Ob veraltete Windows-7-Rechner, noch ältere XP-Systeme oder Programme wie Microsoft Project: Viele Organisationen arbeiten weiterhin mit Technologien, die nicht mehr dem heutigen Stand entsprechen. Und auch spezialisierte Anwendungen, für die es längst keine Wartung mehr gibt, sind noch immer fester Bestandteil des Arbeitsalltags – ob in Behörden, Kanzleien, Forschungseinrichtungen und Unternehmen.
Diese sogenannten Legacy Systeme (zu Deutsch: Altsysteme), die oft bereits jahrelang im Einsatz sind, gelten meistens als bewährt und stabil. In Wahrheit bergen sie aber erhebliche Risiken und behindern langfristig die Handlungsfähigkeit von Unternehmen.
Während die technologische Entwicklung immer schneller voranschreitet, geraten veraltete IT-Strukturen zunehmend ins Hintertreffen. Wer zu lange am Status quo festhält, riskiert nicht nur technische Probleme, sondern auch erhebliche Sicherheitslücken. Dieser Beitrag beleuchtet, was Legacy Systeme eigentlich sind, warum sie so weit verbreitet sind und wie ein moderner, schrittweiser Umstieg gelingen kann.
Was ist ein Legacy System?
Legacy Systeme bestehen aus veralteten, aber weiterhin genutzten Hard- und Softwarekomponenten. Dazu zählen nicht mehr unterstützte Server, Rechner oder Betriebssysteme ebenso wie spezialisierte Fachanwendungen. Ein Legacy System kann zum Beispiel ein Mainframe aus den 90ern sein oder eine Fachanwendung, die nur unter Windows XP läuft. Der Begriff bezieht sich also sowohl auf Hardware als auch auf Software, die historisch gewachsen sind und funktional zwar noch ihren Dienst tun, aber technisch nicht mehr dem aktuellen Stand entsprechen.
Auf der Hardwareseite handelt es sich häufig um alte Terminals, Server oder schwach ausgestattete Rechner und Laptops. Viele dieser Geräte sind technisch überholt, werden aber trotzdem weiterverwendet. Zwar ist die Nutzung solcher Hardware durch den zunehmenden Einsatz von Cloud-Lösungen in den letzten Jahren zurückgegangen. Dennoch verlassen sich viele Organisationen weiterhin auf ihre vermeintlich verlässlichen Altbestände.
Auf der Softwareseite zeigen sich die Herausforderungen noch deutlicher. Besonders problematisch wird es, wenn Betriebssysteme oder Programme genutzt werden, die nicht den aktuellen Maßstäben für Sicherheit und / oder Datenschutz entsprechen. Ein prominentes Beispiel hierfür sind die eingangs erwähnten älteren Microsoft-Betriebssysteme, deren Support ausgelaufen ist, oder Microsoft-Programme wie Projects oder Teams, deren sicherer Einsatz auch aus politischen Gründen fragwürdig geworden ist.
Warum werden Legacy Systeme genutzt?
Legacy Systeme sind in vielen Branchen weit verbreitet, besonders dort, wo Prozesse über Jahre hinweg gewachsen sind und stark an individuelle Anforderungen angepasst wurden. Die Gründe für ihre fortgesetzte Nutzung sind vielfältig:
Vermeintliche Funktionalität und Stabilität:
Viele Systeme funktionieren im Alltag scheinbar zuverlässig. Sie sind eng mit den Abläufen verzahnt und gelten als bewährt. Ein Wechsel erscheint oft riskanter als das Festhalten am Status quo.
Kosten- und Ressourcenfragen:
Die Ablösung veralteter Systeme ist mit Aufwand verbunden, sowohl technisch, personell wie auch finanziell. Und gerade bei knappen Budgets oder begrenzter IT-Kapazität wird der Wechsel schnell einmal verschoben.
Fachliche und technische Abhängigkeiten:
Individuell entwickelte Anwendungen lassen sich oft nicht einfach durch Standardlösungen ersetzen. Hinzu kommen technologische Abhängigkeiten von bestimmten Anbietern durch das sogenannte Vendor Lock-in und fehlende Dokumentation. Wissen steckt häufig nur noch in wenigen Köpfen und kann im ungünstigsten Fall komplett verloren gehen.
Regulierung und Zertifizierung:
In stark regulierten Branchen wie dem Finanz- oder Gesundheitswesen sind Systemwechsel mit umfangreichen Prüfungen und Zertifizierungen verbunden. Das erschwert Veränderungen zusätzlich.
Sorge vor Veränderung:
Neue Tools werden nicht immer als Entlastung wahrgenommen. Ohne begleitende Kommunikation und Schulung entsteht oft Zurückhaltung, die nicht zwangsläufig aus Ablehnung, sondern häufig aus Unsicherheit entsteht. Die Sorge, neue Systeme könnten zu komplex, zeitaufwändig oder im Arbeitsalltag störend sein, ist weit verbreitet.
Probleme, Risiken und Herausforderungen
Legacy Systeme mögen kurzfristig stabil wirken, bringen langfristig jedoch erhebliche Nachteile mit sich:
- Sicherheitsrisiken durch fehlende Updates
Systeme ohne Hersteller-Support erhalten keine Updates mehr. Offene Schwachstellen bleiben bestehen und machen Angriffe, beispielsweise durch Datendiebstahl oder Ransomware, wahrscheinlicher.
