Über den Landkreis Fulda
Der Landkreis Fulda liegt im Regierungsbezirk Kassel in Osthessen, am östlichen Rand der Metropolregion Rhein-Main und zählt etwas über 222.000 Einwohner. Marc-Alexander Reid ist seit seinen Anfängen im Landkreis Fulda im Jahr 2012, damals als Netzwerk-Administrator, daran interessiert, die digitale Zusammenarbeit in der Behörde auszubauen. Heute ist er Sachgebietsleiter des Rechenzentrums sowie stellvertretender Fachdienstleiter der Informationstechnik.
Marc-Alexander Reid
– Sachgebietsleiter Rechenzentrum und stellv. Fachdienstleiter Informationstechnik
Wachsende Teams und dezentralisierte Informationsverwaltung
Als Marc-Alexander Reid vor sechs Jahren Sachgebietsleiter des Rechenzentrums wurde, setzte er sich zum Ziel, ein neues Tool im Fachdienst Informationstechnik und darüber hinaus zu etablieren. Er erzählt: „Über die Jahre sind wir im Fachdienst viele Leute geworden und die kriegt man mit einer Excel-Tabelle nicht mehr alle koordiniert.“ So versuchte man sich zunächst über SharePoint zu organisieren, nach einiger Zeit führte man außerdem ein Projektmanagementtool ein. Dieses war im Rechenzentrum rund zwei Jahre im Einsatz, konnte jedoch die Anforderungen aller Sachgebiete nicht vollständig abdecken. Insbesondere im Bereich der Ressourcenplanung mangelte es an Unterstützung, sodass diese weiterhin notdürftig über Excel verwaltet wurde. Einen zentralen Ort für anzulegende Informationen gab es daher nicht. Marc-Alexander Reid erzählt: „Dadurch entstand ein relativ großer Informationsverlust, weil Personen die Sachen teilweise nicht lesen oder einfach am falschen Ort vermuten. Die Mitarbeitenden mussten lange suchen und es gab viele Rückfragen. Abhängigkeiten, die zwischen Aufgaben existierten, wurden übersehen und gerade in Reporting-Runden an den Fachdienstleiter war es schwer, Vergangenes wiederzugeben, weil wir die Informationen teilweise nicht mehr wieder gefunden haben.“
Arbeit zusammenführen ohne datenschutzrechtliche Bedenken
Auf der Suche nach einem neuen Tool, legte Marc-Alexander Reid zunächst hohen Wert auf benutzerfreundliche, intuitive Features. „Wir haben etwas mit einer guten Übersicht gebraucht, ein Tool, das leicht zu erlernen ist und keine ewig langen Schulungen benötigt“, betont er. Informationen sollten so an einem Ort transparent und nachvollziehbar hinterlegt sein. Besonders wichtig war dabei die Möglichkeit, Informationen konkret bündeln zu können, zum Beispiel über Kommunikationsstränge innerhalb einer Aufgabe, so dass sofort ersichtlich ist, welche Informationen rund um eine Aufgabe ausgetauscht wurden. Für die Kollegen waren außerdem die gewünschte Zeitplanung sowie ein intuitives Ressourcenmanagement ausschlaggebend.
Stackfield erfüllte dabei alle funktionalen Anforderungen des Landkreises und überzeugte zusätzlich in Sachen Datenschutz.
