Jeden Tag stehen wir vor einer riesigen Liste von Aufgaben, an die es sich zu erinnern und die es zu erledigen gilt.
Wer sich über die Google-Suche nach Hilfsmöglichkeiten für das Aufgabenmanagement umsieht, dem werden etliche Methoden zur Aufgabenverwaltung vorgeschlagen und obendrein eine ganze Liste an Aufgabenmanagement-Tools, die mehr Produktivität versprechen. Einige dieser Methoden sind so kompliziert, dass Lektüren angeboten werden, die einem dabei helfen sollen, sich zurechtzufinden. Im Team wird die Aufgabenverwaltung noch komplizierter – ganz zu schweigen von umfangreichem Taskmanagement innerhalb großer Projekte.
Unser Einmaleins des Aufgabenmanagements erklärt die Basics, die dem professionellen Aufgabenmanagement zugrunde liegen.
Was ist eine Aufgabe?
Definieren wir eine Aufgabe als eine Arbeitseinheit, die zum Erreichen eines Zieles durchgeführt werden muss… im Rahmen eines Projekts beispielsweise.
Im professionellen Umfeld beschreiben Aufgaben aber nicht nur den Inhalt der Arbeit. Sie enthalten auch Informationen über den Verantwortlichen (evtl. auch einen Abnehmer), das Fälligkeitsdatum, Angaben zur Priorität der Aufgabe sowie zum Bearbeitungsstand.
Je nach Projektumfang oder den gewohnten Prozessabläufen sind ggf. weitere Parameter festzulegen: Startdaten, Unteraufgaben, Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben, Meilensteine usw.
Beachte jedoch: Je umfangreicher die Vorgaben zum Aufbau einer Aufgabe festgelegt werden, desto aufwendiger und komplexer wird es später, neue Aufgaben hinzuzufügen.
Was ist Aufgabenmanagement?
Das Aufgabenmanagement beschäftigt sich nun damit, diese Aufgaben auf organisierte Weise fertigzustellen. Dieser Prozess schließt den gesamten Lebenszyklus einer Aufgabe mit ein: vom Planungsprozess über die Ausführung und die Prüfung (Testing) bis hin zur Abnahme und Freigabe. Das Ziel jeder Aufgabe ist, ganz banal gesagt, der Erledigt-Haufen.
Für gewöhnlich – insbesondere im Team – werden mehrere Aufgaben zur selben Zeit bearbeitet oder einzelne Aufgaben sind von den Ergebnissen anderer Aufgaben abhängig. Sie sind unterschiedlich dringlich und müssen daher priorisiert werden. Ziel der Aufgabenverwaltung ist es, all diese Faktoren in Einklang zu bringen, sodass alle Aufgaben termingerecht fertig gestellt werden.
Für ein funktionierendes Aufgabenmanagement, verwenden die meisten Unternehmen speziell zugeschnittene Aufgabenverwaltungs-Software.
Warum ist Aufgabenmanagement wichtig?
Weshalb es bei einer großen Anzahl an Aufgaben – spätestens jedoch im Zuge des Projektmanagements – eines durchdachten Aufgabenmanagement-Systems bedarf, ist nur allzu offensichtlich: Ohne Lösungen zur Aufgabenverwaltung wäre die Arbeit weniger effizient und um einiges chaotischer. Das Team wäre nicht dazu in der Lage, alle Aufgaben in der vorgegebenen Zeit zu erledigen und den eigenen Workload im Gleichgewicht zu halten.
Übrigens: Sprechen wir von „Aufgabenmanagement-Systemen“, schließt dies sowohl Dein eigenes „System“, Aufgaben zu organisieren, als auch professionelle Aufgabenmanagement-Software – wie sie Stackfield mit Aufgabenlisten, Kanban Boards und Zeitleisten bietet – mit ein.
Die Vorteile des Aufgabenmanagements auf einen Blick:
- Alle Aufgaben sind an einem zentralen Ort einsehbar.
- Alle relevanten Informationen sind zentral abrufbar.
