Über die Stadt Halle (Saale)
Die Stadt Halle (Saale) ist mit rund 245.000 Einwohnern die zweitgrößte Großstadt Sachsen-Anhalts und zählt als wichtiges Wissenschafts- und Wirtschaftszentrum zu den Oberzentren des Landes. Als „Händelstadt“ ist Halle (Saale) zudem bedeutender Kulturstandort und bietet ein vielseitiges Veranstaltungs- und Freizeitangebot für Touristen und Stadtbewohner.
Sven Götze ist seit über fünf Jahren in der Betreuung des Lizenzmanagement sowie dem allgemeinen IT-Vertragsmanagement in der IT der Stadt Halle (Saale) tätig und hat die Einführung Stackfields aktiv begleitet und mitkoordiniert.
Sven Götze – Lizenzmanagement und IT-Vertragsmanagement
Smart-City-Projekt als Katalysator
Im Jahr 2022 erhielt die Stadt Halle (Saale) als Modell-Projekt-Kommune für Smart City Fördermittel, um alleine sowie mit den Stadtwerken verschiedene Smart-City-Projekte zu entwickeln und umzusetzen. Ziel war es, die Lebensqualität der Bewohner der Stadt Halle (Saale) zu verbessern und Bürgerschaft, Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung dabei eng miteinander zu verknüpfen. Das Smart-City-Projekt legte dabei einen wichtigen Grundbaustein für die Zusammenarbeit in Stackfield. Sven Götze erzählt: „Smart City ist vor allem Neuentwicklung. Wir wussten, wir brauchen ein Werkzeug, das uns einerseits die Strukturierung verschiedener Themenfelder und andererseits eine problemlose Zusammenarbeit mit anderen Personen in einem sicheren Datenraum ermöglicht. Das kann ich natürlich auch mit klassischen IT-Ressourcen bewerkstelligen, zum Beispiel mit Fileservern, die ich dann für andere freigebe, allerdings mit mehr händischem Aufwand und ohne eine zentrale Anlaufstelle. Das war unser Startschuss.“ Als Stadtverwaltung legt die Stadt Halle (Saale) besonderen Wert darauf, momentane Trends und Veränderungen in der Arbeitswelt zu erfassen und umzusetzen. Sven Götze betont: „Was ich heute als IT-Projekt sehe, habe ich früher teils ganz anders bewertet. Heute ist der Schritt zu einem IT-Projekt viel kleiner, als es noch vor ein paar Jahren der Fall war und IT spielt überall eine Rolle.“ Dass ein digitales Tool wie Stackfield einen wichtigen Bestandteil in der Umsetzung des Smart-City-Szenarios einnehmen sollte, war daher von Anfang an klar.
Die Stadt Halle (Saale) hatte Stackfield zu dem Zeitpunkt schon eine Weile lang über ein Tochterunternehmen des Stadtkonzerns eingesetzt und so bereits einen „losen Kontakt mit den Kolleginnen und Kollegen“ via Stackfield etabliert. Sven Götze erzählt: „Die Stadtwerke waren zu dem Zeitpunkt schon sehr weit und hatten einen größeren Account mit entsprechender Nutzerzahl eingerichtet, sodass es für uns die einfachste Lösung war, dort direkt reinzurutschen und deren Nutzererfahrung mitzunehmen. So konnten wir angeleitet starten.“
Sichere Kollaboration gebündelt an einem Ort
Überzeugen konnte Stackfield im Stadtkonzern in den letzten Jahren neben der fachlichen Ebene auch in Bezug auf zahlreiche Sicherheitsanforderungen. Sven Götze erklärt: „Die Funktionen sind mittlerweile bei vielen Produkten ähnlich, im Fokus gibt es minimale Unterschiede: Kann ich mit einem Produkt zum Beispiel nur Ressourcenplanung betreiben oder kann ich Aufgaben koordinieren. In Stackfield kann ich sowohl Vorlagen anlegen, Abläufe definieren und Ressourcenplanung betreiben, als auch inhaltlich mit Aufgaben, Unteraufgaben und Zeitplanung arbeiten und das Ganze so im operativen Tagesgeschäft anwenden.“ Der Umfang an Funktionen erlaubt dabei, die Arbeit an einem konkreten Punkt stattfinden zu lassen, ohne mehrmals täglich zwischen Plattformen wechseln zu müssen.