„Wir sind im öffentlichen Dienst und daher ist DSGVO einer der wichtigsten Punkte. Wir brauchen Sicherheit, einen Partner in Deutschland, bestenfalls mit Rechenzentrum in Deutschland. Bei U.S.-amerikanischen Anbietern brauchen Sie da gar nicht erst anzufangen. Da hängen dann 27 Sub-Unternehmen mit drin. Wenn Sie das dem Datenschutzbeauftragten vorlegen, wird das nichts.“
Auch der Preis sprach schlussendlich für Stackfield und gegen die Konkurrenz, betont Marc-Alexander Reid. „Das war ein Riesenkriterium. Der vorherige Dienstleister war nicht gerade günstig. Bei Stackfield haben wir sehr gute Preiskonditionen bekommen.“
Nahtloser Umstieg auf Stackfield via Raum-Import
Nachdem die Entscheidung auf Stackfield gefallen war, wurden die einzelnen Fachgebiete sowie deren Daten zunächst von dem bisher genutzten Tool zu Stackfield migriert. Marc-Alexander Reid legte dabei großen Wert auf einen reibungslosen Umstieg. Die Übernahme der vorhandenen Strukturen war dank Stackfield mit wenigen Klicks möglich: Die exportierten Daten konnten mithilfe von Stackfields Raum-Import in neuen Räumen, einzelnen Arbeitsbereichen, angelegt und logisch strukturiert werden. „Das war relativ einfach“, lobt er. Für die einzelnen Teams wurde hierfür eine eigene Anleitung angefertigt, sodass auch Personen, die nicht im Fachdienst Informationstechnik tätig sind, ohne größere Probleme migrieren konnten. Erklärt wurde dabei konkret, wie die Daten aus der vorherigen Plattform exportiert, wie sie in Stackfield importiert und wie Felder gemappt werden können. „Das haben die Kollegen zum größten Teil alleine hingekriegt. Wir hatten sehr wenige Nachfragen. Ein Vorteil ist dabei auch das Online-Tutorial, das ist sehr selbsterklärend. Und man muss auch sagen, dass der Support extrem schnell reagiert“, betont Marc-Alexander Reid.
Stackfield als Schnittstelle: Sachgebietsübergreifende Aufgaben und Aufgabenschritte über Unteraufgaben abbilden
Heute wird Stackfield erfolgreich in allen Sachgebieten des Fachdienstes Informationstechnik sowie in der Verwaltung und der Haushaltsplanung von knapp 75 Personen im Landkreis Fulda eingesetzt. Vor allem die Sachgebiete der Informationstechnik (Rechenzentrum, Benutzerservice sowie IT-Service Schulen) sind so besser vernetzt und können Schnittstellen-Aufgaben transparent für alle Beteiligten in gemeinsamen Räumen in Stackfield abbilden.
Auch Sachgebiets-interne Themen werden in Stackfield abgebildet. Marc-Alexander Reid erzählt: „Wir nutzen Stackfield im Rechenzentrum für alles: die gesamte Organisation, das Tagesgeschäft, die Aufgabenverteilung, wir halten unsere Deadlines darüber ein, wir machen Projektkoordination, wir machen Ressourcenmanagement und wir dokumentieren viel.“ Das Herzstück der Räume sind dabei die Aufgaben und insbesondere auch die Unteraufgaben, die das Unterteilen in einzelne Arbeitsschritte ermöglichen und unter der ‚Dach‘-Aufgabe gebündelt bleiben.
„Wir haben ein paar Aufgaben mit fast 200 Unteraufgaben – so intensiv nutzen wir das. Dabei sind auch wieder alle Unteraufgaben verschiedenen Personen zugewiesen. Wir schätzen sehr, dass das möglich ist.“
Ist in einer Unteraufgabe zusätzlich eine Fälligkeit hinterlegt, so erscheint diese zum entsprechenden Zeitpunkt im Dashboard „Meine Woche“ der zugewiesenen Person und vermeidet damit Gefahr, übersehen zu werden.
Koordination von AV-Verträgen mit dem Rechtsamt
Gerade bei Prozessen, die die Zusammenarbeit verschiedener Stellen voraussetzen, können fehlende zentrale Abstimmungsmöglichkeiten schnell zu zusätzlichen Kommunikationswegen führen. Ein Beispiel dafür ist die Koordination von AV-Verträgen zwischen dem Rechenzentrum und dem Rechtsamt.
Aktuell erprobt das Rechenzentrum daher, wie sich auch externe Ansprechpartner stärker in die Zusammenarbeit über Stackfield einbinden lassen. Ziel ist es, Abstimmungen rund um die Prüfung von AV-Verträgen künftig zentraler und direkt im jeweiligen Kontext abzubilden. So könnten Bearbeitungsstände transparenter nachvollzogen und Rückfragen ohne zusätzliche Kommunikationswege geklärt werden. Erprobt wird dieser Prozess aktuell im Rahmen einer Testphase.
