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Direkte Nachrichten: Privatchat + Gruppenchat

▶️ Videoempfehlung: Direkte Nachrichten: Kommunikation abseits der Räume

Hinweis: Die direkten Nachrichten können aufgrund Deiner zugeordneten Rolle oder aufgrund von Einstellungen der Organisation nicht verfügbar sein (siehe: Handlungsmöglichkeiten für Administratoren)!

Kommunikationskanäle und deren Verfügbarkeit

Der Bereich "Direkte Nachrichten" dient der Kommunikation abseits der Räume. Unterhaltungen, die keinem der raumspezifischen Team-Chats zugeordnet werden können und jene, die nicht zwischen allen Mitgliedern eines Raums geführt werden sollen, finden hier einen entsprechenden Kanal.

Tipp: Jede Organisation sollte klar festlegen, wann die Kommunikation über den raumspezifischen Team-Chat und wann sie über die Direkten Nachrichten stattfinden kann. Alternativ kann die Kommunikation in jedem Raum stattfinden. Auch dort ist das Chatten mit einem eingegrenzten Personenkreis sowie das Ablegen von Dateien möglich. Nicht benötigte Module können dabei deaktiviert werden.

Kommunikationskanäle und deren Funktionen

  • Chat (inkl. Dateiaustausch): Privatnachrichten und Gruppenchats
  • Audioanrufe (zu zweit oder in Gruppen) = sprechen
  • Videoanrufe (zu zweit oder in Gruppen) = sprechen + Person sehen
  • Bildschirmübertragung (zu zweit oder in Gruppen) = sprechen + Bildschirm zeigen

Darstellung der direkten Nachrichten in der Seitenleiste

Der Bereich "Direkte Nachrichten" in der Seitenleiste

In der linken Seitenleiste befindet sich eine separate Auflistung für die direkten Nachrichten mit aktuellen Privatchats und Gruppenchats. Diese werden durch ein Kreissymbol oder durch das Profilbild des jeweiligen Nutzers (sofern vorhanden) dargestellt.

Direkte Nachrichten
Darstellung der direkten Nachrichten in der Seitenleiste

Das Hinzufügen neuer Chats erfolgt analog zu den Räumen über die "Plus"-Schaltfläche oder automatisch, sobald eine neue Nachricht eingeht. Befindet sich der Chat bereits in der Seitenleiste, lässt er sich fortan mit einem einzigen Klick auf den Namen aufrufen.

Die Anzahl der angezeigten Chats kann manuell eingeschränkt werden. Bei einem Mouseover über einzelne Chats erscheint außerdem ein kleines "x"-Symbol, mit dem sich Chats einfach wieder aus der Ansicht ausblenden lassen.

Chat Verbergen
Chat aus der Seitenleiste ausblenden

Voreinstellung: Anzahl der abgebildeten Chats in der Seitenleiste

Damit die Ansicht der direkten Nachrichten in der Seitenleiste nicht zu ausladend wird, kann sie in den Benutzereinstellungen individuell auf die Anzahl von 3, 5, 10 oder 20 Chats eingeschränkt werden. Zu finden ist diese Einstellung unter "Mein Benutzerkonto" und dort im Reiter Profil. Unter der Auswahl "Maximale Anzahl an dargestellten Direkte Nachrichten" kann die gewünschte Auswahl getroffen werden.

Anzahl der direkten Nachrichten in der Seitenleiste
Anzahl der Direkten Nachrichten in der Seitenleiste

Chats favorisieren

Chats, die häufiger aufgerufen werden, lassen sich favorisieren. Möglich ist das mit einem Klick auf das "Zahnrad"-Symbol oben rechts in jedem Chat-Fenster, gefolgt von der Auswahl "Zu Favoriten hinzufügen". Der favorisierte Chat verschwindet damit aus der Liste "Direkte Nachrichten" und wird nach oben in den Bereich "Favoriten" verschoben.

Favoriten in der Seitenleiste
Chats können favorisiert werden

Privatchat oder Gruppenchat starten

Einen neuen Privatchat beginnen

  1. Klicke auf das "Plus"-Symbol rechts neben "Direkte Nachrichten" in der Seitenleiste.
  2. Direktnachricht erstellen
    Über das "Plus"-Symbol wird eine neue Direktnachricht erstellt
  3. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Du einen Kommunikationsteilnehmer aus einer Auflistung auswählen kannst. Verwende die Such-Funktion um den gewünschten Nutzer schneller zu finden.
  4. Auswahlmaske
    Der gewünschte Nutzer kann aus der Liste ausgewählt oder die Suche gefunden werden.
  5. Ein neuer Chat wird erstellt, Nachrichten können in das Textfeld am unteren Ende der Ansicht eingegeben werden. Ein Klick auf Enter (bzw. auf die Senden-Schaltfläche) versendet die Nachricht.

