Die Art und Weise, wie Projekte durchgeführt werden, variiert von Unternehmen zu Unternehmen, je nach Projektart, -umfang und verwendeter Projektmanagement-Methode. Was alle Unternehmen, in denen Projekte durchgeführt werden, jedoch gemeinsam haben: Sie suchen nach den richtigen Tools, welche sie optimal beim Projektmanagement unterstützen.
Anbieter gibt es viele. In einem anderen Beitrag haben wir bereits einige der beliebtesten Anbieter von Projektmanagement-Software verglichen. In diesem Artikel, möchten wir nun genauer darauf eingehen, worauf bei der Auswahl der Projektmanagement-Tools zu achten ist.
Wofür sind Projektmanagement-Tools gut?
In größeren Konzernen ist ein digitales Projektmanagement-Tool bereits gang und gäbe. Cloud-Lösungen sind State of the Art. In kleineren Unternehmen sieht es jedoch oft noch anders aus. Die Projekte sind hier meist von kleinerem Umfang und weniger komplex. Analoges Arbeiten funktioniert noch und neue Tools sind mit zusätzlichen Kosten verbunden. Hier stellt sich oftmals die Frage: Brauche ich eigentlich ein Projektmanagement-Tool?
Grundsätzlich stimmt es natürlich – je umfangreicher ein Projekt ist und je mehr Projektmitglieder involviert sind, desto schwieriger wird es, das Projekt ohne digitale Hilfsmittel durchzuführen. Prozesse werden dann unübersichtlich und Neuigkeiten gehen schnell unter. Sind die wichtigsten Informationen nicht zentral festgehalten, verbringen Mitarbeiter mehr Zeit damit, sie aus unterschiedlichen Quellen zusammenzutragen oder übersehen sie ganz und gar. Tatsächlich scheitern Projekte zu 30% aufgrund mangelnder Kommunikation und folglich auch an Problemen bei der Zusammenarbeit.
Genau hier setzt ein Projektmanagement-Tool an. Es soll den Fortschritt des Projekts übersichtlich für alle Mitglieder abbilden, Engpässe aufzeigen, die Arbeitsverteilung festhalten und die Projektkommunikation erleichtern. Ist häufig unklar, wie ausgelastet die Mitarbeiter sind und wer wofür zuständig ist? Werden Deadlines und wichtige Zwischenziele oft aus den Augen verloren? Ein Projektmanagement-Tool soll genau das verhindern!
Welche Projektmanagement-Tools sollten vorhanden sein?
Zielsetzung und Wissensmanagement mit Wiki-Seiten
Das Fundament eines erfolgreichen Projektes ist gute Vorarbeit und Planung. Eckdaten zum Projekt und entsprechende Ziele müssen für alle Teammitglieder zugänglich festgehalten werden, denn diese sollte man über die gesamte Projektdauer hinweg im Hinterkopf behalten, um nicht vom Kurs abzukommen. Teams, die ihre Ziele aus den Augen verlieren, neigen beispielsweise dazu, das Projekt durch Scope Creeps, also das unkontrollierte Hinzufügen neuer Anforderungen, zu gefährden.
Eine ganz einfache Lösung hierfür: Wiki-Seiten, auf denen der Projektmanager alle Anforderungen und Ziele zusammenfassen kann, um sie dann mit dem Team zu teilen.
Darüber hinaus sind diese Seiten perfekt, um jegliche Art von Informationen festzuhalten, die häufig benötigt wird, Preislisten, Standardtexte oder Richtlinien beispielsweise.
Aufgabenverteilung mit Aufgabenkarten und Unteraufgaben
Das Paket an Aufgaben, das bis zum Abschluss des Projektes erledigt werden muss, ist kein Ein-Mann-Job. Bei Projekten ist Team Work gefragt, denn jedes Teammitglied hat seinen eigenen Zuständigkeitsbereich und ist für die Ausführung eines gewissen Arbeitspensums verantwortlich.
