Wir alle haben unsere Ziele. Kleine Ziele und große Ziele. Manche sind erfolgreich in dem, was sie sich vornehmen. Andere jagen ihren Zielen erfolglos hinterher. Im Projektmanagement sieht es ganz ähnlich aus. Laut Angaben des Project Management Institute werden die Ziele in lediglich 60 % der Projekte erreicht. Das bedeutet, dass eines von drei Projekten eine Verschwendung von Ressourcen ist, dass Unternehmen Zeit, Arbeitskraft und finanzielle Mittel investieren, ohne das erwartete Ergebnis zu erreichen. Wie vermeidet man nun aber, dass sich das eigene Projekt letztlich als dieses "eine von drei Projekten" herausstellt? Eine durchdachte Zieldefinition ist ein guter Ansatz.
Was sind Projektziele und wieso sind sie so wichtig?
Erste Frage: Wieso sind Projekte eigentlich so wichtig? Anders ausgedrückt: Warum starten Unternehmen überhaupt Projekte? Aus Langeweile? Wohl kaum.
Letztlich geht es bei Projekten immer darum, einen gegebenen Zustand zu verbessern – Fortschritt in Anlehnung an ein gewisses Ideal zu erreichen.
Diese Verbesserung kann sich auf verschiedene Bereiche des Unternehmens beziehen. Es kann sich um die Umsätze drehen, um interne Abläufe oder schlicht um die Motivation der Mitarbeiter.
Eine IT-Firma entwickelt im Zuge eines Projekts ein Produkt, das sich positiv auf die Umsätze auswirken soll. Die HR-Abteilung entwickelt im Zuge eines Projekts eine Strategie, durch das die Mitarbeitermotivation erhöht und schließlich auch die Mitarbeiterbindung gestärkt werden soll. Eine Gemeinde plant den Bau eines Freibads, um die Attraktivität für Anwohner zu steigern.
Wir sehen: jedes Projekt hat einen Grund… ein konkretes Ziel, das am Ende des Projekts erreicht werden soll.
Um das Projekt erfolgreich zum Abschluss zu führen, sollten seine Ziele so exakt wie möglich definiert werden. Warum?
Projektziele sind richtungsweisend
Nur wer seine Ziele genau kennt, wird sie auch erreichen, denn schließlich besteht auch die Gefahr, während des Projektverlaufs auf Abwege zu geraten. Das geschieht gerade bei größeren Projekten leichter als man denkt. Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht und fügt eine Anforderung nach der anderen hinzu, weil alle so unglaublich sinnvoll klingen. Bevor Du neue Anforderungen hinzufügst, solltest Du Dich fragen, ob Dich diese auch beim Erreichen der Projektziele unterstützen. Nicht darüber nachgedacht? Das ist schlecht, denn ein "unkontrolliertes Hinzufügen von Anforderungen" – auch Scope Creep genannt – kann Dich im schlimmsten Fall den Erfolg Deines Projektes kosten.
Projektziele unterstützen die Bewertung
In engem Zusammenhang mit ihrer richtungweisenden Wirkung steht auch eine weitere Eigenschaft, die Projektziele unerlässlich macht: erst durch sie können die erzielten Ergebnisse ordentlich gemessen bzw. bewertet werten. War das Projekt ein Erfolg? Wenn die angestrebten Ziele erreicht wurden, lässt sich diese Frage mit "Ja" beantworten. Ist es nötig, die Prozesse künftig anzupassen, Ressourcen besser einzuplanen oder Risiken genauer unter die Lupe zu nehmen? Wurden Ziele unzureichend, knapp oder gar nicht erreicht, so könnte das eine Überlegung sein, die es sich lohnt, weiterzudenken.
Projektziele sind motivierend
Motivation ist die Basis für Erfolg. Motivation ist das, was uns anreibt. Sie ist der Grund, weshalb wir uns regelmäßig durch Aufgabenberge kämpfen, selbst dann, wenn es uns schwer fällt.
Und woher kommt diese Motivation? Von klaren Zielen, die wir uns gesetzt haben und erreichen wollen: gute Noten, eine Beförderung, eine besondere Auszeichnung oder schlicht und ergreifend ein ordentlicher Push für das eigene Unternehmen durch eine erfolgreiche Projektumsetzung.
Nebenbei bemerkt: Auf Anzeichen geringer Motivation zu achten und offen für Ansätze zur Steigerung der Mitarbeitermotivation zu bleiben, ist immer eine gute Idee. Wer das tut, profitiert von einem gefestigten Team, das gemeinsam an einem Strang zieht.
