Die 5 besten Tools für Projektmanagement mit Zeiterfassung 2026

Ende des Monats, die Rechnung soll raus. Jetzt stellst Du fest: Ein Teil der Stunden fehlt. Jemand hat vergessen, Zeiten zu übertragen. Jemand anderes hat sie im falschen Projekt erfasst. Und die Exportdatei aus dem Zeiterfassungstool passt nicht zum Format, das die Buchhaltung braucht.

Das ist kein Einzelfall. Wer Projektmanagement und Zeiterfassung in zwei getrennten Tools betreibt, zahlt jeden Monat eine stille Rechnung: für verlorene Stunden, doppelte Datenpflege und Abrechnungsfehler, die erst auffallen, wenn es zu spät ist. Die Lösung ist ein Tool, das beides nativ verbindet. Dieser Vergleich zeigt Dir die fünf besten Lösungen für Projektmanagement mit Zeiterfassung 2026.

Das Thema kurz und kompakt

• Integrierte Zeiterfassung spart echtes Geld: Wer Zeiten direkt in der Aufgabe erfasst, verliert keine Stunden beim Übertragen und stellt lückenlose Rechnungen.
• Abrechnungsstatus ist das Schlüssel-Feature: Eine Abrechenbar / Nicht-abrechenbar-Kennzeichnung plus Sperren-Funktion für bereits abgerechnete Einträge zeigt auf einen Blick, welche Stunden noch offen sind. Nicht jedes Tool bietet das.
• Datenschutz ist kein Bonus-Feature: Wer mit Kundendaten arbeitet, braucht DE / EU-Hosting und sollte prüfen, wer als Unterauftragnehmer im Spiel ist.
• Stackfield verbindet alles ohne Kompromiss: Als einziges Tool in diesem Vergleich kombiniert Stackfield native Zeiterfassung, vollständiges Projektmanagement und echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auf deutschen Servern.

Projektmanagement und Zeiterfassung in einem Tool

Stunden direkt an Aufgaben erfassen, als verrechnet markieren und exportieren. Ohne Extra-Tool, ohne Medienbruch. Jetzt Stunden lückenlos abrechnen

Zeiterfassung im Projektmanagement: Warum das richtige Tool entscheidend ist

Integrierte Zeiterfassung bedeutet: Die Stoppuhr läuft direkt in der Aufgabe, nicht in einer separaten App. Jede erfasste Stunde ist sofort dem richtigen Projekt zugeordnet. Kein Übertragen, kein Abgleichen, kein Nachfragen.

Wenn Zeiterfassung und Projektmanagement in zwei verschiedenen Systemen laufen, entstehen Medienbrüche. Stunden gehen verloren, weil der Eintrag vergessen wurde. Projektzeiten können nicht zugeordnet werden, weil die Aufgabenstruktur im PM-Tool anders aussieht als im Zeiterfassungstool. Der Export in die Buchhaltung kostet mehr Zeit als die Erfassung selbst.

Drei Dinge entscheiden, ob ein Tool für die Abrechnung wirklich taugt:

1. der Abrechnungsstatus, also ob erfasste Stunden als verrechnet oder offen markiert werden können.
2. das Export-Format, denn PDF, CSV und Excel haben unterschiedliche Kompatibilität mit Buchhaltungssystemen.
3. die Vollständigkeit der PM-Funktionen: Zeiterfassung allein reicht nicht.

Wer auf Stundenabrechnung arbeitet, braucht auch Gantt-Charts, Kanban und Portfolioübersicht im selben Tool.

Die 5 besten Projektmanagement-Tools mit Zeiterfassung im Vergleich

Die folgende Übersicht zeigt auf einen Blick, wo die fünf Tools bei den entscheidenden Kriterien stehen.

Stackfield: Projektmanagement ohne Kompromisse

Stackfield ist eine deutsche Projektmanagement- und Kollaborationsplattform mit echter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung als absolutem Kern. Seit über 14 Jahren am Markt vertrauen über 10.000 Unternehmen der Plattform für ihre tägliche Projekt- und Teamarbeit. Durch die integrierte Zeiterfassung können nicht nur Teammitglieder ihre Arbeitszeit erfassen, sondern auch die Zusammenarbeit mit Externen wird erleichtert.

