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LEITFADEN Vor diesen Herausforderungen stehen Unternehmen 2021
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projektkommunikation

Der Schlüssel zur perfekten Projektkommunikation

Lena WimmerLena Wimmer 7 Min. Lesedauer

In ihrer Pulse of the Profession Studie listet das PMI (Project Management Institut) “mangelnde/schlechte Kommunikation” mit einem Beitrag von 30% als eine der Hauptursachen dafür, dass Projekte scheitern. Damit ist eine unzulängliche Projektkommunikation ebenso gefährlich, wie eine zu ungenaue Kostenabschätzung (30%) und eine lückenhafte Definition der Projektziele (31%) und Risiken (31%).

Wie aber sollte die Projektkommunikation aussehen? Weshalb stellen Projekte eine besondere Herausforderung für die Kommunikation dar und wie lassen sich Probleme vermeiden?

Die Herausforderung bei der Projektkommunikation

Dass die Kommunikation in Unternehmen oftmals nicht so einfach und reibungslos abläuft, wie im ersten Moment anzunehmen wäre, wissen wir wohl alle. Hand aufs Herz: Wie häufig kommt es vor, dass wichtige Entscheidungen und Informationen bestimmten Mitarbeitern vorenthalten werden? In vielen Fällen geschieht das noch nicht einmal mutwillig, sondern vielmehr, weil nicht sofort erkannt wurde, dass die Informationen für die Mitarbeiter relevant wären.

Jedes Teammitglied muss dazu beitragen, die Kommunikation am Laufen zu halten. Tun sie das nicht, entsteht Chaos. Aufgaben nehmen mehr Zeit in Anspruch, weil falsche Informationen geprüft und richtige Informationen mühsam zusammengetragen werden müssen. Abläufe geraten durcheinander. Arbeit wird umsonst erledigt. Zweifellos ist die Kommunikation immer eine Herausforderung, selbst dann, wenn sie keine speziellen Projekte betrifft.

Zeit, Umfang und Budget bilden den Rahmen des Projekts - diesen Rahmen nicht zu sprengen fordert der Kommunikation einiges ab

Die Projektkommunikation steigert den Schwierigkeitsgrad noch einmal deutlich. Das Team bemüht sich, ein zeitlich begrenztes Vorhaben unter Einhaltung expliziter Vorgaben zu realisieren. Es muss Termine einhalten, Anforderungen umsetzen und darf dabei das Budget nicht überschreiten. Wir sprechen vom magischen Dreieck im Projektmanagement: Umfang, Zeit, Budget. Jede Veränderung an einem dieser Parameter hat unmittelbar Einfluss auf die anderen beiden. Verändert sich also beispielsweise der Projektumfang und wird diese Veränderung schlecht kommuniziert (neue Anforderungen werden nicht termingerecht ausgeführt oder das Team arbeitet weiterhin an bereits verworfenen Anforderungen), so nimmt die Bearbeitung mehr Zeit in Anspruch. Zur Folge hat dies eine Verzögerung des Projektabschlusses oder eine Kostenintensivierung, weil der Bedarf an personellen Ressourcen steigt.

Wie sich schlussfolgern lässt, erfordert die Umsetzung des Projekts in seinem vorgegebenen Rahmen eine eingehende Planung und Zielsetzung, eine kontinuierliche Überwachung, Reaktionsfähigkeit bei Engpässen und in all diesen Punkten transparente Informationswege.

Projektkommunikation muss alle Phasen und alle Aspekte des Projektmanagements abdecken

Dass eine transparente Kommunikation entscheidend ist, bestätigen Projektmanager nahezu ohne Ausnahme, doch die Umsetzung gestaltet sich schwierig. Lediglich 40% der Projektmanager erreichen ihr Ziel, eine fortlaufend funktionierende Kommunikation über alle Projektphasen hinweg zu halten.

Was häufig noch gut funktioniert, ist die Kommunikation zu bereits im Vorfeld planbaren Ereignissen und Meilensteinen. Der Austausch, der dazwischen stattfindet, ergibt sich situationsbedingt. Genau an diesem Punkt wird es aber auch wahrscheinlicher, dass die Kommunikation in den Hintergrund rückt und Lücken im Informationsfluss entstehen.

Das Ziel der Projektkommunikation: Alle wissen, wo das Projekt gerade steht

Welches Ziel die Projektkommunikation verfolgt, lässt sich einfach ausdrücken: Jeder, der an dem Projekt beteiligt ist, sollte zu jedem Zeitpunkt genau wissen, wo das Projekt steht und was erledigt werden muss. Das ist die Herausforderung.

Warum ein Chat für die Projektkommunikation nicht genug ist

Bis heute gibt es Projektteams, die hauptsächlich über E-Mails kommunizieren, was einen transparenten Austausch denkbar schlecht unterstützt. Aufgrund dessen wird immer häufiger auf interne Kommunikationslösungen zurückgegriffen, mit denen sich Informationen unkompliziert in Echtzeit austauschen lassen. Projektteams erstellen verschiedene Chat-Channels, in denen sich das Team zu einem Thema austauschen kann. Der Ansatz ist gut, für komplexe Vorhaben jedoch nicht gut genug und leider auch der Grund, weshalb bei der Projektkommunikation viele Fehler entstehen.