Mithilfe eines Projektmanagement-Tools sollten sich Aufgaben ganz einfach zuweisen und datieren lassen, sodass jeder Mitarbeiter darüber im Bilde ist, wer was zu tun hat und wann er es zu tun hat.
Zu diesem Zweck werden in aller Regel Aufgabenkarten erstellt, in denen die genauen Arbeitsanweisungen festgehalten, datiert und der/den zuständigen Person/en zugewiesen werden. Bei guten Projektmanagement-Tools können den Aufgabenkarten auch Unteraufgaben hinzugefügt werden, die sich wiederum einzelnen Teammitgliedern zuweisen lassen. So behält das Team einen besseren Überblick über den Gesamtprozess.
In unserem Einmaleins des Aufgabenmanagements findest Du hilfreiche Tipps zur Unterscheidung und Bearbeitung unterschiedlicher Aufgaben-Typen.
Zeitplanung mithilfe eines Gantt Diagramms
Anforderungen einfach nur festzuhalten ist natürlich nur ein Teil eines gut ausgearbeiteten Projektplans. Daneben spielt der zeitliche Kontext eine wesentliche Rolle, denn in erster Linie möchte das Team, das Projekt fristgerecht abschließen.
Von einem Gantt Diagramm lässt sich genau ablesen, an welchem Punkt sich das Projekt zu einem gewissen Zeitpunkt befinden sollte und wo es tatsächlich steht. So fällt es leicht, zu überprüfen, ob das Team auf Kurs ist oder ob es erforderlich ist, den Plan anzupassen. Hierzu werden Aufgaben unter Berücksichtigung ihrer Dauer und Abhängigkeit zu anderen Aufgaben in die richtige Reihenfolge gebracht. Verzögert sich eine Aufgabe, so ist davon auszugehen, dass sich auch abhängige Aufgaben nach hinten verschieben werden.
Zeiterfassung
Je genauer sich die Dauer von Aufgaben einschätzen lässt, umso genauer lässt sich auch das Gantt Diagramm erstellen. Daher ist es hilfreich, zu wissen, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben oder Termine in Anspruch nehmen. So lässt sich das Projekt immer wieder optimieren und anpassen. Ein besserer Eindruck über den Zeitaufwand bestimmter Aufgabentypen und das Wissen, wo eventuell Verzögerungen auftreten können, machen letztlich auch die Planung zukünftiger Projekte leichter.
Für diesen Zweck ist es hilfreich, wenn das Projektmanagement-Tool auch über eine aufgabenspezifische Zeiterfassung und eine projektspezifische Zeitauswertung verfügt.
Aufgabenvisualisierung und Workflows
Während das Gantt Diagramm Auskunft darüber gibt, wie das Projekt vorangeht, liefern Aufgabenstatus genaue Informationen über den aktuellen Bearbeitungsstand der einzelnen Aufgabe. Ein Projektmanagement-Tool sollte zumindest über einen Abnahme- und Freigabe-Workflow verfügen, der das Delegieren von Aufgaben und das Prüfen von Arbeitsergebnissen erleichtert.
Schon bei Projekten mittlerer Komplexität ist eine einfache To-do-Liste oftmals nicht mehr ausreichend, wenn Übersichtlichkeit garantiert werden soll. Das Kanban Board ist dagegen ein klassisches und weit verbreitetes Tool, welches den Fortschritt einzelner Aufgaben bestmöglich visualisiert, damit das Projektteam sie unkompliziert über verschiedene Statusspalten vom „To-do-Haufen“ zum „Erledigt-Haufen“ befördern kann.
Hier haben wir die Grundlagen zur Arbeit mit Kanban Boards zusammengefasst und die fünf bekanntesten Anbieter eines Kanban-Tools gegenübergestellt.
Kollaboratives Dateimanagement
Word, Excel, PowerPoint, PDFs, jpg-Bilder…und davon viele. Das ist das Tagesgeschäft eines jeden Projektmitglieds. Weil viele Dateien ausgetauscht werden müssen ist ein ordentliches Dateimanagement das mindeste, was sich ein Projektteam zulegen sollte, denn ein reiner E-Mail-Austausch macht die Sache sehr unübersichtlich.
