Über das Seniorenstift Ludwigsburg
Die mC Seniorenstift Ludwigsburg gGmbH ist eine gemeinnützige Senioreneinrichtung in Ludwigsburg im Zentrum Baden-Württembergs und bietet betreutes Wohnen mit verschiedenen 1- und 2-Zimmer-Appartements, einen eigenen ambulanten Pflegedienst und zwei Pflegestationen für Pflegebedürftige. Den rund 250 Bewohnern bietet das Stift dabei unter anderem ein über 16.000 qm großes Grundstück unweit barocker Schlossgärten, ein maßgeschneidertes Freizeitprogramm inklusive Tanzveranstaltungen, Französisch-Kurs und Wassergymnastik, das hauseigene „Lädle“ und ein zuverlässiges Supportsystem.
Christian Kühne ist einer von zwei geschäftsführenden Gesellschaftern bei mC Seniorenstift Ludwigsburg und betreibt das Seniorenstift seit über 20 Jahren. Das Wohl der Bewohner liegt ihm dabei besonders am Herzen. „Wir legen großen Wert darauf, das Seniorenstift im gemeinnützigen Sinne zu betreiben“, betont Christian Kühne.
Christian Kühne – Geschäftsführung
Ohne Projekt- und Aufgabenmanagement im Mittelstand
Mit rund 160 Mitarbeitenden im Haus fällt im Seniorenstift Ludwigsburg täglich ein hohes Pensum an Aufgaben an. Ein Tool, um entsprechend To-dos zu verwalten und teamübergreifend Informationen auszutauschen, gab es vor der Einführung Stackfields im Jahr 2019 noch nicht und das führte zu einer Reihe kleiner, aber dennoch persistenter Probleme.
Das zentrale Kommunikationsmittel war zuvor der E-Mail-Verkehr gewesen, doch dieser war meist bilateral, was oft zu mangelnder Transparenz gegenüber Personen führte, die zwar Teil des Teams sind, aber nicht in den E-Mail-Verkehr involviert waren. Hinzu kam die regelmäßige Suche nach Informationen, denn das eigene Postfach bereitet Informationen weder für den Nutzer auf, noch bestehen Möglichkeiten einer klaren Übersicht. Ohne Tool, über das „im Sinne des Projektmanagements bestimmte Dinge nachvollzogen werden können“, fehlte oft der Überblick über den eigenen Stand sowie den aktuellen Stand anderer Personen, so Christian Kühne – gerade für ihn sei dies relevant, denn er arbeitet viel hybrid und hat als Bauingenieur zusätzlich ein kleines Ingenieurbüro, über das er Projekte in der Pflegeszene abwickelte.
„Ich bin sehr strukturiert und brauche einfach ein Tool. Ich will keine toten Protokolle schreiben, die niemand liest oder erst fünf Minuten vor dem nächsten Jour Fixe. Ich habe immer nach lebenden Systemen gesucht, die einem zeigen, wo man selbst gerade steht, welche Dokumente wichtig sind und so weiter. Und da hatten wir nicht wirklich was.“
Auf Stackfield stieß das Seniorenstift während der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem, das primär für den Rechnungsdurchlauf eingesetzt werden sollte. Christian Kühne erzählt: „Stackfield war ein Nebenprodukt dieser Suche. […] Meine Frau hat mich damals auf Stackfield aufmerksam gemacht, weil sie wusste, dass mich solche Lösungen interessieren, gerade auch eine Münchner Firma. Und dann haben wir gesagt, wir probieren es mal aus.“
Eigene Aufgaben und Termine in Stackfield verwalten
Nachdem die Entscheidung auf Stackfield gefallen war, startete Christian Kühne zunächst mit der persönlichen Organisation in Stackfield durch, denn nach Support in der Selbstorganisation hatte er sich lange gesehnt. „Ich bin Geschäftsführer, Hausmeister, Mädchen für alles und Techniker in einem und habe daher keine riesengroßen Projekte, sondern ganz, ganz viel Kleinkram“. Um hier für mehr Organisation zu sorgen, setzte er von Anfang an vor allem auf Aufgaben und Termine, welche er themenbezogen in Stackfields Räumen anlegte. Aufgaben lassen sich dabei datieren, in Arbeitsschritte unterteilen und mit zahlreichen verschiedenen Informationen, zum Beispiel einem Status, versehen. Der aktuelle Stand einer Aufgabe ist so auf einen Blick je nach Bedarf über das Kanban-Board oder alternativ in einer Listenansicht oder direkt in der Aufgabenkarte sichtbar. Dateien und Dokumente können zusätzlich direkt an die Aufgabe angehängt und so mit dem To-do verknüpft werden. Informationen lassen sich damit noch schneller ausfindig machen.
