Über die program51 GmbH
Die program51, gegründet im Jahr 2018, bietet maßgeschneiderte Dienstleistungen in der Infrastrukturplanung und -umsetzung für Unternehmen im In- und Ausland. Mit der Energiewende im Blick war die program51 in den vergangenen Jahren am Bau zahlreicher Kabeltrassen und Umspannwerke sowie Batteriespeicherprojekten beteiligt. Seit 2021 betreut die program51 zusammen mit anderen Partnern das Großprojekt der Fulda-Main-Leitung für den Übertragungsnetzbetreiber TenneT, in dessen Rahmen Stackfield im Verbund eingeführt wurde. Heute nutzen knapp 220 Personen aus dem program51-Verbund, verschiedenen Partnerfirmen und anderen externen Firmen Stackfield und wickeln so ihre Kommunikation und Kollaboration digital ab. Patrick Schurtz ist Geschäftsführer der im Jahr 2023 gegründeten 51bytes GmbH, einem Tochterunternehmen der program51, das sich auf sämtliche IT-Belange des Verbunds spezialisiert.
Patrick Schurtz – Geschäftsführer der 51bytes GmbH
Die Ausgangslage
Bereits zu Projektbeginn der Fulda-Main-Leitung im Jahr 2021 wurde die Dimension der Komplexität deutlich, da unzählige Instanzen und Umgebungen einbezogen werden mussten. Der Partnerverbund sollte nicht nur die 380-kV-Wechselstromleitung in den Bau bringen und den Bau betreuen, sondern auch die gesamte Planung sowie die Koordination aller Dienstleister übernehmen. Ein Projekt dieser Größenordnung erfordert mehr als die reine Abstimmung zwischen Partnern und Dienstleistern: Erforderlich war ein klarer Überblick über aktuelle Fortschritte und Verantwortlichkeiten und idealerweise ein zentraler digitaler Arbeitsort, um den Projekterfolg sicherzustellen. Von Anfang an stand daher fest, dass eine All-In-One-Lösung benötigt wird, denn auf reine E-Mail-Kommunikation wollte und konnte man sich nicht verlassen. Gesucht wurde eine Plattform, die ausreichend Flexibilität, ein Dateimanagementsystem und umfassende Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen bereitstellt. Und so machte man sich noch vor dem eigentlichen Projektstart auf die Suche nach einer passenden Lösung.
Warum Stackfield?
Da man in der program51 „keine unnötigen Abhängigkeiten zu US-Amerikanischen Konzernen“ schaffen wollte, sollte die Lösung – wenn möglich – aus Deutschland stammen, alternativ aus Europa. „Tools wie Slack fielen damit direkt aus dem Rennen“, erklärt Schurtz.
Die Zusammenarbeit mit Großkonzernen brachte zusätzliche Anforderungen mit sich: Ein hohes Maß an Verschlüsselung war aufgrund strenger Vorgaben unverzichtbar, und die Anwendung sollte im Browser laufen können, sodass Partner keine eigene Software ausrollen müssen. Zwar ist Microsoft Teams in vielen Konzernen etabliert, jedoch wollte man sich bewusst nicht allein darauf beschränken. Ziel war es, eine Lösung einzusetzen, die sowohl mit großen Industriepartnern als auch mit mittelständischen Unternehmen funktioniert, die MS Teams nicht nutzen. Ebenso wichtig war, dass externe Partner und Dienstleister unkompliziert in die Plattform eingebunden werden können.
Stackfield erfüllte dabei als deutsches, vollständig verschlüsseltes All-In-One-Tool alle Erwartungen. Egal ob im Browser, als Desktop App oder mobil – Stackfield kann von überall aus geöffnet werden und externe Personen können über eine eigene Lizenz in die Stackfield-Organisation integriert werden. Schurtz lobt an dieser Stelle, dass es auch am Funktionsumfang an nichts mangelt: „Stackfield hat alles mitgebracht, was wir gesucht haben und bietet darüber hinaus noch weit mehr.“
Erste Schritte im Verbund
Nachdem die Entscheidung auf Stackfield gefallen war, wurde zunächst eine eigene Stackfield-Organisation für die program51 eingerichtet. Alle Mitarbeitenden des Unternehmens wurden eingeladen und mit den Funktionen der Plattform vertraut gemacht. Im nächsten Schritt entstand eine separate Organisation für die Fulda-Main-Leitung, in die sämtliche beteiligte Personen aus der program51 aufgenommen wurden. Die betroffenen Nutzer können dabei bequem mit demselben Account zwischen den verschiedenen Organisationen hin- und herwechseln.
