Wenige Momente im Arbeitsleben sind für Arbeitnehmer so spannend wie Unternehmensein- und -austritte – wenngleich die Emotionen in diesen beiden Fällen häufig stark auseinandergehen. Um sowohl den Einstieg als auch den Weggang strukturiert zu begleiten, setzen Organisationen immer mehr auf eine entsprechende Planung.
So gehört ein strukturierter Einarbeitungsplan in vielen Unternehmen bereits zum Standard. Neue Mitarbeitende werden sorgfältig an ihre Aufgaben herangeführt, um schnell produktiv zu werden. Doch der letzte Abschnitt einer Mitarbeiterreise bleibt oft weniger beachtet. Dabei ist dieser Schritt genauso entscheidend wie der Start. Ein gut strukturiertes Offboarding schließt den Kreis und entscheidet mit darüber, wie Wissen im Unternehmen bleibt, wie Teams langfristig resilient arbeiten und wie sich das Arbeitgeberimage formt.
Doch wie lässt sich ein reibungsloser und nachhaltiger Offboarding-Prozess gestalten? Welche Vorteile entstehen dadurch, sowohl für das Unternehmen als auch für den scheidenden Mitarbeiter? Und wie kann ein Projektmanagement-Tool wie Stackfield diesen Prozess unterstützen? Diese und weitere Fragen werden im folgenden Artikel näher betrachtet.
Was ist Offboarding?
Unter Offboarding versteht man alle organisatorischen, rechtlichen und zwischenmenschlichen Prozesse, die beim Austritt eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin aus einem Unternehmen stattfinden. Dabei ist es nicht relevant, ob eine Person aus eigenem Antrieb ein Unternehmen verlässt, ob ihr gekündigt wurde oder ob es aus anderen Gründen zu einer Trennung der Arbeitsbeziehung gekommen ist.
Offboarding beginnt dabei nicht erst mit dem letzten Arbeitstag, sondern bereits mit der Kündigung. Und manchmal gehen Organisationen sogar noch einen Schritt weiter und versuchen, die Stimmung unter der Mitarbeiterschaft zu messen, bevor es zu Weggängen kommt – zum Beispiel über sogenannte Stay-Interviews.
Ein gelungenes Offboarding hilft aber in jedem Fall dabei, den Übergang für alle Seiten reibungslos zu gestalten. Es sichert Wissen, entlastet Teams, schützt Daten und sorgt für einen professionellen Abschluss der Zusammenarbeit.
Wie funktioniert ein Offboarding-Prozess?
Ein idealer Offboarding-Prozess ist strukturiert, nachvollziehbar und wertschätzend – unabhängig vom Grund der Trennung der Arbeitsbeziehung. Er sollte direkt nach der Kündigung beginnen, um sowohl den scheidenden Mitarbeitenden professionell zu begleiten als auch Unternehmenswerte zu sichern und zu erhalten.
Zu den typischen Schritten im Offboarding gehören:
Erstellung / Aktivieren des Offboarding-Plans
Eine zentrale Übersicht der anstehenden Aufgaben, Fristen, Übergaben und Gespräche sorgt für Verbindlichkeit und verhindert, dass Inhalte vergessen werden oder verloren gehen. Der Plan definiert zudem Zuständigkeiten und strukturiert den zeitlichen Ablauf. Falls es bereits einen Offboarding-Plan gibt, kann dieser nun aktiviert werden. Gibt es ihn noch nicht, ist nun höchste Zeit, den Weggang zu strukturieren.
Frühzeitige Kommunikation
Nach der Kündigung sollten alle relevanten internen Stellen informiert werden. Dazu zählen natürlich die Kollegen und Führungskräfte, aber auch die HR- und IT-Abteilung sowie, je nach Aufgabenfeld des scheidenden Mitarbeiters, externe Partner und / oder Kunden. Eine klare und zeitnahe Kommunikation vermeidet dabei Unsicherheiten.
Übergabe von Aufgaben, Wissen und Projekten
Einer der wichtigsten, oft aber unterschätzten Aspekte im Offboarding ist die rechtzeitige Übergabe von Projekten, Prozessen und Informationen. Hilfsmittel wie Wissensdatenbanken oder Aufgaben-Boards, wie etwa jene in Stackfield, helfen schon vor einer Kündigung, implizites Wissen sichtbar zu machen und dauerhaft in einer Organisation zu halten.
Exit-Interview und Verabschiedung
Ein vertrauliches Gespräch mit Führungskraft, HR oder Geschäftsleitung bietet Raum für Rückblick und ehrliches Feedback. Oft werden dabei Aspekte zu Führung, Prozessen oder Kultur erstmals offen angesprochen. Auch eine wertschätzende Verabschiedung, zum Beispiel durch ein Team-Event oder ein persönliches Präsent, hinterlässt einen positiven Eindruck und stärkt die Erinnerung an das Unternehmen.
Nachbereitung und interne Anpassung
Die gewonnenen Erkenntnisse aus dem Offboarding sollten im Nachgang analysiert und weiterverfolgt werden. Sie bieten wertvolle Ansätze für Verbesserungen im Onboarding, in der Mitarbeiterbindung oder in der Führungskultur.
Was sind die Vorteile eines Offboarding-Prozesses?
Ein gut geplanter Offboarding-Prozess bietet Organisationen unterschiedliche Vorteile:
- Wissenssicherung: Durch strukturierte Übergaben, Dokumentation und gezielte Übergabegespräche bleibt essenzielles Know-how im Unternehmen, während dokumentierte Prozesse für Kontinuität sorgen.