Seine Aufgaben lässt sich Christian Kühne zusätzlich zusammen mit seinen Terminen im Stackfield-Kalender anzeigen. Die entsprechende Ansicht spielt er sich dabei über ein Kalender-Abonnement in Outlook ein. „Mir ist es wichtig, dass ich Zusammenfassungen aus verschiedenen Blickwinkeln anlegen kann. So habe ich alles im Auge“, betont er. Stackfield ist für ihn heute insbesondere in der Selbstorganisation unverzichtbar; alle Arbeitsschritte und relevanten Informationen sind dort dokumentiert und organisiert.
„Ich nutze Stackfield exzessiv. Ich hatte bestimmt von Anfang an schon 20 Räume. Heute könnte ich nicht mehr ohne das Tool.“
Umbau des hausinternen Pflegebereichs: Projekte organisieren in Stackfield
Heute wird Stackfield fast flächendeckend im Seniorenstift Ludwigsburg eingesetzt, sei es im Bereich der Arbeitssicherheit, in der Pflegedokumentation oder in der Projektarbeit. „Im Prinzip arbeiten alle Bereiche, die wir im Haus haben, mit der Aufgabenzuweisung oder auch mit den Dokumenten in Stackfield.“ Ein Projekt, das aktuell im Seniorenstift mit Stackfields Hilfe stattfindet, ist der Umbau des Pflegebereichs. Hierfür wurde ein eigener Raum in Stackfield angelegt und alle involvierten Personen miteingebunden, so auch ein beteiligtes externes Architekturbüro. Christian Kühne legt in solchen Fällen viel Wert darauf, dass alle Beteiligten Zugriff auf relevante Informationen haben und der aktuelle Stand jederzeit ersichtlich ist. Um entsprechenden Zugriff gewährleisten zu können, werden während des Umbaus insbesondere alle relevanten Dokumente und Termine in dem Raum hinterlegt. „Dazu gehören die Protokolle der Baubesprechungen, verschiedenste Dokumentation, die regelmäßigen Begehungen des Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinators auf der Baustelle oder auch Bautagebücher der entsprechenden Firmen“, so Christian Kühne. Der aktuelle Stand ist so jederzeit einsehbar und hochgeladene Dokumente oder auch Termine können bei Bedarf jederzeit kommentiert oder mit weiteren Informationen versehen werden.
Ein weiteres Feature, das Christian Kühne in dem Zusammenhang besonders schätzt, ist die Versionierung. „Ich war immer ein großer Fan der Versionierung. Aus DOS-Zeiten war ich noch so gestrickt, dass wenn ich ein Dokument fortschreibe, ich dieses als erstes unter einem neuen Namen abspeichere, damit ich auf das alte Dokument wieder zugreifen kann. Diese Versionierung der Dokumente in Stackfield hat mir von Anfang an sehr gut gefallen.“ Nutzer, die auf ein Dokument zugreifen, sehen so auf Anhieb die aktuelle Version und wissen, um welche Version es sich handelt. Bei Bedarf kann zusätzlich jederzeit auf alte Versionen zugegriffen werden, um alte Stände einzusehen. „Das ist meiner Meinung nach ein sehr wertvolles Werkzeug“, so Christian Kühne.