Wie funktioniert die Zeiterfassung in Stackfield? Bevor Du die Zeiterfassung nutzen kannst, muss sie in den Raumeinstellungen aktiviert sein. Danach findest Du das Stoppuhr-Symbol in jeder Aufgabenkarte. Für die Erfassung hast Du zwei Wege:

• Timer starten und stoppen: Direkt beim Bearbeiten einer Aufgabe startest Du den Timer und stoppst ihn am Ende. Zu jedem Eintrag kannst Du eine Notiz hinterlegen.
• Manueller Eintrag: Zeiten lassen sich nachträglich eintragen und jederzeit bearbeiten oder löschen.

Weitere Funktionen der Zeiterfassung drehen sich um:

• Abrechenbar-Kennzeichnung und Sperren-Funktion: Zeiteinträge lassen sich als abrechenbar oder nicht abrechenbar kennzeichnen. Nach der Abrechnung sperrst Du die Einträge, damit sie nicht erneut fakturiert oder versehentlich verändert werden. In den Berichten lässt sich nach dem Sperr-Status filtern.
• Export: Alle Zeiten exportierst Du als PDF, CSV oder Excel direkt aus dem Berichtsmodul.
• Schätzungen vs. tatsächliche Zeit: Trage eine Schätzung ein und vergleiche sie mit dem tatsächlichen Aufwand. Sobald Du die Schätzung überschreitest, färbt sich der Fortschrittsbalken rot.
• Raumübergreifende Berichte: Über "Berichte" in der Seitenleiste wertest Du alle Zeiten raumübergreifend aus, filterst nach Aufgabe oder Teammitglied und exportierst den Bericht.

In Projekträumen kommen weitere Funktionen hinzu:

• Zeitbudget pro Projekt: Die Ressourcenzeile in den Projektdetails zeigt auf einen Blick, wie viel Zeit bereits verbraucht ist. Blau: im Budget. Gelb: 90 % erreicht. Rot: Budget überschritten.
• Zeitkontingent pro Teammitglied: Lege für jedes Mitglied ein eigenes Kontingent fest. Die Übersicht zeigt, wer wie viel Zeit verbraucht hat und wie viel noch übrig ist.

Stärken:

• Native Zeiterfassung (manuell + Stoppuhr) direkt an Aufgaben, in allen Plänen enthalten
• Abrechenbar / nicht abrechenbar kennzeichnen plus Sperren-Funktion für saubere Abrechnungsprozesse
• Export als PDF, CSV, Excel aus dem Berichtsmodul
• Schätzungen vs. tatsächliche Zeit mit visuellem Fortschrittsbalken
• Zeitbudget pro Projekt mit Ampel-Visualisierung
• Zeitkontingent pro Teammitglied mit Verbrauchsübersicht
• Raumübergreifende Berichte mit Filter- und Exportfunktion
• Vollständige PM-Funktionen: Gantt, Kanban, Projektportfolio, Budgetplanung
• Echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, ISO 27001, BSI C5, deutsche Server

Einschränkungen:

• Kein natives Rechnungsmodul: Stunden werden exportiert und in einem externen Buchhaltungstool weiterverarbeitet

Geeignet für: Agenturen, Dienstleister, Teams im Mittelstand und öffentlichen Sektor, die auf Stundenbasis abrechnen, Kapazitäten übergreifend steuern und dabei Kundendaten schützen wollen.

Preis: 14 Tage kostenlos testen, Testphase endet automatisch. Starter ab 9 € / Nutzer / Monat, Business ab 14 €, Premium ab 18 €, Enterprise ab 28 € (jeweils bei jährlicher Zahlung, Mindestabnahme fünf Nutzer). Alle Tarife auf stackfield.com.

ClickUp: Breiter Funktionsumfang ohne deutschen Serverstandort

ClickUp ist eine US-amerikanische Projektmanagement-Plattform, die seit ihrer Gründung 2017 eine gute Feature-Breite besitzt.

Wie funktioniert die Zeiterfassung in ClickUp? Der Timer lässt sich direkt in jeder Aufgabe starten. Abrechenbare Zeit kann pro Eintrag markiert werden: Im Free-Plan bis zu 100 Mal, ab dem Business-Plan ohne Limit. Zeitberichte lassen sich nach Nutzer oder Projekt filtern und exportieren.

Stärken:

• Breites PM-Feature-Set: Gantt, Kanban, Goals, Dashboards, über 15 Projektansichten
• Automatisierungen und Aufgaben-Abhängigkeiten
• Kostenloser Einstiegsplan verfügbar

Einschränkungen:

• Serverstandort USA, kein deutsches Hosting
• Hoher Einarbeitungsaufwand durch den umfangreichen Funktionsumfang
• Kein deutschsprachiger Support

Geeignet für: Teams, die hohe Anpassbarkeit suchen und kein DE-Hosting benötigen.

