Über die Harkenberg Gesamtschule Hörstel
Die Harkenberg Gesamtschule Hörstel im Kreis Steinfurt im nördlichen Nordrhein-Westfalen wurde im Jahr 2013 gegründet und hat seither erfolgreich mehrere Abiturjahrgänge verabschiedet. Mit rund 1.000 Schülerinnen und Schülern, knapp 100 Lehrkräften sowie zusätzlichem pädagogischen und administrativem Personal bewältigt die Schule täglich ein umfangreiches organisatorisches Pensum. Stackfield wird heute zur Unterstützung der Arbeitsprozesse im Sekretariat sowie in der Schulleitung eingesetzt und hilft, den Alltag effizienter zu gestalten.
Daniel Helming ist seit dem Schuljahr 2024/25 Schulleiter der Gesamtschule Hörstel. Bereits seit der Gründung vor zwölf Jahren ist er Teil des Kollegiums und kennt die Schule in all ihren Entwicklungsphasen. Seine Kollegin Monika Müller übernimmt seit acht Jahren die Funktion der didaktischen Leitung an der Schule. Auch sie hat den Aufbau der Schule miterlebt und mitgestaltet.
Die Ausgangslage
Vor der Einführung Stackfields an der Harkenberg Gesamtschule Hörstel beschränkte sich der Einsatz digitaler Tools vor allem auf die Kommunikation mit Eltern, Schülern und Lehrkräften. Doch gerade in der Abstimmung zwischen Schulleitung, Sekretariat und weiteren Mitarbeitenden fallen täglich zahlreiche organisatorische Aufgaben an, die ein hohes Maß an Koordination erfordern. Ohne eine geeignete digitale Lösung gestaltete es sich auf Managementebene zunehmend schwierig, den Überblick über alle Prozesse zu erhalten. Man entschloss sich daher, gezielt nach einem Tool zu suchen, das eine strukturierte und effektive digitale Zusammenarbeit auf Führungsebene ermöglicht.
Warum Stackfield?
Für die schulische Einrichtung hat Datenschutz höchste Priorität und stellt eines der Ausschlusskriterien bei der Auswahl geeigneter Tools dar. Während der Evaluierungsphase stand Herr Helming im engen Austausch mit der Stadt Hörstel sowie dem zuständigen Bezirksdatenschutzbeauftragten, um sicherzustellen, dass entsprechende Tools auch den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Nachdem klar war, dass Stackfield mehrere ISO-Zertifizierungen vorweisen kann und die Anforderungen der DSGVO erfüllt, erfolgte von datenschutzrechtlicher Seite zeitnah eine Freigabe für den schulischen Einsatz – was die Entscheidung wesentlich erleichterte.
Auch aus funktionaler Sicht erfüllt Stackfield zentrale Anforderungen der Schule. Gesucht wurde eine Lösung, mit der Aufgaben transparent, strukturiert und verständlich dokumentiert und nachverfolgt werden können. Gerade in schulischen Sitzungen wirken zahlreiche Personen mit und es entstehen täglich Aufgaben, deren Übersichtlichkeit dringendst gegeben sein musste. Ziel war es, eine zentrale Plattform zu etablieren, auf der keine Aufgaben verloren gehen oder in Vergessenheit geraten. Ein weiterer wesentlicher Aspekt war die Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten – insbesondere zur Vorbereitung von Konferenzen, Projekten und organisatorischen Vorhaben.
Erste Schritte mit Stackfield
Mit der Einführung von Stackfield entschied man sich, die Plattform thematisch nach schulischen Aufgabenfeldern zu strukturieren. Als ersten Schritt legte man im Team Raumgruppen an, die jeweils einen übergeordneten Themenbereich repräsentierten und später die entsprechenden Räume beinhalten sollten. Zu den Themenbereichen zählten unter anderem allgemeine Themen der Schulleitung, die Unterrichtsentwicklung, die Verwaltung und die IT. Anschließend wurden die verschiedenen Funktionalitäten Stackfields praxisnah erforscht: „Wir sind einfach ins kalte Wasser gesprungen“, erzählt Frau Müller.
Transparente Aufgabenverwaltung an einem Fleck
Aufgaben auf organisatorischer Ebene werden heute flächendeckend in Stackfield abgebildet. Innerhalb der Räume lassen sich Aufgaben übersichtlich und kontextbezogen in verschiedenen Darstellungsformen visualisieren – etwa als klassische Liste, in Form eines Kanban-Boards mit Karten oder als Zeitplan. So entsteht nicht nur eine zentrale Übersicht über offene und erledigte Aufgaben, sondern auch eine klare thematische Zuordnung im jeweiligen Arbeitskontext.
Für die Aufgabenverwaltung stehen zahlreiche weitere Detailfunktionen zur Verfügung: Jede Aufgabe kann mit einem Status versehen werden, um den aktuellen Bearbeitungsstand zu erfassen. Unteraufgaben ermöglichen eine feingliederige Strukturierung, wenn eine detailliertere Planung erforderlich ist. Und auch Fälligkeiten und verantwortliche Personen können hinterlegt werden.
Insbesondere die Zuweisungsfunktion hebt Herr Helming hervor: Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden, sodass im Team jederzeit transparent ersichtlich ist, wer wofür zuständig ist. Auch Unteraufgaben lassen sich individuell datieren und zuordnen, was eine gezielte Arbeitsteilung innerhalb Teams ermöglicht.