Auch Partner und externe Dienstleister erhielten eigene Zugänge und wurden so nahtlos in die Zusammenarbeit integriert. Dieses Vorgehen hat sich bis heute bewährt: Neue Teammitglieder werden strukturiert eingebunden und durch geschulte Mitarbeiter der program51 in zentrale Funktionen, die Organisationsstruktur sowie Anwendungsrichtlinien eingewiesen.
Zwar wurde Stackfield zu Beginn primär mit dem Ziel eingeführt, die Planung und Organisation rund um die Fulda-Main-Leitung digital und mit vielen verschiedenen Beteiligten abwickeln zu können, heute dient die Plattform darüber hinaus als zentrale Arbeitsumgebung für zahlreiche Großprojekte unterschiedlicher Tochterorganisationen. „Das hat sich mit der Zeit deutlich erweitert“, erzählt Schurtz.
Räume und Raumvorlagen: Arbeitspakete der Fulda-Main-Leitung abbilden
Die Organisation für die Fulda-Main-Leitung wurde zunächst entlang des Projektstrukturplans (PSP) aufgebaut. Grundlage bildete eine baumförmige Work-Breakdown-Structure (WBS), aus der einzelne Arbeitspakete abgeleitet wurden. Für jeden WBS-Knoten entstand in Stackfield ein eigener Raum. Die jeweiligen Raumnamen setzen sich dabei aus dem Titel des Arbeitspakets (z.B. Bauausführung oder Beschaffung) und dem entsprechenden PSP-Code zusammen.
Da sich viele Räume im Aufbau ähneln, wurden eigens benutzerdefinierte Raumvorlagen angelegt, auf deren Basis neue Räume schnell und konsistent erstellt werden können. Innerhalb der Vorlagen werden für den jeweiligen Use Case spezifische Berechtigungen definiert, Module (de-)aktiviert und relevante Nutzer eingebunden. Projektleiter sind beispielsweise bereits als Raummitglieder in den Vorlagen hinterlegt und werden beim Anlegen eines neuen Raumes automatisch eingeladen.
Nutzer über Teams verwalten
Um die Verwaltung der zahlreichen Beteiligten aus unterschiedlichen Abteilungen und Unternehmen zu vereinfachen, setzt die program51 auf raumübergreifende Teams. Über die Einstellungen der Organisationen können Teams zentral angelegt und Nutzer der Organisation entsprechend gruppiert werden. Nutzer können dabei in mehreren Teams gleichzeitig enthalten sein. Wird ein neuer Nutzer einem Team hinzugefügt, so erhält dieser dabei automatisch Zugriff auf alle Räume, in denen das entsprechende Team integriert ist.
„Die Teams erleichtern uns die Verwaltung enorm. Wir können Abteilungen klar voneinander trennen oder bei Bedarf flexibel zusammenführen.“
Stackfield als Cloud-Speicher
Im Großprojekt der Fulda-Main-Leitung werden täglich zahlreiche Dokumente erstellt, bearbeitet und freigegeben. Stackfield dient dabei als zentrale Anlaufstelle: „Alles im Projekt muss für die Behörden dokumentiert werden. Bis diese Dokumente freigeben sind, arbeiten wir in Stackfield“, erklärt Schurtz.
Im Dateienmodul der jeweiligen Räume wurden hierfür verschiedene Ordner angelegt. Soll ein Dokument überarbeitet werden, so wird die Datei von der zuständigen Person heruntergeladen, die Änderungen eingepflegt und die neue Version im Ordner hinterlegt. Für die Abnahme oder Freigabe wird die verantwortliche Person direkt im Kommentarbereich der Datei markiert und erhält so eine automatische Benachrichtigung im persönlichen Dashboard Meine Woche.
Ergänzend dazu werden im Aufgabenmodul passende Aufgaben angelegt und den Verantwortlichen entsprechend zugewiesen. Die Aufgabenstatus, etwa "Zur Kommentierung", "Kommentare einarbeiten" oder "Zur Freigabe", sind dabei exakt auf den Dokumentenworkflow abgestimmt.