Die Projektkommunikation gerät auf Abwege sobald Informationen dezentralisiert werden

Der Grund: Ein separates Chat-Tool hält auch die Kommunikation separat - also getrennt von der eigentlichen Projektarbeit. Wird für jeden Arbeitsbereich - für die Aufgabenverwaltung, für die Terminplanung, für das Dateimanagement und eben auch für den schriftlichen Austausch - ein eigenes Tool verwendet, was bedeutet das dann für die Projektkommunikation? Es bedeutet nicht weniger, als dass Informationen dezentral abgelegt werden und nicht auf einen Blick verfügbar sind. Für die Teammitglieder wird es mit jedem zusätzlichen Tool schwieriger, den Überblick über alle wichtigen Informationen zu einem Thema zu behalten. Der Herausforderung, die die Projektkommunikation in sich birgt, ist also weder die E-Mail noch das separate digitale Kommunikationstool gewachsen. Was aber ist es?

Schaffe einen Central Point of Information für die Projektkommunikation

Um die Projektkommunikation transparent zu halten, muss diese zentral und “direkt am Thema” stattfinden. Wie Du jetzt bereits vermutest, ist mit “direkt am Thema” keineswegs nur ein Channel gemeint, der lediglich alle Nachrichten zu einem Projekt beinhaltet, wie es bei einem separaten Chat der Fall ist. Gemeint ist vielmehr eine direkte Verknüpfung aller Arbeitsbereiche: Der Austausch muss im Projekt an der Aufgabe, am Termin und an der Datei stattfinden - an einem Central Point of Information und nicht an mehreren.

Andernfalls macht sich das Team die Arbeit nur unnötig schwer und Chaos ist so gut wie vorprogrammiert. Es entstehen Probleme, die sich ganz einfach vermeiden ließen:

Änderungen und verschiedene Versionen führen zu einem Durcheinander und Missverständnissen

Müssen Informationen abgeändert werden, müsste dies in allen Kanälen geschehen. In dieser Hinsicht dürften keine Fehler unterlaufen, wenn verhindert werden soll, dass irgendwann zig verschiedene Versionen an zig verschiedenen Stellen liegen. Fehler lassen sich allerdings unmöglich ausschließen: Plötzlich ist sich ein Mitarbeiter unsicher, wo er die neue Datei hochladen soll. Ein anderer arbeitet mit einer veralteten Datei, weil er nicht mitbekommen hat, dass an anderer Stelle bereits eine neue Version vorliegt. Bei all dem handelt es sich um banal anmutende Alltagsprobleme, die in der Realität jedoch zu gefährlichen Kommunikationsproblemen führen können. Verhindern lassen sie sich ganz einfach, indem man - wie beschrieben - ein Central Point of Information schafft.

Fortschritte und Änderungen werden nicht transparent gehalten

Wie wir herausgefunden haben, werden Meilensteine und Resultate oftmals recht gut kommuniziert. Das Problem liegt irgendwo dazwischen - in der spontanen Kommunikation während der Umsetzung.

Das ist völlig natürlich…

Die Arbeit rückt in den Vordergrund, während die Kommunikation “so nebenbei” stattfindet.

aber auch problematisch…

Der Fortschritt wird mit dem Kollegen geteilt, mit dem gerade zusammengearbeitet wird. Andere Beteiligte werden vergessen oder zu spät informiert, weil nicht sofort klar ist, dass Neuigkeiten auch ihre Arbeit beeinflussen.

Wird an einem zentralen Ort mit dem gesamten Team zusammengearbeitet, werden auch ganz automatisch alle Bearbeitungsstände und wichtige Entscheidungen kommuniziert - und das fortlaufend.

So werden Stackfields Projekträume zum zentralen Ort für alle Informationen

Der gesamte Austausch zu einem Thema findet in Stackfield in einem zentralen geschlossenen Raum statt. Für das Projektmanagement gibt es dabei spezielle Projekträume, die zusätzliche projektspezifische Funktionen enthalten. Für Beteiligte, die Informationen in Zusammenhang mit ihrem Projekt benötigen, ist der entsprechende Projektraum also die zentrale Anlaufstelle.

Projekträume

Innerhalb einer Organisation kannst Du viele verschiedene Räume unterschiedlicher Raumtypen erstellen - für unterschiedliche Projekte, aber auch für unterschiedliche Teams oder Themen. So hältst Du nicht nur die Projektkommunikation zentral, sondern auch die Zusammenarbeit in allen Abteilungen des Unternehmens.

Planung und Zielsetzung - Wissensmanagement sinnvoll nutzen

Der Projektplan, der Projektumfang und festgelegte Ziele werden auf speziellen Wiki-Seiten festgehalten, die den Projektbeteiligten immer einen schnellen Überblick über die wichtigsten Eckdaten in der aktuellsten Version anzeigt. Mit ihnen erstellst Du schnell und einfach eine interne Knowledge Base für Dein Team. Werden Änderungen vorgenommen, erscheint ein entsprechender Hinweis hierzu im Team Chat.

