Flächendeckende Prozessdigitalisierung für die Medizinstadt Erlangen

Über die Stadt Erlangen

Das mittelfränkische Erlangen ist mit knapp 120.000 Einwohnern eine der acht Großstädte Bayerns. Sie ist Medizinstadt, das Zuhause von über 20.000 Studierenden und zählt Innovation, Forschung und Bildung zu den eigenen Eckpfeilern. Olga Yanenko ist Fachleitung für Webtechnik und Online-Dienste in der Stadtverwaltung Erlangen und war 2022 für die ämterübergreifende Einführung Stackfields in der Kommune zuständig.

Kein Kollaborationstool, keine zentrale Übersicht, kein Stackfield: So sah die Zusammenarbeit in der Kommune früher aus

Bevor Stackfield Teil der täglichen Behördenarbeit in Erlangen wurde, wickelte die Stadt Prozesse noch ganz ohne Kollaborationstool ab. SecureCloud diente als Dateiablage, in einem Dokumentenmanagementsystem wurden gemeinsam Dokumentenversionen bearbeitet und die Kommunikation lief primär per E-Mail. Doch in der Stadtverwaltung müssen Prozesse oft über mehrere Ämter laufen und verlangen zahlreiche Mikro-Arbeitsschritte – ohne eine zentrale Übersicht sind Engpässe dabei meist unvermeidbar und so wuchs der Drang nach digitaler Unterstützung. Das Ziel: Ein Aufgabenmanagementtool und insbesondere dessen Kanban-Funktionalität sollten endlich Work in Progress (WIP) Limits schaffen, d. h. die laufenden Arbeiten und damit ineffizientes Multitasking, Mitarbeiter-Überlastung und Engpässe auf ein Minimales reduzieren.

Datenschutz- und Preis-Leistungs-Sieger: Warum die Wahl auf Stackfield fiel

Eine umfangreiche Liste an Anforderungen unterstützte die Stadt Erlangen in der Suche nach einem geeigneten Kollaborationstool: Teamchats, um interne E-Mails zu minimieren, Teilaufgaben um umfangreiche Aufgaben effizient händeln zu können, eine individuelle Rechteverteilung, um externe Dienstleister einzubinden und mehr. Stackfield erfüllte hierbei alle Anforderungen der Stadt Erlangen und das zu einem akzeptablen Preis.

Einbinden und Einladen der Mitarbeitenden per Intranet-Seite und Antragsformular

Nach der Entscheidung für Stackfield, kümmerte sich das Team unter Olga Yanenko um eine Intranet-Seite mit verschiedenen Erklärvideos zu Stackfield für alle Interessierten der Stadtverwaltung. Ist nun ein Amt oder ein Team an Stackfield interessiert, kann es per Antragsformular eine Lizenz bestellen. Stackfield wird heute von circa 700 Personen in der Stadt Erlangen genutzt und die Zahl wächst weiter. „Wir bestellen regelmäßig Lizenzen nach“, so Yanenko. Um ‚tote‘ Lizenzen zu vermeiden, werden Nutzer, die länger als ein halbes Jahr inaktiv waren, automatisch deaktiviert und die Lizenz damit wieder freigegeben. „Da die Nutzer nur deaktiviert und nicht entfernt werden, können wir sie auch wieder aktivieren, falls sie nur krank waren oder Stackfield wieder brauchen. Das ist sehr praktisch.“

Digitalisierung der Online-Dienste: Kanban-Funktionalität, benutzerdefinierte Felder und Kollaboration mit anderen Ämtern

In Stackfield sind heute zahlreiche Prozesse der Stadt Erlangen digitalisiert und vereinfacht abgebildet. Olga Yanenko erklärt am Beispiel der Online Dienste wie das die Behördenarbeit erleichtert.

Die Online-Dienste umfassen alle internen und externen Anträge, die von der Stadt Erlangen digital angeboten werden, wie Beurteilungsformulare oder Bürgergeld-Anträge. Vor Stackfield war das Händeln der vielen verschiedenen, oft parallel laufenden Anträge eine echte Herausforderung. Yanenko erzählt: „Der Bereich der Online-Dienste war mit der chaotischste aufgrund der vielen Einzelaufträge, die alle parallel abgearbeitet und regelmäßig an verschiedene Fachämter geschickt werden müssen.“

Heute wird der gesamte Prozess in einem eigenen Stackfield-Raum abgebildet. Jeder Antrag bekommt eine eigene Aufgabe im Kanban-Board des Raumes und wird je nach aktuellem Stand zwischen den verschiedenen Spalten hin- und hergeschoben. Die Unteraufgaben direkt in der Aufgabenkarte unterstützen das Amt zusätzlich dabei einzelne Aufgabenschritte detailliert zu dokumentieren, einzeln zuzuweisen und zu datieren. Über die Spalten ist auf einen Blick ersichtlich, wo sich die Aufgabe gerade befindet, Engpässe werden schneller sichtbar und Feedback-Zyklen können entsprechend angepasst werden.

