Stackfield im Institut für Klinische Anatomie und Zellanalytik

Über das Institut für Klinische Anatomie und Zellanalytik der Eberhard Karls Universität Tübingen

Die Eberhard Karls Universität Tübingen im Herzen Baden-Württembergs wurde 1477 gegründet und zählt zu den ältesten Universitäten Europas. Das Institut für Klinische Anatomie und Zellanalytik ist am Department für Anatomie der medizinischen Fakultät der Universität angesiedelt und wickelt seit 2017 eine Vielzahl von anatomischen Forschungs- und Lehrprojekten in Stackfield ab. Prof. Dr. Bernhard Hirt ist Anatom, Arzt für Hals-Nasen-Ohren-Heilkunde und Kopf- und Halschirurgie, Institutsdirektor und seit 2015 Inhaber des Lehrstuhls für Klinische Anatomie.

Die Ausgangslage: reger E-Mail-Verkehr und analoge Projektarbeit

Am Lehrstuhl für Klinische Anatomie der Eberhard Karls Universität Tübingen müssen tagtäglich eine Vielzahl von Themen und Projekten parallel behandelt werden. Verwaltungstätigkeiten wie das Bestellen von Chemikalien oder das zentrale Hinterlegen von Arbeitsanweisungen und Regeln schaffen eine Rahmenbedingung für das Arbeiten im Institut und müssen transparent und zuverlässig erfolgen. Verschiedene Forschungsgruppen müssen labor- bzw. projektspezifisch Inhalte diskutieren können und Doktoranden entsprechend informiert und administriert werden. Auch über die Arbeitsgruppen hinweg ist eine inhaltliche Vernetzung notwendig, denn Funktionsbereiche wie die Mikroskopie oder die Zellbiologie werden von Personen verschiedener Fachbereiche bearbeitet. Darüber hinaus wurde im Institut ein sogenanntes „Profitcenter“ etabliert, in dem verschiedene Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten mit medizintechnischen Firmen koordiniert werden und Medientechnikevents organisiert und durchgeführt werden – auch hier besteht ein hoher Verwaltungs- und Organisationsaufwand.

Bevor 2017 eine Lösung eingeführt wurde, um entsprechende Themen zentral verwalten zu können, wurden Inhalte im Institut im persönlichen Gespräch vor Ort oder per E-Mail besprochen. Dabei mangelte es an Transparenz innerhalb und zwischen Teams sowie an einem Single Point of Truth, an dem alle Informationen zusammengeführt werden konnten. „Das Ganze war immer etwas unübersichtlich und dann hat man sich lieber face-to-face in Sitzungen, Labor-Besprechungen oder Journal Clubs getroffen“, erzählt Prof. Dr. Hirt.

Datensicherheit als treibender Faktor

Um die verschiedenen Teilbereiche zu administrieren und die Forschungsarbeit teamintern sowie übergreifend transparent umsetzen zu können, entschloss man sich, daher eine digitale Lösung einzuführen. Auf der Suche nach einem entsprechenden Tool hat man sich auf einen Aspekt ganz besonders fokussiert. Prof. Dr. Hirt erzählt: „Man kannte natürlich verschiedene Projektmanagementtools, in denen man in einzelnen Räumen oder auf einzelnen Karten themenspezifisch interagieren kann, US-amerikanische Lösungen waren auch damals schon sehr prominent. Das Problem der Datensicherheit war dabei allerdings beständig.“ Als öffentliche Institution war der Datenschutz für das Institut von höchster Priorität und daher wollte und konnte man sich nicht auf eine Lösung verlassen, die in diesem Bereich Defizite aufweisen würde. Eine von den Anforderungen an den Datenschutz getriebene Suche führte damit zu Stackfield. Als Münchner Tool mit einer Datenverarbeitung auf EU-Servern, mehreren ISO-Zertifizierungen, dem C5-Testat des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und echter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet Stackfield Datenschutz, der über die DSGVO-Konformität hinausgeht und wurde damit durch das Institut als „ideales Tool“ identifiziert.

Einführung Stackfields am Lehrstuhl

Als die Wahl schlussendlich auf Stackfield gefallen war, wurde die Lösung zunächst in der Lehrstuhladministration eingeführt, um Themen „von der Apothekenbestellung bis hin zu Regeln des Zusammenarbeitens“ abzubilden. Als zweiten Schritt sollten die Forschungsgruppen mit der Plattform und digitalem Projektmanagement vertraut gemacht werden. Hierfür entschied man sich, die Wissenschaftler im Rahmen eines durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF, heute: BMFTR) finanzierten Projekts namens „GO-Bio“ mit der Plattform vertraut zu machen.

