Projekte sind eine Herausforderung, fast immer und selbst für geübte Projektleiter mit langjähriger Erfahrung. Früher oder später wird man mit Projektmanagement-Problemen konfrontiert werden. Hinzu kommt, dass sich diese Probleme in verschiedenen Phasen des Projektmanagements ergeben können, weshalb auch der gesamte Prozesses Achtsamkeit erfordert. Während des aktuellen Projekts musst Du womöglich völlig andere Hürden meistern, als im vorhergehenden Projekt.
Es lassen sich also nicht alle Probleme voraussehen und vermeiden. Die 7 häufigsten bereiten Dir in Zukunft jedoch kein Kopfzerbrechen mehr, denn mit einer geeigneten Projektmanagement Software und den richtigen Tools meisterst Du sie problemlos.
1. Das Problem: Aufgabenabhängigkeiten werden nicht erkannt
Das Konzept "Ich muss Aufgabe X erledigen, bevor ich zu Aufgabe Z übergehen kann" mag zunächst recht einfach erscheinen. Leider ist es das nicht immer. Das Verkennen von Aufgabenabhängigkeiten ist bei großen Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, oft nicht zu vermeiden. Noch komplizierter wird es, wenn mehrere Personen für verschiedene Aufgaben zuständig sind.
Eines der beliebtesten Werkzeuge für dieses häufige Problem ist das Gantt Chart. Dabei handelt es sich um ein einfaches Balkendiagramm, das den Projektfortschritt und die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben und Phasen recht deutlich widerspiegelt. Schauen wir uns ein Beispiel an:
Stackfields Gantt Chart - im Modul Zeitplan - zeigt Dir den Abschnitt eines Projekts in seinem zeitlichen Kontext. Du siehst genau, wann eine Aufgabe beginnt und wann sie endet. Außerdem wird deutlich, ob der Beginn einer Aufgabe vom Abschluss einer anderen abhängt - z. B. gewisse Unterlagen können nicht in Druck gegeben werden, solange der Text noch im Layout liegt - und welche Aufgaben zum Erreichen des Meilensteins fertiggestellt werden müssen.
2. Das Problem: Wichtige Aufgaben werden übersehen
Einer der Hauptgründe für das Scheitern von Projekten ist das Fehlen klarer Prioritäten. Was muss zuerst getan werden? Welche Aufgaben sind notwendig, aber leicht zu erledigen? Gibt es etwas, das optional oder überhaupt nicht wichtig ist? Wer keine Prioritäten setzt, hat am Ende vielleicht keine Zeit, alle wichtigen Aufgaben zu erledigen. So kann es passieren, dass das Projekt am Ende nicht erfolgreich ist.
Es gibt jedoch Instrumente, die dabei helfen, Prioritäten richtig einzuordnen, wie z.B. die Eisenhower-Matrix (auch bekannt als Dringlichkeitsmatrix oder ABCD-Matrix):
Die Methode soll vom ehemaligen US-Präsidenten Dwight "Ike" Eisenhower entwickelt worden sein. Die Idee besteht darin, Aufgaben in vier Kategorien auf zwei Ebenen (Wichtigkeit und Dringlichkeit) aufgeteilt.
- wichtig, dringend: Aufgaben, die sofort selbst zu erledigen sind.
- wichtig, nicht dringend: Aufgaben, die zu einem späteren Zeitpunkt selbst erledigt werden.
- nicht wichtig, dringend: Aufgaben, die sofort delegiert werden.
- nicht wichtig, nicht dringend: Aufgaben, die nicht erledigt werden.
Du siehst, die Eisenhower Matrix ist weder kompliziert noch schwer umsetzbar, doch sie liefert einen guten Ansatz zur Priorisierung von Aufgaben. Jede neue Aufgabe, wird einem der vier Quadranten zugewiesen. Muss für die Messe im Winter ein Produktportfolio erstellt werden, so ist das wichtig aber im März noch nicht sehr dringend. Setze Dir also einen Termin hierfür. Wurde ein Tippfehler auf der Homepage entdeckt, so ist das dringend aber nicht sehr wichtig. Die Aufgabe kann von jedem erledigt werden, der gerade freie Kapazitäten hat.
3. Das Problem: Unproduktive Teams
Letzten Endes sind wir alle nur Menschen. Niemand arbeitet durchgehend motiviert und effizient, aber es gibt Tools, die dabei helfen, das eigene Potential bestmöglich auszuschöpfen.
