffenburg werden Informationen (Angebote, Planunterlagen, Genehmigungen) in Stackfield gesammelt und am Ende des Prozesses in die offizielle Ablagestruktur übertragen. Thilo Vormwald beschreibt Stackfield deshalb als Teil eines „großen digitalen Werkzeugkastens", also kein Ersatz für bestehende Systeme, sondern die Plattform, auf der die eigentliche Projektarbeit stattfindet.

"Projekte und Kommunikation verwalten – das können viele Tools. Aber ein Punkt, der bei Stackfield sofort herausgestochen ist, war der Datenschutz." – So beschreibt es ein Anwender auf dem DEUTSCHLAND.DIGITAL Marktplatz. Genau diese Kombination aus Funktionsumfang und Sicherheit macht Stackfield zur Projektmanagement-Lösung, die den Anforderungen der öffentlichen Verwaltung gerecht wird.

Projektmanagement-Tool für die öffentliche Verwaltung: All-in-One mit Stackfield

Stackfield ist eine deutsche Projektmanagement-Lösung, die ein Compliance-Profil mitbringt, das im Markt einzigartig ist. Als All-in-One-Anbieter in den Top-Rankings vereint Stackfield BSI-C5-Testierung, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 und echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in einer einzigen Plattform. Selbst Stackfield als Anbieter hat keinen Zugriff auf Eure Daten. Dass diese Kombination aus Sicherheit und Funktionsumfang überzeugt, zeigen die Bewertungen: OMR Reviews: 4,8 / 5, G2: 4,3 / 5 und Capterra: 4,8 / 5.

Was Stackfield konkret für den Verwaltungsalltag bietet, zeigt die folgende Übersicht:

Hinter der Software steht ein persönlicher Customer-Success-Support mit telefonischer Erreichbarkeit, also echte Menschen statt Chatbots. Teste Stackfield 14 Tage kostenlos und starten idealerweise mit einem Pilotprojekt in einer Abteilung, bevor ein behördenweiter Roll-out erfolgt.