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LEITFADEN Vor diesen Herausforderungen stehen Unternehmen 2021
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Projektportfolio 2.0: automatisierte Alerts und mehr Übersicht

6 Min. Lesedauer

Projektmanager haben viel auf der Agenda, müssen viel beachten und dürfen zu keiner Zeit den Überblick verlieren. Daher soll unser Projektportfolio sie in Zukunft immer mehr entlasten, so viel wie möglich automatisieren und sicher auf kritische Abweichungen hinweisen. Mit unserem neuen Update bekommst Du eine detailliertere Übersicht und hilfreiche Alerts, die Dich sofort darauf hinweisen, wenn es in einem Deiner Projekte zu Problemen kommt. Außerdem verraten wir Dir, welche Funktionen für das Projektmanagement in diesem Jahr noch auf dem Plan stehen.

Das Ziel eines Projektmanagers ist es, Projekte erfolgreich abzuschließen – im festgesetzten Zeitrahmen, unter Einhaltung des Budgets und im vereinbarten Umfang.

Die drei Zieldimensionen des Projektmanagements nennen sich nicht umsonst "magisches Dreieck". Oft fühlt es sich an, als müsste man Zauber wirken, um diese Grenzen nicht zu überschreiten. Es gibt viele Eckdaten, die im Blick zu behalten sind und unvorhersehbare Änderungen, die laufend mit dem Plan abgeglichen werden müssen.

Aufgabenverwaltungstools helfen zwar dabei, die Anforderungen ordentlich umzusetzen, doch die Planung und Überwachung des Projekts ist noch immer eine große Herausforderung, die von Projektmanagern einiges an Disziplin abverlangt.

Ein zuverlässiges Tracking zur Überwachung der Ziele, eine gezielte Automatisierung der wichtigsten Checks-Ups und größtmögliche Übersicht über alle laufenden Projekte - so soll das Projektportfolio künftig die Arbeit erleichtern, denn: niemand kann immer an alles denken! Insbesondere die automatische Kontrolle durch Stackfield wird dafür sorgen, dass kritische Probleme nicht übersehen werden und Verantwortliche schnell reagieren können, sobald sich Planabweichungen bemerkbar machen.

Mit unserem neuen Update stehen Dir also folgende Funktionen zur Verfügung:

Erweiterte Projektdetails: Beobachter + Meilensteine

Beobachter für Projektdetails

Bisher wurden Nutzern lediglich jene Projekte in den Portfolios angezeigt, an denen sie auch selbst beteiligt waren. D. h., um Zugriff auf die Projektübersicht über das Portfolio zu haben, musste man auch Mitglied des entsprechenden Projektraums sein.

Letztlich gilt im Projektmanagement jedoch nicht immer nur "schwarz oder weiß": Wir wissen, dass es auch Stakeholder und andere Interessengruppen gibt, die zwar nicht direkt an der Projektumsetzung beteiligt sind und deshalb auch nicht uneingeschränkt auf alle Inhalte zugreifen dürfen, aber dennoch ein berechtigtes Interesse am Fortschritt einzelner Projekte haben. Das kann der Kunde sein. Es könnte aber auch ein Kollege sein, der eigene Projekte leitet und Ressourcen im Abgleich mit anderen laufenden Projekten des Unternehmens entsprechend der verfügbaren Kapazitäten einplanen muss.

Aus diesem Grund kannst Du nun Beobachter zu Projektübersichten hinzufügen, um Ihnen Zugriff zu gewähren. Beobachter können lediglich die Projektübersichten über die Portfolios aufrufen, haben jedoch keinen Zugang zu den entsprechenden Räumen. Konkrete Rauminhalte, wie sämtliche Module oder Einstellungen, können sie als reine Beobachter selbstverständlich nicht einsehen.

Beobachter

Alle Beobachter, die zu einem Projekt hinzugefügt wurden, kannst Du Dir künftig auch im Projektportfolio anzeigen lassen.

Schnellübersicht über alle Meilensteine

Meilensteine vermitteln einen ziemlich guten Eindruck davon, an welcher Stelle sich das Projekt gerade befindet und ob es planmäßig verläuft.

Aus diesem Grund werden die Meilensteine, die für ein Projekt festgelegt wurden, nun auch direkt auf der Zeitleiste in den Projektdetails abgebildet. Mit einem Mouseover wird Dir die genaue Datierung der Meilensteine angezeigt, die sich so mit dem aktuellen Projektfortschritt abgleichen lässt.