Schurtz lobt hierbei, wie praktisch die verschiedenen Erwähnungen und Aufgaben in Meine Woche aufgelistet werden: „Alle Aufgaben lassen sich so klar nachverfolgen und einfach abarbeiten.“
Kommunikation und Videokonferenzen in Kleingruppen
Neben den Kommentarbereichen innerhalb der Räume wird in kleineren Runden oder 1:1-Gesprächen auch gerne in Privat- und Gruppenchats zusammengearbeitet. Schurtz erzählt: „Wenn wir interne Themen haben, an denen nur zwei bis drei Personen arbeiten, legen wir einfach einen Gruppenchat an, bearbeiten das Ganze dort und laden die Ergebnisse anschließend im entsprechenden Raum hoch.“
Für direkte Abstimmungen kommt dabei häufig die integrierte Videotelefonie zum Einsatz. So lassen sich Anliegen schnell persönlich besprechen – bei Bedarf auch mit Bildschirmfreigabe, etwa um Rechnungen gemeinsam mit der Buchhaltung durchzugehen oder Supportfälle in der IT zu klären. Das abteilungsübergreifende Arbeiten lässt sich damit ohne Probleme in Stackfield abwickeln: „Auf Stackfield kann man wunderbar miteinander kommunizieren – egal, ob man zum selben Team gehört oder nicht“, so Schurtz.
Informationen über automatisierte Dienste einspielen
Um Informationen effizient bereitzustellen, nutzt die 51bytes Stackfields WebHooks in verschiedenen Anwendungsfällen:
- Fehlermeldungen: Fällt ein IT-Dienst aus, leitet das interne Überwachungstool per WebHook Informationen nach Stackfield weiter, welche dort automatisiert als Chatnachrichten angelegt werden.
- Neuigkeiten: Über angebundene RSS-Feeds werden Blog-Inhalte und Neuigkeiten in den entsprechenden Raum eingespeist.
- Updates: Hinweise auf neue Betriebssystem-Updates erscheinen unmittelbar als Chatnachrichten in Stackfield.
- Ticketsystem: Löst ein Kunde ein Ticket im internen System, wird dieses automatisch als Aufgabe in Stackfield angelegt.
Informationen lassen sich so zentral bündeln, ohne die Notwendigkeit zwischen verschiedenen Tools hin und her zu wechseln.
„Mit den WebHooks bleibt man jederzeit auf dem neuesten Stand, ohne alle Quellen einzeln durchgehen zu müssen. Alle Informationen laufen automatisch in den Feed und sind mit einem Klick direkt erreichbar. Das ist ein echtes Quality-of-Life-Feature.“
Seitenmodul als Wissensdatenbank und zur Protokollierung
Wichtige Informationen, die regelmäßig benötigt werden, werden in Stackfields Seitenmodul hinterlegt. Mit dem integrierten Editor lassen sich dort eigene Dokumente direkt in Stackfield erstellen und bearbeiten. Dank der automatischen Versionierung ist dabei jederzeit nachvollziehbar, wer welche Änderungen vorgenommen hat. So sind etwa im Raum „Organisation“ zentrale Daten wie die Handelsregisternummer oder die Unternehmens-IBAN jederzeit für berechtigte Mitarbeiter abrufbar.
In der 51bytes dient das Seitenmodul zusätzlich als interne Wissensdatenbank: Anleitungen zu Anwendungen oder nützliche Informationen werden hier gesammelt und stehen sowohl neuen als auch erfahreneren Kollegen zum Nachlesen zur Verfügung.
Auch für die Protokollierung hat sich das Seitenmodul bewährt. In der Fulda-Main-Leitung werden nach jedem Jour Fixe die wichtigsten Punkte dokumentiert und bleiben so dauerhaft einsehbar. Schurtz lobt: „Wir müssen dadurch keine separate E-Mail verschicken und es wird auch keine extra Datei benötigt.“
Abschließende Worte
In der 51bytes beraten Schurtz und sein Team regelmäßig Unternehmen in ihrer IT-Infrastruktur und stoßen dabei immer wieder auf ein ähnliches Bild: eine Zusammenarbeit, die stark auf MS Teams und MS Office basiert. Da sie selbst erfolgreich einen Schritt weitergegangen sind und sich bewusst von diesen Abhängigkeiten gelöst haben, empfehlen sie auch ihren Kunden häufig den Einsatz von Stackfield: „Wir würden Stackfield jedem ans Herz legen, der eine moderne Kommunikationslösung sucht und Wert auf Datenschutz legt. Wir sind zufrieden“, fasst Schurtz zusammen.