Direkte Nachrichten: Chat, Anrufe und Bildschirmfreigabe

Inhalt des Artikels:
• Funktionen
• Anzahl der Direkten Nachrichten in der Seitenleiste
• Verfügbarkeit
• Sicherheit
• Vorgehen: Chat / Anrufe / Bildschirmfreigabe
• Handlungsmöglichkeiten für Admins

Grundlagen

Funktionen der "Direkten Nachrichten"

Die Direkten Nachrichten dienen zur Kommunikation und zum Austausch von Dateien zwischen Nutzern der Organisation abseits der Räume. Hierbei stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

• Chat-Nachrichten zwischen zwei oder mehreren Personen (Gruppenchat)
• Audio-Anrufe
• Video-Anrufe
• Bildschirmübertragung

Anzahl der Direkten Nachrichten in der Seitenleiste

Damit die Ansicht der Direkten Nachrichten in der Seitenleiste nicht zu ausladend wird, kann sie in den Benutzereinstellungen individuell auf die Anzahl von 3, 5, 10 oder 20 Chats eingeschränkt werden. Gehe hierfür in den Bereich "Mein Benutzerkonto" und triff im Reiter "Profil" unter "Maximale Anzahl an dargestellten Direkten Nachrichten" die gewünschte Auswahl. Neue direkte Nachrichten verpasst Du dadurch nicht, diese werden immer angezeigt.

Verfügbarkeit der einzelnen Funktionen

Die Verfügbarkeit der Funktionen kann je nach eingesetzter Software (siehe z.B. Desktop Apps und Mobile Apps) und vergebenen Rollen variieren.

Sicherheit

Bei der Nutzung der Audio- und Video-Telefonie findet die Kommunikation Peer-to-Peer (d. h. von Endgerät zu Endgerät) statt, ohne dass die Daten über Stackfields Server gesendet werden. Gleichzeitig werden die Gespräche Ende-zu-Ende verschlüsselt, damit die Übertragung geschützt ist.

Vorgehen: Wie starte ich eine Konversation

In der linken Seitenleiste befindet sich eine separate Auflistung für die "Direkte Nachrichten". Das Hinzufügen neuer direkter Nachrichten erfolgt analog zu den Räumen über die "Plus"-Schaltfläche oder automatisch sobald eine neue Nachricht eingeht. Befindet sich der Chat bereits in der Seitenleiste, lässt er sich fortan mit einem einzigen Klick auf den Namen aufrufen. Bei einem Mouseover über einzelne Chats erscheint außerdem ein kleines "x"-Symbol, mit dem sich Chats einfach wieder aus der Ansicht entfernen lassen.

Chat

Über die folgenden Schritte erstellst Du eine neue Direkte Nachricht:

1. "Direkte Nachrichten" über das "Plus"-Symbol öffnen
2. In der Liste der Organisations Teilnehmer den gewünschten Nutzer auswählen - hierfür kann auch die Such-Funktion ganz oben in der Liste genutzt werden
3. Im Texteingabefeld der Direkten Nachricht eine Nachricht eingeben
4. Mit Enter / "Senden"-Button die Nachricht senden

Falls eine Direkte Nachricht mit mehreren Teilnehmern gestartet werden soll, muss zunächst ein Gruppenchat (Schaltfläche: Neuer Gruppenchat) erstellt werden.

Anrufe

Um Dinge mit einem Nutzer persönlich zu besprechen, kann in Stackfield ein Audio- oder Video-Anruf zwischen zwei Personen gestartet werden.

1. In der geöffneten Konversation auf das "Telefon"-Symbol (oben rechts) klicken
2. Dein Anruf startet sofort und der Gesprächspartner erhält eine Pop-up-Benachrichtigung über den eingehenden Anruf
3. Bei Bedarf kann auch jederzeit eine Video-Übertragung* durch einen Klick auf das "Kamera"-Symbol gestartet und die Ansicht mit einem Doppelklick vergrößert werden

Mit dem Start des Anrufs öffnet sich ein Fenster, in welchem der Verbindungsversuch dargestellt wird:

Sofern der Gesprächspartner den Anruf entgegennimmt (Schaltfläche: Grüner Kopfhörer), wechselt die Darstellung des Anrufs zu einem kleineren Fenster und die Bearbeitung von Inhalten auf Stackfield wird wieder freigegeben. Das Fenster des aktiven Anrufs befindet sich standardmäßig in der rechten oberen Ecke, kann allerdings per Drag and Drop frei im Fenster von Stackfield verschoben werden, falls benötigte Inhalte verdeckt werden.

Ist die angerufene Person nicht verfügbar oder nimmt diese den Anruf nicht entgegen (Schaltfläche: Roter Kopfhörer), wird der Verbindungsversuch automatisch abgebrochen.

Im Nachrichtenverlauf der Direkten Nachrichten erscheint eine Information über jeden angenommenen / verpassten Anruf (Datum / Uhrzeit und wenn angenommen, die Gesprächsdauer).

Das Beenden des Anrufs ist mit einem Klick auf die rote "Auflegen"-Schaltfläche möglich.

Bildschirmfreigabe über Stackfield

Bei einem Anruf kann zusätzlich auch der eigene Bildschirm übertragen werden, so dass die andere Person einen besseren Eindruck von Gesprächsthemen erhalten kann.

1. In der geöffneten Konversation auf das "Bildschirm"-Symbol (oben rechts) klicken*
2. Dein Anruf startet sofort und der andere Nutzer erhält eine Pop-up-Benachrichtigung über den eingehenden Anruf
3. Die Ansicht bei Bedarf mit einem Doppelklick vergrößern

Handlungsmöglichkeiten für Admins

Einem Nutzer mit der Rolle Externer steht die Funktion Direkte Nachrichten nicht zur Verfügung. Mit der Rolle Gast können die Direkten Nachrichten genutzt werden, wenn diese durch ein Mitglied gestartet werden. Siehe hierzu: Benutzerrollen einer Organisation.

Direkte Nachrichten lassen sich auf Organisationsebene auch für alle Mitglieder deaktivieren. Wer also die direkten Nachrichten nicht benötigt, – z. B. weil für das Unternehmen ein anderes Chat-Tool vorgegeben wird – kann dieses Feature in den Organisationseinstellungen unter dem Reiter Berechtigungen im Punkt "Wer darf Direkte Nachrichten nutzen?" einfach ausschalten.