- Workflows für effizienteres Arbeiten lassen sich leichter erstellen.
- Fälligkeitsdaten werden im Blick behalten.
- Aufgabenabhängigkeiten sind direkt ersichtlich.
- Das Priorisieren gestaltet sich einfacher.
3 Aufgaben-Typen und wie Du sie verwaltest
Es gibt verschiedene Faktoren, die bei der Organisation und Visualisierung von Aufgaben eine Rolle spielen. In den meisten Fällen sortieren wir unsere Aufgaben nach ihrem Umfang oder nach der Priorität. Es gibt allerdings noch eine entscheidende Frage zu beantworten: Welche Aufgabenarten verwalten wir?
Wir unterscheiden grundsätzlich 3 verschiedene Arten von Aufgaben:
- Einzelfall-Aufgaben
- Koordinierte Aufgaben
- Geplante Aufgaben
Ungeplante Einzelfall-Aufgaben
In jedem Unternehmen fallen ab und an auch ungeplante Aufgaben an. Dabei handelt es sich um spontane Aufgaben und reine Einzelfälle, die weder komplex noch Teil eines größeren Projekts sind.
Beispiele:
- Der Wasser-Vorrat ist leer, bevor die nächste Lieferung hier ist. Also musst Du selbst noch schnell zum Supermarkt, um ein paar Flaschen zum Überbrücken zu holen.
- Ein Kunde hat Dich auf einen Fehler auf der Homepage aufmerksam gemacht, der korrigiert werden muss.
… klassische „auf den Unterarm geschrieben, um sie nicht zu vergessen“-Aufgaben.
Wie sieht das Aufgabenmanagement für Einzelfall-Aufgaben aus?
Da diese spontanen Einzelfall-Aufgaben weder Teil eines größeren Arbeitsprozesses, noch komplex sind und in mehreren Schritten bearbeitet werden müssen, eignen sich einfache Aufgabenlisten. Doch Achtung: Selbst, wenn es sich um kleine und weniger dringliche Dinge handelt, sollten sie nicht allzu lange ignoriert werden, da sie sich auf einer To-do-Liste anhäufen können. Am besten ist es, die Liste immer möglichst leer zu halten und Aufgaben der Reihe nach bis zum Ende des Tages zu erledigen.
Koordinierte Aufgaben
Sobald Aufgaben etwas komplexer werden und die Bearbeitung durch mehr als nur einen Ausführenden erfordern, steigen auch die Anforderungen an das Tool. Koordinierte Aufgaben haben einen solchen Charakter: Selbst, wenn sie nicht Teil eines größeren Prozesses sind und eher spontan auftreten, werden sie zusammen mit anderen Teammitgliedern bearbeitet, die sich wiederum abstimmen müssen. Die Aufgaben sind also umfangreicher.
Beispiel:
Das Produktportfolio soll auf den neuesten Stand gebracht werden: Ein Verantwortlicher muss den Text aktualisieren und ergänzen. Anschließend soll der neue Text von einem Grafiker optisch ansprechend aufbereitet werden.
Wie sieht das Aufgabenmanagement für koordinierte Aufgaben aus?
Koordinierte Aufgaben haben also einen größeren Umfang und unter Umständen mehrere Verantwortliche. Um eine möglichst reibungslose Erledigung zu gewährleisten, sollte immer ersichtlich sein, an welchem Punkt sich die Aufgabe gerade befindet und von wem sie bearbeitet wird. Dies lässt sich auf verschiedene Weisen bewerkstelligen.
Zum einen können einer Aufgabe mehrere Unteraufgaben hinzugefügt werden, die sich wiederum unterschiedlichen Beteiligten zuweisen und mit einem eigenständigen Fälligkeitsdatum versehen lassen. Alle wichtigen Informationen – also jene, die für das Team relevant sind – können in der Aufgabenbeschreibung, in Kommentaren zur Aufgabe oder mithilfe von Dateianhängen festgehalten werden.
