Physikalisch-Technische Bundesanstalt: Internationale Teams vernetzen

Über die Physikalisch-Technische Bundesanstalt

Die Physikalisch-Technische Bundesanstalt (PTB) ist das nationale Metrologieinstitut der Bundesrepublik Deutschland und oberste Instanz bei allen Fragen des richtigen und zuverlässigen Messens. Als eines der größten Metrologieinstitute der Welt ist die PTB eine international hoch angesehene Forschungseinrichtung und Dienstleisterin für Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft.

Die Gruppe Q.3 „Internationale Zusammenarbeit“ der PTB ist eine vom Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung sowie von der Europäischen Union beauftragte Durchführungsorganisation der Entwicklungszusammenarbeit und unterstützt Entwicklungs- und Schwellenländer bei der Entwicklung und Nutzung einer bedarfsgerechten und international anerkannten Qualitätsinfrastruktur. Stackfield wird in der Gruppe Q.3 seit dem Jahr 2021 als Kollaborationsplattform in der fachlichen Planung, Vorbereitung, Durchführung und Steuerung von Projekten der Entwicklungszusammenarbeit eingesetzt.

Irina Juchimenko ist im Referat Q.31 – zuständig für Europa, den Südkaukasus sowie Zentralasien – als Projektassistenz sowie Assistenz der Referatsleitung tätig.

Dezentrale Koordinierung parallel laufender Projekte

Vor der Einführung Stackfields an der PTB wurden die zahlreichen parallel laufenden Projekte der Internationalen Zusammenarbeit über verschiedene Kanäle koordiniert. Abstimmungen fanden überwiegend per E-Mail statt, ergänzt durch den Einsatz unterschiedlicher Chat-, Kanban- und Projektmanagementtools – eine zentrale und einheitliche Arbeitsumgebung gab es so nicht. Irina Juchimenko erzählt: „Das war der zentrale Grund für uns, ein neues Tool einzuführen: Wir wollten die verschiedenen Orte der Kollaboration und Kommunikation in einer Plattform zusammenführen und so unser Projektmanagement sowie die Aufgabenverwaltung erleichtern.“ Statt je nach Projekt oder Aufgabenfeld von einer Plattform zur nächsten wechseln zu müssen, sollten Aufgaben verschiedener Projekte an einem Ort abgebildet und aufgerufen werden können und in dem Zusammenhang themenbezogene Kollaboration stattfinden.

Änderungen somit in Echtzeit wahrnehmen zu können, war für die Gruppe Q.3 ausschlaggebend, um einen Schritt von asynchronen lokalen Dokumenten hin zu Teamarbeit in der Cloud zu gehen. „Wenn eine Aufgabe abgehakt wird, sollen das alle sofort sehen. Die Informationen sollen nicht erst in einem Dokument abgespeichert werden müssen, auf das andere dann erst zugreifen können, wenn das Dokument geschlossen wurde. Arbeiten in Echtzeit war für uns ein wichtiger Faktor“, so Irina Juchimenko.

Internationale Zusammenarbeit trifft höchste Sicherheitsstandards

Neben Funktionen des Projektmanagements sowie der Aufgabenverwaltung sollte die gesuchte Plattform vor allem auch das Verwalten verschiedener Nutzergruppen, insbesondere Externer, ermöglichen. Irina Juchimenko erklärt: „Wir arbeiten viel mit externen Expertinnen und Experten zusammen und auch durch die internationale Zusammenarbeit haben wir viele Partner und Partnerinnen und dementsprechend auch Projektbeteiligte, die im Ausland sind. Wir wollten in der Lage sein, diese verschiedenen Personen über eine einzige Plattform zusammenzuführen und dann auch so flexibel zu sein und zum Beispiel sagen zu können, dass eine Person nicht mehr an Bord ist und ihren Zugang nicht mehr braucht. In Stackfield wird das sehr gut gelöst.“ Eine weitere zentrale Vorgabe war ein niedrigschwelliger, englischsprachiger Support per Chat, insbesondere aufgrund der internationalen Nutzerschaft.

Als Ressortforschungseinrichtung spielten für die PTB neben dem benötigten Funktionsumfang vor allem die strengen behördlichen Datenschutzanforderungen eine zentrale Rolle. Wichtige Kriterien waren dabei ein zertifiziertes deutsches Hosting (inkl. C5-Testierung des BSI) sowie Sicherheitsmerkmale wie echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Für die Gruppe Q.3 war das Erfüllen entsprechender Vorgaben essenziell, um neben den behördlichen Vorgaben auch die besonderen Anforderungen einer heterogenen internationalen Nutzerschaft abzudecken.

Stackfield erfüllte die definierten Anforderungen sowohl hinsichtlich des Funktionsumfangs als auch in den Bereichen Datensicherheit und Datenschutz. „Wir begrüßen außerdem, dass Stackfield sich kontinuierlich weiterentwickelt und neue Funktionen und Module auf demselben Schutzniveau bereitstellt“, lobt Irina Juchimenko.

Referatsinterne Projektarbeit über Ländergrenzen asynchron abbilden

Innerhalb der einzelnen Referate der Internationalen Zusammenarbeit werden zahlreiche Projekte parallel durch verschiedene Projektteams bearbeitet, so etwa das momentan laufende Projekt der Q.31 zur „Stärkung der Qualitätsinfrastruktur für EU-Beitritt und Wettbewerbsfähigkeit“ in Moldau. Die Logistik entsprechender Projekte wird dabei in Stackfield kommuniziert und Operatives kollaborativ bearbeitet.

