Die E-Mails. Sie sind das, was wir alle morgens schnell abarbeiten, um den Kopf frei für die „wichtige Arbeit“ zu haben. Sie sind das, wovor es uns graust, wenn wir nach unserem zweiwöchigen Jahresurlaub zurück sind, weil wir schon wissen, dass uns die schiere Masse an Nachrichten förmlich erschlagen wird. Sie sind das, was den Erfolg unserer Projekte gefährdet und genau aus diesem Grund sollten wir sie aus dem Projektmanagement verbannen...
Warum ist die E-Mail noch nicht verschwunden?
Doch zunächst sei gesagt: E-Mails sind auch das, was zwar alle hassen, aber trotzdem jeder nutzt. Warum ist das so? Könnte man nicht einfach ein fortschrittlicheres Tool auswählen, über das künftig kommuniziert wird, um die E-Mail ganz zu ersetzen? Es gibt doch private Chat Tools und Business Messenger, die bereits ein Großteil der Bevölkerung verwendet und deren Nutzung wesentlich bequemer ist? Man könnte meinen, ein Umstieg wäre einfach. Leider ist er es nicht…
Der Grund, weshalb die E-Mail noch immer weltweit und in allen Bereichen im Einsatz ist, liegt in ihrer Funktion als digitales Adressschild. Die E-Mail-Adresse ist das, was jedem Nutzer eigen ist und wodurch er eindeutig identifiziert wird. Selbst um diese fortschrittlichen Lösungen, die als E-Mail-Ersatz im Gespräch sind, nutzen zu können, wird eine E-Mail-Adresse benötigt. Ein Nutzer muss sich beim Login schließlich eindeutig zu erkennen geben. Hinzu kommt, dass mit E-Mails noch immer ein seriöser und formeller Austausch assoziiert wird, während Live-Chats allein schon aufgrund ihres Zwecks - „mal schnell eine kurze Mitteilung rausschicken“ – einen deutlich legereren Charakter innehaben. Das geschäftliche Umfeld ist in diesem Hinblick oft noch sehr starr – je nach Branche versteht sich.
Ein Wandel lässt sich dennoch feststellen, denn wo heute immer häufiger flache Hierarchien, Duz-Kulturen und ein familiäres Arbeitsumfeld angepriesen werden, zieht sich auch der streng förmliche Umgang unter Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden zurück. Vor zehn oder zwanzig Jahren wäre es wohl niemandem in den Sinn gekommen, den Chef oder gar den Kunden beim Vornamen zu nennen. Heute würden sich wohl die wenigsten darüber wundern. Die E-Mail ist noch unser täglicher Begleiter, doch die Veränderungen, die in den Unternehmen zu beobachten sind, lassen Spekulationen zu.
Nur allzu offensichtlich ist jedenfalls, dass viele Unternehmen die E-Mails gerne reduzieren würden, denn eine transparente und produktive Arbeitsweise unterstützen sie nicht. In einem Bereich stellen sie eine regelrechte Gefahr für den Erfolg der Arbeit dar – im Projektmanagement.
So sabotiert die E-Mail das Projektmanagement
Tatsächlich gibt es viele Teams, deren Projektmanagement auch heute noch maßgeblich auf E-Mail-Kommunikation beruht. Doch diese Vorgehensweise führt zu einer Reihe von Problemen, die den Erfolg des Projekts gefährden können:
E-Mails machen Prozesse undurchsichtig
Für das Projektmanagement ist Transparenz entscheidend. Wir müssen wissen, wer woran arbeitet, wie viel Zeit eine Aufgabe voraussichtlich in Anspruch nehmen wird und welche Probleme sich im Verlauf ergeben. Nur so kann der Projektplan angepasst werden, wenn er angepasst werden muss. Nur so können einzelne Projektteilnehmer ihre individuellen Abläufe richtig priorisieren und planen.
E-Mails liefern keinerlei Übersicht über laufende Prozesse und sie unterstützen Dich in keinster Weise dabei, den Überblick über wichtige Entscheidungen zu behalten. Die schiere Masse an verschiedenen Nachrichtenverläufen, die wichtige Informationen dezentralisieren, ist das Problem. Selbst wenn nur die Kommunikation per E-Mail stattfindet und der Workflow und der Projektplan auf einem Board bzw. Gantt Diagramm festgehalten werden, ist es schwierig, alle wichtigen Daten und Veränderungen im Blick zu behalten. Transparenz? Fehlanzeige.
E-Mails erschweren die Zusammenarbeit mit Dateien
Projektmanagement ist zu einem großen Teil auch Dateimanagement. Kein Problem, wofür gibt es Dateianhänge für E-Mails? Berechtigte Frage, wofür eigentlich!? Das Verschicken projektrelevanter Dateien per E-Mail sollte verboten werden und zwar nicht nur aus Sicherheitsgründen.