Tipp: Bevor Du eine Person anschreibst, kannst Du ihren Status einsehen, um herauszufinden, ob sie gerade auf Stackfield verfügbar ist.

Einen neuen Gruppenchat starten

Sofern der Austausch zwischen mehreren Teilnehmern stattfinden soll, erstellst Du einfach einen Gruppenchat anstatt eines Privatchats.

Gruppenchat starten
Einen Gruppenchat starten
  1. Klicke auf das "Plus"-Symbol rechts neben "Direkte Nachrichten" in der Seitenleiste.
  2. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Du einen Kommunikationsteilnehmer oder einen bereits bestehenden Gruppenchat aus einer Auflistung auswählen kannst. Für Dich relevant ist in diesem Fall jedoch die Option ganz oben in der Liste: "Neuer Gruppenchat".
  3. Es erscheint die Maske "Neuen Gruppenchat erstellen". Wähle einen Namen für Deinen Gruppenchat und klicke auf "Weiter".
  4. Tipp: Du kannst den Namen Deines Gruppenchats bei Bedarf mit einem Emoji veranschaulichen (siehe: Titel von Räumen und Einträgen mit Emojis visualisieren).
  5. Wähle nun die gewünschten Teilnehmer aus – durch Eingabe (Name / E-Mail-Adresse) oder über "Durchsuchen".
  6. Klicke auf "Neuen Gruppenchat erstellen".
  7. Ein neuer Gruppenchat wird erstellt. Starte die Konversation durch "Anschreiben". Gib eine Nachricht in das Textfeld am unteren Ende der Ansicht ein und klicke auf Enter (bzw. die Senden-Schaltfläche).

Chat-Funktionen

Die folgenden grundlegenden Chat-Funktionen lassen sich sowohl im Gruppenchat als auch im Privatchat nutzen.

Telefonie

Für den direkten Austausch mit allen Kommunikationspartnern im Chat können Audio- und Videoanrufe sowie eine Bildschirmübertragung gestartet werden. Die entsprechenden Symbole (Telefon, Kamera und Bildschirm) befinden sich in der oberen rechten Ecke der Ansicht.

Direktanrufe (inkl. Bildschirmübertragung) zwischen zwei Personen erfolgen über den Privatchat mit der jeweiligen Person. Konferenzschaltungen können über Gruppenchats – oder alternativ über Termine in den entsprechenden Räumen – initiiert werden.

Weitergehende Informationen zur Nutzung der Telefonie-Funktionen sind hier zu finden.

Tipp: Sollten sich technische Probleme bei der Nutzung der Telefonie ergeben, hilft Dir unser Artikel "Telefonie-Funktion: Probleme + Lösungen".

Auf Nachrichten reagieren

Wie in den Team-Chats der Räume ist auch in den Direktnachrichten das Antworten auf Inhalte möglich. Dafür steht der "Antwort-Pfeil"-Button zur Verfügung, der bei Mouseover am rechten Ende der Nachricht erscheint. Direkt daneben befinden sich zwei weitere Symbole: Der "Emoji"-Button ermöglicht das Reagieren mit einem Emoji, über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: Drei Punkte) lassen sich Nachrichten bearbeiten, entfernen, kopieren, zu den Favoriten hinzufügen oder mit einer Erinnerung versehen.

Reagieren
Die Optionen zur Bearbeitung einer Nachricht sind per Mouseover zu finden

@-Erwähnung

Kommunikationspartner können mithilfe der @-Erwähnung in Nachrichten markiert werden, um sie direkt anzusprechen. Alternativ können zudem alle Mitglieder eines Chats mit der Funktion "@all" angesprochen werden. Erwähnte Mitglieder erhalten eine entsprechende Benachrichtigung.

Die Funktion lässt sich sowohl über einen Klick auf das @-Symbol im Texteingabefeld als auch durch manuelle Eingabe des Symbols über die Tastatur nutzen.

