Um eine produktive Zusammenarbeit zu ermöglichen ist es essentiell eine sinnvolle Struktur zu schaffen - sowohl im Arbeitsalltag als auch in einem Tool.
Allgemeine Regeln für die Benutzung
Intern Verzicht auf E-Mails
Beim Austausch von Informationen auf verschiedenen Wegen (z.B. mündlich, E-Mail, Netzlaufwerke oder andere Kommunikationstools) kann der Kontext und Überblick verloren gehen. Daher ist es sinnvoll alle Informationen an einem zentralen Ort zu bündeln. Um unnötige Arbeitsschritte zu sparen ist es ratsam die digitale interne Kommunikation / Zusammenarbeit direkt an diesem "Ort" - Stackfield - abzuhalten und auf die parallele Nutzung von E-Mails zu verzichten.
Qualität und Aktualität der Informationen
Alle relevanten Informationen sollten strukturiert, zusammenhängend und auf das Wesentliche beschränkt in Stackfield abgelegt werden.
Für mehr Ordnung sollten Informationen an der "richtigen Stelle" geteilt werden, damit diese leicht und schnell auffindbar sind. Ist dies versehentlich nicht der Fall, empfiehlt es sich den Nutzer freundlich darauf hinzuweisen. Zusätzlich gilt es die Inhalte zu verschieben und / oder Dateien nachträglich an Elemente (wie Diskussion / Aufgabe / Dokument / Termin) hinzuzufügen.
Es sollten regelmässig Updates zum Status und Fortschritt vorgenommen werden, damit auch andere Teamkollegen wissen wie der aktuelle Stand ist.
Verwendung von Vorlagen
Die Agilität eines Unternehmens kann durch Standards positiv beeinflusst werden. Vorlagen (z.B. Aufgaben-Vorlagen und Raum-Vorlagen) sparen Zeit und sichern Qualität. Angelegte Vorlegen erklären den Nutzern wie bestimmte Arbeitsschritte zu erledigen sind und können beispielsweise Beschreibungen und Vorgehen, Check-Listen, Unteraufgaben und Abnahmen enthalten. Wiederkehrende Aufgaben / Strukturen / Projekte können einfach übernommen werden.
Raum-Regeln
Beim Erstellen eines neuen Raumes sollte der Raum Admin die Einstellungen des Raumes an den gewünschten Zweck anpassen.
Raum Einstellungen gestalten
- Einheitliche und sinnvolle Namensgebung
- Wenn vorhanden Vorlagen verwenden
- Allgemeines, wie z.B. dem Raum eine Farbe geben (diese wird im Kalender bei Terminen und Aufgaben angezeigt)
- Festlegen welche Module von den Mitgliedern (nicht) genutzt werden dürfen
- Integrationen aktivieren / deaktivieren
- Jedem Mitglied die passende Rechtegruppe zuordnen, bei Bedarf eine eigene Rechtegruppe mit einer Workflow-Regel anlegen
Namensgebung für Räume / Raumgruppen:
Die Einteilung und Benennung sollte so erfolgen, dass den Nutzern auf den ersten Blick klar ist welche Informationen in welchem Raum / welcher Raumgruppe zu finden sind. Räume können bei Bedarf unter einem Oberbegriff zu einer
Raumgruppe zusammengefasst und sortiert werden.
Einteilungsmöglichkeiten sind z.B.:
- Abteilungen / Funktionen
- Projekte
- Themen
- Teams
Zusätzlich sind Räume für Aufgaben-Vorlagen, unternehmensweite Ankündigungen / Dinge, die jeder Wissen muss und soziale / lustige Themen (z.B. "virtuelle Kaffeeküche") sinnvoll.
Aufgaben-Regeln
Damit ein Verantwortlicher eine
Aufgabe erfolgreich und produktiv abschließen kann helfen die folgenden Aspekte beim Erstellen und Bearbeiten:
- Wenn vorhanden Vorlagen verwenden
- Wie der Titel gestaltet wird (Konventionen festlegen, wie präzise und aktionsbasiert)
- Was in der Beschreibung enthalten sein soll (Kontext, welche Details, Umfang)
- Verknüpfungen (per Link oder #-Erwähnung) zu relevanten Inhalten herstellen und Dateien anhängen
- Immer ein Fälligkeitsdatum (notfalls auch eine Schätzung, wenn keine Frist vorgegeben wurde) und Zuweisung (sich selbst oder Kollegen) vornehmen
- Abonnenten hinzufügen, wenn Personen den Fortschritt im Blick haben sollen
- Nach Bearbeitung einer Aufgabe den Status anpassen
- Bei Fragen / Aktualisierungen direkt in der Aufgabe einen Kommentar hinterlassen und bei Bedarf den Adressaten mit @ taggen
Wenn Unteraufgaben verwendet werden empfiehlt es sich diese nicht zu stark zu verschachteln, sondern eine extra Aufgabe zu erstellen und eine Verknüpfung vorzunehmen.
Solche Regeln können auch für die anderen Elemente (wie z.B. Termine oder Diskussionen) erstellt werden.
Ordner-Struktur verwalten und anpassen
Damit die Struktur organisiert, themenbezogen und produktiv bleibt empfiehlt es sich die bestehende Struktur zu verwalten und bei Bedarf anzupassen:
- Raum neu erstellen
- Raum löschen
- Raum archivieren
- Raum umbenennen
- Raum verschieben (in andere Raumgruppe oder
Organisation)
- Raumgruppe neu erstellen
- Raumgruppe löschen
- Raumgruppe umbenennen
Das Vorgehen hierzu wird in den Artikeln zum Arbeiten mit einem Raum / einer Raumgruppe beschrieben.
Hilfreiche Aspekte bei der Umsetzung
- Ordner erstellen für die Gestaltung und zum Üben.
- Zeitnahe Besprechung und zur Verfügung stellen der eigenen erstellten Richtlinien damit sich noch keine festen Gewohnheiten entwickelt haben.
- Regeln stärken: Damit die Regeln von allen Nutzern eingehalten werden ist es hilfreich im Team / Unternehmen einen Stackfield-Experten / Verantwortlichen festzulegen. Diese Person stellt sicher, dass sich jeder daran hält und gibt Hilfestellungen bei der Umsetzung.