Wer im Team an einer Datei arbeitet, für den ist Chaos schon vorprogrammiert. Der kann später nur spekulieren, welche der erhaltenen Versionen nun die aktuellste ist. Wer antwortet wem? Gibt es Diskussionen zur Datei, die nicht im Verlauf dieser E-Mail ersichtlich sind? Der Rattenschwanz an „Re: FWD: Re: Re: FWD: Wichtig…“ lässt darauf schließen.
Mit E-Mails werden Veränderungen innerhalb des Projektteams zu unüberwindbaren Hürden
Ein Projekt steht und fällt mit dem Projektteam. Die Beteiligten mit Bedacht auszuwählen und Rollen sowie Verantwortlichkeiten entsprechend aufzuteilen ist daher eine der wichtigsten Aufgaben der Projektleitung. Wie in allen anderen Geschäftsbereichen ist allerdings auch im Projektmanagement damit zu rechnen, dass das Team nicht vom Startschuss bis hin zum Abschluss in der festgelegten Konstellation bestehen bleibt. Gemäß dem Fall, dass Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, sollte dies das Projektteam nicht unerwartet treffen. Ansonsten ist mit massiven Verzögerungen und finanziellen Engpässen zu rechnen.
Sofern sich Strukturen innerhalb der Teamaufstellung ändern und offene Positionen durch neue Mitarbeiter besetzt werden müssen, braucht es klare Vorgehensweisen und Abläufe. Neue Projektmitglieder müssen mit den Prozessen vertraut gemacht werden, über den aktuellen Stand des Projekts Bescheid wissen und wichtige Informationen griffbereit haben. Nicht so einfach, wenn die gesamte Kommunikation in E-Mail Postfächern verteilt liegt.
E-Mails werden zum Labyrinth für neue Mitarbeiter
Sich einen Überblick über den aktuellen Stand zu verschaffen und Prozesse nachzuvollziehen ist nahezu unmöglich. Allein das Zusammentragen aller wichtigen Eckdaten gestaltet sich schwierig, wenn Informationen in den jeweiligen Posteingängen der Mitarbeiter verteilt liegen. Die einzige Option: manuelles Weiterleiten.
Wie wahrscheinlich ist es aber, dass hierbei wichtige E-Mails vergessen werden? Durch Sammelpostfächer lässt sich das Problem nur bedingt lösen, denn noch immer bestehen diverse Gesprächshistorien zu jeder Thematik. Aus einer Info-Mail, die wir an unser Team senden, entstehen schließlich schnell mehrere Nachrichtenverläufe, was eine Dezentralisierung des Informationsmanagements zur Folge hat.
Mit E-Mails bringen kurzfristige Mitarbeiterausfälle Prozesse zum Stillstand
Ein ähnliches Szenario ergibt sich bei kurzfristigen Mitarbeiterausfällen. Gerade bei Spontanausfällen durch Krankheit wird es schwierig für die Vertretung, sich einen Überblick über den aktuellen Stand zu verschaffen.
Wichtige E-Mails müssten im Vorfeld weitergeleitet und Prozesse erläutert werden, was aufgrund der Unvorhersehbarkeit der Situation natürlich nicht möglich ist. Im besten Fall kommt es zu einer zeitlichen Verzögerung. Im schlechtesten Fall liegen Prozesse auf Eis.
Projektmanagement-Software erfüllt Anforderungen, denen E-Mails nicht standhalten
Das Projektmanagement fordert eine Transparenz, die E-Mails einfach nicht schaffen können. Für das Projektmanagement wird ein zentraler Ort benötigt, der alle Informationen für alle Beteiligten sammelt und übersichtlich organisiert. Ein Ort, der mit einem Blick über den Status des Projekts informiert, der einzelne Aufgaben für die Verantwortlichen listet und der alle Eckdaten und Dateien direkt an Ort und Stelle hält. Und das kann einfach sein, wenn im Projektmanagement weitestgehend auf E-Mails verzichtet wird. So wird es möglich:
Projektübersichten und Trackingfunktionen halten Prozesse transparent
Eine Projektmanagement-Software hat genau den Zweck, zu visualisieren, was durch E-Mails so unüberschaubar wird: Pläne, Prozesse und Fortschritt. Stackfields Räume beinhalten ein Gantt Diagramm, welches das Projekt mit allen wichtigen Terminen, Meilensteinen und Abhängigkeiten in seinem gesamten zeitlichen Verlauf abbildet wie auch ein Kanban Board zur Abbildung des individuellen Workflows des Projektteams. Im Gegensatz zur Umsetzung per E-Mail, bleibt immer ersichtlich, an welchem Punkt sich das Projekt gerade befindet und wo der Plan eventuell noch optimiert bzw. angepasst werden muss. Dabei sind alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand und können einfach nachvollziehen, wo ihre Kollegen gerade stehen.