Je nach Status, werden die Meilensteine in unterschiedlichen Farben dargestellt, wodurch Du ablesen kannst, ob es während des Projektverlaufs zu Problemen kam:

  • Grüne Meilensteine: abgeschlossen
  • Rote Meilensteine: überfällig
  • Pinke Meilensteine: ohne oder mit zukünftigem Fälligkeitsdatum
Meilensteine

Im oberen Teil der Ansicht liefert Dir Stackfield außerdem einen Hinweis darauf, wie viele Meilensteine derzeit noch offen sind. Mit einem Klick darauf öffnet sich ein Fenster, das noch einmal alle Meilensteine des Projekts mit Status und Fälligkeitsdatum auflistet.

offene Meilensteine

Außerdem können berechtigte Mitglieder die jeweiligen Meilensteine über diese Auflistung direkt aufrufen. Ein Klick auf den jeweiligen Meilenstein öffnet die entsprechende Aufgabenkarte.

Erweiterung der Portfolio-Eckdaten

Mit unserem Premium-Update haben wir Stackfield im letzten Jahr bereits um einige Funktionen erweitert, die es Dir erlauben, eine bessere Übersicht über all Deine Projekte zu behalten. Hierzu zählte neben der erweiterten Projektübersicht in den Projekträumen auch das globale Projektportfolio, das alle Projekte innerhalb der Organisation, an denen Du beteiligt bist, mit den wichtigsten Eckdaten abbildet. Mithilfe des Projektportfolios kannst Du mehrere parallel ablaufende Projekte überwachen, was ihre gleichzeitige Steuerung deutlich vereinfacht.

Bisher ließen sich folgende Details in den Projektportfolios anzeigen:

  • Projekt (Titel)
  • Start
  • Ende
  • Fortschritt
  • Priorität
  • Status
  • Manager
  • Zeitbudget

Um die Portfolio-Ansicht noch aussagekräftiger zu machen, wurden nun einige zusätzliche Optionen zu den abgebildeten Eckdaten hinzugefügt, die Du je nach Bedarf hinzufügen oder abwählen kannst:

Portfolio Eckdaten
  • Beobachter: zeigt alle Mitglieder, die Zugriff auf die Detailübersicht des Projekts haben, ohne Projektmitglied zu sein
  • Statusmeldung: zeigt das manuell hinterlegte Status-Update
  • Abgeschlossen – Aufgaben: gibt die Anzahl aller bereits erledigten Aufgaben eines Projekts wieder
  • Überfällig – Aufgaben: gibt die Anzahl aller Aufgaben eines Projekts wieder, die ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben
  • Geplant – Aufgaben: gibt die Anzahl aller Aufgaben wieder, die mit einem Fälligkeitsdatum versehen wurden und dieses noch nicht überschritten haben
  • Ohne Fälligkeitsdatum – Aufgaben: gibt die Anzahl aller Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum wieder
  • Erfasste Zeit: gibt die geleisteten Stunden wieder, die während des Projekts erfasst wurden
  • Verbrauchte Zeit: zeigt den Anteil des festgelegten Zeitbudgets, das noch nicht verbraucht wurde
  • Erledigte Aufgaben: gibt die Anzahl aller Aufgaben wieder, die bereits erledigt wurden

Das Hinzufügen und Entfernen der Eckdatenspalten funktioniert weiterhin über die "MEHR"-Schaltfläche, die sich direkt unterhalb der "+"-Schaltfläche in der rechten oberen Ecke der Ansicht befindet.

Mehr Übersicht im Portfolio-Grid

In der Portfolio-Ansicht werden grundsätzlich alle Projekte einer Organisation anzeigt, unabhängig davon, welcher Status dem Projekt zugeordnet wurde. Damit die Ansicht nicht zu unübersichtlich wird, gerade in Unternehmen, in denen eine Vielzahl an Projekten durchgeführt wird – werden inaktive Projekte künftig ausgegraut und mit dem Hinweis "nicht aktiv" versehen. Dies betrifft alle Projekte, die bereits abgeschlossen wurden (Status: Erledigt) oder vorerst nicht weiter verfolgt werden (Status: Zurückgestellt).