Der richtige Zeitpunkt für Projektziele
Die Zielsetzung ist ein elementarer Teil der Projektplanung und muss damit zu Beginn des Projekts stattfinden. So bilden die Ziele letztlich den Leitfaden für das Projektteam, welcher während der Umsetzung die richtige Richtung aufzeigt. Innerhalb der 5 Phasen des Projektmanagements reiht sich die Projektplanung – und damit auch die Zielsetzung – als zweite Phase direkt an die Initiierungsphase an. Im selben Zuge wird auch ein genauer Projektumfang bestimmt sowie der zeitliche und finanzielle Rahmen festgelegt – das magische Dreieck, welches klare Grenzen für das Projekt zeichnet.
Wie Du Ziele für Dein Projekt findest
Im Grunde dreht sich die gesamte Zielsetzung um eine zentrale Frage: Welcher Zustand wird nach dem Projekt angestrebt?
Bei der Beantwortung dieser Frage helfen wiederum verschiedene Zielklassen, anhand derer die Projektziele letztlich festgelegt werden.
Zielklassen anhand des magischen Dreiecks ermitteln
Gute Projektziele werden immer in Zusammenhang mit dem magischen Dreieck festgelegt, denn dieses gibt mit seinen Komponenten auch die Zieldimensionen vor, die für das Projekt angestrebt werden:
- Das Projekt soll eine gewisse Leistung erbringen.
- Das Projekt soll im zeitlich festgesetzten Rahmen abgeschlossen sein.
- Das Projekt soll den finanziellen Rahmen nicht überschreiten.
Wie man sich vorstellen kann, ist es nicht immer ganz einfach, all diesen Zieldimensionen gleichermaßen gerecht zu werden, was vor allem daran liegt, dass sich die drei Parameter gegenseitig beeinflussen. Wird der Umfang erhöht, wird mehr Zeit benötigt. Droht das Projekt sich zu verzögern, werden mehr Ressourcen benötigt oder es müssen Abstriche in Punkto Leistung gemacht werden. Derartige Zielkonflikte sind insbesondere im weiteren Projektverlauf kritisch, weshalb es umso wichtiger ist, diesen Zielklassen besondere Aufmerksamkeit zu widmen und vorausschauend zu planen.
Zielklassen anhand der STEP-Analyse ermitteln
Wenn man sich genauer mit verschiedenen Projekten auseinandersetzt, lässt sich feststellen, dass es noch weitere Zielklassen gibt, die das magische Dreieck nicht konkret listet. Neben den bereits genannten werden vor allem Sozialziele häufig zu den Zielklassen ergänzt.
Eine andere Variante zur Klassifizierung bietet die sogenannte STEP-Analyse, die sonst eher in Zusammenhang mit der Risikoanalyse – zum Beispiel während der SWOT-Analyse – eine Rolle spielt.
Weitere Klassifizierung nach Vorgehens- und Ergebniszielen
Damit die Projektziele später nicht zu unübersichtlich werden, können wir die Zielklassen weiterhin in die Gruppen Ergebnisziele und Vorgehensziele aufgliedern. Ergebnisziele umfassen alle Ziele, die in Verbindung zu den Endresultaten des Projekts stehen, während die Vorgehensziele alle Ziele für einen funktionierenden Projektverlauf beinhalten.
So würden die Ziele des magischen Dreiecks und soziale Ziele wie folgt kategorisiert:
Vorgehensziele: Terminziele, Kostenziele
Ergebnisziele: Leistungsziele, soziale Ziele
Wer ist an der Zielsetzung beteiligt?
Um die Zielsetzung und Zielverfolgung möglichst gut zu unterstützen, sollten die Projektbeteiligten von Anfang an miteinbezogen werden. Dadurch werden die Ziele bestmöglich abgedeckt und jeder versteht, worauf das Team gemeinsam hinarbeitet.
So definierst Du Ziele smart und klar
Zahlreiche Studien und Umfragen beschäftigen sich jährlich mit der Frage, warum manche Projekte ein Erfolg sind, während andere scheitern. Die Zielsetzung siedelt sich auf der Liste der wichtigsten Einflussfaktoren immer weit oben an. Dabei ist eine planlose und zu ungenaue Zielsetzung im Grunde so kritisch zu betrachten, als hätte man gar keine Ziele gesetzt. Leicht ist das Vorhaben keineswegs, weshalb es die ein oder andere Richtlinie gibt, die bei der Definition und Formulierung von Projektzielen unterstützt.
Ziele setzten nach dem SMART-Framework
Smarte Ziele müssen spezifisch, messbar, ausführbar, relevant und terminiert sein.
Spezifisch
Häufig neigt man dazu, Ziele nur vage festzulegen, denn vage Ziele sind schlichtweg einfacher zu erreichen.
Wahrscheinlich werden im ersten Moment Ziele der Art "Landingpages für die neue Homepage erstellen" in den Raum geworfen. Ich würde sie direkt wieder zurückwerfen und Du wahrscheinlich auch. Es bleiben zu viele Unklarheiten offen.
Ein Ziel sollte möglichst konkret formuliert werden, d.h. es sollte alle wichtigen W-Fragen beantworten und keinen Raum für falsche Deutungen zurücklassen.
