Über BE airware
Mit über 14 Jahren Erfahrung im Bereich Initial und Continuing Airworthiness (Lufttüchtigkeit) unterstützt Robert Richter, Gründer und Geschäftsführer der RKR Aviation GmbH hinter BE airware, kleine mittelständische Unternehmen in der Luftfahrtbranche in Compliance- und Safety-Themen. Zu seinen Leistungen gehören unter anderem das Mentoring und Training im Bereich EASA Airworthiness Regulations, Continuation Trainings, die Begleitung von Behördenaudits sowie die Beratung in der Entwicklung verschiedener Verfahren und Handbücher. Mit dem Ziel, „Luftrecht luftig leicht zu machen“, ist Robert Richter mit Leidenschaft daran interessiert, interne Prozesse nicht nur für seine Kunden zu simplifizieren, sondern auch die eigene Organisation sowie Kollaboration mit den Kunden einfacher, verständlicher und effizienter zu machen.
Robert Richter – Gründer und Geschäftsführer von BE airware
Kundenarbeit zentrieren, um Prozesse zu vereinfachen
Die alltägliche Arbeit dreht sich bei BE airware um einen intensiven Kontakt zwischen Mentoren und Kunden. Transparente und klar verständliche Prozesse sind daher unverzichtbar. Vor Stackfield hatte Robert Richter zunächst kein Tool, in dem verschiedene Kunden zusammengeführt und Kollaboration kundenübergreifend und gleichzeitig sicher stattfinden kann. Um auf Prozessbeschreibungen und andere Unterlagen der Kunden zugreifen zu können, benötigte er daher für jeden Kunden einen eigenen Zugang auf dessen interne Systeme. Robert Richter erzählt: „Das fand ich ehrlicherweise ziemlich nervig. Viel passiert da in der Microsoft-Welt und bis vor ein paar Jahren war es sehr umständlich, sich mit den verschiedenen Microsoft-Konten überall einzuloggen. Das war weder schön noch einfach.“ Um das Problem entsprechend zu minimieren, entschloss er sich nach einiger Zeit, das Ganze auf seine Seite zu verlagern und probierte es eine Weile mit einem anderen Tool, das versprach, man könnte feingranulare Änderungen am System vornehmen, das Ganze an die eigenen Bedürfnisse anpassen und im großen Umfang Prozesse abbilden und Aufgaben verwalten. „Leider hat das überhaupt nicht funktioniert. Ich konnte das Tool kein einziges Mal in der Zusammenarbeit mit einem Kunden einsetzen“, so Robert Richter.
Sichere Kundenverwaltung in Stackfield
Durch einen Zufall stieß Robert Richter nach einiger Zeit auf Stackfield – zu dem Zeitpunkt bereits die zweite Begegnung, die er mit der Plattform machte. „Ich hatte Stackfield 2014 im Studium kennengelernt, als die Firma noch sehr jung war. Wir hatten das Tool damals in einem studentischen Projekt verwendet, nachdem ein Kommilitone uns darauf aufmerksam gemacht hatte. Als ich die Plattform dann wieder entdeckt habe, habe ich mich sehr gefreut zu sehen, wie Stackfield über die letzten zehn Jahre gewachsen ist“, erzählt Robert Richter.
Um die Kundenkollaboration digital in einem einzigen Tool zentrieren und abwickeln zu können, waren für Robert Richter insbesondere hohe Standards in Sachen Datensicherheit und Datenschutz von Relevanz. „Die Daten, die von meinen Kunden aus der Luftfahrtbranche kommen, sind durchaus ein wenig sensibler. Ich habe mir daher die Frage gestellt, wie ich mit diesen Daten auch verantwortungsvoll umgehen kann“, erklärt Robert Richter. Er legte aus dem Grund besonderen Wert auf EU-Hosting und wollte vermeiden, mit US-amerikanischen Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Zusätzlich sollte die Kundenorganisation zwar an einem Ort stattfinden, aber gleichzeitig isoliert und ohne Sichtbarkeit zwischen Kunden funktionieren. Kunden sollten unter keinen Umständen in der Lage sein, auf Daten anderer Kunden zuzugreifen. „Es war sehr wichtig, dass das Tool mandantenfähig und sicher ist“, betont Robert Richter.
Stackfield stellte hierfür entsprechende Funktionalitäten zur Verfügung, um eine große Menge an Kunden und deren Daten sicher zu verwalten. Neben EU-Hosting und DSGVO-Konformität bietet Stackfield mehrfache ISO-Zertifizierung und ist nach BSI C5 testiert. Kunden können zudem einzeln verwaltet und Rechte über Rollen transparent gesteuert werden.
