Landratsamt Biberach: Transparente Organisation von 100+ Projekten

Über das Landratsamt Biberach

Die große Kreis- und Hochschulstadt Biberach liegt im Herzen Oberschwabens in Baden-Württemberg und ist die größte Stadt des gleichnamigen Landkreises. Der Landkreis Biberach umfasst 45 Gemeinden und gehört im Regionalranking des Instituts der Deutschen Wirtschaft regelmäßig zu den wirtschaftsstärksten Land- und Stadtkreisen in der Bundesrepublik Deutschland. Jakub Campa ist seit über fünf Jahren im Landratsamt Biberach beschäftigt und Leiter des Sachgebiets für Digitalisierung.

Excel, OneNote und E-Mail: Dezentralisierte Projektarbeit

Bevor Stackfield im Jahr 2022 im Amt für Organisation und Digitalisierung des Landratsamts Biberach eingeführt wurde, wurde Aufgabenmanagement noch von Projekt zu Projekt unterschiedlich gehandhabt. „Einige Projektleiter führten Excel-Listen, andere nutzten OneNote und gelegentlich wurden Aufgaben und Übersichten per E-Mail gepflegt“, erzählt Jakub Campa. Das Problem dabei: Teammitglieder mussten sich nicht nur von Projekt zu Projekt umgewöhnen, eingesetzte Tools lieferten außerdem nicht die benötigten Werkzeuge, um Aufgaben transparent zu machen. Die Projektleitung musste sich umständlich um Rückmeldung bemühen und hatte genauso wie Beteiligte wenig Einsicht in den aktuellen Status sowie eventuelle Engpässe. Um innerhalb des Amts einen Standard für die Zusammenarbeit zu etablieren und Projektbeteiligten die benötigte Transparenz zu liefern, entschloss man sich daher, nach einer Projektmanagement-Lösung Ausschau zu halten.

Datensicheres All-in-One-Paket: Stackfield kombiniert Datenschutz mit Funktionsvielfalt

Insbesondere für die Projektarbeit im Amt für Organisation und Digitalisierung sollte eine Lösung angeschafft werden, die benötigte Funktionen an einem zentralen Ort zusammenführt und ein entsprechendes Gerüst für die tägliche Zusammenarbeit bereitstellt. Um fristgerechtes Arbeiten sicherstellen zu können, wünschte man sich dabei vor allem die Möglichkeit einer klaren Trennung von Verantwortlichkeiten sowie dem Definieren von Zeitplänen. Als öffentliche Institution legte das Landratsamt Biberach außerdem Wert auf höchste Standards in Sachen Datenschutz. Als DSGVO-konformes und mehrfach ISO-zertifiziertes All-in-One-Tool setzte sich Stackfield so gegen Alternativen durch.

Lernmaterialien und gängige Szenarien: Stackfield wird erfolgreich über Ämter hinweg ausgerollt

Im begrenzten Umfang wurde die Zusammenarbeit via Stackfield zunächst projektbezogen getestet. Bereits innerhalb dieses ersten Testjahres trafen im Sachgebiet Digitalisierung im Amt für Organisation und Digitalisierung weitere Anfragen aus anderen Bereichen und Ämtern ein. Heute wird Stackfield den Kolleginnen und Kollegen Stück für Stück nähergebracht und die Lösung so weiter ausgerollt. Jakub Campa und sein Team betonen hierbei vier verschiedene gängige Szenarien und erklären, wie Stackfield entsprechend unterstützend angewendet werden kann, darunter:

• Die Organisation von Projekten in Stackfields Räumen,
• Die Organisation von Organisationseinheiten wie Ämtern, Sachgebieten und Teams,
• Der regelmäßige Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie die Planung und Organisation von Jour Fixes sowie
• Die Verbesserung der eigenen Arbeitsweise in privaten Bereichen/Räumen.

Sollte es dabei trotzdem zu Ungewissheiten kommen, stehen Stackfield-Lernangebote sowie durch das Team definierte Materialien jederzeit zur Seite. Jakub Campa erzählt: „Der Einstieg in Stackfield ist sehr intuitiv. Stackfield selbst bietet einen Blog und viele Lerninhalte, die man je nach Bedarf nutzen kann. Wir haben außerdem eine Reihe kurzer Schulungen für unsere Anwender erstellt, um eine standardisierte Nutzung von Stackfield zu gewährleisten.“

Bereichsinterne sowie ämterübergreifende Projektarbeit in Stackfield für mehr Transparenz

