Escola GmbH: Softwareentwicklung und Organisationsmanagement

Über die Escola GmbH

Das Schweizer Software-Unternehmen Escola wurde im Jahr 2006 gegründet und bietet webbasierte, modulare Lösungen für Schulen, um flächendeckend Prozesse für Schüler, Lehrer, Eltern, Schulverwaltung und Co. digital sichtbar zu machen. Zu der Escola-Produktreihe gehören der Schulmanager, unter anderem zum Erfassen von Noten und Abwesenheiten und dem Ausstellen von Zeugnissen, die Förderplanung inklusive Berichten und sonderpädagogischen Maßnahmen, die Webseitenerstellung, die Escola-Lernwelt zur Unterrichtsorganisation, die Verwaltung von Schulangeboten wie Mittagstisch, Hort und Schulbus sowie die Mobile App für Eltern-Kommunikation, Abmeldungen, Bewertungen und mehr. Stand Dezember 2025 vertrauen 401 Schweizer Schulen – bestehend aus rund 759 Schuleinheiten – auf Escola. Stackfield wird bei Escola seit Ende 2018 unter anderem zur Softwareentwicklung, dem Onboarding von Schulen sowie im Projektmanagement eingesetzt. Valentin Wild ist Leiter des Onboarding-Teams bei Escola und begleitet Schulen bei der Einführung der Software.

Die Ausgangslage: Slack, Excel und Kommunikation per E-Mail

Vor Stackfield lief die interne Zusammenarbeit bei Escola über Slack und Excel-Listen, doch mit wachsenden Teams stieß man dabei an die Grenzen herkömmlicher Kommunikationswege. Als SaaS-Unternehmen hat Escola außerdem intensiven Kontakt mit den Schulen; dieser fand bis 2018 per E-Mail in Kombination mit File-Sharing-Diensten wie Tresorit statt. E-Mail-Postfächer lieferten dabei jedoch keinerlei Überblick über die Bedürfnisse der verschiedenen Schulen sowie den bisherigen Kommunikationsverlauf. „Auch diese CC-Kultur im E-Mail-Verkehr ist schwierig, weil man genau wissen muss, wer informiert werden soll“, so Valentin Wild. Um den Projektverlauf transparent mit den Schulen wie auch intern teilen zu können, entschied man sich daher, eine Kollaborationslösung im Unternehmen einzuführen.

Stackfield als Allrounder: Datensicherheit und Funktionsvielfalt

Zwei-Faktor-Authentifizierung in der App, regelmäßige Penetrationstests sowie Daten auf Schweizer Servern: Als Unternehmen, das Software für öffentliche Institutionen bereitstellt, steht Datenschutz auch bei Escola an erster Stelle. Dass die gesuchte Lösung in Sicherheitsthemen gut aufgestellt, und wenn möglich aus dem deutschsprachigen Raum sein sollte, war daher von Anfang an klar. Darüber hinaus sollte die Lösung „optisch ansprechend“ und einfach zu bedienen sein. Funktional wurde insbesondere Wert auf eine Kalenderfunktion gelegt, mit der intern sowie mit der Schule gemeinsame Kalender geführt werden sollten. Außerdem wollte man Slack sowie (interne) E-Mails durch einen sicheren Kanal ersetzen, weswegen die Lösung über ausreichende Kommunikationswege verfügen sollte.

Stackfield stellte sich bei der Suche schnell als ‚Allrounder‘ heraus: Als deutsches, DSGVO-konformes und ISO-zertifiziertes All-In-One-Tool überzeugt Stackfield mit höchsten Sicherheitsstandards. In separaten Arbeitsbereichen, den Stackfield-Räumen, stehen Module zur Kommunikation, dem Aufgabenmanagement sowie themenbezogenen Kalendern zur Verfügung und auch in Sachen Benutzerfreundlichkeit überzeugte Stackfield bei Escola.