Schneller durchstarten dank minimalistischem Design
Mit dem Ziel, Kunden sowie Freelancer in Stackfield zusammenzuführen, legte Robert Richter viel Wert auf einen niedrigschwelligen Einstieg in die Plattform: einfache Rahmenbedingungen für den Alltag, ohne zu überfordern oder anderweitig zur Last zu fallen. „Es sollte einfach sein. Ich habe in meinem Exkurs mit anderen Tools gelernt, dass es zwar schön ist, alles selbst konfigurieren zu können, aber dass es noch schöner ist, wenn man einfach loslegen kann, weil sich schon jemand über die Grundfunktionen Gedanken gemacht hat. In Stackfield sind Anpassungsmöglichkeiten vorhanden und gleichzeitig startet man nicht direkt auf der grünen Wiese. Wir konnten so sehr schnell Prozesse in Stackfield abbilden und sehr schnell und einfach mit Kunden zusammenarbeiten. Dabei hat sich gezeigt, dass ich Stackfield niemandem erklären muss. Die Plattform ist sehr intuitiv und das Learning Center ist super aufbereitet“, lobt Robert Richter.
Kunden auf Organisationsebene verwalten
Heute kann die Kundenverwaltung zentral an einem Fleck stattfinden, ohne dass Robert Richter sich Gedanken um das Beschaffen verschiedener Zugänge oder Sicherheitslücken machen muss. Hierfür wurde für jeden Kunden eine eigene Organisation in Stackfield angelegt. „Das ist ein Riesenvorteil für mich“, so Robert Richter, denn anstatt alle Kunden in einer Organisation mithilfe von Räumen abzubilden, sind die Kunden so logisch voneinander getrennt und können damit weder die Namen der Kunden noch deren Daten aufrufen. Über die Organisationen-Übersicht kann Robert Richter ganz einfach die Stackfield-Organisation des entsprechenden Kunden aufrufen und betritt damit einen Arbeitsbereich, in dem alle Zusammenarbeit rund um entsprechenden Kunden stattfindet. „Das war für mich viel übersichtlicher, als alle Kunden in derselben Organisation aufzulisten“, betont Robert Richter. Innerhalb der Organisation hat dabei jeder Kunde verschiedene Räume. Diese separieren Themen oder stellen ganze Projekte dar. Die Kollaboration rund um entsprechendes Thema wird somit genauso zentriert und an einem Ort zusammengeführt, sei es das Abarbeiten von Aufgaben, der Austausch von Materialien oder das Versenden von Nachrichten und Kommentaren.
Um schneller Projekte anlegen zu können, arbeitet Robert Richter zusätzlich mit den Raumvorlagen. Themen, die sich von Kunde zu Kunde ähneln und vermehrt bearbeitet werden, legt er als Raumvorlagen an und kann dabei rauminterne Strukturen, wie zum Beispiel die verschiedenen Module in einem Raum, vordefinieren. So spart er sich Zeit im Anlegen neuer Projekte und Themen und standardisiert gleichzeitig relevante Kundenprozesse.
Video-Konferenzen ohne eigenen Telefonie-Dienstleister
Für die Zusammenarbeit mit den Kunden wird bei BE airware alternativ zum Schriftverkehr auch gerne auf Videoanrufe zurückgegriffen. Stackfield muss hierzu nicht verlassen werden, denn 1:1- sowie Gruppen-Anrufe sind direkt in der Plattform möglich – themengebunden über einen Termin im Raum, 1:1 über die Privatchats oder ad hoc. Über die Bildschirmfreigabe können dabei Inhalte mit den Konferenzteilnehmern geteilt werden, zum Beispiel, um direkt auf einzelne Aufgaben einzugehen, bei denen Input benötigt wird.