Projektmanagement-Tools bringen die Zusammenarbeit an Dateien auf ein ganz anderes Level: Sie helfen dabei, Dateien geordnet und für alle zugänglich abzulegen, sie mit zugehörigen Aufgabenkarten zu verknüpfen und durch gezielte Anmerkungen in Absprache mit den Kollegen und Partnern zu bearbeiten. Ein Projektmanagement-Tool erfüllt die Anforderungen des Dateimanagements, wenn alle Dateien und Informationen zu einer Aufgabe an einem Ort verfügbar sind und wenn sich Änderungen an Dateien leicht nachvollziehen lassen (Versionierung von Dateien und Dokumenten).
Reibungslose Kommunikation
Oft betont, aber selten wirklich beachtet: ein Projekt scheitert mit schlechter Kommunikation. Wer an dieser Stelle spart, spart definitiv an der falschen.
Kommunikationslösungen wie Slack, die einen ortsunabhängigen Austausch in Echtzeit ermöglichen, sind mittlerweile Gang und Gäbe in jedem Unternehmen. Ein guter Ansatz, aber für Projekte noch nicht genug. Die Kommunikation muss nicht nur schnell und einfach, sondern auch gezielt stattfinden, um reibungslos zu funktionieren. Deshalb sollten Projektmanagement-Tools über eine Kommunikations-Komponente verfügen, die Zusammenhänge aufrechterhält. Alle Elemente, wie Aufgaben, Dateien, Termine usw., sollten sich einzeln kommentieren lassen; mit einem team- bzw. projektspezifischen Nachrichten-Stream werden Kollegen schnell über neue Kommentare und Aktionen informiert. Erwähnungen, exakte Anmerkungen und Verlinkungen helfen dabei, gezielt zu kommunizieren.
In Teams, in denen viel remote oder mit externen Partnern zusammengearbeitet wird, sind Videokonferenzen und Screen-Sharing-Funktionen unerlässlich, denn einige Dinge müssen einfach genauer besprochen werden.
Projekttracking- und Multiprojektmanagement-Tools
Jeder Tag, um den sich einzelne Projekte verzögern, ist mit zusätzlichen Kosten verbunden. Hinzu kommt, dass nicht selten mehrere Projekte simultan durchgeführt werden. Der Status der einzelnen Projekte sollte daher auch ohne genaue Datenanalyse und kontinuierliche Überwachung abrufbar sein.
Hierbei helfen individuelle Projektübersichten, welche die Entwicklung des Projekts auswerten und mithilfe von Diagrammen anschaulich darstellen, wie auch organisationsübergreifende Projektportfolios mit den wichtigsten Eckdaten und Schnellzugriffsmöglichkeiten zu den einzelnen Projekten. Ist ein Projekt auf Abwegen, so weist der Status in der Übersicht darauf hin und es kann schnell reagiert werden.
Worauf bei Projektmanagement-Tools sonst zu achten ist
Nutzerfreundlichkeit
Das beste Tool-Set ist wertlos, wenn Mitarbeiter nicht gut damit zurechtkommen. Konkret heißt das, dass die Nutzerfreundlichkeit nicht weniger wichtig ist, wie der Funktionsumfang. Projektmanagement-Tools sollten übersichtlich und intuitiv sein und Klickwege so kurz wie möglich halten, um der Produktivität nicht zu schaden, anstatt sie – dem eigentlichen Ziel entsprechend – zu optimieren.
Viele Projektmanagement-Tools enthalten noch weitaus mehr Funktionen, als die oben genannten. Für Teams, die nicht alle dieser Funktionen nutzen, wäre es empfehlenswert, zu überprüfen, ob sich einzelne Funktionen auch deaktivieren lassen. Mit diesem Gimmick ist das Tool nur so umfangreich, wie es die Arbeit im Team schlussendlich erfordert.