Preis: Free, Unlimited ab 7 USD / Nutzer / Monat, Business ab 12 USD / Nutzer / Monat (jährlich).

MeisterTask: Das intuitive Kanban-Tool mit Zeiterfassung

MeisterTask ist ein europäischer Anbieter mit Fokus auf Kanban-basiertem Aufgabenmanagement und nativer Zeiterfassung. Der schnelle Einstieg ist einer der Hauptgründe, warum kleinere Teams MeisterTask wählen.

Wie funktioniert die Zeiterfassung in MeisterTask? Der Timer lässt sich pro Aufgabe starten, erfasste Zeiten sind in Berichten auswertbar und können als abrechenbar markiert werden.

Stärken:

• Native Zeiterfassung direkt an Aufgaben
• Intuitive Kanban-Oberfläche
• Deutschsprachiger Support verfügbar

Einschränkungen:

• Kein natives Gantt-Diagramm; Timeline nur ab Business
• Google als Unterauftragnehmer: Daten verlassen die EU, keine echte Datensouveränität
• Kein Gruppen-Chat, keine Videokonferenzen nativ integriert
• Kein Portfoliomanagement

Geeignet für: Kleine Teams, die unkompliziertes Kanban-Aufgabenmanagement mit Zeiterfassung suchen und keine strengen Compliance-Anforderungen haben.

Preis: Pro ab 13,50 € / Nutzer / Monat (jährlich).

Factro: Der strukturierte Allrounder aus Deutschland

Factro ist ein deutsches Projektmanagement-Tool aus Bochum, entwickelt und gehostet in Deutschland. Das Tool setzt auf klassische Projektstrukturplanung mit Kanban, Gantt und Projektstrukturplan als native Ansichten.

Wie funktioniert die Zeiterfassung in Factro? Die Aufwandserfassung pro Aufgabe ist erst ab dem Professional-Tarif verfügbar. Zeiteinträge werden manuell eingetragen und in Projektberichten ausgewertet. Einen Live-Timer gibt es laut verfügbaren Quellen nicht.

Stärken:

• Entwicklung und Support in Deutschland, deutschsprachiger Telefon- und E-Mail-Support
• Projektstrukturplan als native Ansicht, ergänzt durch Kanban
• Kostenloser Plan (Basic, bis drei Nutzer) zum Einstieg

Einschränkungen:

• Zeiterfassung erst ab Professional-Tarif (nicht in Basic oder Business enthalten)
• Gantt-Diagramm erst ab Business-Tarif
• Digital Realty als Unterauftragnehmer: keine vollständige EU-Datenhaltung
• Keine echte E2E-Verschlüsselung, kein BSI C5

Geeignet für: Mittelständische Teams in Deutschland, die strukturiertes Projektmanagement Made in Germany suchen und Zeiterfassung erst ab einem späteren Tarif benötigen.

Preis: Basic kostenlos (bis drei Nutzer); Business ab 19,99 € / Nutzer / Monat; Professional ab 29,99 € / Nutzer / Monat.

OpenProject: Der transparente Open-Source-Allrounder

OpenProject ist das deutsche Open-Source-Projektmanagement-Tool mit Feature-Set inklusive nativer Zeiterfassung und EU-Hosting. Für Teams, die Kontrolle über ihre Infrastruktur wollen, bietet OpenProject eine Self-Hosting-Option.

Wie funktioniert die Zeiterfassung in OpenProject? Zeiten werden pro Arbeitspaket (Work Package) erfasst. Das Zeiterfassungs-Modul bietet Berichte und Exports. Eine Budgetüberwachung auf Projektebene ist ebenfalls möglich.

Stärken:

• Native Zeiterfassung in allen Plänen enthalten
• Vollständige PM-Funktionen: Gantt, Kanban, Portfoliomanagement
• EU-Hosting, kein US-Unterauftragnehmer dokumentiert

Einschränkungen:

• Kein integrierter Gruppen-Chat oder Videokonferenzen
• Keine echte E2E-Verschlüsselung
• Einrichtungsaufwand beim Self-Hosting höher als bei SaaS-Lösungen

Geeignet für: Teams, die ein vollständiges PM-Tool mit EU-Hosting suchen, den höheren Einrichtungsaufwand beim Self-Hosting selbst stemmen können (eigene IT-Ressourcen vorausgesetzt) und gegebenenfalls Self-Hosting in Betracht ziehen, besonders relevant für öffentliche Einrichtungen und Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen.