Gerade der immense Informationsüberfluss und die Vielzahl an Aufgaben, die erledigt werden müssen, bereiten so manchem Probleme auf organisatorischer Ebene.
Ein Tool, dass dieses Problem im Projektmanagement lösen soll, ist das sogenannte Kanban Board, mit dessen Hilfe Multitasking (welches maßgeblich für mangelnde Produktivität verantwortlich sein soll) vermieden und Arbeitsabläufe besser strukturiert werden sollen.
Das Aufgabenboard bildet alle Aufgaben der Teammitglieder innerhalb verschiedener Statusspalten ab - er visualisiert also den Workflow des Teams. Die einfachste Form eines solchen Workflows besteht aus den 3 oder 4 Statusspalten "Zu erledigen", "In Bearbeitung", "Test/Prüfung" und "Erledigt". Je nach Arbeitsbereich, kann das Board ausgebaut und an die individuellen Team-Strukturen angepasst werden. Weitere Spalten können durchaus hilfreich sein, besonders, wenn mehrere Personen interagieren. Beispiel einer individuellen Statusspalte: "Im Layout bei Mitarbeiter XY". Um das Potential des Kanban Boards voll auszuschöpfen, sollte insbesondere darauf geachtet werden, dass für Aufgaben, die in Bearbeitung sind, ein Limit gesetzt wird. Jede Aufgabe durchläuft also alle Statusspalten bis sie schlussendlich den Status "Erledigt" erreicht.
Vielen Menschen fällt es außerdem leichter, konzentriert zu bleiben, wenn der zeitliche Ablauf kontrolliert wird. Aus diesem Grund gehört auch die Zeiterfassung zu den wichtigsten Mitteln zur Steigerung der Produktivität.
Es stimmt, dass unsere Aufmerksamkeitsspanne schrumpft, doch das bedeutet nicht, dass wir nichts dagegen tun können. Eine der beliebtesten (und effektivsten) Methoden ist es, den Arbeitsablauf in kürzere Zeitabschnitte zu unterteilen, in denen es leichter fällt, sich richtig zu konzentrieren. Du kannst die Pomodoro-Technik anwenden und in 15 (oder 25) Zeitfenstern arbeiten, mit einer 5-minütigen Pause dazwischen und einer längeren Pause nach mehreren Intervallen. Wer sich leicht ablenken lässt (und seien wir ehrlich: die meisten von uns tun das), kann mit dieser einfachen Methode Wunder bewirken.
Letztlich hilft die Zeiterfassung dabei, im Auge zu behalten, wie viel Zeit für gewisse Aufgaben in Anspruch genommen wird, was Dir wiederum dabei hilft, die eigene Arbeitsweise zu optimieren. Die meisten Projektmanagement-Lösungen, so z. B. auch Stackfield, verfügen über einen integrierten Timer, der die verwendete Arbeitszeit erfasst und aufsummiert.
4. Das Problem: Unklare Rollenverteilung
Schon mal von "Verantwortungsdiffusion" gehört?
Auch als "Bystander-Effekt" bezeichnet, handelt es sich dabei um ein psychologisches Phänomen: Aufgaben werden zwar als wichtig angesehen, letztlich jedoch nicht erledigt, da sich die einzelnen Teammitglieder nicht persönlich verantwortlich fühlen.
Im Projektmanagement tritt dieses Problem auf, sobald mehrere Personen involviert sind und für die Erledigung einer Aufgabe in Frage kommen, die Rollen und Zuständigkeiten jedoch nicht eindeutig geklärt sind.
Glücklicherweise lässt sich dieses Projektmanagement-Problem recht einfach lösen, indem darauf geachtet wird, dass jede Aufgabe bei ihrer Erstellung einer bestimmten Person zugewiesen wird. Eine Projektmanagement-Software wie Stackfield ermöglicht es, ganze Aufgaben oder Teile einer Aufgabe, also Unteraufgaben, zuzuweisen. So bleibt keine Verpflichtung unerledigt.