Über das funktionale Angebot hinaus legte die Kommune insbesondere Wert darauf, mit wem sie es als Dienstleister konkret zu tun hat. „Wir müssen wissen, ob eine Öffnung für den US-amerikanischen Rechtsraum vorliegt. Es gibt Anbieter, die in irgendeiner Form Verbindungen in die USA haben oder sich zumindest außerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes befinden. Im Datenschutz und in der Informationssicherheit gibt es harte Anforderungen, und in der Projektarbeit kann es auch zur Verarbeitung vertraulicher Daten sowie personenbezogener Informationen kommen. Wir sind daher sehr schnell zu dem Ergebnis gekommen, dass wir hier ein sehr hohes Niveau in der Informationssicherheit sowie im Datenschutz erreichen müssen“, so Sven Götze. Stackfield war dabei als Münchner Unternehmen mit mehrfacher ISO-Zertifizierung, ausnahmsloser DSGVO-Konformität und BSI-Testat hervorragend aufgestellt.
Flexibilität, Modularität und Simplizität
Nachdem von Beginn an klar war, dass das Smart-City-Projekt in Stackfield stattfinden würde, gab man sich zunächst genügend Freiraum, um die Plattform projektbezogen zu erforschen und entsprechend Strukturen aufzusetzen. „Mit der Zeit ist das gewachsen. Wir hatten eine grobe Vorstellung, wo wir hinwollten, aber das Smart-City-Projekt ist eine sehr abstrakte Geschichte. Wir haben deshalb erst eine Art Spielwiese gebraucht“, so Sven Götze. Dass das Tool eine gewisse Flexibilität mitbringt, war dabei explizit gewünscht.
„Wir haben ein Werkzeug gebraucht, das Dynamik zulässt und kein starres Gebilde, das in sich zusammenfällt, wenn ich einen Baustein rausnehme.“
Stackfield bot dabei die notwendige Modularität, um Bausteine entsprechend hinzu- bzw. wegzunehmen. Arbeit kann in sogenannten Räumen, eigenständigen Arbeitsbereichen, themenbezogen stattfinden, und Module wie Aufgaben, Seiten oder Dateien können nach Belieben konfiguriert werden. Sven Götze lobt dabei, wie benutzerfreundlich die Plattform trotz zahlreicher Möglichkeiten zur Konfiguration und Anpassung bleibt. Die Einstiegshürde hätte sich dabei geringgehalten und Schulungen waren nur im kleinen Umfang nötig.
Großprojekte in Stackfield auf verschiedenen Ebenen strukturieren
Großprojekte wie das Smart-City-Projekt werden heute dank erfolgreich etablierter Strukturen transparent in Stackfield abgebildet und koordiniert. Die verschiedenen Themenbereiche, darunter Mobilität sowie „Smartes Halle-Neustadt“, wurden in Form von Raumgruppen abgelegt. Neue Räume werden mithilfe der Raumgruppen thematisch gruppiert – der Kontext eines Raumes bleibt so jederzeit ersichtlich. Die konkrete Arbeit zu organisatorischen und administrativen Themen findet mithilfe von Stackfields Modulelementen und Chatmöglichkeiten in den einzelnen Räumen statt, so zum Beispiel das Erledigen und Verwalten von Aufgaben und Terminen, Diskussionen zu Abweichungen und Entwicklungen sowie der Austausch verschiedener Materialien. „Schön ist dabei, dass ich direkt kommentieren und miteinander chatten kann“, lobt Sven Götze. Zuständig für die einzelnen Räume sind dabei fachliche Administratoren aus den jeweiligen Bereichen. „Aufgaben werden dezentral verteilt und Anpassungen können direkt von denjenigen vorgenommen werden, die täglich mit den Projekten arbeiten und die fachlichen Anforderungen daher auch am besten kennen.“ Bei Kleinprojekten wird außerdem mit dem Raumtyp Projektraum gearbeitet. Dieser bietet über die Projektdetails zusätzliche Insights zu Projektfortschritt sowie Geld- und Zeitbudget. „Wir haben eine sehr große Bandbreite an Räumen“, betont Sven Götze.