„Es ist toll, dass Video-Calls über Stackfield möglich sind, weil ich so komplett darauf verzichten kann, parallel Zoom-Meetings abzuhalten. Stackfield ist einfach der Ort, wo die Zusammenarbeit stattfindet.“
Transparente Aufgabenverwaltung über Organisationsgrenzen hinweg
Gerade im Bereich des Compliance- und Safety-Managements fallen für die Kunden regelmäßig konkrete Aufgaben an, um bestehende Prozesse auszubauen und die Konformität mit verschiedenen Regularien zu gewährleisten. Robert Richter erklärt: „Wir schauen, ob Audits, also interne Prüfungen, rechtzeitig geplant und durchgeführt werden und ob die Mitarbeiter qualifiziert sind.“ Um überprüfen zu können, ob entsprechende Konformität auch gewährleistet bleibt, arbeitet Robert Richter mit wiederkehrenden Aufgaben für den Kunden. „Über die wiederkehrenden Aufgaben wird zum Beispiel geprüft, ob alle Schulungen durchgeführt wurden. Ist das nicht der Fall, können wir diese rechtzeitig einplanen. Stackfield gibt mir hier die Transparenz, dass der Kunde seine Themen zuverlässig umsetzt.“ Jegliche Aufgaben, die aufseiten des Kunden anfallen, werden so durch BE airware in Form einer Checkliste in Stackfield vorbereitet und entsprechenden Ansprechpartnern zugewiesen. Der aktuelle Stand ist damit zu jedem Zeitpunkt ersichtlich und Engpässe werden frühzeitig sichtbar.
Dokumentenmanagement und Datenaustausch über Stackfield
Im Rahmen der Beratung werden regelmäßig Dokumente überarbeitet und ausgetauscht. Dank Stackfield kann entsprechende Arbeit revisionssicher an einem zentralen Ort stattfinden. Insbesondere die Versionierung ist dabei ausschlaggebend und erlaubt das Nachvollziehen von Änderungen durch andere Personen. Robert Richter lobt: „Verschiedene Versionen desselben Dokuments können in Stackfield hochgeladen werden. Dabei habe ich nicht eine Liste von zehn einzelnen Dokumenten, sondern die Versionen sind chronologisch hinterlegt und ich kann genau nachvollziehen, was sich geändert hat. In klassischen Clouds ist das oft ein Problem: Man hat Entwurf 1, Entwurf 1 Final, Entwurf 1 Final Final und so weiter. Das spart man sich hier, weil man dasselbe Dokument schön lokal bearbeiten und anschließend einfach als neue Version hinterlegen kann.“
Um die Prozessdokumentation in Zukunft noch einfacher zu gestalten, wird bei BE airware seit Neustem zusätzlich mit dem Office Add-on gearbeitet, welches das Bearbeiten und Erstellen von Excel-, Word- und PowerPoint-Dokumenten direkt in Stackfield möglich macht – Microsoft 365 wird somit obsolet. „Es ist schön, dass Dokumente damit direkt in Stackfield bearbeitet werden kann und man sich so das Hoch- und Herunterladen sparen kann“, lobt Robert Richter.
Stackfield überzeugt mit All-in-One-Ansatz und erstklassigem Support
Gerade in der Zusammenarbeit ist für BE airware heute vieles einfacher geworden, denn diese kann an einem zentralen Ort stattfinden – unabhängig von dem jeweiligen Kunden. Robert Richter erzählt: „Ich kann wirklich die ganze Kommunikation über Stackfield abbilden. Dokumente wurden früher viel per E-Mail ausgetauscht und Fragen über WhatsApp geklärt. Heute ist das sehr viel angenehmer.“ Im Raum kann der Austausch themenbezogen über den Kommunikationsstream oder die Kommentarbereiche der entsprechenden Elemente erfolgen. „Ich weiß so sofort, wo die Kommunikation dazu gehört“, betont Robert Richter dabei. Hinzu kommen Privat- und Gruppenchat für projektunabhängige Kommunikation und Videotelefonie.
Besonders hervorzuheben ist für Robert Richter außerdem Stackfields Support. „Ich habe bisher mit keinem Tool gearbeitet, das so einen guten und schnellen Support hat“, betont er. Insbesondere der Live-Chat hat es ihm dabei angetan: Dieser ist direkt in Stackfield integriert. Fragen können daher mit wenigen Klicks versendet werden, ohne die Plattform zu verlassen. „Das ist ein riesen Pluspunkt. Wenn man eine Frage hat, bekommt man auch eine Antwort und muss nicht erst im Internet nach einem Kontakt suchen. Mir wird es da als Kunde sehr leicht gemacht“, lobt er.
Für die Zukunft möchte Robert Richter auch die internen Aufgaben aus den restlichen Prozessbereichen in Stackfield abbilden, so zum Beispiel aus dem Vertrieb. Er blickt dabei mit Optimismus in die Zukunft und freut sich darauf, was die Plattform noch zu bieten hat.