Arbeiten mit Vorlagen bei Aufgaben

Neben Raumvorlagen können auch Vorlagen für einzelne Aufgaben angelegt und verwendet werden.

Dies ist vor allem sinnvoll wenn eine Aufgabe immer wieder erledigt werden muss und der Inhalt / Aufbau gleich oder ähnlich bleibt. Mit dem Verwenden von Vorlagen wird das Vorgehen vereinheitlicht, wodurch Du langfristig Zeit einsparen kannst und die Qualität gleich bleibt.

Tipp: Leader festlegen, der das Vorgehen festlegt und die Einhaltung des Workflows sicherstellt.

Ablageort für Aufgabenvorlagen bestimmen

Möglichkeit 1: Extra Spalte für Vorlagen im relevanten Raum

Wenn eine Aufgabenvorlage nur für einen bestimmten Raum gilt, kann dafür eine extra Spalte angelegt werden, z.B. mit dem Titel "Aufgabenvorlage zum Kopieren".

Um die gewünschte Abbildung zu erhalten, muss im Aufgaben-Modul über den Filter die Karten-Darstellung und Gruppierung nach dem Status ausgewählt werden. Die Spalte kann in der Übersicht über die "Pfeil"-Schaltfläche neben dem Titel der Liste umbenannt und mittels Drag und Drop an die gewünschte Stelle verschoben werden.

Möglichkeit 2: Extra Raum für Aufgabenvorlagen

Wenn die Aufgabenvorlagen für mehrere Räume relevant sind, dann kann auch ein extra Raum dafür angelegt werden und z.B. thematisch in den Listen sortiert werden. Der Name des Raumes sollte so gekennzeichnet sein, dass jedem Nutzer klar ist dass es sich hierbei um einen Vorlagen-Raum handelt, in dem nicht die Bearbeitung der Aufgaben stattfindet.

Aufgabenvorlage erstellen

Am gewünschten Ablageort (Raum / Spalte) kann ganz normal wie sonst auch eine Aufgabe erstellt werden. Diese wird dann später als Vorlage für eine neue Aufgabe genutzt.

Aufgabevorlage an die gewünschte Stelle kopieren und anpassen

Eine Kopie der Aufgabenvorlage kann über die "drei Punkte"-Schaltfläche und der Option "Kopieren nach" an die gewünschte Stelle abgelegt und anschließend bearbeitet werden.

Anwendungsbeispiele und Tipps

Allgemeine Tipps

• Ziel des Meetings: Was soll erreicht werden, worüber wird gesprochen, warum nehmen die Personen teil,...
• Liste aller Punkte der Tagesordnung: 1 Verantwortlicher oder jeder Teilnehmer fügt relevante Themen hinzu
• Einzelne Tagesordnungspunkte den Teilnehmern zuweisen: Wer soll sich zu was äußern? Vorab festlegen, damit die Personen sich vorbereiten können
• Besprechungsplan / Agenda vor dem Meeting allen Teilnehmern zur Verfügung stellen

Besprechungsplan / Agenda für Meetings

Mit einer gut geplanten Tagesordnung kann ein Meeting zielgerichtet und produktiv gestaltet werden.

Einführung neuer Mitarbeiter

Durch eine Checkliste erhalten neue Mitarbeiter alle relevanten Informationen (wann steht was genau an und wer ist der Ansprechpartner) und die Einführung wird für alle Beteiligten effizient gestaltet.