BMBF-gefördertes Projekt „GO-Bio“: projektbezogene Zusammenarbeit

Das „GO-Bio“-Projekt des Instituts für Klinische Anatomie und Zellanalytik erhielt eine Finanzierung vom BMBF, um einen durch die entsprechende Forschungsgruppe entwickelten Ersatzstoff für Formaldehyd marktreif zu machen. Formaldehyd wurde bis dato in der Pathologie, Anatomie und im Bestattungswesen zur Konservierung von Gewebe, Organen oder auch ganzen Körpern verwendet, erwies sich allerdings als hochgiftig und krebserregend, weshalb sich die Forschungsgruppe unter Prof. Dr. Bernhard Hirt das Entwickeln einer nicht-gesundheitsschädigenden Ersatzsubstanz zum Ziel gesetzt hat. Im Rahmen der Forschungsarbeit gelang das Entwickeln eines Ersatzstoffes, für dessen Fertigstellung das Institut im Rahmen der Deutschen Biotechnologietage 2018 die Finanzierung erlangen konnte. Prof. Dr. Bernhard Hirt erklärt: „In diesem Projekt musste mit einer doch höheren Fördersumme eine Vielzahl an Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern koordiniert werden und das sehr translational. Das heißt, das Ziel dieser wissenschaftlichen Betätigung ist die Ausgründung eines Startup-Unternehmens“. Um das GO-Bio-Projekt zu bewerkstelligen, wurden sieben verschiedene Arbeitsgruppen gebildet, die einzelne Teilbereiche in Stackfield bearbeiten und ihre eigene molekulare Forschung betreiben sollten. Dank des großen Umfangs und „translationalen Charakters“ des Projekts konnten die Wissenschaftler so praxisbezogen und effizient in die Nutzung Stackfields eingewiesen werden.

Sectio chirurgica: Live-OPs für Studierende

Eines der aktuellen Großprojekte, die heute (Stand 2025) großflächig auf Stackfield organisiert werden, ist Sectio chirurgica, in dessen Rahmen Live-Übertragungen simulierter sowie echter Operationen produziert werden. Hierfür wurde im Institut ein hauseigenes Fernsehstudio samt echtem OP-Saal eingerichtet. Dort werden wöchentlich an Modellsystemen des menschlichen Körpers sowie Körperspendern verschiedenste Operationen von Ärzten der medizinischen Fakultät durchgeführt. Die einzelnen Übertragungen werden dabei mit professioneller Fernsehtechnik in Form von einzelnen Episoden produziert und im Nachgang über eine Mediathek zur Verfügung gestellt, auf die mehr als 50.000 registrierte Studierende deutschlandweit Zugriff haben. Zum heutigen Zeitpunkt wurden mehr als 150 Folgen mit einer Länge von je 60 bis 90 Minuten in 21 Staffeln produziert. Um die verschiedenen Folgen zu planen und umzusetzen, müssen regelmäßig große Gruppen bestehend aus der Medientechnik, Ärzten und studentischen Hilfskräften zusammengestellt und koordiniert, Verantwortlichkeiten definiert und Deadlines gesetzt werden – „ein komplexes Verfahren“, so Prof. Dr. Bernhard Hirt. Bevor Stackfield hier unterstützend eingesetzt wurde, waren die Übertragungen noch deutlich primitiver, „mit Klemmordnern, viel Wirbel und zahlreichen E-Mails und […] nicht so aufwendig und toll produziert“, erinnert sich Prof. Dr. Hirt. „Jetzt arbeiten wir mit großen Teams, vielen Leuten und einer sehr aufwendigen Technik im Hintergrund, was dazu führt, dass auch eine aufwendigere Projektplanung durchgeführt werden muss, und das machen wir mit Stackfield.“

Planung und Organisation der Live-Übertragungen in Stackfields Räumen

Stackfield wird heute intensiv in der Planung und Organisation der Live-Übertragungen – von Drehbuch über Marketing bis hin zur Kameraführung – eingesetzt. Steht eine neue Folge an, so wird in Stackfield ein eigenständiger Raum angelegt. Dem Raum werden dabei alle in der Folge involvierten Personen hinzugefügt: die Drehbuchgruppe, die inhaltlich mit den Chirurgen zusammenarbeitet, das Marketingteam, das die registrierten Studenten informiert und Hörsaalzuschaltungen organisiert, und andere studentische Hilfskräfte. In dem Raum werden anschließend Aufgaben inklusive Zuweisungen, Fälligkeitsdatum und Unteraufgaben, um einzelne Arbeitsschritte abzubilden, angelegt. So weiß jede Person im Team zu jedem Zeitpunkt über Zuständigkeiten und den aktuellen Stand des Teilprojekts Bescheid und alle Arbeitsverläufe sind transparent in Stackfield sichtbar. Im Raum kann zusätzlicher übertragungsbezogener Austausch erfolgen, entweder direkt in der Aufgabe in Form von Kommentaren oder ganz allgemein im Kommunikationsstream – „das ist sehr wertvoll“, so Prof. Dr. Hirt.