Inaktive Projekte

Durch das Ausgrauen der inaktiven Projekte, werden alle derzeit relevanten und somit aktiven Projekte hervorgehoben, wodurch Verantwortliche leichter den Überblick behalten.

Alerts bei Abweichungen

Zwischen Projektstart und -ende kann es immer wieder zu Situationen kommen, in denen das Projekt droht, auf Abwege zu geraten. Der Fortschritt und die Einhaltung des Projektplans müssen deshalb laufend überprüft werden. Kein leichtes Unterfangen, weshalb bei dieser Aufgabe nun projektspezifische Alerts unterstützen.

Ein kurzer Blick auf das Projektportfolio zeigt Dir, ob in einem der Projekte Probleme aufgetreten sind. Liegen Warnungen vor, so findest Du ein rotes Warnsymbol (Ausrufezeichen) vor dem Projekttitel.

Alerts im Portfolio

Welche Warnungen vorliegen, erfährst Du mit einem Klick auf das Projekt im Kopfbereich der Detailübersicht.

Alerts in den Projektdetails

Stackfield schlägt Alarm, wenn:

  • der für das Projekt festgelegte Zeitrahmen überschritten wurde
  • das festgelegte Zeitbudget aufgebraucht ist
  • das Projekt manuell mit dem Status "Gefährdet" oder "Problematisch" versehen wurde
  • Meilensteine ohne Fälligkeitsdatum hinterlegt sind
  • sich Meilensteine außerhalb des festgelegten Projektzeitrahmens befinden
  • Meilensteine ihr Fälligkeitsdatum überschreiten und noch nicht abgeschlossen wurden
  • das Datum für den Projektstart erreicht wurde, das Projekt aber noch den Status "Nicht Gestartet" aufweist
  • der Projektstatus seit mehr als 7 Tagen nicht aktualisiert wurde

Diese Funktionen kommen danach

Die neuen Projektportfolio-Features sind nur ein kleiner Teil dessen, was bei Stackfield auf dem Plan steht, um die Projektarbeit bequemer und leichter zu machen. Was danach kommt, soll das Projekttracking noch übersichtlicher gestalten, dabei möglichst viele der regelmäßigen Checks eines Projektmanagers automatisieren und auch die Projektplanung weiter unterstützen.

Global Gantt: Die Projektportfolios werden im Laufe des kommenden Jahres noch um eine Gantt-Ansicht erweitert, welche die (regelmäßige) zeitliche Abstimmung mehrerer Projekte weiter vereinfachen soll. So lassen sich Ressourcen besser planen und Chancen, die sich aus Synergien ergeben, effizient nutzen.

Erweitertes Zeitmanagement: Neben einer besseren Unterstützung bei der Projektzeitplanung mittels globalem Gantt Diagramm steht auf der Roadmap außerdem eine Funktion zur detaillierteren Planung der Arbeitsstunden im Zuge der Projektimplementierung.

Anpassbares Anomalien-Tracking: Die Warnungen, die Stackfield über die Projektportfolios aussendet, sollen um einstellbare Alerts erweitert werden, die, vergleichbar mit einem Langzeit-EKG, speziell auf Anomalien hinweisen. So soll Stackfield beispielsweise Alerts aussenden, sobald sich Verhaltensänderungen bei der Aufgabenbearbeitung bemerkbar machen, z. B. wenn eine gewisse Menge an Aufgaben, die innerhalb eines festgelegten Zeitraums täglich erledigt wurde, plötzlich nicht mehr erledigt wurde oder wenn sich der Anteil nicht erledigter Aufgaben plötzlich erhöht, anstatt zu sinken.

Budgetplanung: Die Ressourcenplanung soll weiterhin um Funktionen zur Budgeterfassung und -steuerung erweitert werden.

Umfangreiche Projekthistorie: Zuletzt steht eine Ausweitung der Historie für Projekte auf dem Plan. Zusätzlich zur Statushistorie sollen in Zukunft alle relevanten Änderungen am Projekt gelistet werden.

Unser Blog informiert Dich laufend über aktuelle Neuigkeiten auf Stackfield. Sei gespannt.

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Lena Wimmer
Über den Autor:
Lena Wimmer ist Product Marketing Manager bei Stackfield. Sie begeistert sich für die amerikanische Literaturgeschichte, aussagekräftigen Content und Kinematographie.
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