Wiki-Seiten

Zeitmanagement - Projektzeitplan einsehen

Das Gantt Diagramm liefert einen Gesamtüberblick über den genauen Projektplan in seinem zeitlichen Verlauf. Aufgaben werden hier entsprechend ihrer festgelegten Reihenfolge und in Abhängigkeit zu anderen Aufgaben abgebildet. So erkennt das Team zeitnah, ob sich Engpässe ergeben, sollten sich Aufgaben bzw. Meilensteine verzögern, wodurch es dazu in der Lage ist, rechtzeitig zu reagieren und den Plan anzupassen.

Gantt Diagramm

Decision Making - wichtige Projektentscheidungen kommunizieren

Für wichtige Entscheidungsprozesse mit größerem Diskussionsbedarf lassen sich Diskussionen erstellen. Teammitglieder sehen direkt, welche Themen noch diskutiert werden und ob Entscheidungen getroffen wurden, die künftige Prozesse beeinflussen.

Diskussionen

Meeting - Termine und Videokonferenzen abhalten

Für alle Besprechungen und Meetings werden Termine erstellt, über die sich auch Videokonferenzen initiieren lassen. Seiten oder Dateien mit einer genauen Agenda und Protokolle werden direkt am Termin verlinkt bzw. angehängt. Zusammen mit den Kommentaren halten diese Elemente alles direkt im Termin verfügbar, was besprochen wurde und noch besprochen werden muss .

Termine mit Eckdaten

Hinweis: Audio- und Video-Gruppenanrufe kannst Du alternativ auch im Bereich der Direkten Nachrichten starten. Besonders geeignet ist diese Vorgehensweise für regelmäßige Videokonferenzen mit einem bestehenden Team. Erstelle hierfür einfach einen Gruppenchat.

Aufgaben-Kommunikation - arbeitsrelevante Eckdaten verfügbar halten

Die Kommunikation zu Aufgaben findet ebenfalls direkt an der Aufgabenkarte statt. Neben den Eckdaten zur Aufgabe in den voreingestellten oder benutzerdefinierten Feldern der Aufgabenkarte, erfahren Nutzer alles Wissenswerte über Kommentare und angehängte Dateien.

Kommunikation an Aufgaben

Zusammenarbeit an Dateien - Änderungen nachvollziehen

Dateien, die an andere Elemente, wie Aufgaben oder Termine, angehängt werden, erscheinen automatisch im Dateimodul, wo sie in Ordnern abgelegt, sortiert und schnell durchsucht werden können. Alle Änderungen an einer Datei, d.h. neue Versionen, Kommentare usw., sind sowohl im Dateimodul als auch innerhalb des Elements, an das die Datei angehängt wurde, sichtbar.

Dateien versionieren

Bei Verwendung der Markerfunktion für Bilddateien, werden automatisch Checklisten innerhalb der Aufgabe erstellt, die nach Klärung abgehakt werden können.

Projektübersicht - Fortschritt kommunizieren

Über die Projektübersichten lassen sich alle grundlegenden Eckdaten zum Projekt abrufen. Der Projektmanager hält hier Status, Zeitbudget und Prioritäten aktuell und verschiedene Diagramme informieren über den Fortschritt des Projektverlaufs.

Projektübersicht

Zentraler Austausch - Team Chat als Newsfeed nutzen

Alle Kommentare, die Mitglieder an Elemente angehängt haben, sowie sämtliche Änderungen erscheinen automatisch im raumspezifischen Team Chat. Dieser dient also nicht nur als themenspezifisches Chat-Tool sondern auch als Newsfeed, der den gesamten Arbeitsprozess im Team in chronologischer Reihenfolge abbildet.

Team Chat

Externe Kommunikation - Kunden, Partner und andere externe Stakeholder miteinbeziehen

An Projekten sind meist auch externe Stakeholder beteiligt, die - je nach Art des Projekts - in unterschiedlichem Umfang miteinbezogen werden. Die Rollen Gast und Externer, individuelle Rechtegruppen, sowie einige spezielle Funktionen (z. B. E-Mail-Teilnehmer bei Terminen, sichere Datei-Freigabe usw.) sind explizit für die externe Kommunikation geeignet.

Rollen

Die Projektkommunikation ist eine große Herausforderung für jedes Team. Sie muss reibungslos funktionieren und das gesamte Projekt transparent halten. Versuche deshalb, die gesamte Kommunikation an einem zentralen Ort zu halten, denn nur so bleiben alle Informationen leicht auffindbar und der Austausch unmissverständlich.

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Lena Wimmer
Über den Autor:
Lena Wimmer ist Product Marketing Manager bei Stackfield. Sie begeistert sich für die amerikanische Literaturgeschichte, aussagekräftigen Content und Kinematographie.
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