Erwähnung
Mithilfe der @-Erwähnung werden Mitarbeiter markiert

Emojis

Verschiedene Emojis, Sticker und Gifs können den Nachrichten Ausdruck geben. Eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Emojis öffnet sich über einen Klick auf das "Emoji"-Symbol in der Texteingabezeile.

Emoji
Emojis, Sticker oder Gifs sind unter dem "Emoji"-Symbol zu finden

Dateien austauschen

In allen Chat-Fenstern können neben Nachrichten auch Dateien versendet werden. Möglich ist das per Drag & Drop oder über die "Plus"-Schaltfläche am linken Ende des Texteingabefeldes. Alle Dateien werden gesammelt im Chat-Reiter Dateien sowie im Chat selbst abgelegt. Die Funktionalität des Chat-Reiters Dateien entspricht dabei dem Umfang, der auch im Modul "Datei" der Räume enthalten ist.

Dateien versenden
Über die "Plus"-Schaltfläche können Dateien im Chat versendet werden

Hinweis: Sofern das Datei-Modul auf Organisationsebene deaktiviert wurde, ist das Modul auch in den direkten Nachrichten nicht mehr verfügbar (siehe hierzu: Handlungsmöglichkeiten für Administratoren).

Einen Chat verlassen, löschen oder stummschalten

Einen Privatchat verlassen, löschen oder stummschalten

Über das "Zahnrad"-Symbol oben rechts oder einen Klick auf den Namen des Konversationspartners lassen sich weitere Optionen für den Privatchat aufrufen:

Chat Optionen
Weitere Chat-Optionen
  • Konversation verlassen / löschen: Über die entsprechende Schaltfläche im Dropdown-Menü können die Teilnehmer die "Konversation verlassen …". Sobald der zweite (und somit auch der letzte) Teilnehmer die Konversation verlässt, öffnet sich ein Dialogfeld. Dieses informiert den Teilnehmer, dass die Konversation durch diese Aktion unwiderruflich gelöscht wird. Dies muss durch Eingabe des Wortes "OK" bestätigt werden.
  • Konversation stummschalten: Über die entsprechende Schaltfläche im Dropdown-Menü kann ein Teilnehmer die "Konversation stummschalten". Damit werden Push-Benachrichtigungen unterbunden. Die rote Bubble in der Seitenleiste, die auf Benachrichtigungen aufmerksam macht, bleibt weiterhin bestehen.

Einen Gruppenchat verlassen, löschen oder stummschalten

Hinweis: Nur ein Gruppenadmin kann einen Gruppenchat löschen!

Über das "Zahnrad"-Symbol oben rechts oder einen Klick auf den Namen der Gruppe noch weitere Optionen für den Gruppenchat aufrufen:

Gruppenchat Optionen
Weitere Gruppenchat-Optionen
  • Gruppenchat verlassen: Über die entsprechende Schaltfläche im Dropdown-Menü können die Teilnehmer den "Gruppenchat verlassen …". Ein Gruppenadmin kann einen bestehenden Gruppenchat nur dann verlassen, wenn sich mindestens ein weiterer Gruppenadmin im Gruppenchat befindet.
  • Gruppenchat löschen: Über die entsprechende Schaltfläche im Dropdown-Menü kann ein Gruppenadmin den "Gruppenchat löschen …". Die Aktion muss dabei aktiv bestätigt werden. Gruppenchat-Mitgliedern in der Rolle Teilnehmer steht diese Option nicht zur Verfügung.
  • Gruppenchat stummschalten: Über die entsprechende Schaltfläche im Dropdown-Menü kann ein Teilnehmer die "Gruppenchat stummschalten". Damit werden Push-Benachrichtigungen unterbunden. Die rote Bubble in der Seitenleiste, die auf Benachrichtigungen aufmerksam macht, bleibt weiterhin bestehen.

Erweiterte Einstellungen für Gruppenchats

Beachte: Nur ein Gruppenadmin kann die Einstellungen des Gruppenchats ändern!

Gruppenchats verfügen, ähnlich wie die Räume, über erweiterte Einstellungen, die sich mit einem Klick auf den Gruppennamen oder das "Zahnrad"-Symbol oben rechts aufrufen lassen. In den Einstellungen befinden sich zwei Reiter: Allgemeines und Mitglieder.