Informationen über Abteilungsgrenzen hinweg sichtbar machen
In zahlreichen Bereichen findet Stackfield im Seniorenstift zusätzlich Anwendung über Abteilungsgrenzen hinweg. So werden zum Beispiel Informationen zum Thema Arbeitsschutz oder auch Katastrophenschutz über Stackfield mit dem ganzen Haus geteilt. Stackfield dient dabei als Schnittstelle zwischen Abteilungen und Informationen können unabhängig von internen Strukturen aufgerufen werden. Auch das Leitungsteam bestehend aus den Leitungen der einzelnen Abteilungen organisiert und strukturiert in einem eigenen Raum gemeinsame Entscheidungen oder auch terminliche Abstimmungen. Für die Rezeption dient Stackfield zusätzlich als Kommunikationsmittel, um den restlichen Mitarbeitern wichtige Informationen zuzuspielen. „Besucher, Angehörige und Bewohner schlagen als erstes an der Rezeption auf. In Stackfield werden dabei die wichtigsten Meldungen niedergeschrieben und alle Abteilungen, die die entsprechende Meldung etwas angeht, bekommen direkten Zugriff darauf“, erklärt Christian Kühne.
Stackfield statt E-Mail: E-Mails als Aufgaben einspielen und in Stackfield verwalten
Gekämpft hatten Christian Kühne und Co. vor der Einführung Stackfields vor allem dann, wenn es darum ging, Informationen ausfindig zu machen, denn das eigene E-Mail-Postfach bietet nur begrenzt Möglichkeiten, Informationen, insbesondere bezogen auf die Arbeiten anderer, ausfindig zu machen. „Das Hauptproblem war früher diese bilaterale Kommunikation. Hinzu kommt, dass, wenn man eine alte E-Mail wieder finden möchte, man erst mal überlegen musste, wann genau das war. Die Suchfunktion in Outlook kennen und nutzen die Wenigsten und die Suche ist leider auch relativ intransparent“, erzählt Christian Kühne. Mit Stackfields Hilfe sind Informationen heute klar thematisch gruppiert und mit wenigen Klicks für jeden Nutzer abrufbar. Die globale Suche sowie die Modulsuche im Raum liefern zusätzlich Möglichkeiten, nach Stichwörtern zu suchen und über die Filter lassen sich Ansichten ganz nach den eigenen Vorlieben zusammenstellen.
Da sich E-Mails in manchen Fällen trotzdem nicht verhindern lassen, setzt Christian Kühne zusätzlich auf die E-Mail-Integration. „Wenn ich schon eine Rundmail schreibe, kann ich den entsprechenden Stackfield-Raum einfach mit ins CC nehmen“, erklärt er. Die E-Mail wird so automatisch an den Raum weitergeleitet und in Form einer Aufgabe inklusive Inhalt und Anhängen angelegt. Anschließend kann mit der Aufgabe ganz normal weitergearbeitet werden. „Ich kann die Welten so miteinander verbinden“, lobt Christian Kühne.
Sensible Daten schützen mit Stackfields Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Gerade wenn es um die Bearbeitung sensibler Daten von Bewerbern, Personal oder auch Bewohnern geht, steht der sichere Umgang im Seniorenstift an erster Stelle. Christian Kühne erzählt: „Wenn Menschen sich bewerben, dann kann ich die Bewerbung nicht einfach per E-Mail durch die Gegend schicken. Stackfield ist hier ein zentrales Thema. Unsere Personalreferentin weiß, dass wenn sie jemanden in der Technik oder in der Reinigung einstellt, dann wird der entsprechende Mitarbeiter vom Leitungsteam informiert und kann sich die Bewerbung angucken und dieser Prozess findet nur in Stackfield statt.“
Auch im ambulanten Pflegedienst werden in verschlüsselten Räumen teilweise Nachrichten zu Patienten ausgetauscht, zum Beispiel zum Thema Arztbesuche. Christian Kühne betont hierbei, dass er im Haus keine Nachrichten über WhatsApp möchte. „Wenn, dann kann das über die direkten Nachrichten in Stackfield geschehen.“ Über die direkten Nachrichten lassen sich hierfür neben Privatchats auch themenbezogen Gruppenchats anlegen, sodass Informationen im Team ausgetauscht werden können.
Für die Zukunft plant Christian Kühne fest damit, Stackfield weiter auszurollen. Er möchte, dass sich das Seniorenstift zusammen mit Stackfield weiterentwickelt und noch mehr Bereiche und Gäste in das System einladen. „Wir sind wild entschlossen, Stackfield weiter auszubauen. Wir wollen schauen, wo Schulungsmöglichkeiten liegen, noch mehr Leute mitreinholen und das Ganze nach außen öffnen.“