Stadt Reutlingen: Ämterübergreifende Zusammenarbeit mit Stackfield

Über die Stadt Reutlingen

Bekannt für die engste Straße der Welt und das UNESCO-Biosphärengebiet Schwäbische Alb: Die Hochschulstadt und frühere Reichsstadt Reutlingen ist neuntgrößte Stadt Baden-Württembergs und setzt seit 2023 auf Stackfield für die ämterübergreifende und bereichsinterne Zusammenarbeit. Besonders der Bereich der Informations- und Kommunikationstechniken (kurz: IuK) geht hierbei mit gutem Beispiel voran: Über Stackfield organisiert das Team effizient die Auslieferung von Hardware, Reparaturen, Wartungsarbeiten und viele weitere Aufgaben.

Die Ausgangslage

Vor Stackfield hatte man sich in der Stadt Reutlingen insbesondere in der ämterübergreifenden Zusammenarbeit schwergetan: Die verschiedenen Bereiche nutzten entweder gar keine digitale Lösung oder nicht dieselbe. Insellösungen erschwerten die häufig über Ämtergrenzen hinweg durchgeführten Projekte in der Behörde. Informationen konnten meist nicht per Tool ausgetauscht, sondern mussten auf herkömmlichen Wegen, z. B. per Mail oder Telefon, weitergegeben werden. In der IuK selbst war bis dahin kein Tool im Einsatz und die Kommunikation lief fast ausschließlich per E-Mail. Der reine E-Mail-Verkehr erschwerte die Transparenz im Team erheblich, denn Informationen standen so nur den jeweiligen Empfängern der Mail zur Verfügung und bei Mails an größere Verteiler drohten überfüllte Postfächer. Um die verschiedenen Insellösungen abzulösen und in bislang unversorgten Bereichen wie der IuK erstmals eine einheitliche Plattform einzuführen, entschied man sich daher, ein Kollaborationstool als Standard behördenweit einzuführen.

Warum Stackfield?

Auf der Suche nach einer geeigneten Kollaborationslösung stellte die Stadt Reutlingen zunächst eine Testgruppe aus Mitarbeitenden verschiedener Bereiche zusammen, welche gemeinsam eine Reihe an Tools unter die Lupe nehmen sollte. Die Anforderungen waren dabei von Anfang an klar: Das Tool sollte einfach und benutzerfreundlich sein, dennoch genügend Funktionen für komplexe, ämterübergreifende Projekte bieten, auf allen Endgeräten inklusive mobilen Geräten verfügbar sein und selbstverständlich höchste Datenschutzstandards erfüllen.

Nachdem verschiedene Tools die Anforderungen nicht erfüllen konnten, kam die Testgruppe durch einen internen Tipp auf Stackfield und fand damit eine überzeugende Lösung. Stackfield vereint Simplizität mit der nötigen Funktionsvielfalt, bietet eine zuverlässige Mobile App und erfüllt die strengen Datenschutzanforderungen öffentlicher Behörden. Ein zusätzlicher Vorteil: die hohe Flexibilität. Nutzer können Module je nach Bedarf ein- und ausblenden und so die Plattform individuell an ihre Arbeitsweise anpassen.

Verwaltung der Hardwareauslieferung in den Bezirksämtern

Heute wickeln knapp 100 Mitarbeitende der Stadt Reutlingen ihre Projekte über Stackfield ab. Ein Beispiel dafür ist die Organisation der Hardwareauslieferungen an die Bezirksämter durch die IuK. Die entsprechenden Aufgaben, um auf Client- sowie Netzwerkseite Geräte auszuliefern bzw. auszutauschen, waren dabei stark von Abhängigkeiten geprägt und an zahlreiche Vorgaben gebunden. Um den Workload verlässlich zu steuern und allen Beteiligten transparent zugänglich zu machen, wurde die gesamte Planung daher in Stackfield abgebildet.

Hierfür wurde zunächst festgelegt, in welcher Reihenfolge die verschiedenen Bezirksämter abgearbeitet werden sollten. Danach wurden Zeitbereiche eingeplant und Termine mit den entsprechenden Ämtern abgestimmt. Die Termine wurden im nächsten Schritt in einem speziell für die Hardwareauslieferung angelegten Raum im Kalender abgelegt. So blieben alle Termine für alle Beteiligten sichtbar und abrufbar und erschienen am entsprechenden Tag im persönlichen Dashboard Meine Woche. Und sollte sich später etwas ändern, wurden alle Teilnehmer automatisch benachrichtigt, ohne dass eine separate Rundmail versendet werden musste.

Die eigentlichen Aufgaben wurden im Aufgabenmodul erstellt, datiert und den zuständigen Personen zugewiesen. In den jeweiligen Aufgabenkarten wurden dabei alle relevanten Details hinterlegt, etwa welche Geräte auszutauschen oder welche Besonderheiten an einem Arbeitsplatz zu beachten sind. So bleiben auch Kollegen, die später einspringen, informiert.

