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LEITFADEN Vor diesen Herausforderungen stehen Unternehmen 2021
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bewerbermanagement

Ohne HR-Tool zum perfekten Bewerbermanagement

6 Min. Lesedauer

Talente sind der zentrale Schlüssel zum Erfolg – das weiß jedes Unternehmen. Doch der Arbeitsmarkt ist hart umkämpft, schon jetzt gibt es einen starken Fachkräftemangel. Umso wichtiger werden transparente und einfache Bewerbungsprozesse. Für 85 Prozent der Jobinteressenten ist das ein zentrales Argument bei ihrer Entscheidung für oder gegen ein Unternehmen. Das hat die umfangreiche Studie "Was wird 2021 beim Thema Jobsuche und Bewerbung wichtig?" des Job-Portals StepStone ergeben. Gleichzeitig erwarten auch Führungskräfte ein effizientes Bewerbermanagement.

In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du auch ohne den Einsatz von teurer HR-Software Probleme im Recruiting-Prozess vermeidest, Dein Bewerbermanagement optimierst und zu 100 Prozent DSGVO-konform gestaltest.

Transparenz und Schnelligkeit beim Bewerbermanagement gefragt

Laut StepStone lässt der Bewerbungsprozess für die Mehrheit der Bewerber immer noch viele Wünsche offen. Nur fünf von hundert beurteilen den Prozess als "sehr gut". Fast die Hälfte aller Befragten der Studie vergibt für Transparenz nur die Note "ausreichend" oder schlechter. So ist fehlende Klarheit, bezogen auf den Ablauf des Bewerbungsprozesses, ebenso wie auf die Dauer und die Entscheidungsfindung, der am stärksten bemängelte Aspekt.

Mit Stackfield werden nicht nur Arbeitsabläufe im Team erleichtert und alle Funktionen kombiniert, die für eine gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter sinnvoll sind. Es handelt sich um viel mehr als nur ein reines Projektmanagement-Tool: Stackfield ist ideal für ein transparentes, schnelles und datenschutzsicheres Bewerbermanagement.

Vorteile von Stackfield

Die Gründe für Verzögerungen im Bewerbungsprozess sind vielfältig. Ob nun E-Mail-Ping-Pong zwischen Teammitgliedern, das Verpassen von Deadlines oder verschwundene Unterlagen des Bewerbers – in der Flut von Bewerbungen kann vieles verloren gehen. Um das Wirrwarr zu entknoten und sich den nötigen Überblick zu verschaffen, hilft eine zielgerichtete Software.

Mithilfe von Stackfield lassen sich Bewerbungsprozesse in einem Unternehmen optimal abbilden und steuern – alles 100% DSGVO-konform. Ganz egal, ob es sich bei dem Unternehmen um eine Agentur, ein Fintech, eine Kanzlei oder eine Versicherung handelt. Hier werden für alle Branchen gleichermaßen bekannte Probleme im Bewerbermanagement gelöst. Wie einfach und schnell das funktioniert, erklären wir Dir in den nächsten Schritten.

Easy Recruiting: Schritt für Schritt zum Erfolg

Um erfolgreich das Bewerbermanagement bei Stackfield zu steuern, bedarf es nur weniger Klicks und Schritte. Und das ganz ohne weitere HR-Tools oder zusätzlicher Software.

Schritt 1:
Am Anfang musst Du einen neuen Raum für Dein Bewerbermanagement erstellen. Räume bieten die beste Möglichkeit, um Arbeit themenspezifisch zu organisieren. Die Infos dafür findest Du im Learning Center: Arbeiten mit einem Raum

Schritt 2:
Aktiviere alle Module, die Du verwenden möchtest. Sie helfen dabei, die Zusammenarbeit mit Deinen Teammitgliedern zu strukturieren und individuelle Workflows zu verwirklichen. Das kannst Du frei nach den Anforderungen Deines Unternehmens gestalten. Die wichtigsten Module für den Bewerbungsprozess sind: Aufgaben, Seiten, Dateien und Kalender. Wie das im Einzelnen funktioniert, erfährst Du im Learning Center: Module aktivieren und deaktivieren

Schritt 3:
Als Nächstes solltest Du dem Modul "Aufgaben" einen eindeutigen Namen geben – etwa "Bewerbungsprozess". Nur so ist absolut klar ist, in welchem Modul der Prozess abgebildet wird. Das bietet allen Raummitglieder eine Orientierung – und sie finden sich leichter zurecht (Learning Center: Module aktivieren und deaktivieren).