Prozesse standardisieren und Fehler reduzieren mit Raumvorlagen
Für wiederkehrende Strukturen wurden in Stackfield zusätzlich Raumvorlagen angelegt. Räume können so basierend auf entsprechenden Vorlagen erstellt und mit vordefinierten Inhalten befüllt und konfiguriert werden. „Ich kann damit den Einstieg erleichtern, sodass andere Personen praktisch ohne zusätzliche Hilfe durchstarten können. Das spart Zeit und schafft gleichzeitig die Möglichkeit, Prozesse zu standardisieren. Wenn ich beispielsweise festlegen möchte, dass in jedem Raum ein Admin der Organisation hinterlegt ist, falls Unterstützung benötigt wird, muss ich das nicht jedes Mal manuell einrichten. Dadurch entfallen viele Klicks und potenzielle Fehler werden reduziert. Gleichzeitig benötigen wir weniger Abstimmungen, die inhaltlich keinen zusätzlichen Mehrwert bringen. Änderungen nehme ich nur einmal vor und bei jedem neuen Raum werden diese automatisch übernommen“, lobt Sven Götze. Auch die Aufgabenvorlagen werden im Rahmen eines Migrationsprojekts bereits ausgiebig getestet und sollen auch das Erstellen von Aufgaben in der Zukunft erleichtern.
Verschiedene Personengruppen benutzerdefiniert verwalten
In Großprojekten wie dem Smart-City-Projekt der Stadt Halle (Saale) kommen regelmäßig Personen verschiedener Institutionen zusammen: Kollegen aus der Stadtverwaltung, den Stadtwerken, deren Tochterunternehmen und auch Externe wie Projektpartner und Partnerkommunen sowie Dienstleister sind beteiligt und müssen Schnittstellen für die Zusammenarbeit schaffen. In Stackfield kann die Arbeit über Institutionsgrenzen heute ohne viel Aufwand gelingen. Personen des Stadtkonzerns können mit ihrem Stackfield-Account ganz einfach der Stackfield-Organisation der Stadt Halle (Saale) beitreten und relevanten Räumen hinzugefügt werden. Externe Personen werden dagegen je nachdem welche Rolle sie im Projekt einnehmen, mit unterschiedlichen Rechten eingebunden. Sven Götze erklärt: „Es gibt Personen, die vollwertig mitarbeiten, eigentlich wie interne Mitarbeiter. Diese Personen sind normale lizenzierte Nutzer, haben nahezu gleiche Rechte und moderieren vielleicht sogar einen Raum. Es gibt aber auch Externe, die Zuarbeiten wie Gutachten liefern, aber selbst nicht am Projektfortschritt beteiligt sind. Diese Personen werden als Externe gepflegt und unterstützen dann so weit, wie ihre Aufgaben sind.“ Die Benutzerrolle Externer kapselt dabei den Zugriff ganz nach dem Need-to-know-Prinzip, denn Inhalte müssen explizit freigegeben werden.
Dass verschiedene Nutzer unterschiedlich verwaltet werden können, soll in Zukunft vor allem auch in Bauprojekten der Stadt Halle (Saale) relevant werden. „Wenn es nicht nur um die IT, sondern wirklich um etwas Körperliches geht, dann ist ja das Schöne, dass man mit der kompletten Bandbreite an Personen zu tun hat – Brandschutz, Architekten und Personen aus allen möglichen Fachrichtungen“, erzählt Sven Götze. Stackfield soll auch hier in Zukunft als zentrale Anlaufstelle unterstützen.
Freude an der Kommunikation in Stackfield
Die interne Kommunikation findet heute zwar über verschiedene Kanäle statt, konnte allerdings stark zentriert werden und funktioniert dank Stackfield noch strukturierter. „Der E-Mail-Verkehr hat sich deutlich reduziert. Was in Stackfield kommuniziert werden kann, läuft auch in Stackfield. Gerade der Chat ist sehr beliebt“, betont Sven Götze. Der Kommunikationsstream im Raum ist dabei die zentrale Anlaufstelle. Alle Aktivitäten sowie Chatnachrichten im Raum werden dort chronologisch aufgelistet. Änderungen sind damit jederzeit ersichtlich, auch nach längeren Abwesenheiten.
„Der Kommunikationsstream wird sehr rege genutzt und vereinfacht auch die zeitliche Komponente. Normalerweise müsste ich die ganzen Informationen in eine E-Mail packen, diese erst einmal formulieren, dann abschicken, die andere Person muss die Mail irgendwann lesen, überlegen, wie geantwortet wird und so weiter – in Stackfield ist das live möglich und reduziert vor allem auch die Hemmschwelle für Kommunikation.“
Der Zukunft blickt Sven Götze so optimistisch entgegen und freut sich darauf, mit der Zeit weiter zu wachsen und neue Anwendungsfälle in Stackfield abzubilden.