Kaufe kein Tool, ohne es vorher ausgiebig getestet zu haben und ziehe Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen mit ins Boot. Kommen alle mit dem Tool zurecht? Wunderbar!
Datenschutz
Europäische Unternehmen müssen in erster Linie die Einhaltung der EU-DSGVO und den Schutz sensibler Betriebsinterna garantieren können. Dies erfordert auch eine eingehende Prüfung der eingesetzten Projektmanagement-Tools in Bezug auf ihre Sicherheitsstandards.
Insbesondere bei der Verschlüsselung der Daten und beim Unternehmens- und Serverstandort sollte genauer nachgefragt werden. Können sensible Daten durch eine clientseitige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt werden und handelt es sich nicht um eine reine SSL-Transportverschlüsselung? Ist der Anbieter DSGVO-Konform und auch wirklich nicht vom Cloud Act der USA betroffen? Beschränkt sich die Wahl der Subunternehmer auf Dienstleister aus dem Europäischen Raum? Werden diese Fragen mit JA beantwortet? Wunderbar!
Mobile Apps
Ortsunabhängiges Arbeiten verlangt auch nach der Möglichkeit, unkompliziert, bequem und sicher von mobilen Endgeräten aus arbeiten zu können.
Bietet der Anbieter Android-, iOS- und Desktop-Apps? Lassen sich Mobile- und Desktop-Benachrichtigungen aus Sicherheitsgründen hinsichtlich ihres Inhalts einschränken? Wunderbar!
Projektmanagement-Tools: On-Prem oder SaaS?
Für Unternehmen mit besonders hohen Ansprüchen an den Datenschutz – hierzu gehörten etwa Berufsgeheimnisträger oder Innovationsunternehmen, die neue Entwicklungen vor der Konkurrenz geheim halten sollen – ist eine On-Premise Variante häufig die erste Wahl. Hierbei wird das Projektmanagement-Tool auf eigenen Servern gehostet und von den Unternehmen selbst gewartet. Der große Nachteil: Selbstgehostete Projektmanagement-Tools sorgen für einen immensen Kosten- und Arbeitsaufwand für das eigene Unternehmen und Updates stehen nicht oder nicht direkt zur Verfügung.
Sofern allerdings die richtige Verschlüsselungsmethode gewählt wird, steht eine Cloud-Lösung der On-Prem-Lösung in nichts nach. Wer sich für ein SaaS-Produkt aus der Cloud entscheidet profitiert von folgenden Vorteilen:
- Ortsunabhängiger Zugriff: Die Nutzung ist über den Browser möglich, weshalb lediglich ein Endgerät und eine stabile Internetverbindung benötigt wird.
- Geringere Kosten und weniger Aufwand: Das Hosting, die Wartung und Updates übernimmt der Anbieter.
- Hohe IT-Sicherheit: Cloud-Lösungen bieten mehr Schutz vor Datenverlust, da die Daten von den Anbietern mehrfach gespiegelt in Hochsicherheitsdatenzentren gespeichert werden.
- Sofortige Verfügbarkeit: Cloud-Lösungen sind sofort einsatzbereit, da sie nicht erst installiert werden müssen.
- Flexibilität: Cloud-Kunden genießen Kostenflexibilität. Sie können, je nach Funktions- und Lizenzbedarf, upgraden oder downgraden.
- Bester Support: Cloud-Nutzer profitieren vom Knowhow der Experten – der Anbieter selbst.
Insellösungen, Integrationslösung oder Allrounder?
Die Ansprüche, die Teams an ihre Projektmanagement-Tools stellen sind sehr unterschiedlich. Viele Anbieter spezialisieren sich deshalb auf einen bestimmten Funktionsbereich und versuchen sich so als optimale Lösung für einen kleinen Unternehmensbereich zu positionieren. So fokussiert sich z. B. Trello einzig auf die Aufgabenverwaltung mithilfe eines Kanban Boards.