Erstellen und Updaten von ISMS-Dokumenten mit Stackfields Unterstützung
Ein weiterer Prozess, der präzise Dokumentation und transparente Vorgänge zwischen Beteiligten voraussetzt, ist die Pflege von ISMS-Dokumenten sowie die Umsetzung verschiedener BSI-Richtlinien. Entsprechende Datenschutzthemen mit dem Informationssicherheitsbeauftragten des Landkreises werden heute in Stackfield verwaltet. Marc-Alexander Reid erklärt: „Wir haben ein ISMS, das aus Dokumenten besteht, die vom BSI gefordert sind, zum Beispiel Richtlinien zum Thema Passwörter oder Zugriffsschutz. An solch einem Dokument müssen viele verschiedene Personen arbeiten: der Techniker, der das Dokument schreiben und technisch verantworten muss, ich als Vorgesetzter sowie der Informationssicherheitsbeauftrager, die das Dokument prüfen müssen, sowie mein Vorgesetzter, der das Dokument unterschreiben und zur Kenntnis nehmen muss.“ Die Koordinierung der verschiedenen Parteien rund um das Dokument findet heute vollständig in Stackfields Aufgaben statt.
Prozesse nachvollziehen und Wissen nachhaltig sichern
Arbeit ordentlich nachzuhalten und Vergangenes zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen zu können, war vor der Einführung Stackfields nur eingeschränkt möglich. Bestehen heute Rückfragen durch den Fachdienstleiter, können diese dank Stackfield jetzt schnell und zuverlässig beantwortet werden. Inhalte sind mithilfe der Räume thematisch gruppiert und über die globale Suche kann bei Bedarf auch raumübergreifend nach bestimmten Informationen gesucht werden. Marc-Alexander Reid erzählt: „Ich nutze Stackfield in dem Sinne auch als Recherche-Tool, um zu überprüfen und aufzeigen zu können, wie denn der aktuelle Stand eines bestimmten Prozesses ist. Das funktioniert hervorragend.“
Zum Protokollieren eignet sich darüber hinaus Stackfields Seiten-Modul, über welches Textdokumente transparent im Team erstellt und gemeinsam bearbeitet werden. Hierfür wurden durch Marc-Alexander Reid und sein Team zusätzlich spezielle Seiten-Vorlagen angelegt, sodass neue Protokolle ohne viel zusätzlichen Aufwand angelegt werden können. „Das nutzen wir relativ häufig“, betont er.
Verfügbarkeiten transparent abbilden und Ressourcen gezielt planen
Eines der größten Kriterien für die Einführung Stackfields war eine intuitive und umfassende Ressourcenplanung für das Sachgebiet „IT-Service Schulen“. Viele Aufgaben benötigen dabei ein gewisses Zeitintervall, zum Beispiel für das Installieren von Access Points in einer Schule. Blocker wie diese werden durch das Sachgebiet heute in Stackfields Kalendermodul angelegt. Die jeweilige Person wird damit automatisch durch Stackfield in der Ressourcenplanung als Blockiert markiert und so zu entsprechendem Zeitpunkt nicht mehr versehentlich in anderen Meetings oder Tätigkeiten miteingeplant. Marc-Alexander Reid lobt: „In Stackfield kriegen meine Kollegen das heute perfekt hin.“
Fazit und Ausblick in die Zukunft: All-in-One und Effizienzsteigerung
Abschließend ist man sich im Landkreis Fulda einig: Die Zusammenarbeit hat sich klar verbessert. „Wir haben jetzt alle Informationen an einem Fleck. Ich persönlich könnte mir Stackfield aus der Vorgesetzten-Sicht nicht mehr wegdenken, weil ich keine Ahnung mehr hätte, wie ich die ganzen Aufgaben – aktuell sind das zwischen 300 und 400 – abbilden könnte“, so Marc-Alexander Reid. Für die Zukunft freut er sich daher Stackfield weiter auszurollen, Interessierte könnten so jederzeit miteinsteigen. „Wir sind sehr froh, dass wir uns dafür entschieden haben. Stackfield ist eine Riesenerleichterung.“