Stadt Brunsbüttel: Behördenweite Transparenz dank Stackfield

Über die Stadt Brunsbüttel

Im Dreieck von Nordsee, Elbe und Nord-Ostsee-Kanal liegt die maritime Industrie- und Hafenstadt Brunsbüttel. Seit Dezember 2024 setzt die Behörde der Kleinstadt auf Stackfield in der Zusammenarbeit und wickelt heute eine Vielzahl von Prozessen und Projekten digital an einem zentralen Ort ab. Joscha Thoenes ist seit fast zehn Jahren bei der Stadt Brunsbüttel im Sachbereich Innere Verwaltung und Organisation beschäftigt und hat die Anfänge Stackfields an der Behörde miterlebt und -gestaltet.

Von Excel-Tabellen weg und hin zur kollaborativen Aufgabenverwaltung

Erste Kontakte mit gezieltem Projekt- und Aufgabenmanagement durfte die Stadt Brunsbüttel erst mit Stackfield erfahren. Zuvor hatte man die Arbeit neben einem DMS-System vor allem über Excel-Tabellen, E-Mails, Telefonate und Meetings organisiert. Insbesondere das Erledigen und Strukturieren von Aufgaben fand dabei hauptsächlich in Excel statt. „Eine richtige Struktur war nicht wirklich gegeben“, so Joscha Thoenes. Gerade auch die begrenzten Möglichkeiten in Sachen Kollaboration machten die Arbeit umständlich und mühsam, denn Änderungen an Dateien konnte so immer nur eine Person gleichzeitig vornehmen.

Um daher mehr Struktur, mehr Flexibilität und mehr Möglichkeiten der transparenten Zusammenarbeit in der Stadt Brunsbüttel herzustellen, sah man sich nach einer Lösung um, die ausreichend Wege der Kommunikation und Kollaboration bereitstellen würde. Man wollte dabei insbesondere in der Lage sein, Aufgaben auch parallel bearbeiten zu können und den Zugriff von überall, auch unterwegs, gewährleisten zu können. Die Verwaltung von Aufgaben sollte einfach zu verstehen und gleichzeitig umfangreich genug sein.

Auf Stackfield stießen Joscha Thoenes und Co. über eine Kollegin. Dass Stackfield eine deutsche Firma mit Daten auf deutschen Servern war, war dabei besonders überzeugend. „Der Datenschutz war natürlich sehr wichtig für uns. Unser Datenschutzbeauftragter hebt sehr gerne den Finger und bittet uns, auf das Thema zu achten“, erzählt Joscha Thoenes. Stackfield hat dabei das beste Zusammenspiel aus verschiedenen Aspekten geboten: neben hohen Anforderungen an den Datenschutz ausreichend Spielraum im Aufgabenmanagement und vor allem eine benutzerfreundliche Oberfläche.

Aufgabenverwaltung bis ins kleinste Detail

Stackfield wird heute in zahlreichen Bereichen der Stadt Brunsbüttel eingesetzt, darunter im Fachbereich „Personal und Organisation“, in der IT, von der Feuerwehr, im Stadtmanagement, in der Hafenbehörde und von diversen Führungskräften – der Rollout für alle ist für die nähere Zukunft eingeplant. Der Raum, Stackfields eigens definierter Arbeitsbereich, wird dabei je nach Anwendungsfall unterschiedlich aufgebaut. „Wir bleiben meist bei den Basics“, so Joscha Thoenes.

Der Favorit sind dabei die Aufgaben, über welche sich zu Erledigendes verwalten und tracken lässt. Aufgaben können mit Zuständigkeiten und Fristen versehen werden, Kommentare können direkt in der Karte versendet werden und Dateien lassen sich an die Aufgabe anhängen und bleiben so fest verknüpft. Mithilfe von Unteraufgabenlisten können Aufgaben zusätzlich in separate Arbeitsschritte unterteilt und wieder einzeln datiert und zugewiesen werden. Aufgaben, die einem selbst zugewiesen wurden, werden im persönlichen Dashboard „Meine Woche“ unter dem entsprechenden Tag aufgelistet. So besteht zu jedem Zeitpunkt Klarheit über aktuelle und offene Aufgaben.

Eine Übersicht über die Aufgaben eines Raumes bildet das Kanban-Board. Je nach Status einer Aufgabe wird diese dabei zwischen den verschiedenen Spalten des Boards hin- und hergeschoben. So ist auf einen Blick ersichtlich, ob eine Aufgabe zu erledigen, in Bearbeitung oder abgeschlossen ist. Per Klick auf die Aufgabe lassen sich die verschiedenen Details aufrufen und bearbeiten. „Alles, was über das Kanban-Board läuft, ist ein echter Game Changer“, betont Joscha Thoenes. Sind die Aufgaben mit Fristen, insbesondere über mehrere Tage hinweg, versehen, werden diese zusätzlich gerne von Joscha Thoenes und seinen Kollegen mithilfe des Zeitplan-Moduls in Form eines Gantt-Diagramms abgebildet. Der zeitliche Verlauf sowie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden so auf einen Blick ersichtlich. Um Aufgaben noch einfacher und schneller anlegen zu können, erstellen Joscha Thoenes und sein Team Schritt für Schritt neue Aufgabenvorlagen. Vorgänge werden damit noch effizienter.