Messbar
Wurde das Ziel erreicht? War das Ergebnis zufriedenstellend? Hätte man es besser umsetzen können und sollen? Konkrete Zahlen (Vergleichswerte, Quoten etc.), auf deren Basis sich der Nutzen bzw. der Vorteil des Ziels einordnen lässt, helfen dabei, das Ziel später zu bewerten. Nur so lässt sich feststellen, ob es auch tatsächlich als "erreicht" gilt.
Ausführbar
Dieses Zielkriterium kann sehr herausfordernd sein, da sich einige Hürden und Schwierigkeiten womöglich erst während der Projektdurchführung ergeben. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, zu verstehen, dass die Projektzielsetzung in enger Verbindung mit allen weiteren Bereichen der Projektplanung steht – in diesem Zusammenhang ganz speziell mit der Ressourcenplanung und der Risikoanalyse.
Es gilt, bereits im Vorfeld möglichst genau abzuschätzen, welche Ziele realistisch sind und tatsächlich erreicht werden können. Werden die Ziele zu hoch angesetzt, führt dies aller Wahrscheinlichkeit nach zu Frust, in jedem Fall aber zu einer Überforderung des Teams, was nicht zuletzt auch die Motivation massiv hemmen kann. Es ist daher wichtig, größere Projektziele in kleinere erreichbare Teilziele herunterzubrechen.
Relevant
Die Ziele, die es mit dem Abschluss zu erreichen gilt, müssen relevant sein. Im Klartext bedeutet das, dass sie mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und im Sinne des Teams sein sollen. Sie müssen den Verantwortungsbereichen und Fähigkeiten der Mitarbeiter entsprechen und werden daher im besten Fall in Abstimmung mit allen Beteiligten festgelegt.
Terminiert
Das letzte wichtige Zielkriterium beschäftigt sich – wie sollte es anders sein – mit der zeitlichen Komponente. Jedes Ziel, das festgelegt wird, benötigt ein genaues "Fälligkeitsdatum" in Abstimmung mit dem Projektzeitrahmen, denn nur so lässt es sich später auch messen und bewerten.
Ziele setzen nach dem CLEAR-Framework
Clear Goals sind collaborative, limited, emotional, appreciable und refinable.
Collaborative
Ziele müssen die Zusammenarbeit unterstützen.
Limited
Ziele werden klar in ihrer Dauer und in ihrem Umfang abgegrenzt.
Emotional
Ziele werden von allen Mitarbeitern akzeptiert und unterstützt. Sie fühlen sich mit den Zielen verbunden und setzten diese daher motiviert und leidenschaftlich um.
Appreciable
Größere Ziele werden in kleinere Ziele heruntergebrochen, um sie einfacher und mit einem realistischen Aufwand umsetzen zu können.
Refinable
Ziele bleiben flexibel, um sie jederzeit an wechselnde Bedingungen anpassen zu können.
Welcher Ansatz auch immer zur Definition herangezogen wird – wichtig ist vor allem, dass die festgelegten Ziele keine Fragen offen lassen, eine klare Richtung für das Projekt vorgeben und von allen Beteiligten angenommen und unterstützt werden.
Gutes Ziel vs. schlechtes Ziel – ein Beispiel
Ziel: Steigerung der Conversion Rate
Dieses Ziel ist nicht sehr smart. Es ist zwar relevant und ausführbar, doch weder spezifisch noch terminiert oder genau messbar.
Ziel: Durch die Entwicklung einer Einführungssequenz zu Beginn der Testphase, welche die 10 häufigsten Probleme neuer Nutzer anspricht, soll die Conversion Rate bis zum Ende des 3. Quartal um 25% im Vergleich zum 2. Quartal steigen.
Dieses Ziel ist smart:
- spezifisch (Durch die Entwicklung einer Einführungssequenz zu Beginn der Testphase)
- messbar (um 25% im Vergleich zum vorherigen Quartal)
- ausführbar (die 10 häufigsten Probleme neuer Nutzer)
- relevant (Steigerung der Conversion Rate)
- terminiert (bis zum Ende des 3. Quartals)
Was Du nach der Zielsetzung beachten musst
Steuerung und Kontrolle sind die Schlüsselbegriffe. Während der Projektdurchführung muss der Fortschritt fortlaufend überwacht werden. Wichtig ist dabei natürlich auch, die Ziele im Auge zu behalten. Befinden wir uns auf dem richtigen Weg? Müssen Maßnahmen getroffen werden, um nicht an unseren Zielen vorbeizuschießen? Ändern sich Ziele und muss das Team entsprechend informiert werden?
Letztlich ist ein Plan immer nur so gut wie seine Ausführung!
"Erfolg ist die schrittweise Verwirklichung eines würdigen Ziels oder Ideals." Diesen Satz von Earl Nightingale solltest Du einrahmen und auf den Schreibtisch stellen - zumindest, wenn Du ein Projekt erfolgreich abschließen möchtest.