Neue Wege der Zusammenarbeit am LIS Bremen

Über das Landesinstitut für Schule Bremen

Das Landesinstitut für Schule (LIS) Bremen ist eine Einrichtung des Landes Freie Hansestadt Bremen und am Ressort des Bremer Senators für Kinder und Bildung angesiedelt. Als Teil des Bremer Schulwesens unterstützt das LIS Schulen im Land Bremen bei ihrer Entwicklung und erbringt fachliche, pädagogische und psychologische Dienstleistungen für Bremer Institutionen, die an Schulen und Erziehung beteiligt sind.

Die Digitale Drehtür ist eine durch das LIS initiierte länderübergreifende Initiative für Schülerinnen und Schüler und wird durch 12 verschiedene Bundesländer sowie Partner aus dem Ausland getragen. Stand 2026 wurden durch die Digitale Drehtür mehr als 3000 Live-Kurse erfolgreich durchgeführt. Der „Campus“ der Digitalen Drehtür bietet zusätzlich über 500 Selbstlernkurse für Schülerinnen und Schüler, um sich selbstständig mit verschiedenen Themen auseinanderzusetzen. Heute sind über 3.000 Partnerschulen und ein Netzwerk aus mehr als 20 Universitäten und Hochschulen an der Digitalen Drehtür beteiligt.

Richard Schwerthalter ist seit 2024 am LIS im Kontext der Digitalen Drehtür beschäftigt und für Prozesssteuerung, Projektmanagement und Finanzen zuständig.

Excel-Tabellen und reger E-Mail-Verkehr trotz Slack

Zwar hatte man am LIS auch vor Stackfield bereits Erfahrungen mit Kollaborationstools sammeln können, Excel und E-Mail blieben dabei trotzdem wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit. Mit einer Kombination aus Slack, Excel, E-Mail und itslearning (einem Lernmanagement-System für Schüler und Lehrkräfte) sollten Vorteile verschiedener Lösungen kombiniert und interne Prozesse angekurbelt werden. Das Problem dabei: Informationen an verschiedenen Standorten, überwiegend bilaterale Kommunikation per E-Mail, mangelnde Transparenz für Team-Mitglieder und pflegeintensive Excel-Listen. Hinzu kamen Datenschutzbedenken, gerade im Zusammenhang mit Slack.

Alles sicher an einem Fleck: Stackfield als klarer Gewinner

Um die verschiedenen Tools zusammenzuführen, entschied man sich eine Lösung als zentrale Anlaufstelle durchzusetzen. Verschiedene Wege der Kommunikation, ein umfangreiches Aufgabenmanagement sowie die Möglichkeit, Dateien abzulegen und zu organisieren, sollten an einem zentralen Ort abrufbar sein und die tägliche Arbeit im LIS entlasten. Ein All-in-One-Konzept versprechen dabei viele Lösungen – „die Tool-Landschaft ist mittlerweile riesig“, so Richard Schwerthalter. Der eigentliche Funktionsumfang stellt sich dabei meist doch als hagerer heraus und gerade in Sachen Datenschutz lassen viele Lösungen zu wünschen übrig – ein Manko, das sich das LIS gerade in der Verarbeitung personenbezogener Daten von Kindern nicht erlauben möchte. Richard Schwerthalter betont: „Der Datenschutz hat einen sehr großen Stellenwert in unserer Arbeit.“

Als DSGVO-konformes und ISO-zertifiziertes All-in-One-Tool stellt Stackfield genau die Kombination aus Sicherheit und gewünschten Funktionen bereit, an der es bei anderen Tools oft mangelt. Gerade kleinere Features, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind, haben es Richard Schwerthalter dabei angetan.

Stackfield als Excel-Ersatz: Themen kollaborativ bearbeiten

Stackfield wird in der Digitalen Drehtür heute flächendeckend in verschiedenen Bereichen eingesetzt. Themen werden dabei Koordinationsbereichen zugeteilt, die entsprechende Arbeit erfolgt in Stackfields Räumen. Der Raum wird dabei je nach Bedürfnissen unterschiedlich aufgestellt. „Wir nutzen nicht immer nur das Kanban-Board, sondern je nach Themengebiet, ob es jetzt um zu bearbeitende Rechnungen oder auch Schulangebote geht, verschiedene Module“, erklärt Richard Schwerthalter. Das Tolle dabei: Excel-Listen braucht es nicht mehr. Die Zusammenarbeit im Team erfolgt zeitgleich im Raum, Prozesse sind transparent sichtbar und jeder kann dort mitwirken, wo er möchte.