- Steigende Betriebskosten
Wartung durch Spezialisten, individuelle Workarounds und Zusatzmaßnahmen zur Absicherung verursachen dauerhaft hohe Aufwände. Gleichzeitig bindet der bereits angesprochene Vendor Lock-in an teure, proprietäre Umgebungen.
- Fehlende Kompatibilität
Moderne Tools und Cloud-Dienste lassen sich kaum an Legacy Systems anbinden. Medienbrüche, manuelle Zwischenschritte und fehlende Schnittstellen bremsen die Zusammenarbeit, besonders in hybriden Arbeitsmodellen.
- Eingeschränkte Skalierbarkeit
Selbst kleine Änderungen erfordern teils unverhältnismäßigen Aufwand. Nötige Weiterentwicklungen werden dadurch verzögert oder ganz unterlassen, was am Ende wiederum Innovation verhindert.
- Datenschutz und Compliance
Alte Systeme, egal, ob Hard- oder Software, bieten oft keine sauberen Löschprozesse, rollenbasierte Rechtevergabe oder eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wie bei Stackfield. Die Einhaltung von Datenschutzvorgaben wie der DSGVO ist damit schwer oder gar nicht möglich.
Mögliche Lösungsansätze
Nicht jede Organisation kann oder muss ihre Altsysteme sofort komplett ersetzen. Vielmehr geht es darum, schrittweise und strategisch zu modernisieren. Möglich ist das beispielsweise über die Ansätze Rehosting, Refactoring oder Replacing:
Rehosting: Beim Rehosting wird ein bestehendes System technisch in eine neue Umgebung übertragen. Ein typisches Beispiel ist die Verlagerung eines Systems von einem alten physischen Server in eine virtuelle Maschine in der Cloud. Die Software bleibt dabei im Kern gleich, gewinnt aber durch die moderne Infrastruktur an Stabilität und Flexibilität.
Refactoring: Beim Refactoring wird der Programmcode eines bestehenden Systems überarbeitet, um ihn besser wartbar und flexibler zu machen. Die Funktionen bleiben größtenteils erhalten, aber der Aufbau wird so verändert, dass sich spätere Erweiterungen oder Anpassungen einfacher umsetzen lassen.
Replacing: Replacing bedeutet, dass das alte System durch eine neue Softwarelösung ersetzt wird, die dieselben oder ähnliche Aufgaben übernimmt. Dabei geht es nicht nur um den technischen Wechsel, sondern auch um bessere Bedienbarkeit, höhere Sicherheit und eine moderne, zukunftsfähige Architektur. Der Wechsel von einer unsicheren Kollaborationssoftware hin zu Stackfield wäre ein Beispiel für Replacing.
Stackfield als praxisnahe Lösung
Ein kompletter Systemwechsel ist nicht immer der beste Einstieg. Oft ist es sinnvoller, eine neue Lösung zunächst in einem abgegrenzten Bereich zu nutzen, zum Beispiel innerhalb eines Teams oder einer Abteilung.
Stackfield eignet sich gut für diesen parallelen Einsatz. Aufgabenmanagement, Kommunikation und Dateiablage lassen sich sofort abbilden, ohne bestehende Abläufe zu stören. Inhalte wie Dokumente, Tabellen oder Aufgaben können gezielt übernommen werden – beispielsweise durch den direkten Import von CSV-/Excel-Dateien. Die intuitive Oberfläche erleichtert dabei den Einstieg und reduziert den Schulungsbedarf. Gleichzeitig wird Wissen nicht mehr auf Einzelpersonen verteilt, sondern zentral gepflegt und für alle verfügbar gemacht.
Ein weiterer Vorteil liegt im Datenschutz: Die Plattform wurde speziell für den Einsatz in Europa entwickelt, ist ISO-zertifiziert, trägt das C5-Testat des BSI und speichert alle Daten Ende-zu-Ende-verschlüsselt auf deutschen Servern.
Statt eines radikalen Neustarts schaffen Organisationen mit diesem Ansatz einen fließenden Übergang. Das alte System bleibt zunächst bestehen, wird aber Stück für Stück durch eine moderne, tragfähige Lösung ersetzt. So wird Flexibilität geschaffen und Risiken werden reduziert.
Fazit: Der Abschied von Legacy Systems gelingt schrittweise
Viele Organisationen arbeiten seit vielen Jahren mit denselben Systemen. Das schafft Verlässlichkeit, sorgt aber auch dafür, dass Probleme und Risiken erst spät sichtbar werden. Wer den Umstieg zu lange aufschiebt, riskiert Sicherheitslücken, wachsende Betriebskosten und den Verlust von Kontrolle über die eigene IT.
Trotzdem lässt sich die bestehende Infrastruktur oft nicht sofort ersetzen. Mit Lösungen wie Stackfield lässt sich aber ein klarer Übergang schaffen. Bestehende Prozesse bleiben stabil, während neue Strukturen wachsen können. Das senkt Druck, schafft Handlungsspielräume und macht Organisationen so langfristig flexibler.