- Rechtssicherheit: Zugänge, Arbeitsmittel und vertrauliche Daten werden vollständig und nachweislich entzogen oder übergeben. Damit wird nicht nur Datenschutz gewährleistet, sondern auch Haftung vermieden.
- Employer Branding: Auch ehemalige Mitarbeitende wirken als Multiplikatoren. Ein wertschätzendes Offboarding kann das Arbeitgeberimage stärken und wirkt wie ein offenes Türschild für Rückkehrer.
- Feedbackgewinnung: In Exit-Interviews entsteht ein ehrlicher Blick auf interne Abläufe, Führung und Stimmung. Diese Rückmeldungen ermöglichen gezielte Verbesserungen.
- Teamstabilität: Ein transparenter Prozess nimmt Unsicherheiten und schützt vor Gerüchten. Kollegen und Kolleginnen wissen, was passiert und was von ihnen erwartet wird. Rollen, Aufgaben und Zuständigkeiten lassen sich frühzeitig neu justieren.
Was sind häufige Fehler beim Offboarding und wie vermeidet man sie?
Fehlende oder verspätete Planung:
Wenn Offboarding erst am letzten Arbeitstag beginnt, ist es zu spät. Übergaben werden überhastet oder gar nicht durchgeführt, wichtige Fragen bleiben offen.
Lösung: Offboarding-Prozesse frühzeitig aktivieren, idealerweise mit klarer Zuständigkeit und einer griffbereiten und abgestimmten Aufgabenübersicht.
Keine oder unvollständige Wissensweitergabe:
Projekte stocken, Kundenkontakte reißen ab oder Wissen verschwindet im Posteingang oder mit dem Mitarbeiter.
Lösung: Übergabegespräche, schriftliche Dokumentationen und Tools zur strukturierten Informationsablage helfen Organisationen dabei, Wissen zu bündeln und zu halten.
Fehlende Standardisierung:
Jeder Austritt ist ein neuer interner Prozess, bei dem alle Strukturen, Verantwortlichkeiten und Abläufe von Null auf neu aufgebaut werden.
Lösung: Einen einheitlichen Prozess definieren, dokumentieren und mit Vorlagen arbeiten, z. B. in einem Projektmanagement-Tool wie Stackfield.
Keine Rückkopplung oder Feedback-Kultur:
Die Chance auf ehrliches Feedback wird vertan, weil Exit-Interviews oberflächlich bleiben oder gar nicht erst stattfinden.
Lösung: Vertrauliche Gespräche ermöglichen, Feedback aktiv einholen, systematisch auswerten und die Ergebnisse zentral und griffbereit ablegen. Auch anonyme Umfragen können sinnvoll sein.
Drei Praxistipps, um Offboarding-Prozesse in Stackfield abzubilden
Offboarding-Vorlagen in den Modulen nutzen
Inhalte, Aufgaben oder sogar ganze Räume können in Stackfield als Vorlagen genutzt werden, was gerade auch beim Offboarding hilfreich sein kann. Ein extra für das Offboarding angelegter Raum enthält alle Inhalte, die beim Ausscheiden eines Mitarbeiters wichtig sind – von den anstehenden Aufgaben im Aufgaben-Modul bis zu den wichtigen Unterlagen im Seiten- oder Datei-Modul. Diese Vorlage kann dann bei allen Offboarding-Prozessen genutzt werden und sorgt dafür, dass sie nach dem immer gleichen optimierten Ablauf stattfinden.
Interne Datenbank zur Informationsspeicherung
Nicht erst beim Offboarding bietet es sich an, das Wissen, welches in einer Organisation existiert, an einem zentralen Ort zu bündeln. In Stackfield ist das beispielsweise im Seiten- oder im Datei-Modul möglich. Beide Module können als Wissensdatenbanken fungieren, in denen wichtige Unterlagen, Notizen oder andere Inhalte von den Mitarbeitenden abgelegt und jederzeit abgerufen werden können. Im Offboarding-Fall ist man damit bereits ideal vorbereitet und kann sich sicher sein, dass keine wertvollen Inhalte verloren gehen.
Schnelle Aufgabenübersicht und Umverteilung
Wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, stellt sich schnell die Frage, was mit den noch offenen Aufgaben und Projekten geschieht. Was ist noch offen, was wurde bearbeitet und wo droht eine Deadline? In Stackfield sieht man die Antworten auf diese Fragen auf einen Blick. Alle Aufgaben bleiben auch beim Wegfall eines Mitarbeiters bestehen und können leicht einem neuen Verantwortlichen zugeordnet werden. Verknüpfte Aufgaben sorgen dafür, dass Gesprächsleitfäden, Feedbackfragen oder vertrauliche Notizen an einem Ort bleiben.
Fazit: Aus dem Mitarbeiter-Abschied eine Zukunftsinvestition machen
Ein strukturiertes Offboarding verbindet Wirtschaftlichkeit mit Wertschätzung. Wenn Aufgaben, Wissen und Zuständigkeiten klar geregelt sind, profitieren alle: Teams bleiben handlungsfähig, sensible Daten sind geschützt und ehemalige Mitarbeitende erinnern sich positiv an ihre Zeit im Unternehmen.
Mit flexiblen Vorlagen, zentralen Wissensdatenbanken und übersichtlichen Aufgabenlisten bietet Stackfield den Rahmen, um diesen Prozess planbar und transparent zu gestalten. So wird der Abschied zum nachhaltigen Invest in die Zukunft und nicht zum Risikofaktor.