Innerhalb der Aufgabe werden Informationen nicht nur in den vordefinierten Feldern abgelegt, sondern auch in individuellen, benutzerdefinierten Feldern des Amtes. Das vereinfacht die Einordnung von Informationen innerhalb der Aufgabenkarte und schafft eine für den Anwendungszweck maßgeschneiderte Struktur.

Ein weiterer Vorteil Stackfields: Die Kommunikation mit anderen Fachämtern stellt in der Antragsbearbeitung keinerlei Problem mehr dar. Zuständige Kollegen aus anderen Ämtern werden einfach dem Raum hinzugefügt und bei Bedarf einer (Unter-)Aufgabe zugewiesen. Der Raum dient dabei als Schnittstelle und vereinfacht die Kollaboration über Ämter hinweg.

Olga Yanenko ist begeistert von den vielen Möglichkeiten, die der Stackfield-Raum bietet. Mithilfe der Zeiterfassung erfassen die Mitarbeitenden Bearbeitungszeiten und lernen so die eigenen Ressourcen einzuteilen. Über das Snippets-Modul werden JavaScript-Code-Schnipsel zur Optimierung des Formularsystems mit den Kollegen geteilt. Labels im Kanban-Board unterstützen in der Übersicht. Der Stackfield-Raum bietet einen benutzerdefinierbaren Arbeitsbereich für jeden Anwendungszweck.

Prozessbezogene Kommunikation im Raum per Teamchat und Kommentarfunktion

In der Stadtverwaltung Erlangen wird team- und amtsintern so viel wie möglich in Stackfield kommuniziert. So wird der Behörden-interne E-Mail-Verkehr reduziert und das Postfach bleibt übersichtlich für die Kommunikation nach Außen. In separaten Räumen, im Kommentarbereich von Aufgaben, Umfragen und Seiten oder auch in Gruppen- und Privatchats stehen alle Wege der Kommunikation zur Verfügung, die es für die tägliche Zusammenarbeit braucht.

Teamkollaboration in der Dokumentenerstellung mit Stackfields Seiten

Dateien werden in der Stadt Erlangen auch heute noch in einem externen Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt. Das Problem dabei: ohne Versionskontrolle ist kaum Übersicht gegeben. Aus diesem Grund wird in der Dokumentenerstellung heute teilweise auch Stackfield eingesetzt. Yanenko erklärt: „Wenn wir gemeinsam ein Dokument erstellen müssen, legen wir in dem entsprechenden Stackfield-Raum eine Seite an. Die Seite kann anschließend jeder bearbeiten und erst, wenn das Dokument fertig angelegt wurde, legen wir das Dokument in unserem System ab.“ Die Stadtverwaltung verhindert damit, dass zu viele verschiedene Versionen im DMS landen. Der Stackfield-Raum stellt das Dokument allen Team-Mitgliedern zur Bearbeitung zur Verfügung, im Kommentarbereich der Seite können sich die Nutzer themengebunden austauschen und der Verlauf zeigt alle Änderungen an dem Dokument inklusive Zeitpunkt und Nutzer an. Zusätzlich können alte Versionen bei Bedarf jederzeit aufgerufen und wiederhergestellt werden.

Externe Personen mit eingeschränkten Nutzerrechten in der Eventgestaltung des Kulturamts

Für die Organisation von Kampagnen, Veranstaltungen oder auch Festivals wie dem Internationalen Comic-Salon Erlangen werden im Kulturamt Erlangen oft externe Dienstleister mit an Bord geholt. Alle beteiligten Mitarbeiter, egal ob intern oder extern, werden dafür einem neuen Projektraum hinzugefügt und können in einem speziell für die Veranstaltung angefertigten Arbeitsbereich gemeinsam zusammenarbeiten. Damit externe Dienstleister jedoch nicht mit den Standard-Rechten eingebunden werden, nutzt das Kulturamt hier die Stackfield-Benutzerrollen. So werden Externe nur mit den Rechten ausgestattet, die für die entsprechende Event-Organisation notwendig sind. Inhalte, die nur für interne Mitarbeiter zugänglich sein sollen, bleiben dagegen versteckt – für das Kulturamt eine große Stütze in der Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern.

Gemeinschaftsgefühl – auch im Home Office

Verteilt über verschiedene Standorte, von Zuhause arbeitend oder aus dem Office, zählt das Amt für Digitalisierung fast 40 Mitarbeiter. Damit jederzeit ersichtlich ist, wo sich die Kollegen gerade befinden, werden Stackfields Statussymbole eingesetzt. Ein kleines Bild neben dem Nutzernamen zeigt an, ob sich entsprechender Nutzer im ‚Büro‘ oder im ‚Home Office‘ befindet. Damit Kaffeeküchen- und Gang-Gespräche weiterhin stattfinden können, wird in den Chats geplaudert und auch mal über Themen wie den nächsten Amtsausflug diskutiert.