NOW: Gesetzliche Vorgaben ordnungsgemäß umsetzen mit Stackfield

Über den Zweckverband Wasserversorgung Nordostwürttemberg

Der kommunale Zweckverband Wasserversorgung Nordostwürttemberg (NOW) mit Sitz in Crailsheim im Landkreis Schwäbisch Hall ist drittgrößter Fernwasserversorger Baden-Württembergs und verteilt pro Jahr über ein 931 km langes Leitungsnetz rund 29 Mio. Kubikmeter Trinkwasser an die verschiedenen Verbandsmitglieder. Heute werden so rund 100 Städte und Gemeinden mit circa 600.000 Einwohnern im Nordosten Baden-Württembergs mit Trinkwasser beliefert.

Larissa Hofmann ist seit 2013 bei der NOW tätig, davon neun Jahre in leitender Funktion im Personalwesen. Heute ist sie in der Unternehmensentwicklung aktiv und steuert dabei zahlreiche Projekte über Stackfield.

Mangelnde Transparenz durch Excel-getriebene Projektarbeit

Vor Stackfield wurde bei der NOW im kleinen Umfang, das heißt mit kleinen Teams und kleinen Projekten, primär auf E-Mail und Excel als Kommunikationsmittel gesetzt. Doch über die Jahre stiegen die Anforderungen und damit wuchs auch das Arbeitspensum. Larissa Hofmann erzählt: „Wir entwickeln uns immer weiter und auch unser Verbandsgebiet wird immer größer. Das heißt, zum einen steigt die Anzahl unserer Projekte und zum anderen werden die Projekte umfangreicher. Gerade Excel-Tabellen werden dabei irgendwann unübersichtlich.“ Die Organisation von Protokollabläufen und Projektplänen in Excel war zwar naheliegend, warf dabei jedoch ein hohes Maß an Fragen auf, denn ob der aktuelle Stand auch wirklich überall angekommen ist oder wer gerade an einer Datei arbeitet, war oft nicht ersichtlich. Man entschloss sich daher, eine Lösung bei der NOW einzuführen, die transparente Arbeitsabläufe, insbesondere auch abteilungsübergreifend, möglich machen würde.

Höchste Ansprüche an den Datenschutz mit dem BSI C5-Testat

Entscheidender Faktor für die Suche nach einer Kollaborationslösung war zwar primär die mangelnde Transparenz in der Projektarbeit, konkret hatte man jedoch keine funktionalen Anforderungen. Der Fokus lag vonseiten der NOW von Anfang an auf den hohen Sicherheitsanforderungen, denen sie als KRITIS-Betreiber unterliegen. „Wir haben uns natürlich verschiedene Alternativen angeschaut, aber letztendlich sind wir bei Stackfield hängen geblieben, weil wir als Wasserversorger eine kritische Infrastruktur darstellen und extrem hohe Anforderungen haben, was den Datenschutz sowie die Datensicherheit betrifft.“ Überzeugen konnte Stackfield dabei vor allem durch mehrfache ISO-Zertifizierungen sowie das BSI C5-Testat. „Stackfield hat einfach aktuell die höchstmögliche Zertifizierung mit dem C5-Testat und das war am Ende für uns ausschlaggebend“, betont Larissa Hofmann.

Projektbezogene Einführung bei der NOW

Da es zuvor vor allem in der Projektarbeit an transparenten Arbeitswegen mangelte, entschied man sich, Stackfield zunächst in der reinen Projektbearbeitung einzuführen. Dabei entschloss man sich für Unternehmensprojekte, die Kompetenzen aus verschiedenen Fachbereichen und Abteilungen benötigen, um Stackfield so praxisbezogen unter möglichst viele Leute zu bringen. Pro Projekt wurde hierfür ein Raum, also ein eigener Arbeitsbereich, in Stackfield angelegt. Entsprechendes Projektteam konnte dabei ganz einfach hinzugefügt werden und so direkt anfangen, projektbezogen zusammenzuarbeiten. „Das ist ganz gut angelaufen“, lobt Larissa Hofmann.

Um den Einstieg für die verschiedenen Projektteilnehmer zusätzlich zu erleichtern, gab es eine kleine Einführung und einen globalen FAQ-Raum inklusive kurzen Anleitungen, dem Nutzer je nach Bedarf beitreten konnten. Anschließend wurde Stackfield langsam in den einzelnen Abteilungen und Bereichen ausgerollt, sodass auch diese die Möglichkeit hatten, Arbeitsprozesse unabhängig von der Projektarbeit in Stackfield abzubilden. Man wollte dabei vor allem „weg vom reinen Schriftprotokoll“. Stattdessen sollte die Arbeit im Raum sowie der Raum selbst als eine Art Protokoll dienen und Informationen sowie Aktivitäten für alle Beteiligten sichtbar machen.