Schnelle Einführung dank Best Practice Videos, FAQs und Stackfield Support

Gut aufgestellt war Escola zum Glück schon bei der Einführung, so Valentin Wild: „Wir sind auch ein Software-Unternehmen und daher alle sehr technisch affin“, weshalb die ersten Schritte ganz nach dem Ansatz ‚Learning-by-Doing‘ erfolgten. Hat es trotzdem mal gehakt, so war von Stackfield genügend Starthilfe gegeben: Best-Practice-Videos und die FAQs (Frequently Asked Questions) haben „sehr unterstützt und gute Beispiele geliefert, zum Beispiel wie man das Ganze organisieren kann“, lobt Valentin Wild. Außerdem stand der Support via Live-Chat, Mail oder Telefon stets zur Seite, wenn konkrete Fragen bestanden: „Dort konnte man sich sehr einfach melden.“

Software-Entwicklung im Kanban-Board: Aufgaben im Team verwalten

Besonders in der Software-Entwicklung wird bei Escola heute vermehrt darauf gesetzt, Arbeitsprozesse in Stackfield abzubilden. Hierfür werden in einem speziell für die Entwicklung aufgesetzten Raum Aufgaben durch den Produktmanager angelegt und den verschiedenen Entwicklern zugewiesen. Das Kanban-Board mit vordefinierten und individualisierten Spalten gibt dabei Aufschluss über den aktuellen Stand der Aufgabe: Wird angefangen an einer Aufgabe zu arbeiten, so wird diese in die Spalte „In Bearbeitung“ gezogen. Sobald entsprechender Entwickler zu Implementierendes eingecheckt hat, kommt die Aufgabe in die eigens definierte Spalte „Code Review“. Stimmt alles, wird die Aufgabe abgenommen und erledigt.

Um die Aufgaben auch unabhängig von Bearbeitungsstatus kategorisieren zu können, werden diese zusätzlich mit Labels versehen. Die Labels sind im Kanban-Board sowie in den Aufgaben selbst sichtbar und informieren dabei im Falle Escolas über die Art der Aufgabe, zum Beispiel, ob es sich um ein Feature Request oder einen Bug handelt, sowie über die Priorität. Über die Filter-Funktion kann anschließend nach bestimmten Labels gesucht werden, um zum Beispiel nur Aufgaben mit hoher Priorität anzuzeigen.

Der gesamte Vorgang bleibt mit dem Kanban-Board insbesondere für Produktmanager und Teammitglieder transparent. Valentin Wild betont: „Wir können die Flut an Nachrichten und Aufgaben so viel besser sortieren, gerade wenn wir Stackfield mit Messenger-Diensten vergleichen.“ Zu Erledigendes wurde zuvor nur per Chat-Nachricht kommuniziert. Das Problem dabei: Alte Nachrichten verschwinden mit der Zeit aus dem Blickfeld, auch wenn die entsprechende Aufgabe eventuell noch nicht abgearbeitet wurde. „Man verliert den Überblick darüber, was bereits erledigt wurde und wer wirklich zuständig ist. In Stackfield kann jeder seine eigene Ansicht individuell konfigurieren, und das ist ein Vorteil.“ Wird mit Filtern eine benutzerdefinierte Ansicht erstellt, so kann diese als private oder öffentliche Ansicht gespeichert und damit jederzeit wieder aufgerufen werden. Aufgaben können außerdem neben der Kartenansicht auch in Form von To-Do-Listen oder im Gantt-Diagramm abgebildet werden. Wie und welche Aufgaben genau abgebildet werden, bleibt damit jedem Nutzer selbst überlassen.

Teaminterne Termine in Stackfield verwalten und exportieren

Eine weitere Funktion, die laut Valentin Wild bei Escola hohen Anklang findet und täglich zum Einsatz kommt, ist das Kalendermodul: „Jeder von uns führt seinen Kalender in Stackfield.“ Im Kalender können themenbezogen Termine in einem Raum erstellt und Teilnehmer eingeladen werden. Besonders hilfreich ist dabei der Verfügbarkeits-Check: Wird ein neuer Termin angelegt, so kann mit einem Klick überprüft werden, ob eingeladene Personen beim entsprechenden Termin verfügbar sind oder vielleicht schon einen anderen Termin in der Pipeline liegen haben. Termine, die dabei in Räumen erstellt wurden, in denen man selbst kein Teilnehmer ist, werden im Check ‚blockiert‘, also anonymisiert angezeigt, um sensible Daten zu wahren. Stackfield-Kalender werden bei Escola zusätzlich abonniert, sodass arbeitsbezogene Termine auch außerhalb von Stackfield im eigenen Kalender angezeigt werden. Kommt der Termin dabei aus einem verschlüsselten Raum, wird der Titel auch hier durch Stackfield zensiert.