Schritt 4:
Nun folgt die Einladung der beteiligten Teammitglieder, die am Prozess des Bewerbermanagements beteiligt sind. Das kann das HR-Team, Dein Abteilungsleiter oder der Chef sein. Dabei lassen sich jederzeit Nutzer hinzufügen, aber auch wieder entfernen (Learning Center: Nutzer zu einem Raum hinzufügen).

Schritt 5:
Die Rechte der Nutzer kannst Du nach Deinen individuellen Bedürfnissen oder den jeweiligen internen Richtlinien anpassen. So lässt sich jederzeit festlegen, wer Admin, Beitragender oder Leser ist. Zusätzlich kannst Du sowohl Funktionen als auch die Sichtbarkeit von Einträgen manuell einschränken (Learning Center: Benutzerrechte).

Stackfield: Problemlösung leicht gemacht

Durch Schritt 1 bis 5 löst Du gleich mehrere Probleme, die den Recruiting-Prozess häufig unnötig in die Länge ziehen. Wichtige Mitteilungen und Unterlagen sind oft über mehrere Orte wie E-Mails oder Server verteilt – manchmal sogar nur lokal bei einem HR-Mitarbeiter gespeichert. Stackfield bündelt sämtliche Informationen zum Bewerbermanagement übersichtlich in einem Raum. Alle beteiligten Personen können mit wenigen Klicks darauf zurückgreifen – immer aktuell und nachvollziehbar. Das Ergebnis: mehr Effizienz sowie absolute Transparenz.

Volle Kontrolle über Prozessbeteiligung: Du entscheidest, wer was darf. In manchen Fällen sind Abteilungsleiter nicht direkt am Bewerbungsprozess beteiligt. Trotzdem sollen sie den aktuellen Status Quo bei einzelnen Bewerbern einsehen können. Über die Rechteverwaltung kannst Du das einfach steuern.

Die Prozess-Definition

Nachdem Du die Basis für Dein Bewerbermanagement aufgesetzt hast, geht es an die konkrete Definition eines Prozesses, der zu Deinen individuellen Anforderungen passt.

Schritt 6:
Definiere einen Prozess bzw. eine Pipeline in Deinem Modul "Bewerbungsprozess". Eine hilfreiche Ansicht leistet das Kanban-Board, das sich wie folgt, einteilen lässt: Bewerbung eingegangen (Spalte 1), Bewerbung interessant (Spalte 2), Interview (Spalte 3), Persönliches Kennenlernen (Spalte 4), Vertragsverhandlung (Spalte 5), Absage (Spalte 6), Geschlossen (Spalte 7) (Learning Center: Arbeiten mit Aufgaben).

-> Besserer Überblick über den Bewerbungsprozess
Das Kanban-Board sorgt dafür, dass der Status Quo jeder Bewerbung auf einen Blick sofort ersichtlich ist.

Kanban-Board mit HR-Prozess
Der HR-Prozess kann im Kanban-Board abgebildet werden

Schritt 7:
E-Mails werden zu Aufgaben: Richte eine E-Mail-Weiterleitung ein. Alle E-Mails, die bei der Adresse Deines Unternehmens ankommen, werden von Stackfield automatisch in Aufgabenkarten umgewandelt und in die erste Spalte im Kanban-Board verschoben (Learning Center: E-Mail-Integration).

-> Vermeidung von Fehlern
Bewerbungen müssen nicht mehr im Mailprogramm gesichtet und die Inhalte wie Lebenslauf oder Anschreiben in ein anderes Tool übertragen werden. Der Prozess wird automatisiert und die Reaktionsschnelligkeit des Unternehmens verbessert.

E-Mail-Integration im Kanban-Board
E-Mail-Weiterleitungen im Kanban-Board

Schritt 8:
Tausche dich mit Deinen Teammitgliedern über die Kommentarfunktion direkt in der Aufgabenkarte zum aktuellen Status des Bewerbers oder zu offenen Fragen aus. Vergebe Unteraufgaben und setze Fälligkeiten. Alle Änderungen an der Aufgabenkarte werden Dir direkt im Dashboard angezeigt, damit Du sie sofort siehst und schnell reagieren kannst (Learning Center: Arbeiten mit Aufgaben).

-> Klare Strukturen für alle Beteiligten
E-Mail-Ping-Pong zwischen Teammitgliedern muss nicht mehr sein – Informationen gehen nicht mehr verloren. In Stackfield hat jeder Bewerber eine Aufgabenkarte, in der Deadlines, Timing und Dokumente übersichtlich gebündelt sind.