Räume in Stackfield sorgen für Transparenz, auch in Krankheitsfällen

Dass zahlreiche Projekte und Prozesse an der Stadt Brunsbüttel heute in Stackfield laufen, ist für Joscha Thoenes und seine Kollegen ein klarer Mehrwert, vor allem in Sachen Transparenz. „Man weiß zu jedem Zeitpunkt, was die Kollegen auf dem Tisch haben. Alles, was ein bisschen komplexer und wichtig ist, findet den Weg nach Stackfield. Dadurch können wir uns deutlich besser strukturieren“, erklärt Joscha Thoenes. Zugriff auf die Inhalte eines Raumes haben dabei alle in dem Raum enthaltenen Personen. Änderungen an Aufgaben sowie anderen Elementen wie Umfragen, Dateien oder Seiten (Stackfields Textdokumenten) werden in Form eines Verlaufs für alle sichtbar abgebildet und Personen können jederzeit getaggt und angesprochen werden.

Dass Informationen gebündelt und zugriffsbereit im Raum liegen, ist dabei vor allem im Fall von Abwesenheiten hilfreich, betont Joscha Thoenes. Ist eine Person aus Krankheitsgründen verhindert, so kann entsprechende Vertretung die Aufgabe öffnen und über die Karte auf den aktuellen Stand, wichtige Materialien und Co. zugreifen. Bei Bedarf kann dringende Arbeit so ohne Probleme umverteilt und Fristen weiterhin eingehalten werden. Kommt die abwesende Person zurück, bleiben Änderungen an Inhalten des Raumes auch im Nachhinein ersichtlich und Verpasstes lässt sich schnell nacharbeiten und nachvollziehen. „Das ist definitiv ein Vorteil“, so Joscha Thoenes. Er betont dabei, dass Kollegen gerade aus diesem Grund dazu ermutigt werden, in Teamräumen zusammenzuarbeiten. Arbeit bleibt so nicht nur in Krankheitsfällen oder geplanten Abwesenheiten wie bei Fortbildungen zugänglich, auch Führungskräfte haben die Möglichkeit, aktuelle Stände im Blick zu behalten und können bei Bedarf auch mal an der einen oder anderen Stelle nachhaken.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in der Stadt Brunsbüttel

Die verschiedenen Sachgebiete der Stadt Brunsbüttel teilen sich in Stackfield eine gemeinsame Organisation und können so über Räume, Gruppenchats oder Privatchats abteilungsübergreifend kommunizieren und kollaborieren. „Gerade unsere Abteilung im Organisationsbereich arbeitet viel mit unserer IT-Abteilung zusammen, dort findet besonders viel Aufgabenteilung statt“, erzählt Joscha Thoenes.

Die IT der Stadt wickelt in Stackfield zahlreiche Projekte „von Anfang bis Ende“ ab, zum Beispiel die Einführung des Digitalen Posteingangs an der Stadt Brunsbüttel. Joscha Thoenes Sachbereich „Innere Verwaltung und Organisation“ übernimmt dabei regelmäßig den organisatorischen Part, wenn es um die technische Umsetzung verschiedener Erweiterungen oder Fehlerbehebungen geht. „Wir sind recht viel im gegenseitigen Austausch und arbeiten mit verschiedenen Kollegen zusammen“, betont Joscha Thoenes. Beispiele hierfür wären das Beheben von Störungen sowie Weiterentwicklungen des DMS-Programms oder auch die Einführung neuer KI-Systeme. In entsprechenden Räumen sind dabei Verantwortliche aus den involvierten Bereichen enthalten, bekommen so Zugriff auf Anliegen, Aktivitäten und aktuellen Stand des jeweiligen anderen Bereichs und können bei Bedarf Nachfragen stellen bzw. Rückmeldung geben – ein Plus von Stackfield, das die Effizienz in abteilungsübergreifenden Prozessen sichtbar steigert und lästiges E-Mail-Hin- und Herschicken obsolet macht.

Mobile Nutzung Stackfields in Meetings

Eines der Mankos, das in der Zusammenarbeit vor der Einführung Stackfields aufgezeigt und als Anforderung in der Suche nach einer Kollaborationslösung im Raum stand, waren die fehlenden Möglichkeiten, unterwegs auf Inhalte zugreifen und mobil Änderungen vornehmen zu können. Stackfield bietet hierfür genau die Möglichkeiten, Inhalte im Konferenzraum oder zwischen Büros aufrufen und bearbeiten zu können: Neben Desktop App und Webanwendung im Browser kann Stackfield auch als Mobile App auf dem iPad oder dem Handy laufen. Gerade in Meetings wird Stackfield so an der Stadt Brunsbüttel heute aktiv hinzugezogen. „Man nimmt einfach sein iPad mit und hat alle Aufgaben in jeder Besprechung beisammen. Das hatten wir so davor nicht und sind damit heute deutlich agiler und schneller“, lobt Joscha Thoenes. Während des Meetings können Aufgaben umdatiert oder zugewiesen, Nachrichten versendet oder Inhalte aufgerufen werden, ohne dass gewartet werden muss, bis man wieder am Schreibtisch sitzt.

Multiprojektmanagement über Amtsgrenzen hinweg

Für die Zukunft soll vor allem das Thema Projektarbeit und Projektportfolios sowie die Zusammenarbeit mit externen Nutzern relevanter werden, so Joscha Thoenes. Man sei in der Stadt Brunsbüttel motiviert, neue Anwendungsfälle hinzuzunehmen, bestehende Strukturen weiter auszubauen und natürlich auf weitere Bereiche auszurollen, sobald entsprechende Genehmigungen vorliegen. Stackfield soll auch weiterhin fester Bestandteil der täglichen Arbeit bleiben.