Schul-Onboarding in Stackfield: Schulen werden als Externe eingebunden

Mit wachsender Kundschaft müssen regelmäßig neue Schulen in die Escola-Software eingeführt werden. Hierfür braucht es nicht nur eine gute interne Koordination, sondern insbesondere Transparenz gegenüber den Schulen. Um den Onboarding-Prozess für alle Beteiligten so ersichtlich wie möglich zu machen, werden entsprechende Ansprechpartner an den Schulen mit eingeschränkten Rechten direkt in Stackfield eingebunden. Hierfür wird für jede Schule ein eigener Raum aufgesetzt. Da sich die Räume dabei vom Aufbau her stark ähneln, wurden hierfür eigene Raumvorlagen inklusive Aufgaben, Nutzern und Modulen definiert. Muss eine neue Schule in die Software eingeführt werden, kann so ein neuer Raum auf Basis der Vorlage angelegt werden und erhält damit automatisch alle vordefinierten Einstellungen und Inhalte. Die Ansprechpartner der Schulen sind in Stackfield als Nutzer mit der Rolle „Externer“ hinterlegt. Externe Nutzer können zwar in Räumen mit den regulären Nutzern interagieren, bekommen allerdings nur Zugriff auf explizit freigegebene Inhalte – im Onboarding vor allem gemeinsame Aufgaben, Termine oder auch Dateien. Da nicht-freigegebene Inhalte für die Schulen nicht sichtbar sind, können die betreuenden Escola-Mitarbeiter auch eigene Aufgaben direkt im entsprechenden Raum themenbezogen abarbeiten.

Betreuung von Modul-Erweiterungen in zeitlich begrenzten Projekträumen

Die verschiedenen Produkte von Escola sind streng modular aufgebaut, sodass die Schulen Funktionen je nach Bedarf hinzufügen können. So kann Escola beispielsweise optional mit einem Anstellungsmodul, einem Modul für die grafische Standort- und Klasseneinteilung oder einer Ressourcenverwaltung erweitert werden. Um Erweiterungen durch neue Module in Stackfield zu verwalten, wird dafür ein eigener Projektraum erstellt. Projekträume sind im Vergleich zu den standardmäßigen Räumen zeitlich begrenzt und besitzen eine eigene Planungsübersicht inklusive Projektstatus, Priorität und Grafiken zur Visualisierung des aktuellen Bearbeitungsstands der Aufgaben. Gerade der Projektstatus sei besonders interessant, so Valentin Wild; dabei kann in wenigen Worten der aktuelle Stand zusammengefasst und aus bestehenden Kategorien (z. B. Planmäßig, vs. Gefährdet) definiert werden, wie es mit dem Projekt steht. Ansprechpartner der buchenden Schulen werden auch hier in den Raum integriert und bekommen eine reduzierte Einführung in entsprechende zugebuchte Leistungen inklusive Schulungsterminen. Für Valentin Wild sind als Teamleitung vor allem die Projektportfolios wertvoll: Eine Auflistung aller laufenden Projekte gibt unter anderem Aufschluss über Fortschritt, Priorität und Enddatum der einzelnen Projekte. Er sieht so auf einen Blick, wo eventuell Engpässe bestehen, und kann die Projekte auch untereinander vergleichen.

Einfachheit und Flexibilität: So überzeugt Stackfield

Seit sieben Jahren (Stand 2025) laufen Prozesse der Escola GmbH in Stackfield – einen Grund zu wechseln gibt es für Valentin Wild nicht. „Stackfield ist grafisch ansprechend, einfach gehalten, übersichtlich und bietet gleichzeitig alle Funktionen, die wir brauchen“, lobt er. Auch die Flexibilität, die einem als Nutzer überlassen bleibt, gefällt ihm: Wer will, kann Stackfield als Desktop oder Mobile App oder ganz einfach im Browser nutzen. Insbesondere die webbasierte Version ist im Team beliebt. „Updates passieren im Hintergrund, man merkt davon nichts. Das ist so ähnlich wie bei unserer Software und das finden wir sehr sympathisch.“ Ein Blick in die Zukunft verrät: Stackfield soll fester Bestandteil bleiben. „Wir wollen vermehrt Schulen auch für kleine Projekte ins Boot holen und auch intern möchten wir noch mehr auf Stackfield setzen.“