Frau Müller fasst zusammen: „Die Aufgabenverwaltung ist jetzt deutlich effektiver, wir sparen mit Stackfield viel Zeit.“ Aufgaben werden dokumentiert, sind für alle Beteiligten einsehbar, und nichts gerät mehr in Vergessenheit oder bleibt im Hinterkopf.
Gemeinsame Kollaboration an Dokumenten
Die gemeinsame Zusammenarbeit an Dokumenten ist gerade im schulischen Kontext oft unerlässlich, beispielsweise bei der Vorbereitung von Lehrer- bzw. Schülerkonferenzen, bei denen nicht mehrere ähnliche Präsentationen, sondern im Idealfall eine gemeinsame Datei erstellt werden soll – mit Stackfield ist das jetzt ganz unkompliziert und effizient realisierbar.
Das entsprechende Dokument wird im jeweiligen Raum hinterlegt, ist für alle Beteiligte sichtbar und kann bei Bedarf direkt aufgerufen oder bearbeitet werden. Besonders hilfreich ist hierbei die Funktion „Lokal bearbeiten“: Wird eine Datei mit dieser Funktion geöffnet, sehen andere Raumteilnehmer sofort, dass das Dokument aktuell bearbeitet wird und mögliche Bearbeitungskonflikte werden vermieden. Sobald eine neue Version hochgeladen wird, ersetzt sie automatisch die vorherige – eine manuelle Versionsverwaltung entfällt. Herr Helming betont: „Jede Person kann zu jedem Zeitpunkt an einem Dokument mitarbeiten, ohne dass unzählige verschiedene Versionen im Umlauf sind.“
Bei Themen, die nicht nach außen getragen und nur intern behandelt werden, nutzen Herr Helming und Frau Müller auch gerne die Seiten – Stackfields interne Textdokumente. Inhalte können hier klar strukturiert und visualisiert werden und auch hier zeigt die Versionierung zu jedem Zeitpunkt auf, um welche Version es sich handelt.
Wird ein Raum nicht mehr aktiv genutzt, beispielsweise nach Abschluss eines Projektes, und sind bestimmte Inhalte wie Protokolle oder Präsentationen trotzdem weiterhin relevant, wird der Raum einfach archiviert. Die darin enthaltenen Dateien bleiben damit dauerhaft zugänglich, ohne die Übersicht in der Seitenleiste zu beeinträchtigen.
Rege Kommunikation ohne E-Mail-Verkehr
Gerade in der internen Kommunikation entlastet Stackfield die Schulleitung und das Sekretariat deutlich, so Herr Helming. Rückfragen, Hinweise oder Feedback können ohne große Umschweife direkt an der richtigen Stelle geschehen, zum Beispiel im Kommentarbereich von Aufgaben oder Dateien. So entfällt die Notwendigkeit, für jede Rückmeldung eine separate E-Mail zu verfassen.
Auch umfangreiche Projekte können direkt in Stackfield strukturiert und koordiniert werden. Ein Beispiel dafür ist ein im März 2025 organisiertes Schulkonzert, das im Vorfeld eine intensive Abstimmung erforderte. Frau Müller betont hierbei, wie effizient sich die Projektplanung und -kommunikation über Stackfield gestalten ließ.
„Obwohl wir alle am selben Standort arbeiten, hatten wir vor Stackfield ein sehr hohes internes E-Mail-Aufkommen. Dieses konnte jetzt deutlich reduziert werden und hilft uns im E-Mail-Postfach einen besseren Überblick zu behalten.“
Vor- und Nachbereitung von Schulleitungssitzungen
Auch die Organisation und Durchführung von Schulleitungssitzungen lässt sich mit Stackfield heute deutlich strukturierter und effizienter gestalten. Bereits im Vorfeld werden alle relevanten Unterlagen und Informationen zentral im entsprechenden Raum abgelegt. Teammitglieder können sich dadurch gezielt vorbereiten und mit den Inhalten vertraut machen. Herr Helming betont: „Unsere Schulleitungssitzungen sind jetzt deutlich effizienter. Wir sparen uns viele Erklärungsprozesse und kommen viel schneller in den Entscheidungsprozess.“
Zusätzlich können Themen oder offene Punkte für die Zukunft, die während der Sitzung aufkommen, direkt in Stackfield vermerkt werden und bleiben dokumentiert – etwa als Aufgaben, Seiten oder Kommentare.
Personen mit eingeschränkten Rechten einbinden
Dank Stackfields verschiedener Nutzerrollen können Personen auch mit eingeschränkten Rechten in Stackfield mitarbeiten. So wurde zum Beispiel eine Kollegin, die zwar nicht direkt dem Sekretariat oder der Schulleitung angehört, aber trotzdem intensiv an einigen organisatorischen Themen mitwirkt, als Nutzerin mit der Rolle „Gast“ hinzugefügt. „Das ist total positiv“, lobt Herr Helming.
Ausblick in die Zukunft
Zwei Monate nach der Einführung Stackfields steht die Harkenberg Gesamtschule Hörstel mit Stackfield noch am Anfang ihrer Reise. In Zukunft sollen weitere Teams, die in organisatorischen Prozessen involviert sind, eingebunden werden, so zum Beispiel Personen, die Vertretungen oder Stundenpläne händeln. Auch der Zeitplan könnte in Zukunft noch relevanter werden, um zum Beispiel Managementprozesse abzubilden, so Herr Helming. Allgemein wird ein positives Fazit gezogen. „Wir sind gespannt, wie sich das Ganze entwickelt.“