Hilfreich für das Aufgabenmanagement im Team ist außerdem die Funktion, mit der sich bestimmte Bereiche von Bildern und Seiten direkt markieren und kommentieren lassen. Bild-Markierungen erscheinen als ungeklärte Marker in der Aufgabe solange, bis sie als geklärt markiert wurden.
Geplante Aufgaben
Im Projektmanagement wird das Aufgabenmanagement natürlich um einiges komplexer als bei den bereits genannten Aufgaben-Typen, die eher spontan auftreten. Hier gibt es ein übergeordnetes Ziel, das durch die Erledigung einer Vielzahl von vorab geplanten Aufgaben erreicht werden soll. Einfach ausgedrückt: Die Aufgaben sind Teil eines übergeordneten Prozesses und erfordern eingehende Planung. Es gibt viele Beteiligte, die ihre Aufgaben untereinander und mit den Projektzielen abstimmen müssen. Das Aufgabenmanagement wird durch eine Reihe an übergeordneten Regelungen und Strukturen beeinflusst und muss dementsprechend abgebildet werden, weshalb auch die Anforderungen an die Aufgabenmanagement-Software wesentlich höher sind.
Beispiel:
Das Unternehmen möchte eine neue Software auf den Markt bringen. Projektmanager und Entwickler arbeiten gemeinsam mit einer Vielzahl an Stakeholdern an der Fertigstellung des Projekts und führen Aufgaben innerhalb festgelegter Projektphasen und Workflows durch. Einzelne Funktionen werden geplant, auf ihre Umsetzbarkeit und Relevanz geprüft, entwickelt, getestet und freigegeben. Wir sehen: Bis zur Erledigung einzelner Aufgaben kann es ein etwas längerer Weg sein.
Wie sieht das Aufgabenmanagement für geplante Aufgaben aus?
Geplante Aufgaben innerhalb von Projekten richten sich also nach festgelegten Prozessen und diese gilt es bestmöglich auszuarbeiten und abzubilden. Einfache Aufgabenlisten und detaillierte Aufgabenkarten alleine reichen für diesen Zweck nicht mehr aus. Für das Aufgabenmanagement ist eine umfangreiche Projektmanagement-Software vonnöten, die alle Abläufe bestmöglich visualisiert.
Kanban Boards helfen dabei, den Überblick über den Status aller Aufgaben zu behalten und die Produktivität zu steigern. Der Aufgabenworkflow wird so einfach wie möglich für alle Teammitglieder in einem Konstrukt aus verschiedenen Status-Spalten dargestellt: Das Ziel einer jeden Aufgabe ist es, von der „Zu Erledigen“-Spalte über diverse andere Status-Spalten (z.B. in Bearbeitung, Testing, Wiedereröffnet etc.) in die „Erledigt“-Spalte zu gelangen.
Hinweis: Natürlich können Kanban Boards in ihrer einfachsten Form auch zur Visualisierung von Aufgaben außerhalb fester Strukturvorgaben verwendet werden – für koordinierte Aufgaben etwa. Bei der Gestaltung von Kanban Boards sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Das Board lässt sich für verschiedene Zwecke anpassen. Du kannst es zum Beispiel in einen Redaktionsplan umwandeln.
Ist die Erledigung einzelner Aufgaben häufig von der Fertigstellung anderer Aufgaben abhängig und muss die Projektplanung in diesem Zusammenhang zeitlich im Blick behalten werden, macht die Verwendung eines Gantt Charts Sinn. Hier werden alle Aufgaben des Projekts in einem Zeitleisten-Diagramm und unter Berücksichtigung ihrer Abhängigkeit zu anderen Aufgaben verbildlicht. Ein Projektmanager sieht auf einen Blick, welche Auswirkungen es auf das Projekt haben wird, sobald die Erledigung einer Aufgabe mehr Zeit in Anspruch nimmt, als ursprünglich geplant.