Formulare via E-Mail-Integration in Stackfield einspielen

In der Zusammenarbeit mit verschiedenen Universitäten und Freelancern werden auf dem Online-Campus der Digitalen Drehtür regelmäßig Live-Kurse für Schüler (Jahrgangsstufe 2-13) abgehalten. Über ein Formular können interessierte Einrichtungen hierfür Details wie Kursthema, Zielgruppe oder zeitlichen Umfang eines potenziellen Angebots definieren. Um die verschiedenen Angebote aufseiten der Digitalen Drehtür dabei jederzeit im Auge zu behalten und Live-Kurse entsprechend organisieren zu können, werden die per E-Mail übermittelten Formulare über Stackfields E-Mail-Integration automatisch an Stackfield weitergeleitet und dort in Form von Aufgaben angelegt. Die Aufgabenkarte enthält so auf Anhieb alle wichtigen Informationen wie Senderadresse, Datum und Formular-Inhalte und kann entsprechend zugewiesen und datiert werden. Anschließend kann mit und in der Aufgabe weitergearbeitet werden: Aufgabenschritte können via Unteraufgaben angelegt, Kommentare können verfasst und über die Spalten des Kanban-Boards (Aufgaben-Boards) kann die Aufgabe ihrem aktuellen Status zugeordnet werden. Das Board gibt so jederzeit Aufschluss über aktuell laufende Angebote und geplante Veranstaltungen. „Der gesamte Prozess ist in Stackfield abgebildet“, so Richard Schwerthalter.

Individualisierbarkeit als größten Mehrwert

Insbesondere in der Möglichkeit, Stackfield ganz nach Belieben an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, sieht Richard Schwerthalter den größten Mehrwert Stackfields. Räume können nicht nur nach Bedarf mit verschiedenen Modulelementen wie Aufgaben, Dateien, Umfragen und Seiten (Stackfields Textdokumenten) ausgestattet werden, die Spalten des Aufgabenboards können außerdem bearbeitet und erweitert, eigene Workflows können definiert und benutzerdefinierte Aufgabenfelder hinzugefügt werden, zum Beispiel, um E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Geldbeträge im korrekten Format zu hinterlegen. Richard Schwerthalter lobt an dieser Stelle: Seit Anfang des Jahres können benutzerdefinierte Felder auch direkt im Kanban-Board auf den Aufgabenkarten abgebildet und so in der Übersicht sichtbar gemacht werden.

Intensiver Austausch über Stackfields Kommunikationswege

Ist die Zusammenarbeit mit einer Partneruniversität intensiver, so werden Ansprechpartner direkt in einen gemeinsamen Austauschraum auf Stackfield involviert. Dort können von beiden Seiten Themen, Fragen oder auch Aufgaben abgelegt und ausgetauscht werden. „In der Regel sind das Supportanfragen an uns, die vonseiten der Universität erstellt werden“, erklärt Richard Schwerthalter. Er lobt dabei, wie viel einfacher der Austausch über Stackfield verglichen mit herkömmlichem E-Mail-Verkehr ist: „Es ist einfach deutlich schneller und flexibler. Wir haben die Möglichkeit, direkt in Aufgaben zu kommunizieren. Alles ist an einem Ort und wir müssen nicht später in irgendwelchen alten E-Mails nach Dateien suchen.“

Intern konnte das Medium E-Mail fast vollständig abgelöst werden, die interne Kommunikation beschränkt sich heute größtenteils auf Stackfields Kommunikationswege: Absprachen, die in der Zukunft nicht unbedingt noch mal relevant werden, zum Beispiel Terminvereinbarungen, laufen über die 1:1- oder Gruppenchats. Themenbezogen und nachhaltig wird in Räumen kommuniziert, bei Bedarf auch mal direkt in einer Aufgabe oder Datei in Form von Kommentaren. Und für Gespräche, die besser auf direktem Wege funktionieren, wird ein 1:1-Call gestartet.

Pläne für die Zukunft: Bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Prozessautomatisierung

Heute arbeiten in Stackfield nicht nur Mitarbeiter der Digitalen Drehtür, sondern zahlreiche Abteilungen des LIS sowie übergeordneter Institutionen zusammen. Stackfield könnte dabei insbesondere auch als Schnittstelle zwischen verschiedenen Bereichen interessant werden, so Richard Schwerthalter. Auch in Zukunft soll die Nutzung systematisch weiterwachsen. Geplant werden insbesondere weitere Automatisierungsschritte ähnlich wie das Anbinden der Live-Kurs-Formulare via E-Mail-Integration. Die manuelle Arbeit soll so Schritt für Schritt reduziert und von externen Einflüssen abhängige Prozesse effizienter werden.