Aufgabenkarte
Wichtige Informationen können direkt in der Aufgabe hinterlegt werden

Schritt 9:
Versende eine Termineinladung plus Link zur Videokonferenz an den Bewerber. Im Termin wird er direkt gefragt, ob er zu- oder absagen will. Du kannst Dir alle Teilnehmer und deren Status (Zusage, Absage, ausstehend) jederzeit über Deinen Kalender anzeigen lassen (Learning Center: Arbeiten mit Terminen)

-> Direkter Kontakt per Video – ohne zusätzliches Tool
Im Normalfall laufen Erstgespräche mit Bewerbern telefonisch. Im digitalen Zeitalter ist das unpersönlich. Unternehmen müssen in Videokonferenzen häufig auf ein separates Tool zugreifen und zusätzlich Dokumente im Blick behalten. Mit Stackfield kannst Du direkt eine Termineinladung inkl. Videokonferenz-Link verschicken und den Status Quo im Blick behalten.

Anruf über Termin starten
Über Termine kannst Du Audio- und Videoanrufe inkl. Bildschirmübertragung starten

Schritt 10:
Lege im Modul "Seiten" alle Stellenanzeigen, die zu besetzen sind, als eigene Seite an (Learning Center: Arbeiten mit Seiten).

-> Alle offenen Stellen im Blick
Die Seiten in Stackfield dienen zum einen als Wissensdatenbank, welche Stellen noch offen sind, und lassen sich zum anderen von allen Raummitgliedern gemeinsam bearbeiten und optimieren. Soll der Text einer Vakanz angepasst werden, erfolgt das direkt in Stackfield. Word-Dokumente, die hin und her geschickt werden müssen, gehören der Vergangenheit an.

Stellenanzeige Seite
Lege Stellenanzeigen in Seiten an

Schritt 11:
Im Laufe des vierten Quartals kannst Du in Stackfield sogenannte „Löschregeln“ definieren. Alle Aufgaben inkl. Dateianhänge – wie etwa Lebenslauf oder Notizen zum Bewerber – lassen sich löschen. Somit kann der ganze Bewerbungsprozess zu 100 Prozent DSGVO-konform gestaltet werden.

-> Dank Stackfield gelingt hundertprozentiger Datenschutz
Gesetzlich vorgegeben ist, dass Unternehmen Bewerbungen nach sechs Monaten löschen müssen, da hier die standardmäßige Rechtsgrundlage entfallen ist (DSGVO § 14 Abs. 4 AGG, Art. 5 Abs. 1 lit. c). Personenbezogene Daten der Bewerber bleiben aber oft in den Mailpostfächern der HR-Mitarbeiter liegen. In Stackfield gibt es zukünftig eine automatische Löschregel: Alle personenbezogenen Daten werden dann fristgerecht gelöscht. Ein enormer Vorteil, der Zeit und potenzielles Bußgeld spart.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass kein Unternehmen darum herumkommt, den eigenen Bewerbungsprozess stetig zu optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Talente für sich zu gewinnen. Aktuelle Zahlen zeigen, dass der Druck auf dem Bewerbermarkt sogar wächst: Im Juni 2021 waren in Deutschland insgesamt 693.316 offene Stellen gemeldet. Die Zahl der offenen Arbeitsstellen steigt im Vergleich zum Vorjahresmonat damit um 21,6 Prozent.

Stackfield ist ein universelles Tool, das alle essenziellen Aspekte im Bewerbermanagement abdeckt. Und das ohne zusätzliche HR-Software. Einfach, schnell und transparent bündeln sich hier wichtige Infos rund um das Recruiting – alles zu hundert Prozent Daten-konform.

Die Vorteile von Stackfield im Überblick:

  • Zeit- und Kostenersparnis
  • Transparenz in Recruiting-Prozessen
  • Zentrale Verwaltung und Speicherung von Bewerbungsunterlagen
  • Vereinfachung des Online-Bewerbungsprozesses
  • Optimierung und Automatisierung von Workflows
  • Reporting der Recruiting-Performance
  • Zugriff auf digitale Talent Pools

Mit Stackfield werden so für alle Branchen bekannte Probleme im Bewerbermanagement gelöst.

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Cristian Mudure
Über den Autor:
Cristian Mudure ist der Gründer und CEO von Stackfield. Er liebt digitale Geschäftsmodelle und verbringt seine Freizeit gerne auf dem Tennisplatz.
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