Solche Insellösungen findet man in vielen Unternehmen. Ebenso lassen sich in diesen Fällen einige Probleme bei der Zusammenarbeit erkennen. Entscheidet sich jede Abteilung für ein eigenes Projektmanagement-Tool, können Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen nur schwer zusammenarbeiten. Hinzu kommt, dass der Einsatz mehrerer Tools in einem Team die Produktivität hemmt, denn dieses Vorgehen zwingt den Nutzer zu einem ständigen Wechsel zwischen diversen Tools, mit denen er erst einmal vertraut sein muss.
Integrationslösungen wie Microsoft Teams versuchen das Problem durch Integrationen zu beheben. So können Nutzer weiterhin verschiedene Tools separat erwerben und mithilfe einer Schnittstelle in MS Teams integrieren. Eine gute Lösung ist auch das leider nicht, denn Integrationen bilden meist nur einen kleinen Funktionsbereich des eigenen Tools ab und laufen weiterhin getrennt von den Systemen der Integrationsplattform. Sie werden lediglich hineingelegt, nicht aber mit den Funktionen des anderen Projektmanagement-Tools verknüpft. Die Folge: Nutzer müssen Elemente kopieren, manuell verlinken und stets einen Überblick über verschiedenste Orte behalten, an denen Nutzer Informationen hinterlegen. Wenig verwunderlich, wenn sie dabei den Überblick verlieren.
Ein Unternehmen hat also viele Gründe, auf der Suche nach einem geeigneten Projektmanagement-Tool, zu einem Allrounder zu greifen. Hier bleiben alle Informationen an einem zentralen Ort auffindbar und die Funktionen sind miteinander verknüpft, wodurch sich Zusammenhänge aufrechterhalten lassen. Stackfield ist ein gesamtheitliches Projektmanagement-Tool, dass die wirklich wichtigen Funktionen aus den Bereichen Projektmanagement, Kollaboration und Kommunikation vereint, dabei jedoch die Möglichkeit bietet, einzelne Funktionen zu deaktivieren, um die Lösung für Abteilungen mit geringerem Funktionsbedarf möglichst schlank zu halten.
Schritt für Schritt das richtige Projektmanagement-Tool finden
Schritt 1: Hole ein Digitalteam an Board. Wer kennt die Prozesse in den einzelnen Unternehmensbereichen am besten?
Schritt 2: Analysiere genau, wie aktuell an Projekten gearbeitet wird. Wo besteht Verbesserungsbedarf? Wie könnte ein digitales Projektmanagement-Tool Unterstützung bieten? Welche Tools sollte die Lösung mindestens umfassen?
- Visualisierung: Listen-Ansichten, Kanban Boards, Gantt Charts
- Zusammenarbeit: Workflow-Management, Dateiverwaltung, Dokumentmanagement
- Kommunikation: Echtzeit-Chats, Screen Sharing, (Gruppen-)Telefonie
- Wissensmanagement: Wiki-Seiten
- Multiprojektmanagement: Projektportfolios
- Projekt Tracking: detaillierte Projektübersichten, Gantt Charts, Zeiterfassung
- Compliance: detaillierte Rollen- und Rechtesysteme und erweiterte Sicherheitseinstellungen
- Datenschutz: Serverstandort, AV-Vertrag und Verschlüsselungsmechanismen
Schritt 3: Prüfe die technischen Voraussetzungen. Wie ist die eigene IT-Infrastruktur? Soll auf eine On-Premise oder auf eine Cloud-Lösung gesetzt werden?
Schritt 4: Vergleiche Anbieter. Welcher Anbieter bildet die Projektmanagement-Tools ab, die im Unternehmen benötigt werden und erfüllt alle Voraussetzungen hinsichtlich DSGVO und IT-Sicherheit?
Schritt 5: Teste die Software mit dem Digitalteam. Wie gut lassen sich die Prozesse in den jeweiligen Bereichen abbilden? Ist die Plattform intuitiv oder sind lange Schulungen erforderlich? Wie groß ist der Aufwand, diese Software im Unternehmen verfügbar zu machen? Cloud-Lösungen sind in der Regel sofort einsatzbereit. Bei On-Prem wäre es von Vorteil, wenn der Anbieter Unterstützung bietet.