Preis: Community Edition kostenlos (Self-Hosted); Basic ab 5,95 € / Nutzer / Monat (On-Premises, jährlich, mind. 25 Nutzer); Cloud-Variante verfügbar.

Worauf Du bei der Tool-Auswahl achten solltest

Vier Kriterien entscheiden darüber, ob ein Projektmanagement-Tool mit Zeiterfassung im Abrechnungsalltag wirklich funktioniert.

Kriterium 1: Abrechnungsstatus-Management
Gibt es eine Abrechenbar / Nicht-abrechenbar-Kennzeichnung mit einer Sperren-Funktion für bereits abgerechnete Einträge? Ohne sie weißt Du nicht zuverlässig, welche Stunden bereits in Rechnung gestellt wurden und welche noch offen sind. Das führt zu doppelter Abrechnung oder vergessenen Positionen.

Kriterium 2: Export-Workflow
In welchem Format werden die erfassten Stunden exportiert? PDF, CSV und Excel haben unterschiedliche Kompatibilität mit Buchhaltungssystemen wie DATEV oder sevDesk. Prüfe vor dem Kauf, ob der Export direkt in Dein Buchhaltungssystem passt.

Kriterium 3: Vollständigkeit der PM-Funktionen
Zeiterfassung allein reicht nicht aus. Wenn das Tool keinen Gantt-Chart, kein Kanban-Board und keine Portfolioübersicht bietet, wirst Du für die Projektsteuerung wieder ein zweites Tool benötigen, was den Medienbruch nur verschiebt, nicht löst.

Kriterium 4: Datenschutz und Serverstandort
Gerade für Agenturen, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten, reicht "DSGVO-konform" nicht aus. Entscheidend ist, wo Daten tatsächlich verarbeitet werden, auch bei Unterauftragnehmern. MeisterTask nutzt Google als Unterauftragnehmer, Factro setzt auf Digital Realty. Beides bedeutet: Daten verlassen die EU. ClickUp speichert auf US-Servern. Wer hier auf Nummer sicher gehen will, benötigt EU-Hosting mit europäischen Unterauftragnehmern oder echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Vorteile von integrierter Zeiterfassung im Projektmanagement-Tool

Warum lohnt sich der Wechsel von zwei getrennten Tools zu einer integrierten Lösung? Diese vier Vorteile machen den Unterschied im Alltag.

• Kein Medienbruch: Zeiten werden direkt an der Aufgabe erfasst. Kein Übertragen, kein Abgleichen zwischen zwei Systemen.
• Transparenz für Kunden: Aus dem PM-Tool lassen sich nachvollziehbare Leistungsbelege erstellen, die zeigen, welche Aufgaben wie viel Zeit in Anspruch genommen haben.
• Weniger Abrechnungsfehler: Der Abrechnungsstatus ist jederzeit sichtbar. Stunden gehen nicht verloren, weil sie direkt im richtigen Kontext erfasst werden.
• Tool-Konsolidierung: Ein Tool ersetzt drei. Projektmanagement, Zeiterfassung und Exporttabelle fallen zusammen. Das spart Lizenzkosten und reduziert Komplexität.

Projektmanagement mit Zeiterfassung: Stackfield als sichere Wahl für Agenturen

Wer Zeiterfassung und Datenschutz nicht als Trade-off betrachten will, findet in Stackfield die Lösung, die beides ohne Kompromiss bietet. Stackfield bringt das vollständige Projektmanagement mit Gantt-Charts, Kanban-Boards, Projektportfolios und Budgetplanung. Dazu kommt native Zeiterfassung mit Stoppuhr, Schätzungen, Ampel-Visualisierung, Zeitkontingenten pro Teammitglied und raumübergreifenden Berichten.

Die echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sowie ISO 27001 und BSI C5 Zertifizierung und Datenhaltung ausschließlich in Deutschland machen Stackfield zu einem sicheren Projektmanagement-Tool.

Die Agentur KW NEUN zeigt, wie das in der Praxis aussieht: Projektzeiterfassung und Abrechnung laufen in einem System, jede Feedbackschleife ist dokumentiert, jede geleistete Stunde ist nachvollziehbar. Das ist Projektmanagement mit Zeiterfassung ohne Medienbruch.

FAQ