Zur besseren Übersicht wurden die Aufgaben zusätzlich im Zeitplanmodul als Gantt-Diagramm dargestellt – inklusive Abhängigkeiten. Diese Darstellung erleichtert nicht nur den Überblick über das Projekt, sondern schafft mehr Transparenz zwischen Team und Management. Die IuK berichtet: „Der Zeitplan war für uns wichtig, weil der Amtsleiter, der regelmäßig mit den Bezirksbürgermeistern im Austausch ist, jederzeit kommunizieren können muss, was wir wann vorhaben. Dank der Übersicht kann er den aktuellen Stand jederzeit abrufen.“

Auch Personen, die nicht direkt bei der Stadt beschäftigt sind, werden eingebunden: So erhielt etwa ein Lieferant mit der Rolle Externer Zugriff auf freigegebene Inhalte – mit eingeschränkten Rechten, aber nahtlos in den Prozess integriert.

Kommunikation und Kollaboration mit Auszubildenden

Auch für die Zusammenarbeit mit Auszubildenden wurde in der IuK ein eigener Stackfield-Raum eingerichtet. Dort werden vor allem relevante Dokumente, etwa Wochenberichte und Stundenpläne, eingestellt. Das Dateienmodul sorgt so für Ordnung und vor allem Transparenz: Betreuer wissen jederzeit, wann der Auszubildende im Büro ist, wann er Unterricht hat und welche Fächer aktuell auf dem Plan stehen.

Ein weiterer Vorteil liegt in der flexiblen Kommunikation. Fragen des Auszubildenden können im Kommunikationsmodul oder direkt in den Kommentaren zu Aufgaben oder Dokumenten gestellt werden. So muss er nicht ständig einen Ansprechpartner vor Ort haben – die Betreuer beantworten Rückfragen, sobald sie Zeit finden. Umgekehrt können auch die Betreuer Informationen oder Aufgaben im Raum hinterlegen, die der Auszubildende später nachliest, etwa nach einem Schultag oder einem Azubi-Vormittag.

Ämterübergreifende Arbeit mit Stackfield als Schnittstelle

Auch die ämterübergreifende Zusammenarbeit läuft heute in weiten Teilen über Stackfield, so zum Beispiel zwischen der IuK und dem Amt, das die Kindertagesstätten der Stadt Reutlingen betreut und koordiniert.

Ein zentrales Thema ist dabei aktuell der Wechsel von Kauf- zu Leasinggeräten (z. B. von Rechnern) in den einzelnen Kitas. Dabei war früher ein einzelner Mitarbeiter für die wachsende Zahl an Einrichtungen zuständig und konnte einen regelmäßigen Austausch von Hardwaregeräten nicht alleine stemmen. Heute ist der erhöhte Aufwand mit einem größeren Team und Stackfield als zentraler Anlaufstelle kein Problem mehr: Die Kindertagesstätten erhalten regelmäßig aktuelle Hardware und die Planung, Bestellung und Implementierung wird vollständig über Stackfield organisiert.

Darüber hinaus werden im gemeinsamen Raum eine Vielzahl an Themen abgewickelt, darunter:

• die digitale Ausstattung neuer oder sanierter Kindertagesstätten, inklusive Aus- und Wiedereinzug,
• Reparaturen und die Meldung defekter Hardware,
• der Ausbau von WLAN und Netzwerktechnik,
• sowie die Planung regelmäßiger Quartalstreffen.

Statt dabei relevante Materialien wie Pläne und Übersichten mühsam per E-Mail auszutauschen, werden diese zentral in Stackfield hinterlegt, so zum Beispiel Lagepläne mit eingezeichneten Netzwerksteckdosen oder Listen zu Internetanschlüssen in den Kitas. Alle relevanten Informationen sind damit für beide Seiten verfügbar, ohne dass Daten mehrfach angefragt oder verteilt werden müssen.

Unterwegs wird auch gerne von Stackfields Mobile App Gebrauch gemacht. Informationen sind so von überall aus verfügbar und kommt eine Aufgabe auf, kann diese direkt angelegt, datiert und zugewiesen werden, ohne dass wichtige Details auf dem Rückweg ins Büro verloren gehen.

Abschließende Worte

Transparentes und asynchrones Arbeiten sind durch Stackfield heute insbesondere in der IuK Standard geworden. Alle Beteiligten bleiben auf demselben Wissensstand und Informationen können ausgetauscht werden, ohne die Erreichbarkeit aller Personen abwarten zu müssen. Ein Mitarbeiter der IuK lobt: „Wenn ich etwas reinschreibe und der Kollege in einer Besprechung ist, dann kann dieser später in Stackfield reinschauen und bekommt es trotzdem mit. Und ich muss mir gleichzeitig nicht merken, dass ich später noch jemanden anrufen muss, der die Information nicht bekommen hat. Das ist ein Riesenvorteil.“ Für die Zukunft soll Stackfield weiter ausgebaut, Anwendungsfälle hinzugenommen und insbesondere abteilungsübergreifend flächendeckende Zusammenarbeit in Stackfield ermöglicht werden.