Gesetzliche Vorgaben ordnungsgemäß umsetzen in Stackfield

Mehrere Großprojekte wurden bei der NOW bereits mit Stackfields Hilfe umgesetzt, so auch die Umsetzung der im Dezember 2023 in Kraft getretenen Trinkwassereinzugsgebieteverordnung (TrinkwEGV). Die TrinkwEGV regelt Anforderungen an Ermittlung, Bewertung sowie Risikomanagement der Einzugsgebiete von Entnahmestellen für die Trinkwassergewinnung mit dem Ziel, Gefährdungen für Grundwasser, Oberflächenwasser und Rohwasser frühzeitig zu erkennen. Nach den Vorgaben der EU mussten Betreiber von Wasserversorgungsanlagen, so auch die NOW, bis November 2025 für alle bereits bestehenden Einzugsgebiete einen Bericht vor allem zur Gefährdungsanalyse und Risikobewertung vornehmen. Die TrinkwEGV gilt dabei außerdem als dauerhafte Verpflichtung für die Zukunft: Einzugsgebiete müssen regelmäßig überprüft und Berichte aktualisiert werden; zudem müssen neue Gebiete denselben Prozess durchlaufen. „Das war eine neue Verordnung, die umgesetzt werden musste, und eines der ersten Projekte, das wir in Stackfield abgebildet haben“, erzählt Larissa Hofmann.

Mit dem Ziel, alle Projektbeteiligten zu jedem Zeitpunkt up to date zu halten, legte man hierfür einen eigens definierten Raum in Stackfield an. Hier sollte von nun an jede Neuerung, jeder Bearbeitungsschritt und jede Feedbackschleife abgebildet und für andere Projektmitglieder sichtbar gemacht werden. Das Herzstück bildet dabei das Aufgaben-Board. Larissa Hofmann erzählt: „Wir arbeiten vor allem mit dem Kanban-Board – das hat sich in den meisten Bereichen bewährt. Dabei sind wir ganz standardmäßig vorgegangen, das heißt, wir haben definiert, was zu erledigen ist, was gerade bearbeitet wird und was bereits abgeschlossen wurde.“ Besonders hilfreich seien dabei die Unteraufgaben, über welche einzelne Arbeitsschritte weiter definiert werden können. „Die Unteraufgaben sind eine tolle Funktion, weil man jede Unteraufgabe noch einmal getrennt zuweisen kann. Das heißt, es ist nicht nur eine Gesamtaufgabe einer Person zugeordnet, sondern ich kann noch einmal untergliedern“, lobt Larissa Hofmann.

Um Aufgaben zusätzlich in ihrem zeitlichen Verlauf zueinander abzubilden, wird bei der NOW in Projekten auch gerne mit dem Zeitplan-Modul (Gantt-Diagramm) gearbeitet. Dies sei in der Projektarbeit besonders „übersichtlich“, so Larissa Hofmann, dank kleiner Features aus dem Projektmanagement-Bereich. So können bei Bedarf zum Beispiel kritische Pfade eingeblendet und damit Engpässe vermieden werden.

Externe Personen mit eingeschränkten Rechten hinzuholen

Einige Projekte bei der NOW erfordern die Zusammenarbeit mit externen Personen, so zum Beispiel bei der Einführung neuer Software. Um einen Austausch via Stackfield trotzdem gewährleisten zu können, werden entsprechende Personen mit eingeschränkten Rechten in den entsprechenden Raum eingebunden. Larissa Hofmann lobt: „Dass wir externe Berater miteinbinden können, ohne dass diese auf alles direkten Zugriff haben, sehen wir als einen großen Vorteil.“ Besonders hilfreich ist dabei, dass die Aktualität der Unterlagen auch über Unternehmensgrenzen hinaus gewährleistet werden kann. „Verschiedene Kommunikationswege bedeuten zu einem gewissen Grad auch immer Daten- oder Informationsverlust. Daher war uns wichtig, dass Externe auch Zugriff auf den aktuellen Stand haben“, betont Larissa Hofmann.

Arbeit stagniert nicht, auch im Falle von Abwesenheiten

Dass Stackfield für mehr Transparenz sorgt, führt heute nicht nur dazu, dass alle Beteiligten jederzeit auf dem neuesten Stand bleiben, sondern unterstützt Abteilungen und Teams insbesondere auch bei ungeplanten Abwesenheiten. Die Arbeit einzelner Personen ist zu jedem Zeitpunkt über das Aufgabenmodul des entsprechenden Raumes einsehbar – inklusive zu erledigenden Unteraufgaben und relevanten Dokumenten, die mit wenigen Klicks an die Aufgabe angehängt werden können. „Gerade im Sekretariat ist das von Vorteil. Fällt einmal jemand kurzfristig aus, so bietet Stackfield die Möglichkeit, dem Kollegen, der die offizielle Vertretung übernimmt, zu zeigen, wo die Arbeit fortzusetzen ist“, so Larissa Hofmann.

Großes Lob an den Support

Für die Zukunft plant die NOW fest damit, Stackfield noch flächendeckender einzusetzen. Abschließend spricht Larissa Hofmann ein großes Lob an den Support aus: „Ein Punkt, den ich wirklich sehr schätze und auch allen Kollegen so weitergebe, ist der Support, den Stackfield bietet. Im Live Chat bekommt man innerhalb weniger Minuten eine Antwort und wenn man etwas nicht versteht, kann man auch noch mal nachfragen. Und auch das Online Learning Center hilft unwahrscheinlich, weil man sich dort auch selbst durchklicken kann. Das ist eine ganz große Erleichterung.“