Die Projektarbeit im Digitalisierungsbereich wird heute im großen Umfang in Stackfield abgewickelt. Jakub Campa erzählt: „Aktuell laufen circa 35 Projekte im Digitalisierungsbereich. Insgesamt sind es in der Organisation sicherlich mehr als 100 Projekte, die wir in Stackfield verwalten.“ Wird ein neues Projekt angesetzt, so erhält dieses sofort einen eigenständigen Raum. Dem Raum können die Projektleitung und das entsprechende Team als Mitglieder mit unterschiedlichen Rechten hinzugefügt werden. Über die Einstellungen des Raumes lassen sich Module (z. B. Aufgaben, Seiten oder Dateien) je nach Belieben (de-)aktivieren und Aufgabenworkflows und -spalten definieren. Dabei ist jeder Projektleitung frei überlassen, wie der Raum aufgesetzt werden soll. „Jede Leitung darf ihre eigene Logik bezüglich Unteraufgaben, Labels, Spalten und Co. entwickeln. Diese muss mit dem Team kommuniziert und für das Team nachvollziehbar sein. Wir haben schon viele verschiedene Strukturen gesehen“, berichtet Jakub Campa.

Auch ämterübergreifend wird Stackfield in der Projektarbeit eingesetzt. „Wir haben eine Dachorganisation über die einzelnen Bereiche gespannt, sodass unsere Kolleginnen und Kollegen auch ämterübergreifend in Stackfield arbeiten können. Das hat mehrere Vorteile. Der projektbezogene Austausch findet direkt in Räumen statt und weitere Personen lernen Stackfield kennen und können das Tool genauso nutzen“, erklärt Jakub Campa.

Stackfields Projektportfolio für raumübergreifende Projektdetails

Einen Überblick über die verschiedenen, oft parallel laufenden Projekte erhalten Jakub Campa und seine Kollegen über das Projektportfolio in Stackfield. Alle zur entsprechenden Nutzung freigegebenen Projekte werden hier tabellarisch zusammengefasst. Die Spalten geben dabei Aufschluss über projektspezifische Informationen wie den aktuellen Status, Start- und Enddatum, Fortschritt und mehr. Per Klick auf ein Projekt lassen sich die Projektdetails des entsprechenden Projekts mit aufgabenspezifischen Zusammenfassungen, Meilensteinen, verschiedenen Diagrammen und mehr für einen detaillierteren Überblick öffnen. Jakub Campa lobt: „Im Projektportfolio lassen sich sehr schnell Engpässe bei den Kapazitäten entdecken.“ Bei Bedarf kann die Ansicht im Projektportfolio über die Filter weiter verfeinert und können Projektdetails über Spalten hinzu- oder weggenommen werden. Die Ansicht kann anschließend exportiert oder ausgedruckt werden, zum Beispiel für Reporting-Zwecke.

Meetings vor- und nachbereiten: Prozesse werden effizienter und transparenter

Im Sachgebiet für Digitalisierung werden tägliche Meetings, sogenannte Dailys, durchgeführt. Um entsprechende Meetings vor- und nachzubereiten wurde ein eigenständiger Daily-Raum aufgesetzt. Teammitglieder können hier Themen vermerken, die im entsprechenden Daily als Gesprächsbasis dienen. Um Besprochenes auch langfristig sichtbar zu machen, werden die Themen auch während des Meetings kommentiert und erweitert. Relevante besprochene Themen sind im Raum somit für alle Beteiligten auch im Nachhinein noch sichtbar und können so auch im Fall einer Abwesenheit noch nachvollzogen werden.

Auch für Jour Fixes mit Vorgesetzten wird in eigenständigen Räumen vor- und nachbereitet. Jakub Campa lobt: „Der große Vorteil dieser Räume im Vergleich zu Word- oder Excel-Tabellen ist, dass man die Aufgaben und Themen jederzeit im Raum platzieren kann und diese von der anderen Partei auch gesehen werden. Die andere Seite kann sich die Inhalte anschauen und schon vor dem Meeting kommentieren, bearbeiten oder sogar erledigen. Im Vergleich zum konventionellen Modell muss man so nicht mehr bis zum Jour Fixe warten. Dadurch wird extrem viel Zeit gespart und man kann sich im Jour Fixe auf das Wesentliche konzentrieren.“

Stackfield als amtsweiter Standard

Die tägliche Arbeit im Landratsamt Biberach dreht sich heute um Stackfield, trotzdem ist noch Luft nach oben. Jakub Campa erzählt: „Wir möchten dieses Jahr die Nutzung von Stackfield für alle Führungskräfte sowie für alle Kolleginnen und Kollegen im Landratsamt, die Projekte steuern, ermöglichen.“