Um den Überblick in Stackfield trotz steigender Anzahl an Sectio-chirurgica-Produktionen nicht zu verlieren, landen alle laufenden Produktionen in der Seitenleiste in einer übergeordneten Raumgruppe mit dem Titel „Sectio chirurgica Wintersemester 2025/26“. So lassen sich die einzelnen Teilprojekte mit einem Blick einordnen. Räume, die nicht mehr benötigt werden, werden archiviert und verschwinden somit ganz aus der Seitenleiste. Prof. Dr. Hirt fasst zusammen: „Sectio chirurgica ist letzten Endes ein sehr modernes, digitalgetriebenes Lehrprojekt.“

Verwaltung von studentischen Hilfskräften über Rollen und Rechtegruppen

Nicht nur in der Sectio chirurgica, auch in anderen Projekten wird in Stackfield eng mit Studentischen Hilfskräften zusammengearbeitet. Studentische Hilfskräfte werden dabei mit eingeschränkten Rechten als „Gäste“ in das Tool eingebunden. Sie können so zu Räumen hinzugefügt werden und projektbezogen mitarbeiten, haben dabei allerdings nur begrenzten Zugriff auf Funktionen außerhalb der Räume und können zum Beispiel nicht alle Mitglieder der Organisation einsehen – ganz nach dem Need-to-Know-Prinzip. Innerhalb der Räume werden zusätzliche Rechtegruppen definiert, so dass Studentische Hilfskräfte zum Beispiel keine Inhalte löschen können.

Arbeit innerhalb einzelner Arbeitsgruppen im Lehrstuhl: Stackfield als wertvolles Gadget

Über die Umsetzung in Projekten wie GO-Bio und Sectio chirurgica wird den Wissenschaftlern am Institut Stackfield nähergebracht. Prof. Dr. Hirt hofft so, die einzelnen Forschungsgruppen auch innerhalb ihrer Arbeit zur Nutzung zu animieren. „Man könnte sagen, wir beimpfen das Institut und alle Mitarbeitenden und geben ihnen so die Möglichkeit, Stackfield auch in ihrer eigenen wissenschaftlichen Tätigkeit zu nutzen.“ Dabei möchte er keine konkreten Vorgaben stellen; die Wissenschaftler sollen sich bewusst dazu entscheiden, mit Stackfield zu arbeiten. Er erklärt: „Die grundlagenwissenschaftliche Bearbeitung in einem akademischen Umfeld bedeutet, dass man idealerweise unglaublich frei denkt und in kleinen Gruppen sehr frei agiert. Viele Wissenschaftler fühlen sich eingeengt, wenn man das Ganze in ein sehr enges Korsett packt.“ Heute wird je nach Anwendungsfall von den Forschenden entschieden, wie und ob Stackfield unterstützend eingesetzt werden soll. Gerade in Projekten, in denen die Arbeitsverteilungen und Aufgaben klar definiert sind, kann Stackfield dabei als Stütze agieren – so zum Beispiel im Umgang mit Zellkulturen: „Zellen halten sich nicht an Feiertage, Wochenendzeiten oder den Tag- und Nacht-Rhythmus“, betont Prof. Dr. Hirt. Aufgaben müssen dafür in sehr klar definierten Abständen definiert und abgearbeitet werden. „Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler haben hier jetzt etwas ganz Wertvolles in ihrem Werkzeugkasten: Stackfield“, so Prof. Dr. Hirt.

Nahbarer Support aus München

Seit acht Jahren wird am Institut mittlerweile mit Stackfield zusammengearbeitet. Dass das so gerne geschieht, liegt auch am Stackfield-Support. „Eine Firma aus München, die bei Fragen stets ansprechbar ist und auch wirklich schnell reagiert – das wäre bei anderen Plattformen, meine ich, gar nicht möglich“, so Prof. Dr. Hirt. Ihm gefällt dabei besonders der lockere Austausch. Gibt es einen Wunsch oder ein Problem, so erhält man stets Feedback und oft auch eine individuelle Lösung. Er lobt: „Das ist einfach eine Interaktion, die wir an Universitäten auch irgendwie kennen, dieses Miteinander und Direkte, was es sehr angenehm macht.“

Für die Zukunft kann sich Prof. Dr. Hirt auch vorstellen, Stackfield in anderen Bereichen einsetzen, zum Beispiel, um umfangreichere Vorlesungen zu organisieren.