Hilfreiche Tools für das Aufgabenmanagement auf einen Blick
Aufgaben-Visualisierung
Der wichtigste Faktor für ein funktionierendes Aufgabenmanagement ist die passende Methode zur Visualisierung von Aufgaben (oder eine Kombination aus mehreren). Sie hilft deinem Team dabei, den Überblick über den Bearbeitungsstand und die Verantwortlichkeiten zu behalten, Engpässe zu erkennen und möglichst effektiv zu arbeiten.
- To-Do-Listen eignen sich für einfache und spontane Aufgaben, die schnell abgearbeitet werden können.
- Kanban Boards helfen bei der Visualisierung von koordinierten und geplanten Aufgaben. Sie zeigen deinem Team jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand der Aufgaben.
- Gantt Charts (Zeitleisten) zeigen Dir, an welchem Punkt sich dein Projekt gerade befindet, in welcher Reihenfolge Aufgaben abgearbeitet werden müssen und ob zeitliche Anpassungen an einzelnen Aufgaben auch Auswirkungen auf andere Aufgaben und das gesamte Projekt haben werden.
Aufgabenzuweisungen
… sorgen dafür, dass jeder weiß, wer für die Erledigung einzelner Aufgaben verantwortlich ist. Weise jede Aufgabe einer bestimmten Person zu, um zu verhindern, dass wichtige Aufgaben liegen bleiben oder übersehen werden. Die Zuweisung sorgt schließlich dafür, dass Aufgaben zusammen mit relevanten Benachrichtigungen und Erinnerungen in der eigenen Wochenübersicht auftauchen.
Unteraufgaben
… helfen Dir, Aufgaben in einzelne Arbeitsschritte aufzugliedern, damit Du nichts Wichtiges vergisst. Sie erleichtern außerdem die gemeinsame Bearbeitung mit anderen Teammitgliedern.
Fälligkeitsdaten
… zu Aufgaben hinzuzufügen ist unerlässlich, um ein termingerechtes Aufgabenmanagement sicherzustellen. Du kannst Fälligkeitstage, Uhrzeiten oder längere Zeitbereiche für den Beginn und Abschluss der Bearbeitung festlegen.
Kommentare
… an Aufgaben halten den Austausch im Team themenspezifisch und leicht nachvollziehbar.
Datei- und Dokumentanhänge
… an Aufgaben sorgen dafür, dass alle nötigen Informationen immer direkt und zentral verfügbar sind. Kommentiere dateispezifisch und benutze die Marker-Funktion für Bilddateien, um konkrete Inhalte anzusprechen und in der Aufgabe hervorzuheben.
Labels
… erfüllen im Aufgabenmanagement diverse Zwecke. Sie können Aufschluss über Prioritäten oder detailliertere Bearbeitungsstatus (z.B. Warten auf Rückmeldung) geben und sie können die Aufgabe thematisch zuordnen (zu Kunden, Teams, Projektphasen). Mit Labels kann Ordnung innerhalb der Workflows oder Produktbacklogs geschaffen und einfacher gefiltert werden.
Die Zeiterfassung
… hält für Dich fest, wie lange Du an einer Aufgabe gearbeitet hast. Das hilft später bei der Planung ähnlicher Aufgaben und bei der Abrechnung des Arbeitsaufwands.
Wähle den richtigen Aufgabenmanagement-Ansatz für Dein Team und Eure Aufgaben
Aufgaben werden als einzelne Arbeitseinheit definiert, die es zu erledigen gilt. Das klingt zwar einfach, doch das Aufgabenmanagement sollte nicht unterschätzt werden. Spontane Einzelfall-Aufgaben lassen sich noch ohne dedizierten Ansatz, relativ schnell und einfach erledigen. Komplexe Aufgaben, die mit anderen Aufgaben und innerhalb eines komplexen Projektprozesses verflochten sind, erfordern ein strukturiertes Aufgabenmanagement-System und eine passende Aufgabenmanagement-Software. Welche Aufgaben-Typen bearbeitet werden sollen und mit welchen Tools und Methoden gearbeitet wird, bestimmt maßgeblich, wie effizient das Aufgabenmanagement vonstattengeht.