5. Das Problem: Ineffiziente Kommunikation
Projektmanager, die ganze Teams bestehend aus einer Vielzahl von Personen koordinieren, wissen sehr wohl, dass reibungslose Kommunikation leichter gesagt als getan ist. Sich per E-Mail auszutauschen, wirft heutzutage etliche Probleme im Projektmanagement auf. Nachrichten gehen in den Tiefen des Postfachs unter. Niemand weiß, ob die eigenen Nachrichten gelesen wurden. Gespräche zwischen mehreren Personen sind nicht zusammenhängend und damit auch nicht transparent. Darüber hinaus gibt es viele Teams, die zumindest teilweise remote bzw. im Homeoffice arbeiten. Auch das führt zu Problemen, denn der direkte Austausch im Team bleibt völlig aus.
Das Project Management Institute empfiehlt, vor Projektstart genau zu klären, wer welche Informationen benötigt und welche äußeren Faktoren auf das Projekt und die Zusammenarbeit wirken. Gibt es Organisationsrichtlinien und Vorgaben für den Projektierungsprozess, die eingehalten werden müssen? Welche Ressourcen sind vorhanden und wie soll kommuniziert werden?
Am besten lässt sich der interne Austausch mithilfe einer geeigneten Software zur Kommunikation bewerkstelligen. Wichtig ist hierbei, den Austausch in Bezug zu setzen und dafür zu sorgen, dass relevante Inhalte nicht verloren gehen. Stackfield hat aus diesem Grund alle Bereiche des täglichen Arbeitsalltags in einem Tool zusammengefasst. Aufgaben, Termine und alle Dateien werden in die Team-Kommunikation miteingebunden. So lassen sich Zusammenhänge aufrechterhalten und Informationen werden im Blick behalten, denn sie befinden sich zusammengefast an einer zentralen Stelle.
6. Das Problem: Routineaufgaben nehmen zu viel Zeit in Anspruch
Wir alle hassen sie – die kleinen Aufgaben, die regelmäßig anfallen, nicht sehr anspruchsvoll sind aber dennoch erledigt werden müssen. Ein echtes Problem können diese Aufgaben darstellen, sobald nicht mehr genug Zeit bleibt, das Projekt wie geplant umzusetzen. Nach Informationen der Harvard Business Review verlieren Marketing Führungskräfte 10-15% ihrer Zeit durch einfache Routineaufgaben.
Automatisierungsprozesse sollen dabei helfen, diese Zahl zu senken, indem verschiedene Dienste miteinander verbunden werden. So lassen sich Prozesse des einen Dienstes automatisch in einen anderen spiegeln und das lästige Übertragen von Informationen wird hinfällig. Automatisierungs-Dienste wie Zapier und IFTTT ermöglichen es beispielsweise, Termine eines Kalenders automatisch in einen anderen zu übertragen oder eingehende E-Mails ganz automatisch als Aufgabe in Stackfield anzulegen.
7. Das Problem: Unsichere und komplizierte Datei-Verwaltung
In Projekten wird viel mit Dateien gearbeitet. Sie müssen ausgetauscht, besprochen und im Team bearbeitet werden. Gerade wenn es sich um große Dateien handelt und wenn viele Personen involviert sind, lässt sich dies per E-Mail nicht mehr bewerkstelligen – ganz zu schweigen von massiven Sicherheitslücken.
Cloud Storage und Cloud Collaboration Tools sind darauf ausgelegt, diesen Teilbereich im Projektmanagement zu ermöglichen:
Stackfield integriert File-Management nahtlos in die Kollaborationsprozesse der Teams. Dateien lassen sich mit Versionierung für das gesamte Team bereitstellen.
Sie können an Aufgaben angehängt, in Ordern verwaltet und kommentiert werden. Weiterhin lassen sich Links generieren, mit denen sich Dateien auch außerhalb von Stackfield einfach und sicher verschicken lassen. Dokumente können direkt in Stackfield erstellt und gemeinsam bearbeitet werden. Sowohl bei Dokumenten als auch bei Bild-Dateien können Anmerkungen direkt auf der Seite/im Bild gemacht werden, welche dann automatisch in der Aufgabe als Checkliste erscheinen, sofern die Datei dort angehängt wurde.
Für sehr große Dateien eigenen sich sichere Cloud-Speicher-Lösungen aus Deutschland, wie Dracoon.
Jedes Projektmanagement-Problem lässt sich lösen. Man muss nur wissen, wie.
Projekte können eine Herausforderung sein, denn als Projektmanager wird man ständig mit neuen Problemen konfrontiert. Zu wissen, wie sich die gängigsten lösen lassen und auf diese vorbereitet zu sein, ist jedoch schon die halbe Miete.