In Stackfields Räumen, einzelnen Arbeitsbereichen, können die Aktivitäten und Aufgaben der verschiedenen Projekte thematisch gruppiert abgelegt, datiert und zugewiesen werden. Das Kanban-Board gibt dabei Aufschluss über die aktuellen Status der verschiedenen Aufgaben und ermöglicht das schnelle Zuordnen und Einsehen aktueller Aktivitäten. Irina Juchimenko erzählt: „Die einzelnen Projektteams nutzen Stackfield, um zu überprüfen, welche Aktivitäten und Aufgaben anstehen, wer für welche Aufgabe zuständig ist und bis wann diese erledigt werden müssen. Und auch um einen Überblick darüber zu behalten, was bereits erledigt wurde, ohne nachfragen zu müssen. Wir kommunizieren natürlich viel, aber arbeiten nicht immer synchron.“ Teammitglieder sind oft über Länder verteilt und müssen auch im Falle von Zeitverschiebungen in der Lage sein, sich miteinander abzusprechen. Stackfield unterstützt dabei, denn Inhalte können jederzeit aufgerufen und verpasste Aktivitäten über den Verlauf nachvollzogen werden. Für den informellen oder auch projektbezogenen Austausch über Ländergrenzen hinweg dienen die Kommentare in den Aufgaben, Privat- und Gruppenchats sowie die Telefonie mit Videokonferenzen und Screensharing. „Stackfield wird in Q.31 einfach für alles verwendet“, betont Irina Juchimenko.

Transparente Koordination externer und interner Ressourcen

Die Projektteams, die in den einzelnen Referaten an verschiedenen Projekten mitwirken, setzen sich je nach Bedarf aus internen sowie externen Personen zusammen. Diese müssen entsprechend projektübergreifend und transparent koordiniert werden. „Wir haben externe Expertinnen und Experten, die an verschiedenen Projekten gleichzeitig mitarbeiten. In Stackfield wird im Voraus bei der Planung der Aktivitäten ersichtlich, ob ein externer Experte oder auch interne Mitarbeiter bereits verplant wurde“, erklärt Irina Juchimenko.

Hierfür wurde ein separater Raum als Übersicht für die verschiedenen Aktivitäten aller Projekte angelegt. Mithilfe von Labels wird dabei gekennzeichnet, welche Person und welche internen Projektressourcen für welche Aktivität eingeplant sind, in welchem Land die Aktivität stattfindet und andere Informationen, die für die Koordinierung der Projekte von Relevanz sind.

Urlaube, Abwesenheiten, Dienstreisen und auch Feiertage der verschiedenen Länder – denn diese unterscheiden sich von Land zu Land und sind so gerade auf internationaler Ebene relevant – werden zusätzlich im Kalender hinterlegt. Wird ein neuer Termin angesetzt, so kann über „Verfügbarkeit überprüfen“ eine Mitgliederansicht aufgerufen werden, welche für entsprechende potenzielle Teilnehmerinnen und Teilnehmer abbildet, wann wer abwesend ist. „Das erleichtert die gemeinsame Terminfindung, vor allem auch mit den externen Mitgliedern“, so Irina Juchimenko.

Vertretungen strukturiert organisieren und Ausfälle abfedern

Um Engpässe durch abwesende Projektbeteiligte zu vermeiden, wird die Vertretungsübergabe für geplante Abwesenheiten mithilfe individueller Aufgaben organisiert. Relevante Dokumente und Informationen können dabei direkt in der Aufgabe hinterlegt und einzelne Arbeitsschritte über Unteraufgaben definiert werden. Wer die Vertretung übernimmt, wird zentral hinterlegt, sodass auch andere Teammitglieder wissen, an wen sie sich wenden können. Ist noch keine Vertretung eingetragen, können Aufgaben gezielt übernommen werden, wenn Kapazitäten bestehen. „In einem Dokument wäre so etwas schwierig. Man hätte zwar die Aufgaben, aber wüsste nicht, ob diese bereits übernommen und erledigt wurden“, betont Irina Juchimenko. Die Vertretung kann Informationen über die Abarbeitung zusätzlich in der Aufgabe ablegen, sodass transparent bleibt, was während der Abwesenheit erledigt wurde und wie der aktuelle Stand ist.

Für in den Projekten regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, wird zusätzlich mit Vorlagen gearbeitet. Fällt ein Teammitglied kurzfristig, etwa krankheitsbedingt, aus, müssen Abläufe nicht erst rekonstruiert werden. Die hinterlegten Templates geben den nächsten Schritt eindeutig vor und enthalten so alle relevanten Informationen zur Bearbeitung.

Über die Mobile App Informationen auf Dienstreisen abrufen

Aufgrund der internationalen Relevanz der verschiedenen Projekte in der Gruppe Q.3 fallen regelmäßige Dienstreisen für die Mitarbeitenden an. Um daher auch unterwegs informiert zu bleiben und bei Bedarf mit den Kolleginnen und Kollegen in Kontakt treten zu können, wird regelmäßig auf Stackfields Mobile App zurückgegriffen. So lassen sich wichtige Informationen, Aufgaben und Projektdetails jederzeit auch ohne Laptop abrufen. Irina Juchimenko lobt hierbei: „Die App ist nicht aufdringlich und die Benachrichtigungen können bei Bedarf deaktiviert werden.“

Persönlicher Support direkt in Stackfield

Abgerundet wird die positive Erfahrung mit Stackfield für Irina Juchimenko durch einen Support, der schnell erreichbar ist und direkt dort unterstützt, wo die Arbeit stattfindet.