Allgemeines

Hier kann der Name des Gruppenchats geändert, eine optionale Beschreibung hinzugefügt und das Gruppenchat-Passwort eingesehen werden. Letzteres existiert ausschließlich, sofern der Gruppenchat Ende-zu-Ende verschlüsselt erstellt wurde und erfüllt denselben Zweck, den auch das Raumpasswort der Räume mit aktivierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erfüllt.

Allgemeines
Allgemeines: Ändere den Gruppennamen und füge eine Beschreibung hinzu

Mitglieder

Hier findet die Verwaltung der Gruppenchat-Teilnehmer statt. Die folgenden Handlungsmöglichkeiten stehen dabei zur Verfügung:

  • Nutzer / Teams zum Chat hinzufügen ("Mitglied hinzufügen").
  • Nutzer / Teams aus dem Chat entfernen ("Entfernen").
  • Nutzern / Teams mit mehr bzw. weniger Rechten versehen.
Mitglieder
Mitglieder: Füge neue Mitglieder hinzu und verwalte bestehende Mitglieder

Hinweis: Du kannst neue Mitglieder auch direkt im Gruppenchat hinzufügen: Klicke auf die Teilnehmerauflistung in der rechten oberen Ecke der Ansicht und wähle "+ Benutzer hinzufügen".

Weiterführende Artikel

Handlungsmöglichkeiten für Admins

Grundlagen:
  • Einstellungen der Organisation anpassen
  • Die Organisationseinstellungen können – unter anderem – über einen Klick auf das Profilbild bzw. den Namen in der unteren linken Ecke aufgerufen werden.

Aktivieren / Deaktivieren der Direkten Nachrichten: Der komplette Bereich "Direkte Nachrichten" lässt sich auf Organisationsebene für alle Organisationsmitglieder deaktivieren – etwa, wenn unternehmensweit bereits ein anderes Chat-Tool vorgegeben wird. Die Option befindet sich in den Organisationseinstellungen, im Reiter Berechtigungen, unter dem Punkt "Wer darf Direkte Nachrichten nutzen?". Zum Deaktivieren kann die Option "Niemand" ausgewählt werden. Soll der Bereich wieder aktiviert werden, ist die Auswahl "Admins & Mitglieder" zu treffen.

(De-)Aktivieren der Direkten Nachrichten
Organisations-Admins können festlegen, wer Direkte Nachrichten nutzen darf
Hinweis: Bereits gestartete / laufende Konversationen werden durch eine Änderung dieser Option nicht unmittelbar beeinflusst und können weitergeführt werden.

Aktivieren / Deaktivieren des Datei-Moduls: Das Datei-Modul in den direkten Nachrichten kann ausschließlich zusammen mit dem Datei-Modul aller anderen Räume auf globaler Ebene deaktiviert und wieder aktiviert werden. Ein Organisationsadministrator kann diese Option in den Organisationseinstellungen im Reiter Module treffen. Hier lassen sich alle Module durch einen Regler aus- und anschalten.

Datei Modul
Das Modul "Datei" kann in den Organisationseinstellungen (de-)aktiviert werden.

Verfügbarkeit nach Rollen: Die Verfügbarkeit der direkten Nachrichten kann je nach Benutzerrolle innerhalb der Organisation eingeschränkt sein. Einem Nutzer mit der Rolle Externer steht die Funktion "Direkte Nachrichten" nicht zur Verfügung. Mit der Rolle Gast können die direkten Nachrichten genutzt werden, wenn diese durch ein Mitglied gestartet werden. Die Rolle eines Mitglieds lässt sich in der Mitgliederverwaltung abändern.

Optionale Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Direkten Nachrichten: Ob ein Chat mit aktivierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder ohne erstellt wird, wird durch den Organisationsadministrator vorgegeben. Die Option hierfür befindet sich in den Organisationseinstellungen im Reiter Berechtigungen unter dem Punkt "Ende-zu-Ende Verschlüsselung". Standardmäßig ist hier die Option "Immer deaktiviert" hinterlegt. Sofern Chats also Ende-zu-Ende-verschlüsselt werden sollen, ist die Auswahl "Immer aktiviert" zu treffen.

Verschluesselung
Lege fest, ob Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt sein sollen

Bearbeitung/Löschung: Je nach Einstellung können die Nutzer maximal ihre eigenen Inhalte im Chat bearbeiten / löschen. Die Mitteilungen anderer Nutzer können nicht abgeändert oder entfernt werden.
Nur ein Gruppenadmin kann die Einstellungen des Gruppenchats ändern oder ihn komplett löschen.

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