Schritt 6: Mach die Lösung einsatzbereit: Bestenfalls trifft der Administrator bereits alle wichtigen Voreinstellungen, bevor das Tool für Mitarbeiter zugänglich gemacht wird. So entsteht später keine Verwirrung.
Schritt 7: Sorge für Akzeptanz: Ungewohntes kann auch ängstigen. Kurze Schulungen, Informationsblätter und grundlegende Hilfestellungen wirken dem entgegen. Mitarbeiter sollten eine Anlaufstelle haben, sofern Fragen aufkommen und Unsicherheit entsteht.
Welche Vorteile bietet Stackfield als Projektmanagement-Tool?
Sicherheit
Bei Stackfield handelt es sich um ein deutsches Tool, bei dem ausschließlich auf deutsche Serverstandorte und Subunternehmer aus dem europäischen Raum zurückgegriffen wird. Damit steht Stackfield unter deutscher Rechtsprechung und muss von Rechtswegen her DSGVO- und BDSG-Konformität gewährleisten. Weiterhin profitieren Nutzer von einer clientseitigen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (optional als Pflicht zu hinterlegen), ISO 27001-zertifizierten Datenzentren, höchsten SSL-Standards und weiteren Sicherheitsmaßnahmen.
Gesamtheitliches Funktionsportfolio
Stackfield vereint die essenziellen Funktionen, die in einem Projektmanagement-Team benötigt werden und verknüpft diese untereinander um Zusammenhänge zu erhalten und Übersicht über alle internen Prozesse zu gewährleisten. Hierzu zählen etwa verschiedene Funktionen zu Aufgaben- und Workflow-Visualisierung (Listen, Kanban Board, Gantt Diagramme), kollaboratives Datei- und Dokumentmanagement, Wiki-Seiten, globale Berichtfunktionen sowie alle gängigen Kommunikationswege (raumunabhängige Privat- und Gruppenchats, raumspezifische Team Chats, Audio- und Video-Telefonie mit Screen Sharing und Konferenzschaltung).
Nutzerfreundlichkeit und Support
Die Plattform soll intuitiv bleiben, weshalb jede neue Funktion eingehend auf ein nutzerfreundliches Handling hin überprüft wird. Bei der Entwicklung stehen kurze Klickwege und ein klares und intuitives Design im Vordergrund.
Wer Hilfe benötigt oder Fragen hat, erreicht den Support per E-Mail, Live-Chat oder Telefon oder kann alternativ einen Blick in das Learning Center werfen, wo einzelne Funktionen genau beschrieben werden. Hilfe wird in allen Fällen in Deutsch und Englisch geboten.
Worauf bei Projektmanagement-Tools anderer Anbieter geachtet werden sollte
Bislang waren US-Anbieter von Projektmanagement-Tools auch in Europa unangefochtene Spitzenreiter.
Asana, Teams oder Trello? Amerikanische Anbieter sind beliebt aber sind sie auch sicher? Diese Frage beschäftigt Unternehmen in ganz Europa, denn sie müssen Datenschutzkonformität nach den strengen Vorgaben der DSGVO garantieren können. Bis Juli 2020 konnten sich Unternehmen noch auf das bis dahin bestehende EU-US-Privacy-Shield-Abkommen berufen, wenn sie Privacy-Shield-zertifizierte Tools von US-Anbietern im Einsatz hatten. Nachdem das Abkommen jedoch mit dem EuGH-Schrems-II-Urteil gekippt wurde, lässt sich dadurch allerdings kein angemessenes Datenschutzniveau mehr bestätigen.
Warum nicht zeigen, dass europäische bzw. deutsche Projektmanagement-Tools den US-Tools in nichts nachstehen? Ganz im Gegenteil: sie bieten Rechtssicherheit und Support in der Muttersprache.