Spezielle Projekträume verfügen außerdem über eine eigene Projektübersicht, die alle relevanten Daten zum Fortschritt des Projekts anschaulich offenlegen. Der Status des Projekts ist hier ebenso ersichtlich, wie das verbrauchte Zeitbudget und der Gesamtanteil an offenen Aufgaben, die bis zum Projektabschluss erledigt sein müssen. So erhalten Projekte die Transparenz, die sie benötigen.
Funktionale Verknüpfungen unterstützen die Zusammenarbeit an Dateien
Gute Projektmanagement-Lösungen unterstützen das Dateimanagement so, dass keine Unklarheiten hinsichtlich der Aktualität und Zugehörigkeit entsteht. Stackfield verknüpft hierfür alle Module funktional miteinander. Dateien werden direkt an der zugehörigen Aufgabe, dem anstehenden Termin oder anderen Elementen angehängt und landen automatisch im Dateimodul des zugehörigen Raumes. So lassen sich alle Dateien sinnvoll in Ordnern organisieren, bleiben jedoch dort aufrufbar, wo sie benötigt werden.
Der Austausch zu einer Datei findet direkt an der Datei selbst statt, weshalb sich Änderungen leicht nachvollziehen lassen. Bearbeitete Dateien lassen sich als neue Version hochladen, wobei auch alte Bearbeitungsstände aufrufbar bleiben. Mitglieder sehen immer, wer an einer Datei gearbeitet hat.
In einem geschlossenen System sind neue Mitarbeiter sofort im Thema
Mithilfe einer zentralen Projektmanagement-Software, die alle Informationen zu einem Projekt gebündelt hinterlegt, sind auch Veränderungen innerhalb des Projektteams kein Problem mehr. Neue Mitarbeiter verschaffen sich mit Leichtigkeit einen Überblick über die Ziele und Prozesse, auf denen das Projekt aufbaut und sie erkennen direkt, an welchem Punkt sich das gesamte Projekt sowie einzelne Aufgaben befinden.
Da alle Informationen zentral dort hinterlegt werden, wo sie benötigt werden, entfällt auch das langwierige Zusammenstellen von Informationen, die Mitarbeiter zur Übernahme von Aufgaben benötigen, sollten Beteiligte kurz- oder langfristig ausfallen.
Prioritäten und inhaltliche Zusammenhänge steigern die Effizienz
Findet das Projektmanagement in einer speziell dafür ausgelegten Anwendung statt, lässt sich leicht erkennen, welche Nachrichten und Aufgaben wichtig und dringend sind und welche nicht. Aufgaben und Termine werden datiert und priorisiert hinterlegt und damit auch der Austausch dazu, der direkt am Element selbst stattfindet. Teilaufgaben können als Unteraufgaben hinterlegt und einzeln datiert werden. Sie erscheinen bei Fälligkeit automatisch in der Wochenübersicht. So werden Fristen nicht übersehen, der Arbeitsfluss wird nicht zu häufig unterbrochen und Informationen sind leicht auffindbar, sobald sie benötigt werden.
Was ist mit der externen Kommunikation per E-Mail?
Zugegeben. Die E-Mail lässt sich nicht in allen Teams vollständig aus dem Projektmanagement verbannen. Gerade in der Kommunikationen mit externen Partnern und Stakeholdern, lässt sie sich nicht so einfach ersetzen. Externe Projektteilnehmer in eingeschränkten Rollen (auf Stackfield z. B. in den Rollen „Externer“ oder „Gast“) als Nutzer zur Projektmanagement-Lösung hinzuzufügen kann durchaus als Möglichkeit in Betracht gezogen werden. Auf Stackfield lassen sich die Lese- und Bearbeitungsrechte einzelner Rechtegruppen detailliert einschränken. Jedoch ist eine direkte Einbindung Externer nicht immer ohne Weiteres möglich.
Die E-Mail-Integration setzt das Postfach auf ‚Null‘
Sollte sich die Kommunikation per E-Mail in manchen Fällen nicht vermeiden lassen, verhilft die E-Mail-Integration zu einem leeren Postfach. E-Mails lassen sich ganz einfach direkt an Stackfield senden, wo sie je nach Bedarf automatisch in Aufgaben, Nachrichten, Diskussionen oder Kommentare zu gewissen Elementen umgewandelt werden. Die Ziel-Adressen, die verwendet werden, damit die E-Mails am richtigen Ort landen, können in jedem beliebigen Raum hinterlegt werden. Bewährt hat sich in vielen Fällen das Erstellen eines Raumes als Sammelpostfach, von dem aus die E-Mails regelmäßig in die entsprechenden Räume verschoben werden, um sie dort weiterzuverarbeiten.
E-Mails sind vielleicht noch nicht ganz von der Bildfläche verschwunden, doch in vielen Bereichen sinkt ihre Relevanz erheblich – und das muss sie auch. Das Projektmanagement lebt von transparenten Prozessen und klaren Kommunikationswegen – es stellt Anforderungen, die E-Mails nicht erfüllen können, für die eine Projektmanagement Software jedoch gezielt entwickelt wurde.